Come risparmiare tempo e gestire correttamente la contabilità e l'inventario di WooCommerce

Secondo uno studio della US Bank del 2018, una cattiva gestione del flusso di cassa e una scarsa comprensione della contabilità e della finanza sono i principali ostacoli al successo aziendale.

Pensi di poter far parte di questa statistica? Questo articolo mira ad ampliare le tue conoscenze fornendo soluzioni attuabili per comprendere, monitorare e gestire la contabilità aziendale, senza perdere più tempo della tua giornata.

WooCommerce offre agli imprenditori una fantastica piattaforma per vendere i loro prodotti e la sua personalizzazione ti consente di supportare e automatizzare i tuoi processi aziendali come nessun altro. Uno dei più importanti di questi processi è la contabilità.

Non importa dove ti trovi o cosa vendi, la gestione della contabilità è una parte importante di qualsiasi startup o sito di eCommerce in crescita. Una piattaforma contabile non è solo ai fini dell'imposta sul reddito annuale; aiuta a tenere traccia delle vendite, dei record dei clienti, delle spese e dei fornitori. Monitora anche i margini sui prodotti che vendi, a chi vendi e da chi acquisti.

Una piattaforma di contabilità monitora il denaro in entrata e in uscita e può aiutarti a prendere decisioni più informate, ad esempio quali prodotti sono più redditizi e non solo quanti ne hai venduti.

In questi giorni, tenere traccia della riscossione dell'imposta sulle vendite e delle dichiarazioni per il tuo negozio è altrettanto importante. Man mano che il nesso dell'imposta sulle vendite diventa più diffuso, è fondamentale sapere quanta imposta sulle vendite hai riscosso e archiviare e pagare questi importi correttamente ogni mese.

Inoltre, una piattaforma di contabilità può aiutarti a tenere d'occhio l'inventario, in modo da sapere cosa c'è in magazzino e quando è il momento di riordinare. Tutto questo ti aiuta a gestire un'attività più efficiente e redditizia conoscendo i tuoi numeri .

Stanchi di gestire fogli Excel e dati frammentati? Pronto a prendere il controllo della tua contabilità aziendale? Se è così, continua a leggere.

Utilizzo di una piattaforma di contabilità per il tuo negozio WooCommerce

Uno dei maggiori vantaggi delle piattaforme contabili? Sfruttare i dati aziendali per fornire funzionalità di gestione e reporting che ti offrono:

• Un quadro più accurato dello stato di salute della tua attività
  
• La capacità di prendere decisioni più informate
  
• Strumenti per ridimensionare la tua attività senza ulteriori sforzi
  

Ciascuno è ugualmente prezioso: vedrai di seguito come influiscono tutti nelle aree della tua attività che dipendono dalla contabilità.

Costo dei beni venduti

Una metrica importante per un negozio di eCommerce è il costo delle merci vendute (COGS) . Se la tua attività è basata sul prodotto, l'inventario è probabilmente la tua spesa maggiore.

Tuttavia, senza un COGS accurato , sapendo che hai venduto 10 widget per $ 500, ad esempio , non puoi prendere decisioni attuabili. Se sapessi che il tuo COGS è di $ 20 per ciascuno di questi 10 widget, potresti pianificare quanti riordinare, quanto sarebbe il tuo profitto netto e come ciò ha contribuito al tuo margine complessivo.

Conoscere le proprie spese è essenziale per un'efficace pianificazione aziendale: consente di comprendere costi e previsioni, pianificare e budget di conseguenza. I tuoi margini determinano la tua redditività e non c'è modo di conoscere questi margini a meno che tu non conosca i tuoi costi.

Una piattaforma di contabilità fa questo senza il lavoro manuale continuo. Man mano che registri quanti prodotti sono stati acquistati e per quale prezzo, la piattaforma di contabilità mostrerà con precisione quanti sono in stock. Quando vendi questi prodotti, lo vedrai riflesso nell'inventario disponibile e sarai in grado di determinare il vero profitto realizzato dopo i costi relativi al prodotto.

Oltre ai vantaggi della pianificazione aziendale e dell'analisi dei profitti derivanti dalla conoscenza del proprio COGS, ci sono anche vantaggi fiscali. Le tasse sono calcolate in base all'utile lordo, che è il ricavo meno i costi. Il monitoraggio di tutti i costi garantisce un reddito imponibile finale accurato!

Reporting accurato di profitti/perdite

Profitti e perdite sono due indicatori essenziali della salute delle imprese. Esistono molti modi per tenere un registro generale delle entrate e delle spese generali. Se tracciati in una piattaforma contabile, questi dati possono essere utilizzati per prendere decisioni e visualizzare schemi e cronologia inaccessibili nei fogli di calcolo manuali.

Ad esempio, in che modo gli ultimi sei mesi del tuo marketing corrispondono alle vendite dei tuoi prodotti con il margine più alto e quello più basso? Dedichi risorse e manodopera a un prodotto che genera entrate elevate ma margini bassi? I COGS aumentano nel tempo e potrebbero essere ridotti acquistando quantità diverse in periodi diversi?

Il monitoraggio delle entrate e delle spese tramite la tua piattaforma di contabilità ti consente di tracciare report accurati. La registrazione accurata di vendite e spese richiede un'immissione di dati precisa e completa: molte piattaforme di contabilità recuperano automaticamente questi dati e possono persino connettersi alla carta di credito o al conto bancario per importare queste informazioni.

Continua a leggere per scoprire come automatizzare questi tipi di registrazione dei dati.

Inventario e monitoraggio del margine

WooCommerce ti dà la possibilità di tracciare in modo nativo l'inventario per scopi di vendita, consentendoti di offrire una quantità specifica di prodotto a un cliente senza vendere eccessivamente o sottocosto.

Le piattaforme di contabilità offrono diversi vantaggi di tracciabilità dell'inventario. In particolare , è più semplice ed efficiente inserire , regolare e aggiornare le quantità di magazzino. In questo modo vengono aggiornate anche le aree contabili correlate, come i conti delle risorse di inventario e i COGS.

Ad esempio: puoi aprire una piattaforma di contabilità (come QuickBooks), inserire una fattura per 50 widget dal tuo fornitore e premere Salva. Avrai quindi una registrazione del pagamento del tuo fornitore e la spesa per i prodotti verrebbe registrata. QuickBooks aumenterebbe correttamente il tuo inventario di 50, insieme ai relativi account Inventory Asset e COGS , il tutto inserendo una fattura.

Riconciliazione ed estratti conto

Uno dei migliori motivi per utilizzare una piattaforma di contabilità è il fatto che combina tutte le tue entrate e spese, assistendo in un importante passaggio finale per garantire che i dati che hai inserito corrispondano alle transazioni del mondo reale e agli estratti conto bancari e delle carte di credito. Questo si chiama "riconciliazione".

Oltre a rilevare entrate o spese non registrate, la riconciliazione aiuta a scoprire transazioni impreviste, soprattutto nelle aree di furto e spese o fatture non autorizzate.

La riconciliazione viene solitamente eseguita su base mensile o trimestrale.

Utilizzo di QuickBooks come piattaforma di contabilità per il tuo negozio WooCommerce

QuickBooks, disponibile online (basato su cloud) o su desktop, è una scelta popolare tra gli utenti di WooCommerce.

Con QuickBooks, puoi monitorare le vendite, le spese, i clienti e i fornitori di WooCommerce, i profitti e le perdite, il costo delle merci vendute, l'inventario e altro ancora , senza essere un contabile.

Integrandolo nel tuo flusso di lavoro giornaliero o settimanale e non inserendo tutti i dati alla fine dell'anno, monitori e gestisci continuamente la salute finanziaria della tua azienda.

L'uso regolare di una piattaforma di contabilità come QuickBooks non richiede un enorme investimento di tempo. Integrazioni come QuickBooks Sync for WooCommerce di MyWorks possono sincronizzare tutti i dati del tuo negozio, quindi è un gioco da ragazzi da configurare, inoltre, non dovrai inserire manualmente nuovi dati.

Una volta che hai un account QuickBooks attivo, ci sono alcuni passaggi iniziali come inserire una data di inizio dell'azienda e collegare i tuoi conti bancari. Una volta completato, sei pronto per tenere traccia dei tuoi dati contabili! Questo può essere fatto manualmente o automaticamente.

Configurazione manuale

Dovrai prima creare i tuoi prodotti in QuickBooks, inserire i COGS e le informazioni sull'inventario per ciascun prodotto, quindi assegnare i conti delle entrate e delle spese.

Quindi, inserisci gli ordini del tuo negozio WooCommerce. Questi potrebbero includere tutte le vendite passate o iniziare in una data a tua scelta; idealmente, dovresti scegliere un punto di partenza e avere tutte le vendite per l'anno fiscale insieme. Gli ordini possono essere inseriti come fatture - che sono migliori se i clienti non pagano immediatamente - o ricevute di vendita, che sono perfette se elabori i pagamenti al momento dell'acquisto.

Dopo aver inserito i tuoi ordini WooCommerce, sarai in grado di estrarre rapporti contabili per valutare la salute finanziaria del tuo negozio, continuando a utilizzare QuickBooks per tenere traccia dei fornitori e delle spese correnti.

Hai troppi prodotti e ordini in WooCommerce per inserire questi dati manualmente? O non hai tempo?

Grandi notizie: puoi integrare WooCommerce e QuickBooks per sincronizzare automaticamente tutti i tuoi dati passati e quelli in corso in tempo reale.

Configurazione automatizzata

A seconda delle esigenze aziendali, del budget e delle priorità personali, puoi optare per un'integrazione per automatizzare questo processo e risparmiare tempo.

Sebbene la gestione manuale dei dati possa sembrare una soluzione a basso costo, l'investimento di tempo richiesto può comportare un maggiore costo opportunità. Come con qualsiasi nuovo sistema aziendale, dovrai valutare le soluzioni disponibili e decidere quale soddisfi meglio le tue esigenze particolari.

Ci sono dozzine di processi quotidiani già sul tuo piatto come proprietario di un negozio WooCommerce. L'aggiunta di compiti contabili manuali come l'inserimento manuale di clienti e vendite, l'aggiunta e la gestione di elenchi di prodotti, la corretta registrazione e archiviazione delle imposte sulle vendite, l'aggiunta di depositi bancari, la riconciliazione dei conti e il mantenimento dei livelli di inventario aggiornati richiede molto tempo.

Fortunatamente, la contabilità non deve più essere un'attività che ne consuma di più. Le integrazioni possono mantenere automaticamente aggiornati i dati di contabilità e inventario. QuickBooks Sync per WooCommerce di MyWorks è una di queste integrazioni e puoi persino iniziare gratuitamente.