Manuale di istruzioni: panoramica, tipi e come scriverne uno

Di fronte a un problema, l'unica cosa che fa la maggior parte degli acquirenti prima di contattare il team di supporto è leggere il manuale di istruzioni.

Ma sfortunatamente, molte aziende ritardano la stesura di questi documenti fino a quando il prodotto non è completamente sviluppato. E questo è un errore enorme.

Idealmente, dovresti iniziare a preparare questi manuali nelle fasi iniziali dello sviluppo del prodotto. In questo modo, sarai in grado di registrare tutti i dettagli e i piccoli problemi che potrebbero creare problemi in futuro.

Quindi questa guida dà un'occhiata a cosa sono i manuali di istruzioni, perché sono importanti, i loro tipi e i passaggi per realizzarli. Scaviamo!

Cos'è un manuale di istruzioni?

Un manuale di istruzioni, noto anche come guida per l'utente o manuale per l'utente, è una documentazione fondamentale che trasmette conoscenze tecnologiche, ingegneristiche, scientifiche o di altro tipo per aiutare i clienti a utilizzare un prodotto, un'apparecchiatura o una soluzione.

Ogni volta che ascolti la parola "manuale di istruzioni", vengono visualizzate immagini di varie serie di istruzioni su come far funzionare i gadget, assemblare arredi, riparare hardware ed eseguire la regolare manutenzione dei macchinari.

Ad esempio, dai un'occhiata alla guida per l'utente di Microsoft sullo strumento di cattura di Windows.

Quasi ogni prodotto, indipendentemente dal fatto che sia fisico o digitale, viene fornito con un manuale utente per consentire ai clienti di familiarizzarsi rapidamente con esso. Il manuale contiene dettagli completi su processi, benchmark, regole, problemi comuni e funzionalità.

Inoltre, gli utenti generalmente non rivedono ogni pagina di un manuale utente. Quindi in genere include un sommario o un indice per consentire agli acquirenti di navigare verso le informazioni esatte relative al loro problema.

Un altro punto da notare è che oggigiorno le guide per l'utente sono disponibili sia in formato cartaceo che digitale. Ma i manuali di istruzioni online sono più popolari. In effetti, un sondaggio di Statista ha rilevato che l'88% degli utenti desidera che le aziende offrano un'esperienza di auto-aiuto online.

Il motivo principale è la comodità. Gli utenti possono leggere questi documenti sul Web con i loro telefoni o computer da qualsiasi luogo. Ciò rende anche difficile smarrire una guida.

Perché è importante un manuale di istruzioni?

Un manuale di istruzioni ben scritto è un componente fondamentale dello sviluppo del prodotto e ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente. A volte, può anche essere richiesto a un'azienda di conformarsi ai requisiti legali.

Il valore di un manuale utente è spesso sottovalutato. Tuttavia, ogni volta che facciamo fatica ad assemblare un mobile o tentiamo di configurare un gadget specifico, l'importanza di una guida utente strutturata diventa chiara.

Per garantire che non ci siano intoppi nell'esperienza del cliente, un manuale utente deve essere un componente fondamentale del ciclo di vita di un prodotto. In effetti, un rapporto del 2019 del Journal of Product and Brand Management di Emerald Insight ha rilevato che buone istruzioni hanno un impatto positivo sulla soddisfazione del cliente.

Questi documenti sono tra i pezzi più frequenti e cruciali della comunicazione tecnica. Ogni volta che acquisti un elettrodomestico o un prodotto, di solito viene fornito in bundle con una guida per l'utente.

In alcuni casi, sono persino necessari per legge affinché un'azienda commercializzi i propri prodotti ai consumatori.

Quali sono i tipi di manuali di istruzioni?

I tipi di manuali di istruzioni sono manuali di prodotto, manuali di formazione, manuali di servizio, manuali operativi, manuali di politica dell'organizzazione e manuali operativi standard.

Ci sono vari tipi di guide per l'utente che devi prendere in considerazione quando pensi di scrivere documentazione tecnica.

Manuale del prodotto/utente

Un manuale utente include i passaggi principali che mostrano ai clienti come funziona un prodotto e come sfruttarlo al meglio.

Manuale d'allenamento

Un manuale di formazione è una serie di linee guida che spiegano come svolgere un compito, una procedura o un incarico.

Manuale di servizio

Un manuale di assistenza è una raccolta di istruzioni per i clienti sulla manutenzione di un determinato componente dell'apparecchiatura nelle varie fasi della sua durata.

Manuale operativo

Una guida operativa è un manuale che contiene le conoscenze della tua azienda su titoli di lavoro, mansioni e operazioni.

Manuale di politica organizzativa

Questo tipo di manuale di istruzioni registra i protocolli, i processi e le pratiche standard di un'organizzazione.

Manuale delle procedure operative standard (SOP).

Una procedura operativa standard offre indicazioni dirette ai dipendenti di un'azienda in merito alle fasi dei flussi di lavoro standard.

Come creare un manuale di istruzioni?

Per creare un manuale di istruzioni, devi fissare un obiettivo, pianificare e raccogliere contenuti, coinvolgere esperti in materia, scegliere un design accattivante, scrivere il tuo manuale, garantire la struttura scansionabile, aggiungere elementi visivi, pubblicare la tua guida e tenerla aggiornata .

Un manuale di istruzioni efficace offre ai clienti soluzioni rapide e approfondite alle domande che potrebbero avere riguardo al tuo prodotto. Ecco i passaggi per creare guide per l'utente che i tuoi acquirenti troveranno sicuramente utili.

Stabilisci l'obiettivo del tuo manuale

Stabilisci un obiettivo chiaro per determinare il contenuto e il design adatti per il tuo manuale di istruzioni. Scopri i risultati che gli utenti otterrebbero con il manuale.

Per iniziare a scrivere una guida pratica, hai bisogno di un obiettivo concreto. Ogni manuale dell'utente ha lo scopo di fornire una soluzione alle preoccupazioni di un cliente. Devi identificare questo problema per creare una guida per l'utente effettivamente utile e affrontare il problema.

In genere, l'obiettivo è presentare un prodotto o guidare le persone attraverso un processo che consentirà loro di portare a termine un'attività.

Inoltre, ogni manuale utente dovrebbe avere un certo risultato. Se riesci a capirlo, puoi scegliere il materiale e il layout in modo più saggio.

Ad esempio, la pentola a pressione e la friggitrice ad aria di Sharkninja include un manuale utente estremamente pratico il cui obiettivo va oltre il semplice aiutare i clienti con l'installazione. Include anche istruzioni di cottura e informazioni dettagliate su molte ricette per aiutare gli utenti a ottenere il massimo dal prodotto.

Pianifica e raccogli i contenuti del tuo manuale

Raccogli tutte le informazioni necessarie. Chiarisci cosa vuoi trattare nel tuo manuale di istruzioni per evitare di sovraccaricare i lettori con informazioni e confusione.

Per realizzare un manuale di istruzioni produttivo, è importante avere una chiara comprensione del tipo di informazioni che si intende inserire in esso.

Dovresti essere consapevole degli argomenti che vuoi includere nella tua guida per l'utente per evitare di sovraccaricare il lettore con troppa conoscenza.

Raccogliere e incorporare tutti i materiali, le liste di controllo e le procedure essenziali. Assicurati di coprire ogni aspetto in dettaglio e di disporre di tutte le risorse necessarie per scrivere il manuale.

Considera il tuo pubblico

Crea un personaggio utente per iniziare a pensare dalla loro prospettiva e determinare cosa includere nel manuale. Inoltre, conduci ricerche per vedere come interagiscono con il tuo prodotto.

Durante la scrittura della guida per l'utente, è essenziale passare dalla tua prospettiva a quella dei tuoi acquirenti che stanno utilizzando il tuo prodotto senza alcuna esperienza precedente.

Puoi mettere insieme una guida per l'utente di successo solo se hai una solida conoscenza di chi sono i tuoi acquirenti e dei modi principali in cui utilizzano il tuo prodotto o servizio.

Identificare i tuoi lettori aiuta anche a decidere l'estensione e la presentazione delle informazioni da includere nel manuale di istruzioni.

Prendi questo manuale base di Hydro Flask come esempio. All'interno di una singola pagina, copre tutti i dettagli essenziali richiesti dagli utenti di Hydro Flask.

Quindi un passaggio chiave è determinare con precisione il segmento di pubblico. Puoi iniziare identificando le loro caratteristiche, desideri e punti dolenti.

Aiuterà anche a comprendere la conoscenza dell'argomento da parte del lettore, la sua apertura generale a cogliere nuove conoscenze e il suo modo di assorbire le informazioni.

Oltre a ciò, esamina come i tuoi clienti interagiscono con il tuo prodotto. Scopri esattamente qual è il problema o l'obiettivo che il cliente ha mentre interagisce con il tuo prodotto. Potrebbe essere necessario dividere i clienti in categorie distinte perché clienti diversi hanno motivazioni uniche per l'utilizzo del prodotto.

Coinvolgere esperti in materia

Lavora come una squadra e assegna ruoli a ciascun membro del team in base alla loro esperienza in modo da non perdere informazioni o fornire informazioni imprecise.

La creazione di manuali di istruzioni è un compito impegnativo e non puoi trattarlo alla leggera. Gli utenti del tuo prodotto si rivolgono a te per il supporto in quanto dipendono dalle conoscenze fornite nella guida per l'utente.

Una strategia efficace per evitare di trascurare o trasmettere in modo impreciso i dettagli essenziali è cercare l'assistenza di esperti come product manager e ingegneri.

Puoi riunire i tuoi colleghi e iniziare a lavorare come una squadra sul manuale. Ad esempio, una persona può essere responsabile della creazione del manuale dell'utente. Altri possono quindi valutarlo, aiutare a strutturare i dettagli e sviluppare ausili visivi per il documento.

Determina l'organizzazione del tuo manuale

Dividi il tuo manuale in diverse sezioni in base a ciò che i tuoi utenti potrebbero cercare. Puoi anche utilizzare modelli standard per rendere i tuoi documenti più coerenti.

Qui definisci la struttura della tua guida sotto forma di vari segmenti o porzioni. Prendi in considerazione la possibilità di suddividerlo in argomenti secondari in base a ciò che i tuoi clienti potrebbero cercare.

Assicurarsi che la guida per l'utente segua una sequenza logica e includa tutte le procedure dettagliate dall'inizio alla fine.

Ad esempio, ecco il manuale FrameMaker di Adobe sulla creazione di documenti in diversi scenari.

Organizza il contenuto in modo da non confondere i tuoi utenti ed è in un formato di facile comprensione.

Un ottimo modo per mantenere una struttura simile in tutti i tuoi manuali è creare una raccolta di modelli. I tuoi modelli devono essere semplici, avere un flusso regolare e contenere gli elementi necessari richiesti per ogni tipo di manuale. Ad esempio, un modello può comprendere:

• Spazio per un paragrafo di apertura
• Intestazioni e sottotitoli
• Una serie di azioni nell'ordine corretto
• Avvertenze e avvisi
• Segnaposto per pensieri finali

Scrivi il manuale di istruzioni

Digita istruzioni chiare e concise per aiutare i tuoi clienti a familiarizzare con il tuo prodotto o risolvere rapidamente i loro problemi con esso. Usa elenchi numerati quando fornisci passaggi attuabili e mantienilo al punto.

A questo punto, devi sederti e iniziare a redigere il tuo manuale. Ricorda che l'obiettivo principale dei manuali di istruzioni è consentire agli utenti di completare le attività e risolvere i problemi.

Quindi fornisci indicazioni rapide, concise ed esplicite per consentire ai tuoi acquirenti di familiarizzare con il tuo prodotto e trovare la soluzione ai problemi che lo circondano.

L'utilizzo costante di passaggi in base al numero e la brevità del materiale sono gli aspetti chiave della creazione di una guida per l'utente di qualità.

Per semplificare questo processo, prendi in considerazione l'utilizzo di un robusto strumento di modifica. Prendi Heroic KB, per esempio. Il suo editor potente e minimalista ti consente di redigere un manuale utente senza essere distratto da icone e finestre inutili.

Usa un linguaggio semplice

Usa parole chiare e semplici ed evita un linguaggio complesso. Scrivi frasi brevi e, se usi un termine tecnico, definiscilo o includi un link al glossario.

Evita di utilizzare un linguaggio fantasioso mentre crei il tuo manuale di istruzioni. Il tuo contenuto deve essere diretto, semplice e facilmente comprensibile.

Ad esempio, dai un'occhiata a questo manuale utente con semplici indicazioni scritte con voce attiva.

Impiega parole semplici e frasi brevi per garantire la leggibilità del tuo materiale. Quando fai riferimento al gergo tecnico, assicurati di spiegarlo o di includere un URL nella sua definizione.

Garantire una struttura scansionabile

Sviluppa uno schema chiaro del contenuto del manuale di istruzioni e guida i clienti utilizzando un layout facile da seguire e un flusso logico di informazioni.

Le guide per l'utente non sono libri di fiabe. Hanno uno scopo concreto e non sono pensati per una lettura divertente o per il tempo libero. Gli utenti fanno riferimento a loro per passaggi pratici su come utilizzare il prodotto o risolvere un problema quando si presenta.

Nessuno studia una guida per l'utente dall'inizio alla fine, ma piuttosto in porzioni. Gli acquirenti vogliono scansionare istantaneamente le sezioni per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Quindi il tuo manuale di istruzioni dovrebbe consentire ai clienti di navigarlo facilmente con una gerarchia organizzata. Crea una struttura di base del contenuto della tua guida per l'utente, insieme alle sezioni e ai sottotitoli principali.

Migliora con le immagini

Aggiungi elementi visivi (come immagini e video) ai tuoi contenuti anziché riempirli solo di testo. Ciò attirerà l'attenzione degli utenti e aumenterà il coinvolgimento.

Secondo uno studio di TechSmith, la maggioranza delle persone (83%) preferisce guardare video piuttosto che leggere guide pratiche o materiale di base.

Ad essere onesti, le guide per l'utente non sono sempre interessanti. Possono contenere molti contenuti scritti che non attirano l'attenzione del lettore.

D'altra parte, l'utilizzo di videoclip e foto è più efficace nel trasmettere informazioni rispetto al solo affidamento su materiale scritto.

Ad esempio, questa guida per l'utente IKEA mostra i passaggi precisi per assemblare una sedia senza alcuna istruzione scritta. I clienti possono eseguire i passaggi utilizzando solo segnali visivi.

Se non includi la grafica, il tuo manuale di istruzioni diventerà travolgente con muri di testo, senza alcun elemento per dividerlo o coinvolgere i clienti.

Incorporare video e immagini nella tua guida per l'utente digitale può essere un metodo eccellente per aumentare l'interazione dell'utente e aiutare gli utenti con successo.

Metti alla prova il tuo manuale di istruzioni

Testare il manuale dell'utente con nuovi utenti o dipendenti e chiedere feedback sulla guida dell'utente per rivederlo per un'esperienza utente ottimale.

Dopo aver creato la tua guida per l'utente, è importante provare se è efficace per i clienti che non hanno precedenti esperienze con il tuo prodotto.

Per fare ciò, prova a valutare la guida per l'utente con i nuovi clienti e guarda come usano la guida per il prodotto.

Annota le aree del tuo manuale di istruzioni in cui i lettori incontrano difficoltà e apporta modifiche in base al loro feedback. La tua guida per l'utente dovrebbe consentire ai lettori di utilizzarla senza ulteriore assistenza.

Pubblica il tuo manuale di istruzioni

Utilizza uno strumento di knowledge base come Heroic KB per creare, gestire e tenere traccia delle prestazioni dei tuoi manuali di istruzioni. Ti consente di collaborare con più utenti e incorporare accattivanti ausili visivi per rendere i tuoi manuali coinvolgenti.

Non ha senso scrivere un ottimo manuale di istruzioni senza una piattaforma per pubblicarlo e condividerlo. È qui che entra in gioco Heroic KB. È il software di documentazione definitivo per la produzione di guide per l'utente e altri materiali per ufficio online.

Heroic KB ti consente di creare, gestire e monitorare informazioni come guide per l'utente, manuali di procedure e articoli tecnici.

Non solo consente a numerose persone di lavorare in gruppo sulle guide per l'utente, ma le aiuta anche ad aggiungere qualsiasi tipo di supporto visivo interessante, come clip di YouTube o allegare fogli di calcolo o documenti.

Rendilo ricercabile e facile da navigare

Utilizza intestazioni informative, aggiungi una barra di ricerca e includi un sommario per semplificare la navigazione nel manuale. Puoi utilizzare Heroic KB per aggiungere una potente barra di ricerca e un sommario automatizzato.

Secondo l'ultima ricerca di Wyzowl, l'80% dei clienti disinstalla applicazioni o programmi se non sa come farli funzionare. Inoltre, il 55% degli acquirenti restituirà un prodotto o chiederà indietro i propri soldi per lo stesso motivo.

Se i tuoi utenti non riescono a trovare le informazioni di cui hanno bisogno, si arrabbieranno rapidamente con il tuo prodotto. Quindi ecco alcuni dei passaggi che puoi seguire per rendere i tuoi manuali didattici ricercabili e facili da navigare:

Utilizzare titoli descrittivi anziché intestazioni standard: le intestazioni dettagliate forniscono agli utenti il ​​concetto principale di una sezione, consentendo loro di scoprire le informazioni di cui hanno bisogno.

Fornisci una casella di ricerca: per assicurarti che sia facile cercare il materiale di cui i tuoi utenti hanno bisogno, dovresti preferibilmente presentarlo con una casella di ricerca facilmente accessibile. Dovrebbe anche essere in grado di indovinare gli articoli giusti in base alle parole che i tuoi visitatori stanno inserendo e guardare attraverso i titoli e il testo dei tuoi manuali.

Includi un sommario - Se il tuo manuale utente è lungo o ha molti contenuti, l'importanza di aggiungere un sommario aumenta drasticamente. Consente agli utenti di trovare e raggiungere tempestivamente una sezione specifica.

Sono disponibili molte soluzioni per implementare tutti questi passaggi senza armeggiare con il codice. Heroic KB, ad esempio, crea un sommario automatico utilizzando i titoli della tua guida per l'utente.

Non solo quello. La sua solida funzionalità di ricerca ti consente di cercare soluzioni ai tuoi problemi senza sforzo. E la barra di ricerca mostra rapidamente gli articoli corrispondenti mentre gli utenti inseriscono una query.

Garantire un design accattivante

Migliora l'aspetto dei tuoi manuali di istruzioni personalizzando vari aspetti come la struttura, la tipografia, i colori e gli elementi del marchio.

Insieme al posizionamento delle immagini, dovresti pensare all'aspetto del tuo documento.

Ad esempio, il tipo di struttura, la sequenza del materiale, la dimensione del testo, la famiglia di caratteri, i colori e le intestazioni determinano l'aspetto generale del manuale. Questi componenti dovrebbero renderlo visivamente accattivante per i lettori.

Ad esempio, dai un'occhiata a questa guida per l'utente di Elvie che è attraente da visualizzare perché contiene caratteri tipografici eleganti, colori rilassanti e grafica moderna.

Heroic KB, ad esempio, ti consente di creare guide di istruzioni che sono stupefacenti per cominciare. Il suo hub di informazioni fornisce un aspetto avanzato che conferisce un aspetto raffinato ai tuoi manuali.

E se vuoi allineare i tuoi manuali con la personalità del marchio della tua azienda, ci sono più impostazioni in Heroic KB che ti consentono di farlo.

Monitorare le prestazioni

Tieni traccia delle metriche di coinvolgimento come la quantità di tempo trascorso dai visitatori sui manuali, la frequenza con cui sono stati visitati e se sono stati letti. E usa queste informazioni per migliorare le tue guide.

Pensa a questo: e se potessi monitorare per quanto tempo gli utenti sono rimasti sui manuali di istruzione, il numero di volte che sono stati letti e se sono stati visti anche solo una volta?

Ciò ti consentirà di determinare se i clienti hanno realmente visualizzato il contenuto del supporto fornito.

Ad esempio, la funzionalità di analisi di Heroic KB ti consente di monitorare il coinvolgimento delle tue guide e fornisce dati incredibili che puoi utilizzare per migliorare i tuoi manuali.

Aggiorna i tuoi manuali

Considerando e agendo in base ai suggerimenti dei lettori, puoi assicurarti che i tuoi manuali li aiutino effettivamente a raggiungere i loro obiettivi e risolvere i problemi.

Oltre a ottenere approfondimenti dai dati di coinvolgimento del tuo manuale di istruzioni, anche ottenere un feedback diretto dai clienti è fondamentale.

Quando crei e pubblichi manuali con WordPress ed Heroic KB, ad esempio, hai la possibilità di raccogliere il feedback dei visitatori.

Gli utenti possono votare positivamente e negativamente un manuale e menzionare i motivi per farlo. E questo ti consente di migliorare efficacemente i tuoi manuali utente.

Domande frequenti sui manuali di istruzioni

Ecco le risposte ad alcune domande comuni relative a un manuale utente.

A cosa servono i manuali di istruzione?

I manuali di istruzioni vengono utilizzati per fornire indicazioni dettagliate su come utilizzare, far funzionare o assemblare un prodotto o un sistema. Sono spesso forniti dai produttori e sono strumenti essenziali per gli utenti per capire come utilizzare un prodotto in modo efficace e sicuro. In questo modo gli utenti ottengono il massimo dal loro acquisto.

Quali informazioni dovrebbero essere contenute in un manuale di istruzioni?

I manuali di istruzioni in genere includono istruzioni dettagliate, diagrammi e illustrazioni per spiegare come assemblare, utilizzare o mantenere il prodotto. Possono anche includere precauzioni di sicurezza, suggerimenti per la risoluzione dei problemi e informazioni sulla garanzia.

Quali formati ha un manuale di istruzioni?

I manuali di istruzioni possono essere disponibili in vari formati, a seconda del tipo di prodotto e del pubblico a cui sono destinati. Ecco alcuni formati comuni:

• Manuali stampati: si tratta di documenti fisici forniti con il prodotto, generalmente sotto forma di opuscolo.
• Manuali PDF: si tratta di versioni digitali di manuali stampati che possono essere scaricati dal sito Web del produttore.
• Manuali online: si tratta di manuali ospitati sul sito Web del produttore e accessibili tramite un browser Web.
• App mobili: alcuni prodotti sono dotati di un'app complementare che include manuali di istruzioni, esercitazioni e altre risorse utili.

Riassumendo: inizia con i manuali di istruzioni

Come puoi vedere, un manuale di istruzioni è una parte indispensabile del tuo supporto clienti. Svolge un ruolo significativo nel consentire agli utenti di dare un senso al tuo prodotto o servizio.

Sebbene la creazione di un manuale di istruzioni possa richiedere un po' di tempo e impegno, ne vale la pena. E dovresti mantenere il manuale aggiornato su base regolare.

Ecco dove una combinazione di WordPress e Heroic KB può davvero aiutarti a velocizzare le cose. Con Heroic KB, non solo puoi creare guide utente belle e professionali pronte all'uso, ma anche raccogliere feedback degli utenti e dati sul coinvolgimento per migliorarle.

Nel complesso, fornire manuali di istruzioni pertinenti e utili porterà a clienti soddisfatti che rimarranno fedeli al tuo marchio a lungo termine.