7 strumenti per riunioni online gratuiti: quale scegliere per il tuo team e perché

Con l'avvento del lavoro a distanza, gli strumenti per le riunioni online sono diventati una parte essenziale della comunicazione moderna. Questi strumenti hanno permesso ai team di collaborare e comunicare da qualsiasi parte del mondo.

Tuttavia, con così tante opzioni disponibili, può essere difficile scegliere quella giusta per il tuo team.

In questo blog, esploreremo sette strumenti per riunioni online gratuiti e ne discuteremo caratteristiche, vantaggi e svantaggi per aiutarti a prendere una decisione informata su quale strumento è più adatto alle esigenze del tuo team.

Che tu stia cercando uno strumento per le videoconferenze, la condivisione dello schermo o la collaborazione in team, abbiamo quello che fa per te. Quindi tuffiamoci e troviamo lo strumento di riunione online perfetto per il tuo team!

Funzionalità essenziali che dovresti cercare in uno strumento di videoconferenza

Ora ci siamo resi conto di quanto uno strumento di videoconferenza possa aiutarci. Diversi strumenti di videoconferenza erano disponibili da anni. Ma abbiamo usato quegli strumenti occasionalmente in quel momento. E adesso?…

Pertanto, ogni volta che si desidera scegliere uno strumento per riunioni online gratuito, è necessario cercare alcune funzionalità comuni che devono essere disponibili con tale strumento. Lascia che ti mostri queste caratteristiche:

i) Condivisione dello schermo

Quando vuoi presentare qualcosa di importante ai membri del tuo team durante una riunione online, non c'è alternativa senza un'opzione di condivisione dello schermo. Se sei in grado di mostrare ai membri del tuo team cosa c'è sullo schermo, risparmierai tempo che altrimenti verrebbe speso per spiegare cosa vedi.

ii) Registrazione della riunione

Essere in grado di registrare le tue conferenze è molto utile per molte ragioni. Sarai in grado di rivedere la tua riunione dopo averla completata. E, se qualcuno perde l'incontro, capirà ogni argomento guardando quel video registrato.

iii) Chat di testo

Video, voce e testo sono i capisaldi di qualsiasi software per conferenze. La chat di testo è importante tanto quanto la chat vocale e video poiché ti consente di condividere qualsiasi argomento importante mentre sei nella tua sala riunioni virtuale con i membri del tuo team. Puoi persino condividere i collegamenti istantaneamente tramite questa funzione.

iv) Supporto mobile

Questa è un'altra potente funzionalità di uno strumento per riunioni online. Supponiamo che uno dei membri del tuo team sia lontano dal suo computer e desideri che partecipi alla riunione online. Il tuo strumento per riunioni online dovrebbe consentirgli di partecipare tramite il suo smartphone.

v) Presentazione

Una presentazione può essere un ottimo modo per organizzare le informazioni che presenti durante la tua riunione web. Prendi in considerazione l'utilizzo di un modello di presentazione per una presentazione più professionale.

vi) Chat privata

La chat privata è la capacità di diversi membri del team di comunicare privatamente durante la riunione principale. Questo può essere utile per rispondere alle domande.

7 migliori strumenti per riunioni online gratuiti per collaborare con il tuo team

Se disponi dello strumento per riunioni online adeguato, i membri del tuo team possono connettersi tra loro e il flusso di lavoro della tua attività procederà senza intoppi. Dalla messaggistica di gruppo, alla condivisione dello schermo o persino all'invio di un file importante durante una riunione dal vivo, questi strumenti per riunioni hanno coperto tutto.

Ci sono diversi strumenti per riunioni online disponibili intorno a te. Abbiamo preparato un elenco selezionato tra loro che può soddisfare le tue esigenze.

1. Ingrandisci
2. Google Meet
3. Skype
4. Andare alla riunione
5. Cisco Webex
6. TeamViewer
7. UberConferenza

Esploriamo l'elenco delle funzionalità di ogni strumento menzionato-

1. Zoom

Quando si tratta di software di videoconferenza, Zoom è una delle opzioni più popolari in circolazione. Attualmente, il 50% delle aziende Fortune 500 ha almeno un account Zoom.

C'è un limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo se sei abbonato al piano gratuito. Quindi dovresti ricordare che se utilizzerai il software per riunioni online più lunghe, la tua chiamata verrà terminata automaticamente dopo 40 minuti. Più partecipanti possono condividere i propri schermi contemporaneamente, semplificando la collaborazione da remoto.

Funzionalità principali di Zoom

• Consente di suddividere in ben 50 stanze per discussioni dedicate
• Voce e audio HD con una gamma di opzioni di chiamata
• Co-annotazioni, condivisione dello schermo e condivisione simultanea dello schermo
• Sono disponibili ottime opzioni di messaggistica di gruppo
• Consente il caricamento di file PPT, PDF e DOC

Limitazioni dello zoom

• Difficile partecipare alla riunione tramite il browser
• L'archiviazione cloud è bassa
• Tempo di riunione limitato in modalità gratuita

Chi dovrebbe usare Zoom?

Zoom è l'ideale per chiunque lavori in remoto o abbia membri del team remoti. Zoom consente riunioni semplici e facili da configurare o riunioni regolari nella tua sala riunioni personale. Crea e condividi rapidamente un collegamento a una riunione privata con un individuo o un team e connetti i membri del team remoto tramite video.

2. Google Meet

Google Meet, precedentemente denominato Google Hangouts Meet, è il software di videoconferenza aziendale di Google, offerto come parte di G Suite e anche agli utenti Google gratuiti. Le persone chiamano Google Meet come risposta a Zoom di Google. Google Meet ti consentirà di condividere il tuo desktop completo, una singola scheda di Chrome o una singola finestra.

Supporta fino a 250 partecipanti e 100.000 spettatori in live streaming. Puoi spegnere la videocamera, disattivare il microfono o condividere lo schermo e puoi vedere ogni partecipante alla chiamata sul lato destro dello schermo.

Funzionalità principali di Google Meet

• La versione gratuita supporta fino a 100 partecipanti video in una riunione
• Conversazioni video, audio e di messaggistica alla volta
• Supporta riunioni video o registrazione di conferenze
• Partecipa alle chiamate utilizzando Google Calendar
• Supporta la condivisione dello schermo con i membri del tuo team in una riunione o webinar online in corso

Limitazioni di Google Meet

• Scarica la batteria e attiva le ventole del laptop durante le chiamate più lunghe.
• Non ha impianto di registrazione

Chi dovrebbe usare Google Meet?

Google Meet è un modo semplice per connettersi con i contatti Google (o quelli esterni alla tua rete) e può essere utilizzato per motivi personali o aziendali. Utilizza questo strumento per conversazioni individuali, riunioni di gruppo e conferenze online.

3.Skype

Difficilmente puoi trovare qualcuno che non senta il nome di Skype. Con oltre un milione di utenti, è uno dei più grandi strumenti per riunioni online gratuiti disponibili per noi.

Un punto di forza chiave per Skype è la sua capacità di traduzione in tempo reale. Il traduttore vocale supporta 10 lingue (inglese, spagnolo, francese, tedesco, mandarino, italiano, portoghese, arabo e russo) mentre il traduttore di testo supporta oltre 60 lingue. Questo rende le conferenze multilingue più facili che mai.

Funzionalità principali di Skype

• Fornisce funzionalità di videochiamata HD
• Condivisione dello schermo e registrazione video
• Videochat interattive
• Condivisione della posizione
• Supporta fino a 50 persone in videochiamate gratuite alla volta

Contro di Skype

• Richiede tempo per personalizzare il profilo dell'utente
• Supporta meno persone nelle videochiamate gratuite rispetto ad altri strumenti di videoconferenza online gratuiti

Chi dovrebbe usare Skype?

La versione gratuita di Skype funziona bene per piccoli team con meno di 25 membri totali. È un ottimo strumento se hai bisogno di un modo semplice per chattare in video dal tuo computer, telefono o tablet e tende ad avere riunioni di gruppo più piccole o conversazioni 1-1.

4. Vai alla riunione

GoToMeeting offre anche alcune meravigliose funzionalità di videoconferenza. Viene fornito con una prova gratuita di 14 giorni per un massimo di 50 partecipanti. Dalle funzionalità fondamentali come VoIP e conferenza telefonica, condivisione dello schermo e SMS, GoToMeeting ti offre altre 2 opzioni: GoToWebinar e GoToTraining per altri ambienti di conferenza.

Tutti e 3 i prodotti sono ricchi di funzionalità con condivisione di desktop e applicazioni, riunioni con un clic, registrazione con un clic, un'opzione dial-in e una sala riunioni personale per parlare di alcuni. Puoi avviare le tue riunioni online da qualsiasi luogo: e-mail, dispositivi Mac o Android o qualsiasi strumento di messaggistica istantanea.

Funzionalità principali di GoToMeeting

• Configura una sala riunioni personale con il tuo URL
• Ti permette di condividere il tuo desktop in tempo reale
• Registra la tua riunione e archiviala nel cloud
• La prova gratuita ospita fino a 3 partecipanti

Contro di GoToMeeting

• Chiunque utilizzi l'opzione gratuita di GoToMeeting è limitato alla sola conferenza audio. La videoconferenza è dedicata ai piani a pagamento.

Chi dovrebbe usare GoToMeeting

La versione gratuita di GoToMeeting offre 3 persone in una riunione online. Pertanto, chiunque cerchi una soluzione di conferenza Web rapida per un piccolo team dovrebbe prendere in considerazione questo software di conferenza Web.

5. CiscoWebex

Se la facilità d'uso è in cima alla tua lista, l'approccio con il minor numero di clic di Webex ti aiuterà; avviare una riunione, cambiare relatore e aprire la lavagna senza dover perdere tempo a scavare nell'applicazione.

Con questo software di videoconferenza in diretta, potrai godere di molte funzionalità tra cui condivisione dello schermo, registrazione su cloud, sale riunioni video personali e altro ancora. Il numero di persone che puoi includere nella tua riunione web dipende dal livello del pacchetto che hai acquistato. Con il livello iniziale gratuito, puoi includere 50 partecipanti.

Funzionalità principali di WebEx

• include strumenti extra come sondaggi, lavagna e altro
• Rilevamento del rumore di fondo per meno distrazioni
• Strumenti di registrazione di terze parti
• Chiamami ti consente di chiamare i partecipanti che non possono partecipare alla riunione
• Sicurezza e crittografia eccezionali

Contro di WebEx

• Nessuna condivisione di file nel piano gratuito
• Limite di 40 minuti sul piano gratuito

Chi dovrebbe utilizzare WebEx

Il piano gratuito WebEx supporta un limite di tempo di 40 minuti per una singola riunione. Otterrai 1 GB di spazio di archiviazione nel cloud e la possibilità di aggiungere fino a 50 partecipanti alla volta. Quindi un team di livello medio-piccolo è perfetto per utilizzare questo strumento gratuito per riunioni online.

6. TeamViewer

TeamViewer è un'app per l'accesso remoto e le riunioni condivise con funzionalità complete che funziona su tutte le piattaforme desktop e mobili, inclusi Windows, macOS, Android, iOS e persino Chrome OS e BlackBerry OS. Offre anche un account gratuito più semplice per uso non commerciale.

Funzionalità principali di TeamViewer

• Sicurezza multilivello
• Finestra di visualizzazione dal design elegante
• Supporto multi-monitor alla volta
• Combina l'accesso remoto e le riunioni online in un'unica app
• Versione gratuita per uso non commerciale

Contro di TeamViewer

• Alcune opzioni sono difficili da trovare
• Le funzioni di sicurezza possono essere fastidiose

Chi può utilizzare TeamViewer?

A differenza di altri strumenti per riunioni online gratuiti, puoi ottenere l'accesso completo ai computer dei membri del tuo team tramite questo strumento. Quindi, ogni volta che uno dei membri del tuo team non è in grado di risolvere un problema, puoi farlo da solo invece che lui sul suo computer utilizzando questo strumento di riunione online gratuito.

7. Conferenza Uber

Se organizzi per lo più riunioni Web di piccole dimensioni e stai cercando un software per conferenze Web gratuito, questa opzione potrebbe fare al caso tuo. La versione gratuita di UberConference ti consente di avere fino a dieci partecipanti alla riunione. Il livello gratuito include anche la condivisione dello schermo e la possibilità di registrare una chiamata. C'è anche il video HD. Vale la pena notare che la chiamata è limitata a 45 minuti con la versione gratuita.

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di UberConference è il fatto che si tratta di una soluzione di videochiamata completamente basata su browser. Non è necessario scaricare alcun programma, anche se esistono app mobili per chi desidera utilizzare UberConference sul proprio smartphone o tablet.

Funzionalità principali di UberConference

• Consente conferenze o riunioni tramite l'app mobile o il browser
• Fornisce audio e video HD
• Puoi continuare con UberConference senza scaricare questa app
• Funzione di registrazione e riproduzione della conferenza

Contro di UberConference

• Limite di 10 utenti per le conferenze gratuite
• I PIN sono richiesti a meno che non effettui l'upgrade al piano a pagamento
• Un limite di tempo di 45 minuti per gli utenti gratuiti

Chi dovrebbe usare UberConference?

La versione gratuita di UberConference è ideale per team di massimo 10 persone. La versione gratuita limita la durata della videochiamata a 45 minuti, quindi è ideale per riunioni più brevi.

7 Tabella di confronto degli strumenti per riunioni online gratuiti: controlla tutti i dati importanti in un unico posto

Abbiamo preparato per te una tabella comparativa tra 7 strumenti online gratuiti. Si spera che ti aiuti a restringere le tue scelte e alla fine a scegliere lo strumento di riunione più adatto per il tuo team.

Scegli i migliori strumenti per riunioni online gratuiti per gestire il tuo team remoto

La scelta di qualsiasi cosa varia da persona a persona. Quando sei al mercato per fare la spesa, l'acquisto di qualsiasi cosa dipende dalla tua scelta. Allo stesso modo, quando scegli un'app o un servizio per la tua azienda, dovrebbe dipendere dai tuoi requisiti aziendali.

Supponiamo di avere un team di 20 membri. Quindi è evidente che non sceglierai uno strumento per riunioni online che ospita 10 persone in una riunione. Quindi, scegli uno degli strumenti per riunioni online gratuiti che soddisfi perfettamente le esigenze della tua azienda e del tuo team.

Se vogliamo mettere un riassunto di ogni strumento di riunione online che abbiamo menzionato qui, allora possiamo dirlo;

• Zoom, Google Meet, UberConference e Cisco WebEx sono la scelta perfetta per aziende di livello medio-piccolo con un team da 10 a 100 persone.

• D'altra parte, Skype e TeamViewer saranno scelte affidabili per un team di meno di 25 persone.

• Infine, GoToMeeting è l'opzione migliore per le conversazioni 1-1.

Fondamentalmente, trovare lo strumento migliore dipende dal tuo particolare caso d'uso. Quindi, perché non approfittare di una prova gratuita e fare un test approfondito?

Puoi controllare alcuni altri strumenti come Skype per condurre le tue riunioni online.

Gestisci il tuo team remoto con un affidabile software di gestione dei progetti

Dopo aver scelto uno strumento di riunione online per i tuoi membri, avrai bisogno di un software di gestione dei progetti in grado di gestire perfettamente i tuoi progetti in modo intelligente.

Quando lavori come un team remoto, ti aspetteresti che il membro del tuo team non manchi mai una scadenza, mantenga la comunicazione con ogni membro, sia sulla buona strada per completare le attività distribuite e così via. La mancanza di uno qualsiasi di questi punti può far crollare il tuo team remoto. Per garantire questa facilità, scegli uno strumento di gestione del progetto che possa aiutarti in questa situazione.

Poiché stiamo parlando degli strumenti per riunioni online forniti con una versione gratuita, ti consiglieremo un project manager di questo tipo fornito anche con una versione gratuita.

Qui, ti consigliamo vivamente di scegliere il WP Project Manager gratuito che viene fornito con un lungo elenco di funzionalità. Lascia che ti mostri cos'altro farà WP Project Manager per te.

• Aggiungi singole attività per i singoli membri del team
• Puoi anche suddividere questa attività nel numero di attività secondarie
• Stabilisci le scadenze e tieni traccia dei tempi per ogni progetto
• Tieni traccia dell'avanzamento di ogni attività in esecuzione
• Offre moduli come WooCommerce Store, Stripe Gateway, BuddyPress, Recurring Task, Invoice, Gantt Chart, Kanban Board e molti altri
• Sistema di reportistica generato automaticamente

Quindi, queste sono le caratteristiche chiave di WP Project Manager. Prendi la versione gratuita di questo strumento e provalo per esplorarlo di più.

Sfrutta uno strumento per riunioni online gratuito per garantire una comunicazione senza interruzioni

La nostra vita quotidiana si è fermata. Migliaia di persone sono confinate nelle loro case per rallentare la diffusione del COVID-19. In questa situazione, la collaborazione di squadra è molto più necessaria che mai. I leader aziendali sono anche alla ricerca degli strumenti migliori per mantenere il coinvolgimento del team.

Utilizza uno strumento per riunioni online gratuito per mantenere sincronizzati gli obiettivi della tua azienda e il tuo team. Si occuperà delle tue riunioni e conferenze online. In modo che tu possa aiutare i tuoi team a rimanere produttivi mentre lavorano da casa.

Al contrario, uno strumento di gestione dei progetti gratuito ti aiuterà a gestire i tuoi progetti senza problemi. Questo è ciò che vogliamo come team leader o proprietari di aziende, giusto? Insomma, avere entrambi gli strumenti può davvero sollevarti da questa pandemia.

Cosa ne pensi? Avete idee alternative migliori? Condividi la tua idea attraverso la casella dei commenti qui sotto per farcelo sapere.