Come creare un wiki interno utilizzando WordPress

C'è un argomento abbastanza convincente per i wiki interni, anche per le organizzazioni più piccole.

Ecco perché:

Uno dei costi operativi nascosti più pesanti delle aziende, grandi o piccole, è la perdita di produttività dovuta alla condivisione inefficiente delle conoscenze.

In effetti, uno studio all'avanguardia su una coorte di 1.000 knowledge worker statunitensi (intitolato Workplace Knowledge and Productivity Report prodotto da Panopto) ha rivelato che:

"... il 42 percento della conoscenza istituzionale è unico per l'individuo."

(Fonte)

In altre parole, quasi la metà delle conoscenze che un dipendente scopre, trova, ricerca, produce, aumenta ecc. andrà irrimediabilmente perduta se (e quando) quel dipendente se ne va.

Non solo questa cifra rappresenta una perdita tangibile di conoscenza istituzionale strategicamente preziosa, ma unita alla seguente stima che:

"... I knowledge worker statunitensi sprecano 5,3 ore ogni settimana aspettando informazioni vitali dai loro colleghi o lavorando per ricreare le conoscenze istituzionali esistenti".

(Fonte)

Il potenziale recupero del ROI sul tempo risparmiato da ogni lavoratore nell'attesa della risposta di un collega o nel "reinventare la ruota" sulla conoscenza esistente è enorme.

Ad esempio, per un team di 50 persone, ciò ammonterebbe a oltre 250 ore di produttività a settimana. In termini monetari reali, questo risparmio da solo varrebbe l'equivalente di una settimana di stipendio per 6 dipendenti a tempo pieno.

Basti dire che, come accennato in precedenza, esiste un sostanziale business case per la creazione di un wiki interno per l'uso da parte del personale.

Se valutato, l'investimento relativamente moderato di progettazione e implementazione di un wiki interno rispetto alle potenziali perdite di produttività lo è

Che cos'è un wiki interno?

Un wiki interno è un sito progettato per essere utilizzato solo come strumento per i membri del personale di un'organizzazione o di un'azienda.

Lo scopo di un wiki interno è quello di fungere da comodo magazzino digitale di informazioni destinate rigorosamente "ad uso esclusivo del personale" e fornite come una rete di post condivisi o articoli collegati tra loro in base all'argomento.

I Wiki sono sia collaborativi che viventi. In altre parole, il contenuto viene prodotto in modo collaborativo e continuamente rieditato e migliorato in base allo scopo.

Pensa a Wikipedia, ma solo per informazioni aziendali interne.

Vantaggi dell'utilizzo di un wiki interno per il tuo progetto

I wiki facilitano l'apprendimento collaborativo . È qui che l'input condiviso dal più informato al meno informato fa uno sforzo contributivo per scrivere la base di conoscenza istituzionale.

Nel contesto della tua azienda o organizzazione, un wiki fungerà da motore interno per lo sviluppo professionale continuo .

La tua gente impara. Cresci di statura e poi insegna. E wiki cattura tutto.

Uno stimolante per l'acquisizione e la condivisione di conoscenze interne .

Il wiki cresce da un seme alla fine in una foresta risultante dal lavoro costante dei contributori, sostenuto dalla loro inquisizione e ricerca della comprensione che la pensano allo stesso modo.

La variegata fonte di paternità porta a una diversità di voci e stili . Ma se ben governato, il risultato (molto simile a Wikipedia) è un deposito di conoscenza di grande valore e modellato con reale integrità.

Di natura asincrona , un wiki elimina la distrazione del picchiettare sulle spalle in ufficio costruendo un corpo di conoscenze prescritto come primo porto di scalo.

I wiki tendono ad avere tassi di adozione/utilizzo elevati , soprattutto perché generano un senso di appartenenza all'interno della base di utenti. Anche le persone che utilizzano le informazioni le producono. Una sorta di mentalità “per noi, da noi”. Quindi c'è una naturale inclinazione e autoinvestimento che non è presente con un pubblico che non contribuisce.

I wiki sono un efficace strumento di apprendimento organizzativo con un ROI tangibile se usati correttamente.

Funzionalità di best practice di un wiki interno

Qual è lo standard per un Wiki?

Il primo nel suo genere, WikiWikiWeb è stato sviluppato da Ward Cunningham il 16 marzo 1995.

(Fonti: wiki.c2.com e alchetron.com)

Soprannominato dopo un bus navetta per l'aeroporto hawaiano chiamato Wiki Wiki Shuttle ("wiki" che significa veloce nella lingua nativa hawaiana), lo slogan originale di questo primo software wiki in assoluto era "il database online più semplice che potrebbe funzionare".

In sostanza, si trattava di un sistema di gestione dei contenuti mediante il quale team di persone potevano distribuire e ridimensionare rapidamente database informativi basati sul Web.

Oggi ci sono molti, molti software wiki (chiamati "motori" wiki) per portare a termine il lavoro. Ma il più notevole è MediaWiki, il motore che alimenta la stessa Wikipedia (insieme a decine di migliaia di altri siti in tutto il mondo).

Gli usi tipici dei wiki sono le enciclopedie o le basi di conoscenza aziendali. Ma in entrambi i casi, i wiki stanno diventando materiale di riferimento essenziale in un numero crescente di contesti di apprendimento sociale o commerciale.

Ecco un breve elenco di caratteristiche distintive comuni tra i wiki:

Ipertesto – nel linguaggio più semplice, questo è un documento di testo basato sul web (forse includendo anche grafica, audio o video) che contiene collegamenti ipertestuali ad altri testi.

È ampiamente accettato che l'ipertesto sia stato concettualizzato per la prima volta da Ted Nelson nel 1965 come una forma di scrittura non sequenziale. Un tipo di estensione di memoria computerizzata formattata secondo lo schema "Come potremmo pensare".

Collaborativo – capacità di scrittura collaborativa per progetti multi-authorship. La capacità di ospitare grandi coorti di scrittori che condividono le responsabilità di redazione e editing per il progetto.

Markup : HTML o CSS, ad esempio, i wiki consentono agli editor di programmare le pagine di testo con modifiche al markup. Questo aiuta a sviluppare pagine Web personalizzate che includono funzionalità come tag <a href> per il collegamento ipertestuale tra testi o tag <strong> per incoraggiare il testo, rendendo l'esperienza di apprendimento dell'utente molto più arricchente.

Editor di testo ricco : questa funzione aiuta ad aggiungere dimensioni a un documento di testo altrimenti piatto. Conosciuto anche come editor "ciò che vedi è ciò che ottieni (wysiwyg)", i testi semplici sono arricchiti da immagini, supporti audio e video con decorazioni di testo come il corsivo, ecc.

Questi punti sopra sono le caratteristiche di base possedute dai motori wiki.

Un altro modo di vedere è che i programmi software che hanno le funzioni di cui sopra possono essere utilizzati anche allo scopo di costruire un wiki.

Finché ci sono gli ingredienti grezzi, è possibile sia creare che far crescere la tua wiki.

Requisiti in corso per mantenere un wiki interno ben organizzato

Un wiki è un documento vivente. I suoi contenuti continuano a moltiplicarsi organicamente. Più si abitua, più cresce.

In effetti, lo scopo della tua wiki dovrebbe essere un frutto diretto della fame e della sete quotidiana della tua squadra di saperne di più.

Il giorno in cui la tua wiki smette di crescere, è il giorno in cui la tua squadra perde appetito. (Perisca il pensiero).

Proprio come qualsiasi progetto, il mantenimento di un wiki necessita di governance. Per la qualità dei contenuti, per l'uniformità del formato e per l'attualità in particolare. Tutto ciò richiede un'attenta supervisione.

Ma quali sono gli elementi chiave a cui prestare attenzione quando si redige un piano di manutenzione wiki?

Ecco alcune indicazioni da parte di chi è al corrente:

Joseph Boone, "Ex specialista in comunicazioni IT dell'esercito americano" con oltre 10 anni di esperienza come analista IT ed esperto di comunicazioni, ha contribuito a helpdeskgeek.com:

• Test di usabilità e leggibilità: il tuo wiki interno dovrebbe servire attivamente allo scopo di essere una destinazione informativa di scelta per il tuo team. Come ogni risorsa, più è utile e, nel caso di un documento di testo "leggibile", meglio sarà. Il tuo ritorno sull'investimento si basa sul fatto che è facile ottenere valore da come utente.
• Guida politica consolidata: c'è un motivo per cui le regole generali di pulizia vengono fornite in anticipo. Affinché i membri della casa rimangano funzionali, hanno bisogno di un ambiente ordinato. E per mantenere un ambiente ordinato è necessario stabilire dei limiti, delle routine e un'agenda. L'esecuzione di un wiki utile è lo stesso.
• Cura critica : forse contrariamente alla teoria educativa contemporanea che supporta l'apprendimento collaborativo, un wiki gestito con successo ha effettivamente bisogno di governance. Tagliare i rami infruttuosi ed eliminare quelli meno performanti darà solo luogo a una migliore resa a tutto tondo.
• Promuovere e riconoscere gli utenti esperti : la linfa vitale di un wiki è il contributo dell'utente. Hai un interesse acquisito nell'incoraggiare coloro che sono inclini a dare. Più contribuiscono, più la tua wiki cresce. Più cresce, meglio soddisfa gli utenti. Maggiore è la soddisfazione dell'utente, maggiore è il valore. Più viene valutato, più i non contributori sono persuasi a farsi coinvolgere. Premia i tuoi contributori.

Un esempio Wiki interno

Non c'è wiki di esempio migliore del gold standard stesso, Wikipedia.

Certo, è tutt'altro che un wiki interno, ma detto questo serve come un solido gold standard su come dovrebbe essere fatto un wiki.

Ecco alcune statistiche:

• Wikipedia è l'opera di riferimento più grande e più letta della storia.
• uno dei 15 siti Web più popolari classificati da Alexa;
• più di 58 milioni di articoli
• attirando circa 2 miliardi di visite uniche di dispositivi al mese
• più di 17 milioni di modifiche al mese (1,9 modifiche al secondo) a partire da novembre 2020

(Fonte)

Per il bene di avere un esempio funzionante di benchmark di successo, Wikipedia si adatta al conto.

Molto da esaminare e da cui imparare per costruire la tua wiki interna.

Per quanto riguarda i punti salienti, ecco un elenco dei nostri frammenti operativi preferiti dal sito di Wikipedia:

Pagina iniziale

L'immagine sopra è tratta dalla homepage di Wikipedia.

Ci sono 2 caratteristiche principali da notare qui:

1. Contenuto principale
2. Contenuto della barra laterale

Il contenuto principale è un compendio delle notizie, dei cambiamenti e degli argomenti attuali o più recenti. Un punto di ingresso adatto per un progetto wiki.

In sostanza, è una splash page che informa la community degli ultimi buzz e assorbe l'attenzione del pubblico di destinazione con collegamenti ipertestuali.

Introduzione dei contributori

Per quei lettori non convertiti, questa è una semplice introduzione di come funziona il contributo e li aiuta a decidere se è per loro.

Una pagina che invita essenzialmente i lettori a iniziare il loro viaggio come contributori alla tua wiki.

Rete sociale

Questa pagina è l'hub di comunicazione sociale per il wiki. È davvero una piattaforma di messaggistica che consente agli utenti di condividere idee, porre domande e rimanere in contatto tra loro.

Indice delle materie

Una pagina di ancoraggio per tutti i collegamenti alle categorie principali. Questo serve come un indice che è solo un clic di distanza dalla home/pagina principale che fornisce l'accesso a qualsiasi risorsa della pagina tramite la sua categoria head corrispondente.

Pagina archivio categorie

Questo modello di archivio di categorie ha un indice delle pagine di categoria che appare appena prima del contenuto della pagina. Questo indice di link è seguito da un paragrafo introduttivo che descrive i contenuti della categoria.

Pagina dell'articolo

Il classico modello di pagina dell'articolo wiki. Una semplice intestazione H1, seguita da un collegamento a una categoria e quindi dal contenuto dell'articolo principale, inclusa un'immagine in primo piano e un sommario comprimibile.

Editore di articoli

La modifica del contenuto in Wikipedia è semplificata da questo strumento di modifica proprietario. Le sue capacità sono a cavallo tra l'editing visivo e il linguaggio di markup. Solo i membri che hanno effettuato l'accesso possono svolgere compiti di modifica in questo caso.

Cronologia delle revisioni degli articoli

Ogni articolo ha una cronologia delle revisioni che viene divulgata a tutti i membri che specificano esattamente quanto lavoro è stato dedicato alla produzione della versione "così com'è"/corrente.

Questo è sufficiente come traccia di controllo dell'attività per ogni post.

Benvenuto e richiesta del proprietario

Ogni progetto comunitario ha bisogno del supporto dei suoi utenti. Senza tali contributi il ​​progetto sarebbe semplicemente esaurito. Un wiki per definizione è vincolato dagli stessi vincoli. Pertanto, un ruolo chiave di ogni capo progetto wiki è quello di suscitare un sostegno continuo e crescente affinché il progetto mantenga il suo slancio.

Aiuto self-service

Questo è un portale di auto-aiuto in stile knowledge base all'interno del wiki che serve allo scopo di appianare le pieghe amministrative incontrate dai contributori.

Onboarding

La pagina di destinazione dell'onboarding. Se i nuovi arrivati ​​hanno domande su come iniziare e utilizzare la piattaforma, questa è la risorsa che risponde a tutte queste domande nella fase iniziale.

Forum

Questo è un forum che supporta gli utenti wiki con un forum di discussione per esprimere le loro opinioni, eseguire domande e risposte, risolvere controversie e risolvere problemi tecnici.

Scarica PDF

Wikipedia offre a ogni visitatore l'opportunità di scaricare ogni articolo come documento PDF. Un semplice pulsante "download" farà arrivare una versione PDF incontaminata dell'articolo che stanno leggendo sul desktop del loro dispositivo.

Analisi wiki

Una comoda dashboard con tutte le statistiche sul rendimento dei titoli del wiki che ti informa su quali articoli vanno bene e quali no. Ottimo per identificare le lacune nei contenuti e le aree di miglioramento.

Costruire un Wiki interno usando WordPress

Come accennato in precedenza, ogni wiki necessita di un motore wiki.

Mentre Mediawiki ha guadagnato tutta l'attenzione iniziale lanciando il suo fiore all'occhiello, WIkipedia, da allora sono state introdotte altre soluzioni nel mercato dei motori wiki che sono degne di considerazione.

Alcuni sono concorrenti diretti nella nicchia del motore wiki e altri sono sostituti con competenze incrociate.

Uno di questi abili concorrenti con una gran quantità di attrattiva wiki trasferibile è WordPress CMS.

WordPress si presenta come una soluzione multi-talento Swiss Army Knife nel campo CMS.

Tradizionalmente riconosciuto come una piattaforma di blog personale, WordPress possiede in realtà una funzionalità CMS di base molto adatta e stabile e oltre a questo è forse anche il costruttore web più versatile in circolazione.

Nel regno del software CMS, non c'è niente che si avvicini al predominio di WordPress in questo momento.

Vuoi una prova?

Il 43% di tutti i siti Web su Internet utilizza WordPress. E anche alcuni dei nomi più importanti: The White House, Microsoft e TechCrunch per citarne alcuni.

Blog, corsi online, basi di conoscenza: WordPress ha così tante facce. E il suo ecosistema da oltre 500 miliardi di dollari è invaso da componenti aggiuntivi e plug-in personalizzati che estendono la sua già ampia portata in aree operative specializzate... incluso, ovviamente, come motore wiki standard mondiale.

Ma la domanda è: qual è la gamma ideale di ingredienti di WordPress per produrre la ricetta ideale del motore wiki?

Ecco la nostra miscela consigliata per la creazione di un wiki interno utilizzando WordPress:

Motore wiki : la base funzionale del tuo motore wiki di WordPress. Questa è la struttura per riunire tutti i contenuti e allineare gli articoli in base a categorie collegate automaticamente tra loro in silos, già pronte per la tua comodità.

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per convertire il tuo WordPress in un motore wiki completo.

FAQ: le risposte facilmente accessibili alle domande frequenti estenderanno il valore informativo degli articoli, arricchendo il contesto e l'applicazione del contenuto della pagina principale.

Usa il plug-in Heroic FAQs per creare blocchi modulari di conoscenza relativa alle FAQ nelle pagine wiki, in modo rapido e semplice.

Messaggistica sociale : abilita la messaggistica interna del team tramite l'app wiki per incoraggiare la collaborazione e influenzare i contributi dei membri.

Utilizza il plug-in BuddyPress per assegnare l'accesso limitato a determinate funzioni collaborative nel tuo portale self-service di WordPress.

Contenuti protetti da password : rendi alcune funzioni e aree all'interno del wiki accessibili solo a pochi eletti con protezione tramite password.

Usa Restrict Content Pro per ottenere un controllo granulare su archivi, articoli e contenuto delle pagine assegnando l'accesso ai membri per ID o livello di abbonamento.

Monitoraggio delle modifiche delle revisioni : mantieni la trasparenza con l'attività di modifica sul tuo sito wiki visualizzando un audit trail di modifica delle revisioni, completo di risorse del personale nominate responsabili di ogni modifica del contenuto.

Usa questo snippet per includere il monitoraggio delle revisioni in ogni articolo nel wiki interno di WordPress.

Forum degli utenti wiki: una bacheca virtuale per utenti wiki e contributori allo stesso modo. Questo forum unirà vari thread di query e conversazioni allo scopo di mantenere tutti i membri sulla stessa pagina.

Usa BBPress per aggiungere istantaneamente un forum web multifunzionale al tuo wiki di WordPress.

Configurazione della ricerca avanzata: una ricerca LIVE fa emergere rapidamente i risultati della ricerca e li presenta immediatamente a portata di mano degli utenti prima di impegnarli a seguire un collegamento ipertestuale.  

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per dotare il tuo wiki di WordPress con la funzione di ricerca LIVE.

Citazioni : i riferimenti aggiungono pile di valore educativo ai wiki. Le citazioni delle note a piè di pagina sono un metodo accurato per includere collegamenti di riferimento all'interno del corpo dei tuoi articoli.

Usa le note a piè di pagina di CM per inserire facilmente le citazioni all'interno di articoli e post.

Votazione e feedback : metti in campo il feedback dei tuoi utenti wiki in loco e usa i loro invii per dare priorità alla tua spinta al miglioramento dei contenuti.

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per abilitare il voto in alto e in basso su ogni articolo. Inoltre, con un modulo di feedback gli utenti possono aggiungere commenti di testo gratuiti per aggiungere ulteriore valore con critiche costruttive dettagliate.

Monitoraggio, analisi e miglioramento : tieni traccia delle metriche dell'esperienza utente per valutare le prestazioni complessive e l'usabilità del tuo wiki. Ciò ti assicurerà di mantenere una risorsa "adatta allo scopo" che vale davvero la pena conservare.

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per analizzare il tuo percorso utente e rimanere aggiornato su dove segnare le tue vittorie rapide.

Print My Blog: offre agli utenti la comodità di poter scaricare istantaneamente una versione PDF di qualsiasi articolo.

Usa il plug-in Print My Blog per installare una soluzione affidabile per la conversione istantanea in PDF delle tue pagine wiki.

Conclusione

Ed è così che viene realizzato uno stile wiki WordPress.

La parte migliore è che nessuno di quei plug-in di terze parti richiede codice o modifiche di livello avanzato. Al massimo, con lo snippet di codice per la cronologia delle revisioni è un lavoro taglia e incolla. Niente di più.

Una soluzione molto conveniente sia per i principianti di WordPress che per i vecchi cappelli.

E ora, passo a te...

Sei pronto a provare a configurare la tua wiki interna di WordPress?

Hai già provato a creare un wiki interno di WordPress?

In ogni caso saremmo interessati a sentirti.

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