Salute finanziaria per la tua attività di e-commerce

Quindi hai un ottimo prodotto e un ottimo sito Web per venderlo, ma la tua attività di e-commerce ha i giusti processi finanziari in atto per sopravvivere?

Secondo un recente sondaggio di Small Business Trends, circa il 90% delle attività di eCommerce fallisce nei primi 4 mesi. Problemi relativi al processo come "esaurimento di contanti" e/o "problemi di prezzo e costi" sono stati citati da almeno un terzo degli intervistati, circostanze che sono spesso prevenibili sviluppando e attenendosi alle procedure aziendali.

Questi processi e procedure sono spesso indicati collettivamente come "igiene finanziaria". Proprio come la nostra igiene personale ci mantiene sani, dobbiamo mantenere buone abitudini finanziarie per preservare la nostra salute finanziaria.

• Assumi un CPA quando avvii la tua attività
• Apri la tua posta
• Mantenere i controlli contabili
• Riconcilia tutti i conti finanziari
• Anticipare le spese
• Tieni d'occhio il debito

Assumi un CPA quando avvii la tua attività

Un Certified Public Accountant (CPA) può aiutarti a impostare correttamente la tua attività. Se hai già avviato, lui o lei può comunque far andare la tua contabilità nella giusta direzione prima che sorgano problemi costosi.

È vero che software come Sage e Quickbooks rendono facile fare la propria contabilità. In effetti, la maggior parte dei CPA è felice di aiutarti a imparare a lavorare con il software di contabilità. Ma non riuscire a impostare correttamente il piano dei conti può lasciarti all'oscuro, con una configurazione mal progettata per il tuo particolare settore o situazione.

Ad esempio, una volta ho fatto parte di un consiglio in cui il software di contabilità non ci diceva nulla sulla nostra posizione finanziaria. Tutte le nostre entrate sono andate in un conto chiamato "entrate generali" e tutte le nostre spese sono uscite da un conto chiamato "spese generali". Abbastanza sicuro, i nostri rapporti erano piuttosto privi di significato.

La creazione di alcuni account che catturassero il modo in cui i nostri fondi entravano e uscivano ha reso le nostre finanze vive.

Stessa linea di fondo, ma solo pochi minuti passati a guardarlo potrebbero dirti:

• I widget per mancini sono molto meno redditizi di quelli normali (confronta le vendite e il costo per realizzarli)
• Anche se hai incassato più soldi di quelli spesi, hai perso soldi vendendo widget. La vendita di un'attrezzatura mascherava una grave carenza.

Una corretta contabilità durante tutto l'anno consente a te e al tuo CPA di anticipare le tue passività fiscali e pianificare in anticipo. Inoltre, rende il processo di creazione della dichiarazione dei redditi relativamente semplice, perché le spese aziendali sono già correttamente assegnate alle categorie corrette, come le spese automobilistiche, le spese di viaggio, i pasti e così via.

Senza una contabilità adeguata, le tue spese devono essere calcolate a posteriori (se puoi ancora). Molte detrazioni vanno perse perché un imprenditore non ha conservato registrazioni e ricevute adeguate per attestarle.

Un CPA o un consulente aziendale qualificato dovrebbero anche aiutarti a sviluppare budget e obiettivi realistici per la tua attività, in modo da poter sviluppare previsioni e sapere quanto capitale hai bisogno per avviare la tua attività.

Apri la tua posta

Potresti essere sorpreso di quanti imprenditori trascurano di aprire la propria posta (elettronica o postale) e di occuparsene. Certo, gran parte sarà spazzatura, ma prendersi cura degli estratti conto, degli avvisi del governo e della corrispondenza dei clienti manterrà la tua attività in carreggiata e impedirà che piccoli problemi si trasformino in problemi più grandi.

Ad esempio, un avviso del governo che manca il pagamento dell'imposta sulle vendite generalmente comporta una piccola penale e un addebito di interessi, se lo prendi la prima volta, ma questi costi aumentano se ignori gli avvisi iniziali.

Metti da parte un tempo almeno una volta alla settimana (preferibilmente più spesso) per esaminare tutto ed elaborarlo:

• Pagare le bollette
• Assegni di deposito
• Rispondere ai reclami o alle preoccupazioni dei clienti (anche quelli difficili)
• Rispondere alle notifiche del fornitore, della banca e del governo

Potresti pensare che il consiglio di "depositare gli assegni" di cui sopra non sia necessario. Ma una volta mi è stato chiesto di distruggere una serie di vecchi documenti per un cliente e ho trovato quasi una dozzina di buste non aperte con dentro assegni per un totale di oltre mille dollari, assegni ormai scaduti da tempo.

Se arriva qualcosa che semplicemente non capisci come gestire, parla con il tuo CPA o un altro consulente di fiducia. Uno dei miei istruttori universitari ha dato alla mia classe un semplice consiglio che mi è sempre rimasto impresso:

“Le cattive notizie non migliorano con il tempo”

Mantenere i controlli contabili

Man mano che la tua attività cresce, gli elementi sopra menzionati sono spesso le prime cose che un imprenditore vuole delegare. Tuttavia, il mantenimento di buoni controlli contabili impone che tu, l'imprenditore, svolgi personalmente determinati compiti quando possibile.

Se hai qualcun altro che sta scrivendo i tuoi assegni cartacei, dovresti comunque firmarli. Potresti avere qualcun altro che riconcilia i tuoi estratti conto, ma dovresti comunque leggerli. Il banale compito di controllare la casella postale ha salvato più di un imprenditore da continue frodi o furti all'interno della loro organizzazione, perché hanno notato una fattura o un altro documento che non aveva senso e l'hanno rintracciato.

Riconcilia tutti i conti finanziari

La riconciliazione degli estratti conto bancari e della carta di credito dovrebbe essere eseguita mensilmente. Riconciliare le dichiarazioni significa confrontarle con i tuoi record per garantire che i totali siano gli stessi. L'online banking e il download giornaliero delle transazioni sul tuo software di contabilità sono una buona cosa, ma la riconciliazione mantiene i tuoi record accurati e fornisce un controllo se gli importi indicati stanno andando dove ritieni che stiano andando.

Ad esempio, Quickbooks può presumere che una transazione scaricata per $ 100 corrisponda a una transazione che hai già inserito per $ 100. Ma è possibile che quegli importi corrispondano e in effetti la transazione che hai inserito potrebbe essere ancora in sospeso.

La riconciliazione dei conti ti obbliga a rintracciare tutte queste transazioni ed è anche una seconda possibilità per notare dove sono stati effettuati i pagamenti. Ad esempio, potresti aver pensato di mettere in attesa Google AdWords, ma scoprire che è ancora in corso l'addebito su una carta di credito.

L'inventario periodico dei prodotti finiti, dei lavori in corso e delle materie prime ti aiuta anche a mantenere aggiornati i tuoi record aziendali e può aiutarti a scoprirlo se qualcosa non va.

Anticipare le spese

Alcune spese, come l'ordinazione dell'inventario e il pagamento delle bollette di spedizione, sono prevedibili. Altri, come buste paga, tasse e pagamenti di prestiti, arrivano in orari diversi (settimanali, bisettimanali, mensili, trimestrali o anche annuali).

Potrebbe essere difficile tenere traccia di quanto dovrai in momenti diversi. Per renderlo ancora più complicato, le spese per il personale vengono spesso detratte automaticamente dal tuo account, pronte o meno!

Una soluzione per questo è mantenere una previsione del flusso di cassa che tenga conto di tutte le spese future previste nei prossimi mesi. Un altro approccio utilizzato da molti imprenditori, in particolare per le spese del personale, è quello di mantenere un conto bancario separato. Trasferendo l'importo lordo (cioè totale) delle spese per il personale ad esso in ogni periodo di paga, l'imprenditore può effettivamente risparmiare per le tasse mensili e trimestrali sul salario alla scadenza.

I conti correnti dedicati vengono talvolta utilizzati anche per spese aziendali significative come l'inventario. Depositare una parte del denaro di tutte le vendite in un conto corrente di inventario significa che sei sempre finanziariamente pronto a ordinare più inventario.

Per le spese che sono prevedibili, ma che verranno realizzate a intervalli alquanto imprevedibili (come gli esempi di buste paga e inventario), i conti bancari aggiuntivi sono preferiti da molti imprenditori perché forniscono un quadro più chiaro di dove si trovano, senza dover fare calcoli al volo.

Ad esempio, se hai bisogno di un nuovo computer da $ 2.000 in fretta, hai $ 6.000 nel conto bancario principale e sai che il tuo prossimo libro paga è già stato trasferito sul conto del libro paga, sai che puoi acquistare il computer.

Avrai ancora bisogno di fare previsioni del flusso di cassa, ma avere alcuni conti correnti dedicati per quelle funzioni critiche descritte sopra ti aiuterà a rimanere organizzato e la tua azienda dovrebbe avere soldi per le tue priorità.

Tieni d'occhio il debito

Una certa quantità di debito può essere inevitabile in un'impresa, soprattutto quando è in fase di avvio e/o crescita. Ma a meno che non controlli attentamente il debito, il tuo accesso al credito potrebbe mascherare seri problemi con il flusso di cassa e la redditività della tua attività. Potresti semplicemente svegliarti un giorno e scoprire che le tue carte di credito e/o la linea di credito aziendale sono esaurite.

Per evitare ciò, dovresti monitorare il tuo debito: controlla i tuoi saldi almeno una volta al mese per assicurarti che stiano andando verso il basso, non verso l'alto. Tieni un foglio di calcolo in modo da vedere come questi saldi cambiano nel tempo. Il debito strisciante è molto più facile da correggere prima che sfugga completamente di mano rispetto a quando si esaurisce il credito e si pagano molti interessi.

Igiene finanziaria: fa bene!

Ti sei messo in affari perché hai avuto una grande idea, non perché ami la contabilità. Le faccende di contabilità, la lettura di e-mail e altre attività amministrative possono sembrare nient'altro che distrazioni dal raggiungimento dei tuoi obiettivi. Ma stare al passo con loro è il modo migliore per controllare i rischi che corri negli affari!

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