Come redigere un comunicato stampa come un professionista

I comunicati stampa sono ancora una cosa? Chiedi a qualsiasi professionista delle pubbliche relazioni e ti diranno "sì, lo sono". Sebbene le aziende non facciano tanto affidamento sui media tradizionali per diffondere informazioni in questi giorni, la combinazione di rilasciare un comunicato stampa e pubblicare su piattaforme di social media come Facebook, Instagram e Twitter offre una copertura illimitata per le notizie che desideri condividere.

I confini tra pubbliche relazioni e marketing sono sfumati, soprattutto per quanto riguarda i social media. Le pubbliche relazioni supportano e rappresentano la visione generale, gli obiettivi e la struttura del marchio. D'altra parte, il social media marketing consiste nell'utilizzare i canali dei social media per inviare messaggi di PR direttamente al tuo pubblico. Il social media marketing ti consente di connetterti direttamente con il tuo pubblico anche con altri tipi di messaggi, come quelli relativi a vendite o promozioni. L'approccio o la combinazione di approcci che scegli dipende dal contenuto del messaggio e dai tuoi obiettivi (informativi o promozionali) nella sua distribuzione.

Quindi, quando è necessario inviare un comunicato stampa? Lancio di un nuovo prodotto. Spostare la tua sede. Un grande oratore del settore sta venendo a trovarci. Le cose accadono all'interno della tua azienda e talvolta devi condividere tali informazioni pubblicamente. È allora che devi sapere come redigere un comunicato stampa.

Le aziende inviavano comunicati stampa (ovvero comunicati stampa) ai media tradizionali per fare annunci. L'idea era quella di annunciare le notizie contemporaneamente, generando interesse e copertura mediatica. Chiamare le fonti di ogni testata giornalistica e ripetere le stesse informazioni semplicemente non era un uso efficiente del tempo.

I comunicati stampa sono una parte importante della tua strategia di pubbliche relazioni, soprattutto come proprietario di un negozio di e-commerce.

Quando distribuire un comunicato stampa

Non decidi di inviare un comunicato stampa solo perché è martedì o perché non ne mandi uno da un po'. Un comunicato stampa è un contenuto strategico di marketing e dovresti trattarlo come tale. È meglio se hai un motivo chiaramente definito per inviare un comunicato stampa. Questo motivo in genere ruota attorno al valore delle notizie. Ecco alcuni esempi:

• Rilevanza : pensa al tuo pubblico e al modo in cui le informazioni si applicano a loro. Vogliono o hanno bisogno di conoscere le informazioni? È utile per loro nella vita di tutti i giorni? Se è così, è pertinente e degno di un comunicato stampa.
• Interesse : le informazioni devono essere interessanti per il pubblico, altrimenti le ignoreranno. Cosa influenza le loro vite? Se si tratta di un cambiamento in un processo interno, probabilmente non sono interessati. Se si tratta di un cambiamento in un processo interno che cambierà il modo in cui fai affari con loro, a loro importa.
• Impatto — Quante persone sono colpite e quanto gravemente? Maggiore è l'impatto, più è probabile che le informazioni ricevano un interesse su larga scala.
• Conflitto — C'è un problema? Quando succede qualcosa, comunica prima con trasparenza e controlla il messaggio.
• Prominenza : le persone si preoccupano della vita delle persone importanti. Se hai un oratore di grande nome che viene a trovarti, il tuo pubblico probabilmente vuole sapere e informarlo dà influenza alla tua azienda. Allora vorranno anche sapere cosa ha detto quel visitatore famoso mentre erano lì. Questa è l'occasione per due comunicati stampa!

Ricorda che un comunicato stampa dovrebbe riguardare un singolo evento o avvenimento. Dovresti scrivere chiaramente il tuo comunicato stampa in modo che la persona media (non un insider del settore) possa capirlo. E dovrebbe sempre avere un valore di notizie.

Come redigere un comunicato stampa

Come ogni tipo di contenuto, i comunicati stampa iniziano con le informazioni più importanti e si fanno strada fino alle informazioni meno importanti.

Ci sono cinque parti in un comunicato stampa:

• Sommario News Lead — l'argomento principale del rilascio. Se il pubblico non legge oltre queste frasi, dovrebbe comprendere l'argomento del comunicato stampa.
• Dichiarazione sui vantaggi : spiega al lettore perché l'iniziativa è rilevante o importante per lui. La dichiarazione dei vantaggi contestualizza l'iniziativa. Insieme, rispondono a chi, cosa, quando, dove e perché.
• Corpo : informazioni importanti, ma non degne dei primi due paragrafi. Il corpo del comunicato include fatti/dettagli interessanti relativi all'annuncio e citazioni dei leader dell'azienda.
• Dichiarazione d'azione : dice al lettore cosa fare dopo. È l'invito all'azione. Pensa a chi chiamare per avere maggiori informazioni o un sito web da visitare per iscriverti a qualcosa.
• Boilerplate : un paragrafo finale che fornisce una breve panoramica della missione e della storia della tua azienda. Lo scriverai una volta e lo condividerai alla fine di tutte le tue pubblicazioni.

6 passaggi: come redigere un comunicato stampa

Tutte le parti di un comunicato stampa si uniscono in sei semplici passaggi.

• Determinare il News Peg Quale valore di notizie soddisfa il tuo argomento di rilascio? Identificare queste informazioni ti aiuta a focalizzare il tuo rilascio.
• Scrivi il titolo. Il titolo è una singola frase che riassume il tuo comunicato stampa e il suo scopo. Il titolo è la prima cosa che vedono i lettori e dovrebbe far loro desiderare di leggere il tuo comunicato. Il titolo deve essere diretto, semplice e contenere un verbo d'azione. Scrivi nel formato soggetto-verbo-oggetto per la costruzione del titolo più semplice e attiva.
• Scrivi la dichiarazione di vantaggio e vantaggio. Questi due pezzi della versione insieme non dovrebbero essere più di un paio di paragrafi. Coinvolgi il lettore con la guida, assicurati che entrambe le parti del comunicato riguardino chi, cosa, quando, dove e perché del tuo annuncio.
• Scrivi il corpo. Qui è dove metti il ​​resto delle informazioni che devi comunicare al pubblico, comprese le citazioni dei leader dell'azienda. Lavora dal più importante al meno importante e mantieni le informazioni brevi. Il tuo comunicato stampa dovrebbe contenere meno di due pagine stampate a doppia spaziatura. Una pagina è davvero la cosa migliore.
• Aggiungi un invito all'azione. Non terminare mai un comunicato stampa senza un invito all'azione. Cosa vuoi che faccia il lettore al termine del rilascio? Includere un nome e un numero di contatto per le domande. Inoltre, i siti Web per ulteriori informazioni sono utili.
• Virata sulla piastra della caldaia. Concludi il tuo comunicato stampa con chi è la tua azienda e cosa rappresenta. Ricorda che puoi scrivere queste informazioni una volta e copiarle e incollarle su tutte le tue versioni.

Comunicato stampa o promozione sui social media?

Dovresti promuovere la tua azienda ogni volta che è possibile. Se hai una buona ragione dal punto di vista delle pubbliche relazioni per inviare un comunicato stampa, fallo. Utilizzare invece i canali dei social media quando ha senso per la promozione.

Succede che meritano un comunicato stampa

• Lanci o modifiche del prodotto. Vuoi assicurarti che il tuo pubblico sappia di un nuovo prodotto e perché dovrebbe prenderlo in considerazione. Includi le specifiche del prodotto, i prezzi, la disponibilità e il motivo per cui viene offerto. Il tuo pubblico vuole anche sapere quando cambiano i loro prodotti preferiti. Includi qual è il cambiamento, perché sta accadendo, quando sta accadendo e come ne trarrà beneficio.
• Fusioni e acquisizioni. I grandi cambiamenti organizzativi meritano un comunicato stampa perché informano le parti interessate di informazioni importanti per loro. Includere informazioni sulle organizzazioni coinvolte, sul motivo per cui si sta verificando la fusione o l'acquisizione, schemi di eventuali cambiamenti noti di conseguenza e citazioni dai team di leadership delle organizzazioni coinvolte.
• Premi e lodi. Se non ti vanti della tua azienda, chi lo farà? Assicurati che la tua azienda e i tuoi dipendenti ricevano il merito di aver vinto premi e riconoscimenti. Includere informazioni sull'azienda, il premio ricevuto e quando l'onore è stato o sarà assegnato.
• Newsjacking. Collegati con altre notizie del giorno relative alla tua azienda. Assicurati che le notizie che stanno accadendo siano effettivamente correlate alla tua azienda o al tuo settore. Inoltre, è meglio farlo quando le notizie sono positive o quando il tuo prodotto/servizio risolve un problema.
• Promozioni esecutive/assunzione. Il tuo pubblico vuole sapere se apporti modifiche a posizioni aziendali importanti. Includere informazioni su chi era nella posizione, dove si è recato, chi è il nuovo individuo e da dove viene. Anche i primi piani delle persone coinvolte sono utili in modo che il lettore possa collegare i volti con i nomi.
• Nuove collaborazioni. Il tuo pubblico vuole conoscere nuove relazioni commerciali che influiscono sul modo in cui la tua azienda lavora per loro. Includi informazioni su ciascuna azienda, sul motivo per cui hai collaborato e su eventuali modifiche che i lettori possono aspettarsi di conseguenza.
• Racconta la tua parte. A volte è necessario esprimere la propria posizione in merito a una controversia o informare il pubblico di un avvenimento all'interno della propria azienda. Sii proattivo e trasparente nella condivisione di queste informazioni. Assicurati di dire loro cosa è successo, come è successo, chi è stato colpito e i tuoi piani per l'immediato futuro. Chiedi scusa se necessario.

Promozioni e messaggi più adatti per la promozione sui social media:

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• Ospitare eventi. Annuncia eventi se vuoi coprirli e/o se il tuo pubblico è invitato a partecipare. Annunciare l'evento prima, dicendo chi dovrebbe partecipare, quando e dove sarà ospitato, quanto costerà partecipare e come registrarsi, se necessario. Dopo l'evento, posta di nuovo per raccontare al pubblico i risultati dell'evento. Pensa a quante persone hanno partecipato, quanto denaro è stato raccolto, ecc. Non perdere questa importante opportunità per promuovere il successo della tua organizzazione.
• Partecipazione o partecipazione all'evento. Usa i social per promuovere grandi eventi che i dipendenti ospitano o frequentano. Includere informazioni sull'evento, chi partecipa, come vengono scelti e cosa insegneranno o impareranno. Forse ancora più importante, cosa guadagneranno i tuoi clienti da questa opportunità per i tuoi dipendenti?
• Grandi aperture. Annunciare una nuova sede o una nuova filiale. Includi l'ora, la data e il luogo della celebrazione dell'inaugurazione, chi è invitato, cosa accadrà lì e il motivo della nuova posizione.
• Anniversari. Festeggia un anniversario importante per la tua organizzazione. Includi una breve storia della tua organizzazione, dall'inizio ad oggi. Se ci sarà una celebrazione dell'anniversario, includi l'ora, la data e il luogo, chi è invitato e cosa accadrà lì.

Punti chiave: come redigere un comunicato stampa

I comunicati stampa sono una grande opportunità per promuovere la tua organizzazione e sviluppare una migliore relazione con il tuo pubblico attraverso il content marketing.

Le cose più importanti da ricordare sono avere sempre un motivo ben definito per inviare un comunicato (basato sul valore delle notizie) e assicurarsi che ogni comunicato contenga tutte le informazioni di cui il lettore ha bisogno per agire. Ora è il momento di entrare e scrivere. Fidati di noi, migliorerai con ogni versione.