Come l'American Legion Arizona utilizza WPForms per semplificare le operazioni

Le organizzazioni no-profit spesso hanno difficoltà con le attività quotidiane che sottraggono tempo ai loro obiettivi principali. Gestire i membri, organizzare eventi e gestire le pratiche burocratiche può essere una vera sfida. Questi problemi possono sottrarre tempo e risorse ai loro obiettivi principali di servire le comunità e promuovere cambiamenti positivi.

In questa storia del cliente, esaminiamo come l'American Legion Arizona, un gruppo di supporto dei veterani, ha risolto questi problemi. Hanno utilizzato WPForms per rendere il loro lavoro più semplice ed efficace.

Ti mostreremo come questo piccolo team di sei persone ha risparmiato ore di lavoro ogni settimana, si è connesso in modo più efficace con i propri membri e ha reso loro semplice l'iscrizione a eventi e la condivisione di notizie.

La loro storia mostra come le organizzazioni no-profit possano utilizzare i moduli online per superare gli ostacoli comuni. Lavorando in modo più intelligente, possono concentrarsi maggiormente su ciò che conta davvero: aiutare le persone che supportano.

Profilo cliente

L'American Legion Arizona è un ramo statale dell'organizzazione National American Legion, dedita alla difesa dei veterani, dei membri del servizio attivo e delle loro famiglie. Forniscono una piattaforma per oltre 120 post in Arizona per condividere informazioni e collaborare, supportando una comunità con oltre 100 anni di storia del servizio.

La sfida

Quando l'American Legion Arizona ha iniziato ad aggiornare il proprio sito web, ha riscontrato diversi problemi nel modo in cui funzionava:

1. Ottenere feedback dagli utenti: il loro vecchio modo di chiedere opinioni ai membri non funzionava bene. Non molte persone stavano rispondendo. Avevano bisogno di un modo più semplice per apprendere cosa pensassero i membri dei loro servizi e programmi.
2. Aiutare i membri: rispondere alle domande e aiutare i membri richiedeva troppo tempo. Il team aveva difficoltà a rispondere rapidamente, causando un'esperienza utente insoddisfacente.
3. Impostazione di eventi: l'organizzazione organizza numerosi eventi ogni anno, come riunioni e raccolte fondi. Il loro vecchio modo di iscrivere le persone a questi eventi era lento, spesso conteneva errori e richiedeva molto tempo da parte del personale per gestirlo.
4. Iscrizioni di nuovi membri: il processo di adesione e pagamento dell'iscrizione di nuovi membri era lungo e difficile per entrambe le parti.
5. Raccolta di informazioni: ottenere diversi tipi di informazioni, come resoconti da post locali e articoli per la loro newsletter, era complicato e lento.

L'organizzazione sapeva che era necessario risolvere questi problemi per lavorare meglio e aiutare maggiormente i veterani. Volevano trovare uno strumento per la creazione di moduli che potesse:

1. Funziona bene con il loro sito Web WordPress e altri strumenti che utilizzano
2. Crea molti tipi diversi di moduli , dai semplici sondaggi alle iscrizioni a eventi complessi
3. Gestire i pagamenti per gli abbonamenti e le quote degli eventi
4. Utilizza funzionalità intelligenti come la logica condizionale per creare moduli che cambiano in base alle risposte
5. Essere sufficientemente semplice da poter essere utilizzato da un piccolo team senza la necessità di essere esperti di tecnologia

Il loro obiettivo principale era rendere il lavoro più rapido e semplice, in modo che il team potesse dedicare più tempo a ciò che è veramente importante: aiutare i veterani e le loro famiglie.

Come WPForms ha fornito soluzioni

L'American Legion Arizona si è rivolta a WPForms per affrontare le proprie sfide.

Dopo aver scoperto il plug-in tramite una ricerca WordPress per plug-in per la creazione di moduli, sono rimasti colpiti dalle sue capacità e facilità d'uso, in particolare con la riscossione dei pagamenti.

Con WPForms, hanno creato oltre 50 moduli per vari scopi, tra cui:

• Iscrizione all'abbonamento con pagamento: processo semplificato per l'iscrizione e il pagamento online dei nuovi membri.
• Registrazione alla conferenza con pagamento: registrazione degli eventi e riscossione dei pagamenti semplificati, con risparmio di tempo sia per i membri che per il personale.
• Report annuali: i post possono ora inviare i loro report annuali online, rendendo la raccolta e l'organizzazione dei dati molto più semplice.
• Invio eventi: i membri ora possono inviare i dettagli dei loro eventi in modo che possano essere facilmente aggiunti al calendario, mantenendolo aggiornato senza molto lavoro aggiuntivo per il personale.
• Invio articoli alla newsletter: consente ai membri di inviare articoli per la newsletter, rendendo più rapida e semplice la raccolta e la gestione dei contenuti
• Registrazione al programma: gli studenti possono iscriversi a vari programmi online, contribuendo a semplificare e gestire le iscrizioni a diverse iniziative come Boys State.
• Segnalazione degli ufficiali: i post possono inviare facilmente i dettagli e gli aggiornamenti degli ufficiali online. Questa automazione garantisce che le informazioni sulla leadership rimangano accurate e aggiornate, favorendo una comunicazione e un coordinamento efficaci all'interno dell'organizzazione.
• Moduli di ordine del prodotto: i membri possono ordinare e pagare prodotti personalizzati con marchio come polo per mostrare la loro affiliazione e il supporto al programma.

Utilizzando WPForms per tutti questi compiti, l'American Legion Arizona è stata in grado di risolvere molti dei problemi originali. Ora potevano raccogliere feedback, gestire le registrazioni e raccogliere informazioni in modo molto più efficiente.

WPForms era sufficientemente flessibile da gestire questa vasta gamma di attività diverse e i moduli erano facili da creare per il loro piccolo team, anche con un'esperienza tecnica limitata.

I membri hanno trovato i moduli facili da usare, il che ha aumentato la partecipazione, e WPForms si è integrato bene con il loro sito esistente, il che significa che non è stato necessario passare a una nuova piattaforma o apprendere nuovi sistemi.

Funzionalità e componenti aggiuntivi preferiti di WPForms

L'American Legion Arizona ha trovato particolarmente utili diverse funzionalità di WPForms. Ecco uno sguardo più da vicino ai loro preferiti:

Calcoli: questa funzionalità ha consentito loro di sommare automaticamente i costi per eventi o abbonamenti. Ad esempio, se qualcuno si registra per più eventi o aggiunge elementi extra alla propria registrazione, il modulo calcolerà automaticamente il costo totale.

Integrazione con Stripe: ciò ha reso semplice la riscossione dei pagamenti online in modo sicuro. I membri possono pagare le quote o le registrazioni agli eventi direttamente sul modulo, senza essere indirizzati a un altro sito web.

Firme digitali: per i moduli che necessitavano di una firma, come le deroghe per eventi, questa funzionalità consentiva agli utenti di firmare digitalmente direttamente sul modulo. Ciò ha consentito di risparmiare tempo e carta rispetto alla stampa e alla scansione di documenti firmati.

Campi ripetibili: questa funzionalità consente agli utenti di registrare più persone in un unico modulo di invio. Ad esempio, se qualcuno volesse registrare un gruppo per una conferenza, potrebbe aggiungere tutti i partecipanti necessari senza compilare moduli separati per ogni persona, risparmiando tempo sia per i registranti che per il personale che elabora le registrazioni.

Logica condizionale: questa funzionalità rende i moduli più intelligenti e più facili da usare. I moduli possono cambiare dinamicamente in base a ciò che l'utente ha inserito. Ad esempio, se un utente indica di aver bisogno di sistemazioni speciali per un evento, il modulo mostrerà domande sul tipo di sistemazione di cui ha bisogno. Ciò rende i moduli più brevi e meno confusi per gli utenti, poiché vedono solo le domande rilevanti per loro. Aiuta anche a raccogliere informazioni più dettagliate quando necessario, senza ingombrare il modulo per tutti.

I risultati

L'implementazione di WPForms ha apportato miglioramenti significativi all'American Legion Arizona:

Risparmio di tempo

Automatizzando processi precedentemente manuali, come le iscrizioni dei membri, le registrazioni degli eventi e l'invio di report, hanno fatto risparmiare al team innumerevoli ore ogni settimana.

I membri del personale che una volta dedicavano gran parte della loro giornata a compiti amministrativi ora hanno la libertà di dedicare più energie a iniziative fondamentali come la sensibilizzazione dei veterani e i programmi di supporto alla comunità.

Maggiore efficienza

Il passaggio ai moduli online ha semplificato le operazioni a tutti i livelli. L'eliminazione dei moduli cartacei ha ridotto drasticamente la necessità di stampa, spedizione e immissione manuale dei dati.

Esperienza utente migliorata

I membri ora godono di un'esperienza semplice e intuitiva quando interagiscono con l'organizzazione.

I moduli intuitivi semplificano la registrazione agli eventi, l'invio di articoli per la newsletter, l'effettuazione di pagamenti e la fornitura di feedback preziosi.

Questa migliore esperienza ha favorito un maggiore impegno e partecipazione da parte della comunità dei veterani, rafforzando il legame dell'organizzazione con i suoi membri.

Un momento di successo

Un successo straordinario è stato ottenuto con il programma Boys State, un’iniziativa della American Legion iniziata negli anni ’30.

In passato, la gestione delle registrazioni e la raccolta delle informazioni necessarie per questo programma era un processo complicato che comportava moduli cartacei e immissione manuale dei dati.

Tuttavia, con l’implementazione di WPForms, l’intero processo è stato trasformato. Solo lo scorso anno, oltre 150 partecipanti si sono registrati online senza problemi, inviando non solo i dettagli di registrazione di base, ma anche informazioni mediche cruciali e informazioni di pagamento, il tutto senza un solo errore.

I miglioramenti in termini di efficienza non si sono fermati qui. WPForms ha inoltre consentito al programma di introdurre nuovi moduli per i partecipanti alla lista d'attesa e per i consulenti di orientamento delle scuole superiori che cercavano ulteriori informazioni.

Questi moduli, perfettamente integrati con i sistemi di posta elettronica dell'organizzazione, hanno assicurato una comunicazione tempestiva e un'esperienza semplificata per tutti i soggetti coinvolti.

Il successo del programma Boys State esemplifica come WPForms possa consentire alle organizzazioni di modernizzare anche le loro iniziative più consolidate, migliorando l'efficienza, migliorando l'esperienza dell'utente e, in definitiva, consentendo loro di concentrarsi su ciò che conta veramente.

Suggerimenti per gli utenti di WPForms

“Sfrutta appieno la knowledge base di WPForms. È ricco di informazioni che possono aiutarti a risolvere la maggior parte dei problemi senza dover contattare l'assistenza. E non esitate a esplorare i vari componenti aggiuntivi disponibili: possono espandere in modo significativo la funzionalità dei vostri moduli."

-Frank Hirrill, Webmaster dell'American Legion Arizona

Guardando avanti

L'American Legion Arizona ha scoperto che creare e gestire moduli può essere incredibilmente semplice ed efficiente con WPForms. La facilità d'uso e le potenti funzionalità come la logica condizionale, la riscossione dei pagamenti e le integrazioni estese si sono rivelate preziose.

Il team può ora creare rapidamente numerosi moduli, garantendo la sicurezza dei dati utente e la semplificazione dei processi.

WPForms ha migliorato significativamente le proprie operazioni e sta esplorando ulteriori componenti aggiuntivi e integrazioni per semplificare i processi e supportare la crescita.

L’impatto del loro successo si estende oltre l’Arizona. La sede nazionale ha preso atto dei risultati ottenuti, riconoscendo il potenziale dei moduli online per semplificare le operazioni nell'intera organizzazione. Il team non si concentra solo sulla propria crescita, ma anche sulla condivisione delle proprie conoscenze ed esperienze per consentire ad altri rami statali di abbracciare soluzioni digitali simili.

Punti chiave

Il successo dell'American Legion Arizona con WPForms offre lezioni preziose sia per le organizzazioni senza scopo di lucro che per le aziende:

• Automatizza e semplifica: identifica le attività manuali che richiedono molto tempo e che possono essere automatizzate con moduli online ben progettati. Ciò consente al personale di risparmiare tempo prezioso da dedicare agli obiettivi principali della missione.
• Migliora l'esperienza utente: implementa moduli intuitivi per semplificare processi come registrazioni di eventi, raccolta di feedback e invio di informazioni. Ciò migliora l’impegno e la soddisfazione tra membri e sostenitori.
• Ottimizza la raccolta e la gestione dei dati: utilizza moduli online per raccogliere e organizzare i dati in modo efficiente, eliminando la necessità di moduli cartacei e l'immissione manuale dei dati. Ciò consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori.
• Sfrutta le integrazioni: scegli una soluzione di creazione di moduli che si integri perfettamente con gli strumenti e i sistemi esistenti, come piattaforme di email marketing e gateway di pagamento, per semplificare i flussi di lavoro e massimizzare l'efficienza.

Implementando queste strategie, le organizzazioni possono ottimizzare le proprie operazioni, migliorare l'esperienza dell'utente e ottenere un maggiore successo nell'adempimento della propria missione.

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