La guida definitiva all'albergo per il tuo spazio ufficio

Mentre molti di noi hanno lavorato da casa per anni o hanno già familiarità con le disposizioni ibride dell'ufficio (vieni, vai, resta, esci, siediti, stai in piedi...), il concetto di spazi di lavoro non tradizionali è davvero decollato durante la pandemia. E anche ora, con molte aziende che stanno tornando alla normalità – o una nuova normalità – c'è una lezione appresa che continua: gli spazi di lavoro alternativi hanno vantaggi per datori di lavoro e dipendenti. Ci sono anche degli svantaggi, ovviamente. Esaminiamo tutto, con particolare attenzione allo spazio ufficio alberghiero.

Che cos'è un luogo di lavoro ibrido?

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Un ufficio ibrido è quello in cui c'è un mix di dipendenti in ufficio e dipendenti remoti. Anche i dipendenti in ufficio rispetto a quelli remoti possono cambiare, il che significa che i lavoratori in ufficio possono scegliere di lavorare da casa o in viaggio alcuni giorni e viceversa. Inoltre, anche il luogo di lavoro dei dipendenti in ufficio può cambiare di giorno in giorno a seconda della disponibilità della scrivania e di ciò di cui il lavoratore ha bisogno (come un ufficio privato per tenere riunioni o una sala riunioni per lavorare su un progetto di squadra). Per classificare e creare processi per queste mutevoli esigenze, sono emersi due stili di luoghi di lavoro ibridi: hot desking e desk hoteling. Entrambe sono alternative all'avere una scrivania assegnata a cui ti siedi ogni giorno.

Pro del posto di lavoro ibrido

• L'uso più efficiente degli immobili rende i luoghi di lavoro ibridi convenienti.
• Le scrivanie non sono personalizzate, quindi rimangono ordinate e minimaliste, il che rende la presentazione piacevole.
• I dipendenti che lavorano da casa possono scegliere di venire in alcuni giorni e utilizzare uno spazio di lavoro dedicato.

Contro posto di lavoro ibrido

• I dipendenti non possono personalizzare il proprio spazio o avere sempre la scrivania disposta esattamente come preferiscono.
• Così tante persone che condividono la stessa scrivania possono portare a uno scambio di germi.
• I lavoratori non saranno sempre in grado di sedersi vicino ai colleghi con cui devono parlare per motivi di lavoro.

Hot Desk

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In un ambiente di lavoro hot desking, il dipendente arriva al lavoro e si siede ovunque sia disponibile una scrivania. Se sono disponibili più postazioni di lavoro, il dipendente può scegliere quella che desidera utilizzare, purché non sia riservata. Di solito, il lavoratore utilizza un software all'arrivo in ufficio per vedere quali scrivanie sono libere e richiederne una. Quindi, possono controllare quando hanno finito in modo che gli altri lavoratori vedano che l'area di lavoro è di nuovo disponibile.

L'hot desking funziona bene in due tipi di uffici. Se hai un piccolo ufficio con un numero limitato di dipendenti, fare in modo che tutti scelgano una scrivania quando entrano non sarà troppo fastidioso. È anche un sistema ragionevole se la maggior parte dei dipendenti non è in ufficio quasi tutti i giorni e viene solo nei rari giorni in cui non è sul campo. In tal caso, probabilmente non si sono abituati a nessuna scrivania e hanno solo bisogno del minimo indispensabile per gestire l'amministratore per la giornata.

Pro e contro dell'hot desking

Professionisti

• I dipendenti finiscono per sedersi vicino a persone con cui di solito non riescono a entrare in contatto. Questo può rafforzare le relazioni professionali e incoraggiare la collaborazione.
• La direzione non deve preoccuparsi di chi siederà dove se molti dipendenti si presentano inaspettatamente (supponendo che ci siano abbastanza scrivanie per tutti).
• I lavoratori apprezzano l'autonomia di scegliere dove sedersi ogni giorno senza dover pianificare in anticipo.

contro

• Alcuni lavoratori possono sentirsi ansiosi quando non sanno dove saranno seduti ogni giorno o se sarà disponibile una scrivania.
• Influisce sulla produttività quando non ci sono scrivanie disponibili e il dipendente deve decidere se aspettare o tornare a casa.
• I lavoratori potrebbero pensare che se fossero importanti per l'azienda, avrebbero almeno uno spazio per lavorare ogni giorno.

Scrivania Hotel

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Il desk hoteling adotta un approccio più metodico all'ufficio ibrido. I dipendenti prenotano le loro scrivanie o postazioni di lavoro in anticipo. Il sistema è simile alla prenotazione di una camera d'albergo online. Tuttavia, è ancora più avanzato. Puoi vedere cose come dove si trova la scrivania, chi ha prenotazioni che la circondano e quali servizi include.

Fonte: inviato

Con il sistema di prenotazione, i lavoratori possono vedere quali postazioni sono disponibili per i giorni e gli orari in cui prevedono di essere in ufficio. Se non sono contenti della scelta, possono lavorare da casa in quei giorni e andare negli altri giorni in cui la loro scrivania preferita è libera. Come con l'hot desking, quando il dipendente arriva al lavoro, farà il check-in nel proprio spazio di lavoro e farà il check-out quando se ne va.

Desk hoteling è l'ideale per gli uffici che lottano con l'utilizzo dello spazio. Quando non ci sono abbastanza scrivanie per tutti i dipendenti, è necessario un modo per gestire lo spazio senza interrompere il flusso di lavoro quotidiano. È utile anche per gli uffici che hanno alcuni dipendenti remoti su base mutevole, poiché la direzione saprà sempre dove si trovano i lavoratori e come raggiungerli.

Pro e contro di Desk Hoteling

Professionisti

• I dipendenti possono progettare le loro settimane lavorative in anticipo, il che migliora la produttività e riduce il burnout.
• Effettua prenotazioni per un'intera giornata, mezza giornata o anche blocchi orari.
• Questo sistema funziona su qualsiasi scala, indipendentemente dal fatto che tu abbia un piccolo ufficio con 10 scrivanie o più piani nel tuo edificio per uffici, o anche più edifici.

contro

• Organizzare un desk hoteling potrebbe essere troppo complicato per i piccoli uffici che non hanno problemi di spazio o posti a sedere da risolvere.
• Tutti si alleneranno per utilizzare il software di prenotazione e potrebbe esserci una curva di apprendimento severa per alcuni dipendenti.
• Le disposizioni dell'ufficio diventeranno confuse se il software ha un problema tecnico e non funziona per un periodo di tempo.

Come si relazionano Hot Desking, Desk Hoteling e luoghi di lavoro tradizionali

Nel senso più puro, né l'hot desking né il desk hoteling consentono a un lavoratore di rivendicare permanentemente una sedia, una scrivania o uno spazio di lavoro come propri. Tuttavia, entrambi i tipi di posti di lavoro si affidano a un software di prenotazione per mantenere l'ufficio in funzione in modo ragionevole anche se le persone cercano una scrivania aperta. Tale software a volte avrà funzionalità che consentono ai datori di lavoro o ai dipendenti di allocare un determinato spazio di lavoro a lavoratori specifici o di riservare lo stesso spazio di lavoro su base ripetuta oa lungo termine. In questi casi, alcuni elementi dell'hot desking e del desk hoteling sembrano più tradizionali di altri.

Si noti inoltre che nessuna di queste configurazioni ibride è uguale alla prenotazione della sala riunioni. Anche gli uffici più tradizionali di solito dispongono di un sistema di prenotazione delle sale riunioni. Se si sceglie di utilizzare il software di prenotazione in un ufficio ibrido, le funzionalità potrebbero includere la prenotazione di sale riunioni (e prenotazioni per altre aree dell'ufficio).

Come creare uno spazio ufficio alberghiero

L'hot desking è molto più limitato dell'hoteling desk e alcune configurazioni di spazi per uffici di hoteling possono incorporare un po' di hot desking quando ha senso. Per i nostri scopi, ci concentreremo su come organizzare una configurazione di desk hoteling, poiché questa è l'opzione che la maggior parte dei datori di lavoro sceglierà. Con questo in mente, ecco 9 suggerimenti per creare uno spazio ufficio alberghiero per la tua attività:

1. Assicurati che questa sia la decisione giusta per il tuo ufficio

Non saltare sul carro ibrido dell'ufficio solo perché è trendy. Considera quanto segue:

• La maggior parte dei tuoi dipendenti è in ufficio ogni giorno? E ne sono contenti? Se pochissimi dipendenti lavoreranno in remoto, sarà più problematico di quanto valga la pena allestire spazi per uffici in hotel.
• Quanti dei tuoi dipendenti gestiscono informazioni sensibili? Avranno sempre bisogno di una configurazione della scrivania più privata e, in tal caso, puoi assegnargli un posto permanente o assicurarti sempre che possano prenotarne uno?
• Hai abbastanza spazio per designare aree tranquille? Quando si confonde chi si siede accanto a chi, il rumore può diventare un problema, soprattutto se alcuni lavoratori devono trascorrere molto tempo al telefono.
• Sarai in grado di fornire attrezzature e attrezzature per ufficio? Senza avere postazioni assegnate, è necessaria una soluzione in modo che i dipendenti possano avere ciò di cui hanno bisogno senza doverlo portare in ufficio ogni giorno.

Affinché ne valga la pena, il tuo ufficio deve essere una buona partita per l'hoteling da scrivania.

2. Anticipare lo scetticismo quando si spiega la visione ai dipendenti

I dipendenti che non hanno mai fatto parte, o che non ne hanno mai sentito parlare, saranno scettici sui tuoi piani. Potrebbero sentirsi nervosi all'idea di rinunciare a una scrivania amata, soprattutto se ci lavorano da anni. Alcuni potrebbero sentirsi preoccupati per la pulizia, la privacy o come sarà influenzato l'aspetto sociale del lavoro. Sapendo semplicemente che il dubbio sta arrivando, puoi avere risposte e soluzioni pronte.

Un approccio intelligente è spiegare la tua visione ai dipendenti invece di dire semplicemente loro che le cose stanno cambiando e che devono accettarlo. Quando inquadri i cambiamenti come un modo per raggiungere gli obiettivi aziendali e migliorare l'esperienza dei tuoi dipendenti, è più probabile che entrino in gioco. Dare valore ai lavoratori e coinvolgerli suscita lealtà.

3. Valuta lo spazio con cui stai lavorando

Molto di questo si riduce al settore immobiliare. Considera quanto segue:

• Hai/vuoi abbastanza spazio per tutti se ogni lavoratore entrasse lo stesso giorno?
• Stai cercando di incoraggiare una percentuale di dipendenti a lavorare da casa per limitare la quantità di immobili di cui hai bisogno?
• Vuoi spazio di distanziamento sociale tra le scrivanie?
• Alcuni desk dovrebbero essere molto vicini per scopi di collaborazione?

In generale, chiediti per cosa hai abbastanza spazio e cosa vuoi fare con quello spazio.

4. Creare zone per diversi tipi di lavoro

La creazione di zone per diversi tipi di lavoro è la chiave per rendere lo spazio ufficio di un hotel vantaggioso per tutti. Alcune aree possono essere designate per lavori più rumorosi, ad esempio per i team che devono parlare molto quando collaborano o per i venditori che trascorrono la maggior parte della giornata al telefono. Poi ci possono essere zone silenziose per i dipendenti che hanno bisogno del silenzio per concentrarsi. Puoi anche limitare chi ha accesso a determinati spazi, ad esempio, forse gli stagisti non possono mai sedere vicino a team creativi o di marketing di alto livello per mantenere private le strategie.

5. Sforzati di allestire scrivanie attraenti

Ora che i dipendenti non avranno i loro oggetti preferiti intorno a loro, devi rendere in qualche modo attraente tutto lo spazio libero sulla scrivania. L'aggiunta di opere d'arte, piante ed elementi interattivi, come i mini giardini zen, è accogliente senza essere opprimente o distrarre. Inoltre, assicurati che tutti sappiano che devono liberarsi completamente quando partono per la giornata, senza lasciare oggetti personali o lavori incompiuti.

Soprattutto, mantieni le scrivanie pulite. Se non puoi assumere una squadra di pulizie per disinfettare le scrivanie tra gli utenti, fornisci ai dipendenti i prodotti per la pulizia e crea una lista di controllo da seguire quando hanno finito il loro turno.

6. Scegli un software che standardizzi il processo

Fonte: OfficeSpace

Al fine di semplificare il processo di sistemazione del tuo spazio ufficio, il software di gestione del posto di lavoro può aiutarti a mantenerti organizzato. Quando cerchi il miglior software per uffici per hotel, assicurati che copra le basi in modo semplice:

• Il lavoratore verifica la disponibilità per un determinato giorno e fascia oraria, quindi prenota uno sportello.
• I dettagli della prenotazione vengono inviati al lavoratore via e-mail, confermando la prenotazione.
• Il sistema si aggiorna immediatamente per riflettere le nuove informazioni, assicurando che gli altri non prenotino accidentalmente due volte.
• Un promemoria viene inviato al lavoratore via e-mail prima della visita.
• Quando il lavoratore arriva in ufficio all'orario previsto, effettua il check-in e trova lo sportello riservato.
• Alla fine del turno, l'operaio va in check-out.

Oltre a questi fondamenti, il software che usi può gestire altre esigenze. Il che ci porta al nostro prossimo punto...

7. Pensa alle caratteristiche specifiche di cui hai bisogno

Ogni ufficio ha il proprio insieme di esigenze uniche. Considera il tuo e poi trova il software adatto. Per esempio:

• Prenotazione di postazioni di lavoro aggiuntive, come scrivanie in piedi, aree lounge o grandi tavoli per i team.
• Prenotazione per postazioni non di lavoro, come parcheggi, ascensori di servizio e attrezzature.
• Integrazioni del calendario con servizi come Google o Outlook.
• Periodi di grazia e cancellazioni automatiche per prenotazioni perse.
• Integrazione per il tuo sistema HVAC per regolare la temperatura in base all'utilizzo dello spazio.
• Regole per gestire chi può accedere a determinati spazi di lavoro.
• Sensori sulle scrivanie che aggiornano il software con gli stati in uso/disponibile in tempo reale.
• Check-in dei visitatori per tenere d'occhio chiunque sia in ufficio.

Anche se il software che scegli non ha le funzionalità di cui hai bisogno, chiedi se puoi personalizzarlo per te.

8. Designare una persona responsabile

È una buona idea designare una persona come responsabile: potresti anche voler assumere qualcuno per ricoprire questa nuova posizione. I tuoi dipendenti avranno sicuramente delle domande e vorrai anche tenere d'occhio l'andirivieni nel tuo ufficio. La persona in questa posizione dovrebbe comprendere i motivi per cui hai scelto il desk hoteling e dovrebbe anche avere una conoscenza di livello esperto del software. Inoltre, dovrebbero avere memorizzato il layout del tuo ufficio in modo da poter indirizzare le persone alle loro scrivanie o trovare un dipendente quando necessario.

9. Impara dal processo

Ci vorranno alcuni tentativi ed errori prima che il tuo ufficio alberghiero si muova senza intoppi. Il desk hoteling avrà un grande effetto sui tuoi dipendenti, quindi è importante essere aperti alle loro opinioni. Ascoltando come i cambiamenti li stanno influenzando sia positivamente che negativamente, capirai dove devi modificare il sistema.

Inoltre, approfondisci i dati raccolti dal tuo software. Sarai in grado di vedere le tendenze di utilizzo per determinare quanto bene funziona il desk hoteling e come viene utilizzato. Potrai anche prevedere le esigenze future e prepararti per i momenti in cui l'ufficio è più vuoto o più occupato del solito.

Avvolgendo

Desk hoteling è un modo interessante per gestire un ufficio. A seconda della tua cultura aziendale, delle esigenze dei tuoi dipendenti e di quanto spazio hai a disposizione, potrebbe essere la scelta perfetta per la tua azienda. Oppure può causare più mal di testa di quanti ne cura. Se ritieni che il desk hoteling possa essere adatto a te, prendi in considerazione la possibilità di implementarlo lentamente, separando parte del tuo ufficio per l'esperimento e chiedendo ai dipendenti un feedback lungo il percorso.

Per approfondire come il desk hoteling, dai un'occhiata al nostro post su come il desk hoteling può migliorare il tuo ufficio.

Se stai cercando aiuto con il software, dai un'occhiata a questi migliori sistemi di prenotazione e prenotazione alberghiera

Hai esperienza di desk hoteling nella tua azienda? Fateci sapere che ne pensate nei commenti!

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