Come creare una politica sulla privacy vincente per un sito Web WordPress

La privacy online esiste o conta più? In un’era in cui i tuoi dati e le tue informazioni vengono raccolti più che mai, spesso può sembrare che la risposta a questa domanda sia “no”. In effetti, la risposta è un sonoro sì. Per la maggior parte delle persone, garantire che alla propria privacy venga offerta una qualche forma di protezione è più importante che mai.

Le persone tendono a considerare la privacy online come la cosa più importante quando si tratta di come navigano e interagiscono con i siti web. Con oltre 1,5 miliardi di siti Web disponibili, è sconcertante pensare che circa 455 milioni di questi siano gestiti da WordPress.

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Dato che circa un terzo di tutti i siti Web sono WordPress, significa che avere una buona politica sulla privacy per un sito Web WordPress dovrebbe essere una parte importante dei piani di qualsiasi proprietario di sito Web.

Che cos'è una politica sulla privacy? Come inizi a creare un'informativa sulla privacy per il tuo sito Web WordPress e cosa dovrebbe contenere? Se hai intenzione di avviare un nuovo sito web e scegli di utilizzare WordPress, avere una solida politica sulla privacy funge da base su cui puoi costruire fiducia e relazioni.

Che cos'è una politica sulla privacy?

Quando crei un elenco di controllo del sito Web WordPress, puoi pensare alla tua politica sulla privacy come una dichiarazione di intenti che comunica ai potenziali clienti e agli utenti del sito Web varie informazioni relative ai dati.

Principalmente, stai informando le persone sui seguenti fattori:

• Come intendi raccogliere i dati dalle loro interazioni con il tuo sito web e la tua organizzazione.
• Quali dati raccoglierai.
• Come memorizzerai e proteggerai le loro informazioni.
• Tutte le leggi e i regolamenti pertinenti che devi rispettare.
• Qualsiasi circostanza in cui potresti divulgare o condividere tali informazioni.

I tipi di dati che un'azienda può raccogliere possono variare da un'organizzazione all'altra, ma alcuni dei tipi più comuni di informazioni personali includono:

• Nome
• Data di nascita
• Dettagli di contatto inclusi indirizzo fisico, indirizzo e-mail, numero/i di telefono e altri modi identificati per contattarli.
• Cronologia precedente, comprese le transazioni, con la tua attività.

Altri dati potrebbero essere conservati a seconda delle opzioni offerte al cliente e del tipo di attività. Ciò può includere quanto segue:

• Informazioni bancarie che possono includere i dettagli della carta di credito o di debito.
• Storia medica.
• Dettagli finanziari e stato del credito.

Il grosso problema con le politiche sulla privacy è che molte persone semplicemente non le leggono e si limitano a spuntare la casella per accettare di cosa si tratta. Se ci pensi, quante volte hai semplicemente spuntato una casella per i termini e le condizioni su un'applicazione o simili?

Quando pianifichi il tuo sito Web WordPress, devi includere un'informativa sulla privacy e desideri che le persone leggano tutti i dettagli che hai incluso.

Un'altra cosa da notare è che le politiche sulla privacy spesso riflettono le leggi e i regolamenti particolari che possono applicarsi non solo al luogo in cui ha sede la tua attività, ma anche al luogo in cui opera. Quindi, ad esempio, se gestisci un’attività commerciale all’interno dell’UE, devi assicurarti di rispettare il GDPR.

Perché hai bisogno di una politica sulla privacy per il tuo sito Web WordPress?

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Che tu sia un sito web commerciale o non commerciale, se il tuo sito web raccoglie qualsiasi tipo di informazione personale dai visitatori del tuo sito, allora hai bisogno di una politica sulla privacy. Potresti pensare di non raccogliere dati, ma ogni sito Web raccoglie dati in un modo o nell'altro. Ergo, hai sicuramente bisogno di un qualche tipo di politica sulla privacy.

Ora che le persone sono consapevoli di quanto possa essere invasiva la raccolta dei dati (anche se non è sempre così), alcune persone semplicemente non vogliono che i dati vengano raccolti, archiviati o utilizzati. Fornendo una politica sulla privacy chiara e comprensibile, consenti ai visitatori del tuo sito di prendere una decisione informata in merito alla raccolta dei dati.

Sebbene esistano clausole standard che vorresti includere in qualsiasi politica sulla privacy, potrebbero esserci anche aspetti regolati da fattori particolari.

Questi possono includere elementi come il settore in cui operi, la sede principale della tua attività e le giurisdizioni in cui operi. Quindi, ad esempio, se il tuo sito web offre ai clienti un sistema telefonico cloud, potresti dover esaminare le normative sulle telecomunicazioni oltre agli altri fattori usuali.

L'altra cosa da considerare, se gestisci un sito Web di e-commerce, sono i requisiti che le app di terze parti potrebbero richiederti.

Se desideri utilizzare un'app di terze parti estremamente utile come Google Analytics per monitorare le metriche, è necessario che ogni utente disponga di una politica sulla privacy chiaramente definita. È quindi necessario considerare tutti i requisiti da ogni angolazione che potrebbero influenzare la politica sulla privacy finale.

Come potresti raccogliere i dati?

Un aspetto importante da comunicare ai clienti riguarda i vari modi in cui l'organizzazione potrebbe raccogliere i loro dati e informazioni personali.

Renderli consapevoli di questi diversi modi consente loro di fare una scelta più informata su come interagiscono con te e su quali informazioni desiderano divulgare. Tali metodi possono includere:

• Iscriversi a un elenco di posta elettronica o newsletter e fornire il proprio nome e indirizzo e-mail.
• Lasciando il proprio nome e indirizzo email nei commenti (ad esempio, sui tuoi blog).
• Registrazione come cliente (le informazioni presenti in questa sezione possono variare da azienda ad azienda).
• Informazioni che potresti raccogliere tramite piattaforme di social media collegate. Ciò può anche includere il mi piace di uno dei tuoi post di Facebook.
• Qualsiasi tracciamento e analisi che può essere utilizzata da vari plugin di WordPress.
• Monitoraggio da GA (Google Analytics).
• Moduli di contatto quando il cliente ha una domanda.
• L'utilizzo di programmi pubblicitari come Google Ads che tracceranno determinate informazioni sul cliente.

Come puoi vedere, esistono diversi modi in cui potresti raccogliere le informazioni sui clienti, quindi garantire che siano pienamente consapevoli di questi metodi può essere fondamentale per offrire una buona privacy e protezione a tutti i tuoi clienti.

Cose a cui pensare quando pianifichi la politica sulla privacy del tuo sito web WordPress

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Quando sei nella fase di pianificazione del tuo sito Web WordPress, avrai molte cose diverse a cui pensare. Uno dei vantaggi che hai è che WordPress è relativamente facile da usare. Oltre al contenuto vero e proprio, ci sono altre due cose a cui dovresti pensare; lunghezza e leggibilità.

Anche se potrebbe non esserci una lunghezza prescritta, dovresti rendere qualsiasi politica sulla privacy il più concisa possibile. Se è troppo lungo, le persone potrebbero rientrare nella categoria “non leggono”.

Allo stesso modo, pensa alla leggibilità della tua politica. Spiegare i termini tecnici di cui le persone potrebbero non essere a conoscenza. Ad esempio, se stai discutendo dei controlli SOX, fornisci una sorta di spiegazione su cosa fanno e come potrebbero avere un impatto sui tuoi clienti.

Cosa dovresti includere nella politica sulla privacy del tuo sito web WordPress?

Come per qualsiasi cosa relativa alla tua attività, una buona politica sulla privacy dovrebbe essere ben pensata e pianificata. Dovresti fare un elenco completo di ciò che deve essere incluso nella tua polizza. Una cosa che dovresti ricordare; la presente informativa sulla privacy è sia un requisito legale che giuridicamente vincolante. Se la tua polizza non è conforme alle leggi e ai regolamenti pertinenti, potresti dover affrontare un'azione punitiva.

Naturalmente, una politica sulla privacy può apparire molto diversa per un’azienda rispetto a un’altra. Ad esempio, se scegli di gestire un sito web con un nome di dominio del Regno Unito, dovrà rispettare il Data Protection Act del Regno Unito del 2018, nonché qualsiasi altra legislazione pertinente.

Può sembrare semplice, ma coprire tutte le tue basi è una parte essenziale della tua pianificazione e della tua politica sulla privacy finale.

1. Chi sei

È necessario far sapere alle persone esattamente chi rappresenta la politica sulla privacy. Ciò può significare includere il nome della tua azienda (più eventuali informazioni sulla denominazione commerciale), il nome e l'URL del sito Web pertinente e anche l'indirizzo fisico della tua azienda (potrebbe essere l'indirizzo della sede centrale se gestisci più sedi).

Non importa se sei un'azienda che offre PBX virtuale o un sito Web per i giochi, è necessaria una buona politica sulla privacy.

2. Dettagli dei dati

Ancora una volta, queste informazioni possono variare da organizzazione a organizzazione, ma è essenziale che le persone sappiano quali dati intendi raccogliere.

Potrebbe trattarsi semplicemente di nome e indirizzo (o di un indirizzo e-mail per il marketing), ma può anche includere dati più complessi come indirizzo IP, informazioni bancarie e altro ancora.

3. Raccolta dei dati

Come spiegato in precedenza, esistono numerosi modi in cui è possibile raccogliere informazioni sui clienti. È importante che i tuoi clienti sappiano non solo quali dati raccogli da loro, ma anche da dove li raccogli.

Far conoscere loro ogni punto di contatto che funge anche da raccoglitore di dati è fondamentale per qualsiasi politica sulla privacy per i siti Web WordPress.

4. Conservazione e protezione

Questo è forse l’aspetto più importante della tua politica sulla privacy. Nella maggior parte dei casi, i clienti accettano che tu raccolga e memorizzi i dati. Tuttavia, vogliono sapere che tutti i dati sono archiviati in modo sicuro e che sono in atto solide misure di sicurezza.

Ciò può includere dettagli come l'archiviazione nel cloud o fuori sede. Vorranno anche sapere se ci sono circostanze in cui condividerai o divulgherai dati e chi potrebbero essere eventuali terze parti.

5. Leggi e regolamenti pertinenti

I clienti possono essere rassicurati quando sanno che non sei solo tu a proteggere i loro dati, ma anche che qualsiasi protezione è coperta da leggi e regolamenti appropriati.

Questi possono includere il già citato GDPR e il Data Protection Act, nonché leggi incentrate sugli Stati Uniti come il California Consumer Privacy Act del 2018. Esistono anche leggi e regolamenti specializzati come l'Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) e il Legge sulla modernizzazione finanziaria del 1999.

6. I perché

Le persone vogliono anche sapere perché raccogli i loro dati. Anche in questo caso i motivi per cui raccogli le informazioni possono variare.

In alcuni casi, potrebbe essere necessario migliorare le prestazioni del tuo sito per migliorare il percorso del cliente. In altri casi, potrebbe essere puramente per scopi di marketing. Qualunque sia il motivo, dare chiarezza ai tuoi clienti può consentire loro di prendere decisioni informate quando si tratta di condividere informazioni con te.

7. Rinuncia

Non tutti acconsentiranno alla condivisione delle informazioni, o almeno alla condivisione delle informazioni che potrebbero considerare sensibili. Ciò significa che la tua politica sulla privacy deve offrire un percorso chiaro per rinunciare ad alcuni o tutti i metodi di raccolta o all’archiviazione dei loro dati.

Offrire un'opzione di rinuncia in qualsiasi punto rilevante del percorso del cliente rende l'intera organizzazione più trasparente e affidabile.

E le politiche sulla privacy per i minori di 18 anni?

Una cosa che devi considerare è se il tuo sito web attirerà un numero significativo di minori di 18 anni o addirittura di minori di 13 anni. Se pensi che ciò accadrà, per qualsiasi motivo, allora devi costruire una politica sulla privacy che includa questi due gruppi. Questa può essere un’area piuttosto complicata da affrontare correttamente.

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Ora potresti pensare che i bambini non utilizzeranno il tuo servizio. Tuttavia, se fornisci servizi di streaming musicale o app di giochi, ci sono buone probabilità che i minori di 18 anni utilizzino tali servizi. E, anche quando non è prevista alcuna remunerazione diretta per alcun servizio, ci sono ottime possibilità che tu finanzi tali servizi attraverso una qualche forma di pubblicità.

Pertanto, se i minori di 18 anni utilizzano il tuo sito in qualche modo, raccoglierai dati da quel gruppo di utenti e dovrai considerare una politica autonoma per quei bambini. È inoltre necessario esaminare cosa dicono le leggi e i regolamenti pertinenti sulla raccolta dei dati e sul consenso al fine di elaborare una politica ben scritta.

Ad esempio, il GDPR afferma che solo i bambini di età pari o superiore a 13 anni possono confermare il consenso quando si tratta della raccolta e dell’utilizzo dei loro dati. Se hanno meno di 13 anni, il consenso deve essere fornito da un adulto che ha la responsabilità genitoriale per quel bambino. È inoltre necessario sforzarsi di verificare che la persona che dà il consenso abbia effettivamente la responsabilità genitoriale.

Dopo aver verificato quali sono le tue responsabilità particolari in relazione a questi gruppi di età, puoi iniziare a costruire un'informativa sulla privacy per il tuo sito Web WordPress che li affronti in modo adeguato.

Come probabilmente puoi immaginare, la necessità di chiarezza e di un linguaggio comprensibile è ancora più importante qui. Ci sono diverse cose che dovresti considerare quando scrivi questa politica sulla privacy specifica per età:

• Scrivi in ​​un linguaggio semplice e adatto all'età . Ora, questo potrebbe essere leggermente ambiguo in quanto non esiste una guida all’età chiaramente definita. Tuttavia, se miri a ragazzi di età compresa tra 13 e 18 anni, dovresti assicurarti che la tua politica sulla privacy sia leggibile per un quattordicenne medio.
• Presentare le informazioni in modo “a misura di bambino” . Non ha molto senso presentare ai minori di 18 anni una lunga politica sulla privacy basata su testo. Utilizza cartoni animati, diagrammi, icone e simboli adatti all'età per trasmettere le informazioni in modo più efficiente.
• Usa i video . I video possono essere un ottimo modo per spiegare ai bambini perché stai raccogliendo dati e cosa pensi di farne. È più probabile che i bambini ascoltino una spiegazione in video piuttosto che leggere un'intera policy, indipendentemente da quanto il linguaggio sia adatto all'età.
• Due piani politici . Se richiedi il consenso dei genitori affinché il bambino possa utilizzare il tuo sito web, dovresti avere due informative sulla privacy separate; uno rivolto al titolare della responsabilità genitoriale ed uno rivolto al minore stesso.
• Spiega tutto . Anche se stai offrendo una politica sulla privacy più semplificata, dovresti comunque spiegare tutto ciò che è coinvolto nel processo dei dati, da come raccoglierai i dati a come li utilizzerai e, forse soprattutto, come memorizzerai e proteggerai tali dati.
• Diritti . Una cosa che devi includere nella tua politica sulla privacy è una chiara spiegazione di quali sono i diritti dell'utente. Ciò può includere le leggi o i regolamenti pertinenti che si applicano all'utilizzo del tuo sito.
• Disattivazione . Come nel caso di una politica sulla privacy rivolta agli adulti, una politica sulla privacy per i bambini dovrebbe includere indicazioni molto chiare su come possono rinunciare al trattamento dei dati ora o in futuro.

Quanto ti costerà creare una privacy policy?

Naturalmente, quando si tratta di aggiungere qualcosa al tuo sito web, da un'app di terze parti a uno strumento di monitoraggio, vorrai sapere quanto ti costerà. La buona notizia è che può essere gratuito se disponi di un team legale interno o se utilizzi modelli online gratuiti per creare una solida politica sulla privacy.

Tuttavia, se devi affidare la stesura della tua politica sulla privacy a un avvocato specializzato in contratti, i costi possono variare a seconda di dove ti trovi, della durata del contratto e della sua complessità. Se assumi un avvocato specializzato in contratti, assicurati che abbia conoscenza ed esperienza in questo settore poiché gli errori nella tua politica sulla privacy potrebbero rivelarsi costosi.

Assicurati che siano aggiornati su eventuali leggi e regolamenti che regolano i processi digitali. Le leggi sulla privacy digitale possono essere a livello statale o nazionale, regionale (come nel caso del GDPR dell’UE) o globale.

Chiedi a qualsiasi potenziale avvocato a contratto quanto è esperto in questo settore. Ricorda sempre che se operi a livello internazionale o globale, sarà importante conoscere le leggi di tutte le aree in cui operi.

Quando disponi di una politica sulla privacy scritta correttamente, allora hai le tue basi coperte quando si tratta di qualsiasi controversia da parte di un cliente.

Se sono presenti errori, potresti dover affrontare una causa costosa che potrebbe anche danneggiare la reputazione del tuo marchio. Sebbene non esista una cifra definitiva per quanto riguarda il costo dell’utilizzo di un avvocato esterno per la propria politica sulla privacy, il costo medio è di circa $ 980.

Hai bisogno di input legali per la tua politica sulla privacy di WordPress?

Questa non è una semplice domanda sì o no. Dipenderà da una serie di fattori se vorrai consultare un avvocato.

Le organizzazioni più grandi potrebbero volere politiche sulla privacy più complesse che le proteggano completamente da eventuali controversie. Tuttavia, le imprese più grandi hanno anche maggiori probabilità di avvalersi di una consulenza legale interna o di avvalersi dei servizi di uno studio legale esterno.

Puoi anche pensare che ci siano tre parti distinte del processo di politica sulla privacy che potrebbero richiedere un input legale:

1. Redazione della politica sulla privacy del tuo sito Web WordPress

La cosa da notare qui è che la tua politica sulla privacy è un documento essenziale che, se redatto correttamente, fornisce protezione a te e ai tuoi clienti. Può anche aiutare la tua organizzazione a evitare azioni legali potenzialmente costose in futuro.

Detto questo, le piccole imprese potrebbero voler evitare i costi e utilizzare le varie guide (come questa) e i modelli gratuiti disponibili online.

2. Revisione della tua politica sulla privacy

Sebbene l'utilizzo di guide e modelli gratuiti possa fornirti una politica sulla privacy di base, devi essere sicuro che soddisfi tutte le caselle richieste.

Potrebbe essere consigliabile far esaminare la polizza da un avvocato specializzato per garantire che soddisfi effettivamente tutti i requisiti legali richiesti.

Se stai cercando gli strumenti migliori per gestire più siti WordPress in modo efficiente garantendo al contempo la conformità alle politiche sulla privacy, esistono plug-in e servizi di terze parti che offrono funzionalità complete come aggiornamenti automatici, dashboard centralizzata, monitoraggio della sicurezza e altro ancora.

Utilizza questi strumenti per semplificare la gestione, mantenere un'implementazione coerente della politica sulla privacy e allineare le pratiche sui dati alle linee guida. Forniscono inoltre funzionalità di gestione dei dati, tracciamento del consenso e gestione dei cookie, favorendo la conformità alle normative sulla privacy e migliorando la trasparenza dei dati. Gestisci in modo efficace i siti WordPress dando priorità alla privacy e dimostrando impegno per la protezione dei dati degli utenti.

3. Controversie sulla privacy

Si spera che questo sia uno scenario che non incontrerai mai, ma se la tua polizza, per qualsiasi motivo, non riesce a soddisfare tutti i requisiti legali, allora c'è la possibilità che ad un certo punto sorga una controversia.

Poiché questi possono essere costosi, sia in termini di danni punitivi per l’utente che di multe da parte degli organismi di regolamentazione competenti, dovresti cercare una consulenza legale esperta per difendere la tua posizione.

Copri tutte le tue basi quando crei un'informativa sulla privacy per i siti Web WordPress

Anche se il tuo focus iniziale quando avvii un sito web WordPress potrebbe essere sul contenuto e sull’aspetto del sito, devi capire che una solida politica sulla privacy è parte integrante del modo in cui il tuo sito e la tua attività vengono visualizzati.

Una buona politica sulla privacy non solo genera fiducia da parte dei tuoi utenti, ma è anche un requisito legale e la mancata inclusione di una potrebbe essere un errore costoso.

Vengono raccolti e utilizzati più dati in un numero sempre maggiore di modi rispetto al passato. Ciò significa che hai la responsabilità sia legale che morale di garantire che i tuoi utenti siano pienamente informati su come raccogli, utilizzi, archivi e proteggi i loro dati.

Ottenere il consenso è fondamentale in quanto consente di raccogliere e utilizzare dati appropriati in vari modi.