Come rimaniamo in contatto durante il COVID-19

A poco più di un anno dall'inizio della pandemia di COVID-19, molti in tutto il mondo hanno iniziato a prendere in considerazione un accordo permanente di lavoro da casa. Volevamo condividere ciò che funziona per i nostri team perché, come azienda distribuita, Jetpack è sempre stata attenta ai modi per rimanere in contatto nonostante differenze abbastanza sostanziali nelle posizioni fisiche. Si potrebbe pensare che quasi quattro anni di pratica con questo tipo di accordo di lavoro ci abbiano dato un vantaggio quando il COVID-19 ha costretto tutti a prendere le distanze. Questo è parzialmente vero.

La maggior parte di noi, ad esempio, aveva già i propri spazi di lavoro a casa pronti per l'uso. Ad agosto abbiamo scritto di ciò che avevamo già imparato da anni di lavoro in questo modo. Abbiamo discusso di come creare l'ambiente ideale, strumenti e attrezzature utili, come affrontare le distrazioni e ottimizzare la programmazione, le sfide del lavorare con i bambini a casa e come prestare la giusta attenzione alla salute fisica e mentale.

Quello che abbiamo scoperto è che le seguenti cinque cose hanno avuto il maggiore impatto per la maggior parte dei dipendenti di Jetpack:

1. Utilizzo di elementi fisici per distinguere il tuo spazio di lavoro . Questo ti aiuta a entrare nella giusta mentalità e a separare il lavoro dalla vita personale, anche se non c'è una stanza specifica solo per il lavoro.
2. Creare confini e adottare misure consapevolmente per ridurre al minimo le distrazioni .
3. Stabilire aspettative per il tuo comportamento e obiettivi personali , nonché quelli delle persone intorno a te.
4. Usare oggetti divertenti e unici (come animali di peluche, luci fresche o rumori ambientali) per creare un ambiente di lavoro confortevole e le attrezzature più recenti per aiutarti a svolgere le attività in modo più efficiente.
5. Comprendere che ci saranno alti e bassi , ma essere intenzionati a rispettare i bisogni di salute fisica e mentale.

Ma sebbene il nostro team avesse molta esperienza con questa configurazione distribuita, ci siamo anche abituati a fare affidamento su cose come eventi di team building di persona, conferenze e il Grand Meetup a livello aziendale per avere la possibilità di sviluppare relazioni, affinare le nostre capacità, e sviluppare nuove idee. Con queste opportunità in pausa, dovevamo diventare creativi, proprio come le persone in tutto il mondo. Ecco alcuni dei modi in cui rimaniamo connessi:

Aggiornamenti del fine settimana

Gli eventi di persona sono utili non solo per le sessioni principali programmate, ma anche per conversazioni casuali non pianificate con i colleghi nei corridoi o durante la cena. Steve Seear, un Code Wrangler di Jetpack, trova il solito "Cosa hai fatto questo fine settimana?" posta su P2, la nostra piattaforma di collaborazione interna, per essere rinfrescante. Questo imita il tipo di chiacchiere che potresti avere in un vero incontro. E i post ci aiutano a conoscerci meglio, a crescere in interessi comuni e a sentirci più rilassati insieme durante la settimana. È una grande opportunità per vivere indirettamente le avventure degli altri mentre si è in quarantena a casa.

Questa idea è stata condivisa da William Viana che ha detto: “Sto iniziando questo post settimanale ricorrente ponendoti questa semplice domanda: cosa hai fatto questo fine settimana? È totalmente facoltativo e puoi condividere tutto ciò che ti senti a tuo agio nel condividere. Potrebbe essere un'attività divertente che ti è piaciuta durante il fine settimana, un libro che stai leggendo, un gioco a cui stai giocando, un post interessante che hai letto, ecc.

Ha iniziato condividendo un pasto fatto in casa che aveva cucinato e le immagini e le storie della sua famiglia nella piscina del cortile. Nella storia del post, le persone hanno condiviso cose come:

• Ottenere un Ring Fit per migliorare la frequenza degli esercizi
• Godendo di un giro in scooter per Parigi
• Cercando di passare almeno 24 ore senza telefono (più difficile di quanto pensi!)
• Rispettando gli orari del pisolino
• Fare passeggiate con la famiglia
• Avventura nei giorni di neve
• Far rivivere i giardini di erbe aromatiche
• Celebrando la notte di Guy Fawkes
• Suonare strumenti e scrivere
• ...e molti post su Ade

Incontro...senza incontro

Andrei Dinu del team di Jetpack Design ha condiviso alcuni pensieri su come rimanere in contatto:

1. “ Condividete storie e fatti personali . Il Geekbot quotidiano (un incontro in stile "in piedi" in cui tutti si connettono brevemente) è utile per questo. Ma solo in generale, ti consiglio di aprire e condividere la tua storia il più possibile. Anche se non li ho mai incontrati di persona, mi sento come se fossi connesso con la mia squadra a livello personale. Aiuta molto!
2. Incontrarsi a distanza . Abbiamo già avuto il nostro primo incontro a distanza e non vedo l'ora che arrivi il prossimo. Più tempo trascorriamo insieme, meglio è.
3. Lavorare insieme su progetti . Su Jetpack Design, siamo sempre accoppiati su un progetto. Questo rende la collaborazione molto più semplice. Hai una domanda? Hai bisogno di feedback? Di solito saltiamo su una chiamata Zoom e ci mettiamo subito al lavoro. Ma è impossibile non condividere qualcosa di personale o chiedere "come stai?" durante una di queste chiamate.
4. Sii sempre gentile . Questo è più un tratto della personalità, ma tutti dovrebbero sforzarsi di capire da dove viene ogni persona. Questa mentalità 'bella' aiuta molto".

Filipe Varela, anche lui di Jetpack Design, ha dichiarato: "Ho notato che Jetpack Design ha saltato su alcune chiamate Zoom improvvisate ultimamente, più del solito. In genere, le videochiamate sottraggono tempo alla giornata di tutti che potrebbe essere meglio investito altrove, ma hanno dimostrato di rafforzare le nostre comunicazioni, essere un modo rapido per sincronizzare o condividere facilmente storie personali e farci due risate".

Supporto da parte della dirigenza

Filipe ha anche voluto sottolineare un post interno di James Grierson, Direttore Generale di Jetpack, in cui ha ricordato all'intera divisione la flessibilità concessa ai dipendenti di Automattic (è davvero fantastico, dovresti unirti a noi). “È stato davvero confortante leggere quelle parole del nostro gruppo dirigente che, secondo me, ci hanno avvicinato ancora di più”.

In un ambiente distribuito in cui le persone devono usare l'autodisciplina per mantenere il proprio compito, è facile esercitare pressioni irrealistiche su se stessi. Senza connessioni di persona, può essere difficile capire le aspettative del tuo team. Quindi, quando sono separati, l'incoraggiamento e la chiara direzione della leadership diventano più importanti che mai. Siamo grati per lo sforzo di tutti in Jetpack per aiutarci a raggiungere il nostro miglior lavoro - e vita - insieme.

Videogiochi

Rob Pugh, direttore del marketing, ha affermato di aver beneficiato dei videogiochi settimanali giocati dalla sua squadra.

Dall'inizio della pandemia, Infinity, un team di Jetpack, ha tenuto una sessione di gioco del venerdì. Un'occasione per uscire virtualmente, il team ha iniziato con un gioco gratuito che funzionava su tutti i sistemi operativi. È stato facile entrare a far parte e poteva gestire molti giocatori alla volta.

Ma gli aspetti negativi si sono presentati poiché i giocatori sono stati divisi in due gruppi, quindi il gioco era competitivo. I vari livelli di abilità dei giocatori sono diventati evidenti e ad alcune persone semplicemente non piaceva lo stile di gioco scelto dal gruppo.

Quindi, per il loro incontro di squadra, Infinity ha selezionato un nuovo gioco: Don't Starve Together. E dopo molti incendi ed esplosioni frustranti (ma di solito esilaranti), l'hanno ribattezzato "Non bruciare insieme".

Mettere tutti in un ambiente di gioco ottimizzato con un chiaro canale di comunicazione e un'esperienza di gioco eccezionale ha richiesto il tipo di competenza tecnica che ti aspetteresti da Automattic.

Alla fine, la squadra ha condiviso più risate di quante ne potesse contare. E hanno imparato a lavorare insieme per sopravvivere... più a lungo.

Patrick Donohue, in un riassunto del gioco, ha dichiarato: "Non morire di fame insieme è un'attività divertente per l'intera squadra, sia durante un incontro che come evento normale. Dato che non stiamo facendo incontri di persona, consiglio vivamente le attività di gioco regolari come sbocco per i team".

Cena virtuale con un tocco in più

E, in quella che potrebbe essere una delle cose più interessanti che derivano dalle restrizioni pandemiche, Jesse Friedman, Direttore dell'Innovazione, ha ricapitolato un'esperienza con tre dei suoi colleghi:

“Jeff Golenski, Derek Smart e Rocco Tripaldi ed io eravamo preoccupati di perdere la nostra cena invernale annuale, quindi dovevamo essere innovativi.

Invece di cenare insieme di persona, abbiamo tenuto una chiamata Zoom e fatto un Babbo Natale segreto per la consegna dei pasti.

Prima della cena, abbiamo condiviso i nostri cibi preferiti, allergie e dettagli sulla consegna. Quindi abbiamo utilizzato un'app per assegnare a ciascuno di noi qualcuno per cui acquistare. Abbiamo segretamente ordinato cene a sorpresa l'uno per l'altro e programmato che arrivassero tutte alle 6:30 della notte dell'evento.

Alle 6:00 abbiamo iniziato la chiamata e abbiamo aspettato che arrivasse il cibo di tutti. Abbiamo cenato e abbiamo indovinato chi si è preso cosa. Jeff mi ha portato del sushi, che è stato fantastico.

Fino al nostro prossimo incontro

Rimanere in contatto in Jetpack è diventato molto di più del raggiungimento degli obiettivi di lavoro. In tempi così strani come questi, ci stiamo unendo per costruire relazioni più forti e fornire incoraggiamento che non troverai spesso in altre aziende. Potrebbe essere giocare a un videogioco, condividere storie personali, organizzare una cena innovativa o anche solo mantenere una mentalità di essere gentili.

Non è perfetto, ma ci tiene connessi e speranzosi durante la pandemia. Tutti possiamo imparare qualcosa gli uni dagli altri attraverso questa prima esperienza.