Guida per creare e-mail di fatturazione senza interruzioni per transazioni più fluide

In questo mondo digitale, inviare fatture tramite e-mail ora ha più senso che inviare copie cartacee tramite posta. È un modo rapido ed efficiente. Elimina eventuali ritardi postali e consente ai tuoi clienti di procedere al pagamento più velocemente.

È anche più conveniente per i tuoi clienti e ti consente di stabilire una comunicazione in tempo reale con loro. Allora come si crea un'e-mail di fattura? Bene, in questa guida discuteremo alcuni suggerimenti semplici ma pratici per creare un'e-mail di fatturazione perfetta.

Come creare un'e-mail di fatturazione perfetta?

Ora che hai la fattura con te, devi inviarla al tuo cliente. Ma ricorda, non puoi semplicemente inviare un'e-mail vuota con una fattura in allegato. Può creare confusione riguardo allo scopo dell'e-mail.

Ma includendo un messaggio ben realizzato, puoi garantire una comunicazione efficace e dimostrare professionalità. Oltre a ciò, è meglio per motivi di comodità e di tenuta dei registri. Padroneggiamo l'arte di creare un'e-mail di fatturazione perfetta:

Allegato

La prima cosa su cui dobbiamo essere chiari prima di iniziare a scrivere l'e-mail della fattura sono gli allegati. Quando invii un'e-mail di fattura, puoi includere vari allegati in base alle tue esigenze aziendali e dettagli specifici rilevanti per le transazioni.

Ad esempio, la fattura stessa, i termini e le condizioni, i dettagli del prodotto o del servizio, la pagina degli accordi o dei contratti, i moduli fiscali, ecc. Mentre tutte le altre cose variano a seconda dell'azienda, parliamo della fattura. Come creare una fattura?

Quindi la prima domanda che ci viene in mente è come creare una fattura. Bene, ci sono tanti modi per creare una fattura. Se disponi di un software di fatturazione, il tuo lavoro diventa 10 volte più semplice. Ma se hai appena avviato un'impresa, non è possibile ottenere un software di fatturazione.

Devi creare la fattura manualmente. Puoi farlo da zero utilizzando Microsoft o Google Suite. Oppure utilizza un modello di fattura. Se desideri creare la fattura da solo, ecco alcune cose che devi includere al suo interno:

• Le informazioni della tua azienda
• Le informazioni sui tuoi clienti
• Dettagli della fattura
• Elenco dettagliato di prodotti e servizi
• Costo per prodotto o servizio
• Informazioni fiscali (se presenti)
• Sconti (facoltativi)
• Commissione per ritardato pagamento (se specificata)
• Importo totale
• Istruzioni di pagamento

Ora che il nostro allegato è pronto, iniziamo a scrivere l'e-mail stessa della fattura.

Linea tematica

La prima cosa che viene in mente mentre si scrive un'e-mail è l'oggetto. Mentre per altri tipi di email, potresti diventare un po' creativo e scrivere oggetti accattivanti. Ma per le e-mail di fatturazione, devi essere piuttosto specifico. Puoi trovare l'oggetto dell'e-mail adatto a te tramite il test A/B.

Scrivi un oggetto chiaro in modo che il tuo cliente possa sapere cosa c'è nell'e-mail. Ecco alcuni esempi:

Oggetto n. 1: Fattura n. (Numero fattura) da (Nome della tua azienda)

Oggetto n. 2: Fattura n. (Numero fattura) da (Nome della tua azienda) con scadenza (data)

introduzione

Ora passiamo alla copia dell'e-mail. Inizia con un saluto cortese e un'introduzione per l'e-mail. Devi essere specifico sul motivo per cui stai scrivendo questa email e cosa può aspettarsi il lettore in essa. Ad esempio, puoi dire loro che nell'ultima parte dell'articolo troverai la fattura e i dettagli del loro recente acquisto.

Dettagli della fattura

Quindi inizia specificando i dettagli della fattura. Fondamentalmente include informazioni specifiche che identificano e delineano la transazione stessa. Ecco quindi una ripartizione di ciò che includono i dettagli della fattura:

• Numero di fattura
• Data fattura
• Scadenza
• Numero dell'ordine d'acquisto
• Descrizione dei beni e dei servizi
• Quantità
• Prezzo unitario
• totale parziale
• Le tasse
• Sconti (se presenti)
• Importo totale

Elenco dettagliato

Dopo i dettagli, è necessario includere un elenco dettagliato. Non è altro che una ripartizione della fatturazione di prodotti, servizi o addebiti. È in forma di elenco, quindi aiuta a fornire agli acquirenti una visione chiara e trasparente di ciò che viene loro addebitato. Ecco un esempio di elenco dettagliato:

Istruzioni di pagamento

Le istruzioni di pagamento contenute in un'e-mail di fattura guidano i clienti su come effettuare il pagamento. Dovrebbe includere istruzioni di pagamento chiare e dettagliate in modo che siano in grado di adempiere ai propri obblighi finanziari in modo accurato.

E per una navigazione tranquilla assicurati di includere il nome del conto, il numero del conto, il nome della banca e il riferimento del pagamento. Quindi, se accetti il ​​pagamento online, puoi offrire opzioni di pagamento online come carta di credito, carta di debito, bonifico bancario o UPI.

Esempio:

Visita il nostro portale di pagamento sicuro e segui le istruzioni per completare la transazione. Ora, se necessario, puoi anche includere la valuta specificata menzionata nella fattura per evitare problemi di elaborazione.

Se c'è una scadenza puoi anche menzionarla qui. E se ci sono spese per pagamenti in ritardo devi includerle qui per essere trasparente.

Chiusura professionale

Dopo aver scritto tutte le cose è molto importante chiudere perfettamente la mail. Poiché si tratta della parte conclusiva dell'e-mail, assicurati di esprimere gratitudine, ribadire la tua disponibilità per eventuali domande e firmare in modo professionale. Ecco un esempio di chiusura professionale:

“Grazie per aver scelto (nome dell'azienda). Chiediamo la vostra immediata attenzione alla questione. Apprezziamo la tua attività e non vediamo l'ora di servirti di nuovo in futuro.

E se hai domande, dubbi o hai bisogno di chiarimenti sulla fattura per il processo di pagamento, contattaci tramite un team di assistenza clienti dedicato all'indirizzo (i tuoi dati di contatto).

Apprezziamo il tempo che dedichi alla lettura di questa email. Non vedo l'ora di servirti in futuro.

Distinti saluti,

Il tuo nome
La tua posizione
La tua azienda
Dettagli del contatto"

Altre cose da tenere a mente durante la scrittura di un'e-mail di fatturazione

Mantenere la professionalità

Mentre scrivi l'e-mail della fattura, dovresti mantenere sempre professionalità e coerenza. Quando scrivi per conto di un'azienda, devi essere davvero gentile e professionale con il cliente. Anche se hanno ignorato la tua email una o due volte, non puoi mostrare la tua frustrazione. Inoltre, non utilizzare un tono personale o amichevole durante la stesura dell'articolo.

Usa un linguaggio chiaro

Quando scrivi l'e-mail, rappresenti la tua azienda. Devi utilizzare un linguaggio coerente e chiaro che sia in linea con la voce del marchio. Utilizza parole e frasi utilizzate dalla tua azienda e segui uno schema cosmitnet durante la scrittura della fattura principale e dei follow-up.

Invia la fattura in anticipo

È sempre una mossa intelligente inviare la fattura in anticipo anziché alla data di scadenza. Offre al tuo cliente abbastanza tempo per organizzare il pagamento ed evaderlo in tempo o anche prima del tempo.

Pianificare gli imprevisti

Sfortunatamente, ci saranno molte volte in cui il tuo cliente potrebbe dimenticare la prima o la seconda fattura e non riuscire a completare il pagamento in tempo. E a volte, anche se sono disposti a pagare, la tua email potrebbe finire in una cartella spam.

Quindi è sempre una mossa intelligente pianificare gli imprevisti. Puoi inviare promemoria amichevoli ai tuoi clienti prima della data di scadenza. Puoi anche preparare un'e-mail di fatturazione successiva da inviare.

1. E-mail di conferma del pagamento: dopo che i tuoi clienti hanno completato il pagamento, puoi inviare loro un'e-mail di conferma del pagamento. Quindi funge da precedente riconoscimento per rassicurare il tuo cliente che il suo pagamento è andato a buon fine e che è stato elaborato correttamente. Registra inoltre la transazione documentando la data e il metodo dell'importo del pagamento.
2. E-mail di promemoria amichevole per le fatture: puoi inviare promemoria amichevoli per le fatture per ricordare ai tuoi clienti il ​​pagamento in sospeso e incoraggiarli a effettuare pagamenti tempestivi. Ti aiuta a mantenere un rapporto positivo con i tuoi clienti e a ridurre ogni possibilità di svista in caso di incomprensioni relative alla scadenza del pagamento. Inoltre, se sono previste penali per i pagamenti in ritardo, può aiutare i tuoi clienti a evitarle.
3. E-mail di fattura con data di scadenza scaduta: ora diciamo che, anche dopo tutti quei solleciti amichevoli e l'e-mail di fattura, il tuo cliente non riesce a effettuare il pagamento alla data di scadenza. Cosa farai ora? Bene, puoi inviare loro e-mail con fatture scadute. Serve come un promemoria gentile ma formato al cliente che il pagamento è in ritardo. Può anche indurli a intraprendere azioni immediate per saldare l'importo dovuto.

Parole finali

In conclusione, l'e-mail della fattura funge da canale di comunicazione che ti aiuta a velocizzare il rapporto positivo con il cliente e ad assicurare transazioni finanziarie fluide. Incorporando un linguaggio chiaro e conciso che fornisce informazioni dettagliate sulle fatture e utilizzando un tono professionale e amichevole, la tua azienda può comunicare facilmente con i clienti e garantire pagamenti puntuali. Inoltre, la pianificazione degli imprevisti e dei follow-up con l'e-mail della fattura ti aiuta a evitare qualsiasi incertezza o ritardo nei pagamenti.