6 Idee interessanti per la gestione dei progetti da seguire nel 2023

La tecnologia digitale in continua evoluzione ha un forte impatto sulla gestione dei progetti. Ha trasformato il tutto con una nuova struttura. Le persone ora gestiscono progetti grandi e complessi garantendo una migliore collaborazione tra i membri del team esteso. Ma come riescono effettivamente a gestire tutto in modo così fluido?

Nel corso degli anni, sono arrivate molte metodologie avanzate che i leader utilizzano per realizzare progetti relativamente più grandi. Queste tecniche e strumenti di pianificazione li aiutano a raggiungere tutti gli obiettivi del progetto in modo ottimale.

Nonostante la disponibilità di mani esperte e strumenti utili, le aziende devono ancora affrontare molte sfide e problemi quotidiani di gestione dei progetti. Secondo un rapporto, l'80% delle aziende spreca almeno la metà del proprio tempo a rielaborare i progetti. Succede soprattutto per lacune di conoscenza o minore coinvolgimento con le ultime tendenze.

Arrivando al punto, oggi parleremo di alcune delle ultime idee di gestione dei progetti e delle tendenze imminenti in modo da poter guidare in futuro. Nel frattempo, puoi consultare la nostra selezione editoriale esperta per i migliori libri di Project Management da cui trarre ispirazione.

Cominciamo con i 6 modi più popolari per organizzare le attività del tuo progetto con grande competenza:

Le 6 migliori idee di gestione dei progetti per raggiungere i tuoi obiettivi

Esistono molte tecniche, strumenti e altre risorse di gestione dei progetti che circolano su Internet. Ma ognuno non è adatto alla struttura del tuo progetto: trovare quello giusto è una sfida. A volte una tecnica che funziona meglio per gli altri potrebbe non darti nemmeno il minimo ritorno. Inoltre, i progetti moderni includono più parti mobili, livelli di priorità, molti reparti, parametri di lavoro e altro.

È compito dei project manager allineare tutte queste cose e fornire i risultati finali entro un periodo di tempo e un budget limitati.

Di seguito sono riportati i punti che forniscono dettagli sulle ultime idee e tecniche di gestione dei progetti che puoi applicare per la crescita della tua attività-

01. Applica WBS per suddividere il tuo progetto in attività gestibili più piccole

La Work Breakdown Structure (WBS) è una decostruzione gerarchica e orientata alla consegna di un progetto. Aiuta i project manager a suddividere un'attività complessa in piccole attività secondarie fino a raggiungere il punto in cui non è più possibile suddividere le attività.

Questo formato di gestione del progetto è popolare al giorno d'oggi per semplificare un processo di lavoro complesso e definire una persona associata per portare a termine il lavoro. Invece di andare qua e là ognuno ha il piano in mano e sa cosa fare, quando e come. Inoltre, l'impostazione del livello di priorità semplifica la razionalizzazione di tutte le attività e il mantenimento del flusso di lavoro. Esistono due tipi di WBS:

A. Struttura di suddivisione del lavoro basata sui risultati finali: mostra chiaramente la relazione tra i risultati finali del progetto come prodotti, servizi o risultati e le opzioni disponibili come il lavoro da eseguire.

B. Struttura di scomposizione del lavoro basata su fasi: in questa struttura, è necessario definire chiaramente le attività del progetto per ridurre al minimo gli errori in ogni fase. Poiché gli errori nella fase uno possono disturbare il progresso del successivo.

Esiste un altro tipo di struttura WBS chiamata struttura basata sulla responsabilità che si occupa della distribuzione delle attività di progetto tra i dipartimenti in base alle loro responsabilità. Tuttavia, l'approccio più popolare e preferito è l'approccio basato sui risultati finali.

Perché dovresti usare la Work Breakdown Structure nella gestione dei progetti?

La WBS è una ripartizione focalizzata al laser di tutti i risultati chiave necessari per il successo del progetto. In cambio, il project manager ottiene una visualizzazione grafica di tutti gli elementi che un progetto deve realizzare, organizzati in più livelli.

Ottieni un'idea completa su come utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) nella gestione dei progetti

02. Usa il diagramma di Gantt per visualizzare il flusso di lavoro e l'avanzamento del tuo progetto

All'interno di un grande progetto, i manager devono controllare un gran numero di attività e assicurarsi che tutte le attività seguano il programma. È davvero difficile tenerli d'occhio tutti e raggiungere tutti gli obiettivi. Se si crea una lacuna, potrebbe avere un impatto sull'intero progetto. Puoi facilmente superare questa difficoltà avendo una rappresentazione visiva del flusso di lavoro che ti dice quando ogni attività deve essere completata. I diagrammi di Gantt aiutano i manager a pianificare e programmare i progetti.

Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra le attività del progetto pianificate nel tempo. Mostra lo stato generale del progetto, inclusa la durata del tempo assegnato e l'avanzamento di una pianificazione del progetto in un semplice grafico a barre in pila. Ciò significa che tu e i membri del tuo team potete identificare facilmente la dipendenza dalle attività, impostare l'intervallo di tempo e assegnare le persone giuste a ciascuna attività. La cosa più importante è che puoi accedere alla visualizzazione dettagliata del tuo progetto e al rapporto sullo stato di avanzamento ogni volta che vuoi. E inoltralo alla tua autorità superiore o agli investitori.

Per un diagramma di Gantt, l'asse verticale mostra le attività che devono essere completate e l'asse orizzontale indica la sequenza temporale del progetto. Puoi includere qui le attività, le loro date di inizio e fine, il membro del team associato e il percorso critico del tuo progetto. Se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti incorporato con il diagramma di Gantt, devi solo aggiungere attività che aggiorneranno automaticamente il diagramma di Gantt.

Perché dovresti usare il diagramma di Gantt nella gestione dei progetti?

Il diagramma di Gantt mostra tutte le attività di un progetto e il loro ordine, mostrato rispetto a una scala temporale. In questo modo puoi avere una rapida occhiata all'intero progetto, alle attività associate e alle relative scadenze in qualsiasi momento. Modificare le differenze al momento giusto può garantire la corretta consegna di un progetto in tempo.

Per una migliore comprensione controlla questo post esclusivo sui vantaggi del diagramma di Gantt nella gestione dei progetti.

03. Valutare la metodologia PERT per una stima del tempo più realistica

La tecnica di revisione della valutazione del programma è uno strumento di pianificazione della gestione del progetto. Puoi usarlo per identificare il tempo necessario per completare una particolare attività o attività. Fornisce una rappresentazione grafica della sequenza temporale del progetto. Con questo framework, puoi stimare il tempo necessario per completare ogni attività in un progetto.

Un progetto complesso di solito ha diverse parti e una serie di obiettivi individuali da realizzare, raggiungere la destinazione finale. Lo strumento di pianificazione PERT aiuta i project manager a calcolare la durata e il costo approssimativo durante la pianificazione per un tipo specifico di progetto. Un grafico PERT ha cerchi e rettangoli chiamati nodi. Questi nodi rappresentano eventi o pietre miliari del progetto. Sono collegati da vettori, o linee, che rappresentano vari eventi all'interno di un progetto.

L'Ufficio per i progetti speciali della Marina degli Stati Uniti ha introdotto per la prima volta le carte PERT nel 1957 per delineare il progetto del sottomarino nucleare Polaris. Ora i project manager utilizzano ampiamente questa tecnica per sviluppare un budget di progetto e allocare le risorse necessarie per completare il progetto con successo. Ti consente di considerare tutti i fatti secondo i criteri di accettazione del progetto all'interno di parametri predefiniti.

L'analisi PERT combina dati e informazioni provenienti da diversi dipartimenti. Migliora la collaborazione del team distribuendo le responsabilità correlate all'interno dell'organizzazione. Infine, aiuta i project manager a considerare il flusso di attività e le pietre miliari per selezionare il percorso di progetto più efficiente e utile.

Perché dovresti usare PERT nella gestione dei progetti?

Il grafico PERT aiuta i project manager a valutare il tempo e le risorse necessarie per gestire un progetto. Permette loro di analizzare tutti i possibili percorsi e strategie. Così possono scegliere quello giusto per completare un progetto in modo conveniente con errori minimi.

04. Determinare la dipendenza dalle attività utilizzando il metodo del percorso critico (CPM)

Critical Path Method è una metodologia di modellazione del progetto per la pianificazione di una serie di attività del progetto. I project manager lo utilizzano per identificare le attività necessarie per il completamento del progetto. Questo strumento di gestione del progetto include la sequenza più lunga di attività che è necessario completare in tempo per consegnare l'intero progetto nei tempi concordati. Il ritardo in qualsiasi attività critica ritarderà il resto del progetto.

Per sviluppare un modello CMP per il tuo progetto, devi creare un elenco di tutte le attività, identificare le dipendenze delle attività e stimare la durata del completamento di ciascuna attività. Una volta ottenuta l'idea, è possibile determinare il percorso critico con il tratto più lungo di attività dipendenti considerando le risorse correlate.

Questo algoritmo è efficace in diverse fasi della gestione del progetto, dalla pianificazione iniziale o dall'analisi di programmi alternativi, alla programmazione e al monitoraggio delle attività che compongono un progetto.

Il modello CMP viene solitamente utilizzato per progetti complessi ma praticamente prevedibili. Fu introdotto per la prima volta alla fine del 1950 per risolvere il problema dei costi aggiuntivi causati da una programmazione inefficiente. Da allora, i project manager lo utilizzano per pianificare progetti e assegnare priorità alle attività. Utilizzando questa tecnica è possibile suddividere un progetto complesso in singole attività e misurare la flessibilità del progetto per un migliore processo decisionale.

Perché dovresti usare CMP nella gestione dei tuoi progetti?

Il metodo del percorso critico si riferisce al percorso critico di un programma. CMP fornisce dati utilizzabili su come pianificare progetti, allocare risorse e programmare attività. Consente ai project manager di scegliere la pianificazione ottimale considerando i costi del progetto per varie date di completamento.

05. Garantire lo sviluppo iterativo con Agile Project Management (APM)

La gestione agile del progetto è un modo flessibile per costruire una struttura di progetto suddividendola in più fasi o sprint. Un gran numero di aziende adotta agile e il 98% di loro riesce a completare il progetto in tempo. Questo è il motivo per cui il 71% delle aziende ha iniziato a utilizzare diversi approcci Agile all'interno dei propri progetti.

Per realizzare un progetto, soprattutto complesso, è necessario suddividerlo in compiti più gestibili. La metodologia agile consiste in diversi piccoli cerchi o sprint. Durante tutto il viaggio, comporta un miglioramento continuo nello sviluppo di un prodotto o servizio. Ti aiuta a creare cicli di sviluppo più brevi e a garantire rilasci di prodotti più frequenti. Questo è molto avanzato rispetto alla tradizionale gestione dei progetti a cascata. Inoltre, i membri del team hanno il tempo di apportare le modifiche necessarie in base al feedback dei clienti in modo più efficace.

I due framework Agile popolari e più utilizzati sono: Scrum e Kanban. Ma ogni metodologia Agile ha le stesse fasi di esecuzione che includono: pianificazione dello sprint, sviluppo di prodotti, test, consegna dell'iterazione, incorporazione del feedback, ecc.

Le persone sfruttano principalmente questo approccio iterativo per la gestione dei progetti di sviluppo software. Questi tipi di progetti richiedono rilasci continui e devono incorporare il feedback dei clienti a ogni iterazione. Applicando l'APM molti team di software notano un notevole aumento della velocità di sviluppo e della collaborazione reciproca. Inoltre aumenta la loro capacità di rispondere rapidamente alle tendenze del mercato.

Altri team che lavorano a stretto contatto con i clienti e altre parti esterne durante un progetto possono sfruttare diversi framework Agile per sviluppare nuovi prodotti in ambienti incerti. Come operatori di marketing, università, militari, industria automobilistica e così via.

Perché dovresti usare APM nella gestione dei tuoi progetti?

La metodologia Agile ha l'obiettivo di portare cambiamenti rapidi e flessibilità all'interno delle imprese. I team IT utilizzano l'approccio Agile alla gestione dei progetti per fornire prodotti privi di errori. Anche persone di altri settori possono trarre vantaggio dalla gestione del progetto Agile per realizzare profitti attraverso l'iterazione continua.

06. Gestisci attività di Project Management complesse con efficaci strumenti di Project Management

La tecnologia ha già assunto molte responsabilità degli esseri umani. Semplifica anche le attività di gestione del progetto. Esistono numerosi software utili incentrati su diverse tecniche di gestione dei progetti.

Gli strumenti di gestione del progetto consentono di gestire e monitorare le attività del progetto da un hub centralizzato utilizzando attività, attività secondarie, rapporti sullo stato di avanzamento, pianificazioni, flussi di lavoro, ecc. Inoltre, garantisce una migliore collaborazione del team incorporando funzioni utili come l'assegnazione di attività, l'aggiunta di commenti, notifiche e-mail e altri.

Oltre a questi, otterrai una visione immediata di ciò che sta realmente accadendo all'interno di un progetto. Se hai davanti agli occhi ogni singolo aggiornamento, puoi intraprendere azioni rapide dove richiesto.

Anche nel drastico cambiamento del formato di lavoro, da un ufficio fisico al lavoro remoto, gli strumenti di gestione dei progetti forniscono un supporto straordinario ai membri del team. È un modo efficace per connettere tutti i tuoi dipendenti remoti su una piattaforma comune. E, cosa più importante, lascia che comunichino in tempo reale.

Tuttavia, poiché ogni tecnica non è perfetta per la tua attività, ogni strumento non può servire al tuo scopo. Devi avere la capacità di comprendere le esigenze del tuo progetto e selezionare lo strumento giusto.

Perché dovresti utilizzare strumenti avanzati nella gestione dei tuoi progetti?

Gli strumenti di gestione del progetto aiutano i membri del team a memorizzare e condividere tutti i dati relativi al progetto in un unico posto. Pertanto, ottengono un facile accesso alle informazioni richieste, monitorano i loro progressi e collaborano se necessario. D'altra parte, i project manager hanno una forte presa su tutte le attività per condurre un progetto di successo.

Per saperne di più : 8 migliori software di gestione dei progetti di marketing

Tendenze di Project Management che porteranno nel prossimo futuro

Ecco le tendenze di gestione dei progetti più importanti del 2021 e oltre-

Il modello di lavoro ibrido potrebbe diventare una nuova norma

La pandemia globale ha cambiato la procedura di lavoro a livello globale. Prima della pandemia, gli americani trascorrevano il 5% del loro orario di lavoro a casa, ma ora questa cifra è di circa il 60%. Le aziende trovano anche un significativo aumento della produttività adottando un modello di lavoro ibrido. Questo scenario aumenta le responsabilità dei project manager. Ora devono gestire e distribuire i lavori tra i membri del team interno e i colleghi remoti. Mantenere la collaborazione all'interno del team diventa più impegnativo per i leader.

Per semplificare il tuo lavoro, utilizza una piattaforma comune per connettere tutti i membri del tuo team che abbracciano le moderne tecniche di gestione dei progetti.

Leggi anche: Come gestire il tuo team remoto in modo intelligente con WP Project Manager Pro e Zoom per garantire i migliori risultati

Le organizzazioni stanno passando all'approccio agile

Un rapporto del 2018 mostra che i progetti che utilizzano metodologie Agile hanno il 28% di successo in più e quasi il 71% delle aziende utilizza Agile con frequenze variabili. Questa tendenza è ancora in corso. Oltre all'industria del software, anche altri settori si stanno orientando verso le pratiche Agile. Gli strumenti agili stanno anche introducendo interfacce più user-friendly per eliminare la complessità delle funzionalità principali. Come dashboard Kanban, task backlog e issue tracker.

Scaled Agile Framework (SAFe) e Scrum sono i framework Agile più popolari. Questi stanno evidentemente lavorando per la produttività del team a diversi livelli dell'organizzazione. Inoltre, l'integrazione di Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning (ML) nella metodologia Agile ti consente di prendere decisioni assertive e tempestive.

Una cerimonia importante in Agile Scrum è lo "Sprint Planning Meeting". Dai un'occhiata a questa guida per imparare: - Come condurre uno Sprint Planning Meeting per garantire il successo della tua attività

Crescente domanda di strumenti e professionisti per la gestione dei progetti

Secondo un nuovo rapporto di PMI, sono necessari 2,3 milioni di project manager per svolgere ruoli specifici all'interno di un'organizzazione. Le persone con competenze orientate alla gestione dei progetti sono ora molto richieste.

Il ruolo di un project manager è pieno di sfide. Deve controllare tutte le attività del progetto, collaborare con i membri del team, monitorare ogni volta e colmare le lacune per garantire che il progetto raggiunga la sua destinazione entro i tempi e il budget concordati. Inoltre, i project manager dovrebbero avere forti capacità di leadership. Questa caratteristica li porta a costruire uno spazio di lavoro flessibile in cui un team può condividere efficacemente idee, elaborare nuovi piani e completare il progetto con successo. D'altra parte, anche l'uso di strumenti di gestione dei progetti è in piena espansione con il progresso tecnologico.

Se gestisci una piccola impresa puoi consultare questo elenco dei migliori software di gestione dei progetti gratuiti.

Maggiore enfasi sulle competenze trasversali

Le competenze trasversali sono sempre state importanti per il dominio del project management. Ma ora è essenziale più di qualsiasi altra cosa mai. In generale, il valore di un project manager dipende dai suoi risultati accademici e dalle capacità di applicare diverse tecniche di project management. Ma la tecnologia più recente e i programmi basati sull'intelligenza artificiale normalizzano molte attività complicate relative alla gestione di progetti e membri del team. Ora i project manager hanno il tempo di concentrarsi sulle loro altre responsabilità ed è qui che le competenze trasversali diventano necessarie.

Secondo PMI, ecco le sette competenze trasversali più importanti per i project manager:

• Comunicazione
• Gestione dei conflitti
• Il processo decisionale
• Comando
• Motivazione
• Organizzazione
• Costruzione della fiducia

I project manager dovrebbero enfatizzare lo sviluppo delle loro competenze trasversali. In questo modo possono aggiungere più valore alle loro organizzazioni.

L'impatto dell'intelligenza artificiale e dell'automazione

In questa era moderna gradualmente tutto è controllato dalla tecnologia AI. Perché consente ai leader di comprendere meglio i propri utenti e prendere decisioni più realistiche. I project manager hanno già iniziato a utilizzare l'IA per gestire i propri progetti e organizzare le attività quotidiane. Riduce al minimo gli sforzi umani attraverso l'automazione e fornisce migliori informazioni analizzando i dati. Inoltre, i project manager si avvalgono dell'automazione AI per eseguire attività complesse come l'allocazione delle attività e la visualizzazione dei dati.

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti aumenta la probabilità di successo del progetto. I manager adottano questa tecnologia per fare previsioni realistiche, ottimizzare la pianificazione delle risorse, abilitare la visualizzazione dei dati ed eseguire un'analisi dei rischi. È anche vantaggioso per la corretta stima della durata, dei costi e dell'avanzamento di un progetto.

Crescente domanda di tecnologia basata su cloud

Le soluzioni basate su cloud sono ora al picco della domanda. Un numero crescente di organizzazioni utilizza software di gestione basati su cloud per archiviare e gestire i propri dati. Secondo un rapporto, oltre il 60% delle aziende utilizza la tecnologia cloud in tutto il mondo. Un software di gestione dei progetti basato su cloud consente ai project manager e ai team di archiviare tutti i dati, i documenti e i programmi del progetto in un hub centralizzato. Questo hub è sicuro e sempre sincronizzato tra i dispositivi.

Tu e il tuo membro del team avrete un facile accesso ai dati del progetto e una visione in tempo reale dello stato del lavoro. Non importa se i membri del team si trovano in diverse parti del mondo.

La struttura del lavoro ibrida dominerà il futuro del mondo degli affari?

Il lavoro ibrido esiste da molto tempo. Ma, con l'inizio della crisi del Covid-19, le aziende di tutto il mondo hanno iniziato ad adattarsi a questo nuovo approccio. Successivamente i datori di lavoro si sono resi conto che i dipendenti potevano essere più produttivi e concentrati quando non erano in ufficio. Inoltre, riduce la dipendenza dalla posizione e consente di risparmiare denaro sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Considerando questi fatti, gli esperti hanno previsto che il modello ibrido è il futuro per il mondo post-Covid.

Il modello di lavoro ibrido rappresenta una struttura organizzativa che combina il lavoro a distanza con il lavoro d'ufficio. Ciò significa che le aziende consentono ad alcuni dipendenti di lavorare in remoto mentre altri lavorano in sede.

Un recente sondaggio ha mostrato che il 55% dei lavoratori statunitensi preferisce un misto di lavoro da casa e in ufficio. Nel Regno Unito, i datori di lavoro prevedono che la percentuale di lavoratori a domicilio regolari raddoppierà, passando dal 18% prima della pandemia al 37% dopo la pandemia. L'esperta di occupazione cinese Alicia Tung ha affermato che tra 10 anni ci sarà una divisione 60/40 del lavoro in loco/a distanza.

In una struttura di lavoro ibrida, le persone hanno la flessibilità di scegliere se preferiscono un ambiente d'ufficio interno o lavorare in remoto da qualsiasi luogo. Esiste un altro tipo di modello ibrido in cui i dipendenti remoti devono lavorare dai locali dell'ufficio in determinati giorni di ogni settimana. Succede soprattutto in aziende che gestiscono progetti estremamente complessi e necessitano di una maggiore collaborazione in team. In tal caso, tutti i tuoi dipendenti devono trovarsi localmente.

Tuttavia, un ambiente di lavoro ibrido efficiente non dovrebbe aspettarsi che tutti lavorino le stesse ore, allo stesso ritmo. Piuttosto puoi utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti e di pianificazione per aiutare i tuoi dipendenti geograficamente distanti a rimanere in pista. In qualità di project manager, devi comprendere l'intero sistema in modo da poter stabilire un ambiente di lavoro ottimizzato per il completamento del progetto con successo.

Nuovi modi per stare al passo con le migliori idee di gestione dei progetti

Negli ultimi anni, le evoluzioni tecnologiche, sociali e di mercato hanno cambiato radicalmente il panorama del project management. Forse lo sviluppo di una roadmap del progetto ti aiuta a visualizzare ciò che deve essere fatto per raggiungere il tuo obiettivo finale.

Le cose da considerare quando si applica una nuova idea di Project Management includono:

• Investire nella giusta idea di gestione del progetto
• Soppesare i costi
• Raccolta di feedback dai membri del team
• Incoraggiare una comunicazione aperta
• Presentazione di risorse e politiche utili

Anticipando la posizione attuale, dovresti lavorare con la nuova tecnologia per tirare fuori il meglio dai tuoi dipendenti esistenti. Le idee di gestione del progetto di cui sopra ti aiutano a sviluppare un ambiente di lavoro in cui tutti i membri si sentano connessi e investano nei giusti modelli di lavoro.

Tuttavia, puoi utilizzare una combinazione di processi e modelli da più metodologie. Oppure implementa un solido strumento di gestione dei progetti come WP Project Manager che si integra con il processo generale dei progetti del tuo team. E nel caso in cui tu abbia il tuo dipartimento aziendale chiave esistente come risorse umane, CR e contabilità da gestire, puoi semplicemente integrarlo con WP ERP: una soluzione completa di gestione aziendale per rendere le tue attività quotidiane più snelle che mai.

Hai ulteriori domande o suggerimenti su nuove tecniche o strumenti di gestione del progetto? Condividi le tue opinioni nei commenti qui sotto.