Documentazione interna: tutto ciò che devi sapere (suggerimenti e tutorial)

La tua azienda ha bisogno di documentazione interna? E che cos'è in primo luogo la documentazione interna?

Anche se probabilmente hai familiarità con l'idea di creare documentazione per aiutare i tuoi clienti a ottenere più valore dai tuoi prodotti o servizi, una documentazione di alta qualità può anche aiutare la tua azienda e i tuoi dipendenti a lavorare meglio.

Questo tipo di documentazione rivolta all'interno è chiamata documentazione interna e puoi utilizzarla per aumentare la produttività, preservare e condividere le conoscenze e altro ancora.

In questa guida imparerai tutto ciò che devi sapere sulla documentazione interna, incluso quanto segue:

• Che cos'è la documentazione interna
• Vantaggi della documentazione interna
• Best practices per la documentazione interna
• Come creare il tuo hub di documentazione interna

Che cos'è la documentazione interna?

La documentazione interna è una raccolta strutturata delle procedure, delle conoscenze, delle migliori pratiche della tua azienda e così via.

Nel corso della vita della tua azienda, la tua azienda accumulerà una tonnellata di conoscenze e competenze. La documentazione interna ti aiuta a preservare tutta questa conoscenza collettiva in un hub facilmente accessibile.

Puoi usarlo per migliorare la produttività, prevenire la perdita di conoscenze, inserire nuovi dipendenti e altro ancora.

Analizziamo alcuni concetti chiave...

Documentazione interna vs esterna

La documentazione interna ed esterna ha entrambi gli stessi obiettivi di documentare i processi, spiegare come fare le cose, condividere le conoscenze chiave e così via.

La differenza fondamentale è in chi è il pubblico di destinazione per quella documentazione:

• Documentazione interna : il pubblico di destinazione sono i dipendenti della tua azienda.
• Documentazione esterna : il pubblico di destinazione sono i tuoi utenti, clienti, clienti e così via.

Fondamentalmente: i clienti, o gli estranei in generale, non dovrebbero mai vedere la tua documentazione interna, ma i tuoi dipendenti probabilmente faranno affidamento sulla documentazione interna per svolgere il proprio lavoro.

Diversi tipi di documentazione interna

Ne abbiamo parlato un po' sopra, ma ci sono diversi tipi di documentazione interna, ognuno dei quali vorrai adattare al suo obiettivo specifico:

• Documentazione del processo : ti consigliamo di documentare come eseguire correttamente determinate attività. Ciò potrebbe includere liste di controllo, tutorial e così via. Ad esempio, potresti avere un articolo su "Come creare un nuovo pezzo di documentazione interna".
• Documentazione del progetto : ti consigliamo di documentare i dettagli e lo stato di avanzamento di ogni progetto. Ciò potrebbe includere proposte, casi aziendali, riepiloghi delle riunioni, scadenze e così via.
• Documentazione sulle politiche/risorse delle risorse umane : è consigliabile documentare le politiche importanti, come l'inserimento dei dipendenti, le politiche sulle ferie, i giorni di malattia, il licenziamento dei dipendenti e così via.
• Documentazione del team : ogni team può creare la propria documentazione interna per le conoscenze e le politiche specifiche del team. Ad esempio, il team dei contenuti potrebbe documentare la guida allo stile del blog e le politiche per lavorare con i poster degli ospiti.
• Documentazione tecnica : se hai un team di sviluppo, vorrà creare la propria documentazione interna che spieghi cosa sta succedendo nel codice, guide di stile, politiche di test del QA e così via.

Vantaggi della documentazione interna: perché ne vale la pena?

La creazione di documentazione interna richiede indubbiamente del tempo in più rispetto a "semplicemente gestirla".

Quindi quali sono i vantaggi della documentazione interna? Cioè, perché vale la pena investire tempo e fatica nella creazione di documentazione interna?

Ecco alcuni dei maggiori vantaggi della documentazione interna:

• Promuovi la condivisione delle conoscenze : puoi incoraggiare i dipendenti a condividere le conoscenze. Inoltre, i dipendenti possono accedere facilmente alla conoscenza condivisa da altri dipendenti senza dover interagire direttamente con il condivisore originale ogni volta.
• Aumenta la produttività : documentando processi e dettagli importanti, puoi assicurarti che i dipendenti non rimangano bloccati inutilmente, il che aumenta la produttività complessiva.
• Integrare i nuovi dipendenti in modo più efficiente : quando un nuovo dipendente entra a far parte della tua azienda, sarà in grado di fare affidamento sulle tue conoscenze interne condivise per aggiornarsi rapidamente.
• Conserva la conoscenza : a un certo punto, i dipendenti chiave se ne andranno, in modo permanente oa causa di ferie/malattia. Avere la documentazione interna garantisce che la conoscenza di quei dipendenti sia ancora preservata e accessibile anche quando non ci sono più.

Migliori pratiche per la creazione di documentazione interna di qualità

Ora che sai cos'è la documentazione interna e perché è importante, iniziamo a cambiare marcia su come puoi effettivamente creare il tuo hub di documentazione interna.

Inizieremo con alcune best practice generali per la documentazione interna, quindi tratteremo il processo tecnico di creazione del tuo hub.

• Coinvolgere le parti interessate chiave : la documentazione interna non dovrebbe utilizzare solo un approccio dall'alto verso il basso, è importante coinvolgere i dipendenti chiave a ogni livello. Dopotutto, questi dipendenti sono spesso quelli con la conoscenza "in trincea" che vuoi preservare. Potresti anche voler nominare dipendenti specifici come curatori dei contenuti in modo che ci sia un chiaro decisore.
• Riutilizza tutta la documentazione esistente : non è necessario creare l'intera documentazione interna da zero poiché probabilmente hai già contenuto esistente nascosto in vari punti. Prova a riutilizzare quel contenuto in un hub centrale per facilitarne l'accesso.
• Semplifica l'accesso : parlando di facilità di accesso, vuoi assicurarti che il tuo hub sia facile da navigare e cercare. Utilizza categorie e funzionalità come i suggerimenti per la ricerca immediata per guidare i dipendenti verso contenuti pertinenti.
• Crea una guida di stile per coerenza : se tutta la tua documentazione utilizza una formattazione diversa, sarà difficile per le persone ottenere valore. Per evitare ciò, crea una guida di stile in anticipo e seguila per ogni contenuto.
• Includi immagini, video e GIF , non fare affidamento solo sul testo, comprese immagini, video e altri media come le GIF possono rendere i tuoi contenuti più utili. Ad esempio, quando si documenta un determinato processo, è possibile includere immagini o un video che documenta il processo.
• Evita la documentazione eccessiva : sebbene la documentazione interna presenti molti vantaggi, una documentazione eccessiva può anche causare frustrazione e infastidire i tuoi dipendenti. È importante trovare un equilibrio tra la documentazione dei dettagli importanti e il carico di lavoro intenso sui dipendenti.
• Tieni tutto aggiornato : i tuoi processi e le tue conoscenze istituzionali cambieranno nel tempo, quindi è importante aggiornare la tua documentazione interna per stare al passo con questi cambiamenti. Anche in questo caso, può essere utile nominare i dipendenti come stakeholder responsabili dell'aggiornamento della documentazione interna nel tempo.
• Chiedi feedback ai dipendenti : ricorda che la tua documentazione interna è lì per semplificare la vita dei dipendenti. Non aver paura di chiedere feedback ai dipendenti poiché potrebbero avere delle ottime idee su come migliorare le tue conoscenze interne.

Come creare il tuo hub di documentazione interna

Ora per l'ultima domanda: come si crea effettivamente l'hub in cui tutti i dipendenti possono accedere alle risorse di documentazione interna?

Bene, hai tre opzioni principali quando si tratta di software di knowledge base:

• Usa software open source come WordPress e HeroThemes.
• Usa uno strumento SaaS.
• Codifica la tua soluzione.

Anche se potremmo essere un po' di parte, pensiamo che l'approccio open source con WordPress abbia molto senso per alcuni motivi:

• Hai la piena proprietà e il controllo sulla tua documentazione . La tua documentazione potrebbe contenere informazioni sensibili che non desideri siano presenti sul server di qualcun altro (come con uno strumento SaaS). Con WordPress, puoi conservare tutti i tuoi dati e le tue informazioni sul tuo server.
• È ancora molto semplice . Se utilizzi un plug-in WordPress come Heroic Knowledge Base, puoi essere operativo in pochissimo tempo, il che non è probabile se sviluppi la tua soluzione.
• È conveniente . L'approccio WordPress è generalmente molto più economico di uno strumento SaaS. Ammortizzato in un anno, generalmente pagherai meno di $ 15 al mese per articoli illimitati e utenti illimitati.

Ecco come creare un hub di documentazione interno utilizzando WordPress e il plug-in Heroic Knowledge Base.

1. Configura un'installazione di WordPress

Per iniziare, ti consigliamo di creare una nuova installazione di WordPress che funga da hub di conoscenza interno.

Hai due opzioni per l'installazione di WordPress:

1. Puoi creare un sito intranet accessibile solo dalla rete locale della tua azienda. Abbiamo una guida su come configurare un sito intranet WordPress.
2. Puoi creare un sito WordPress pubblico accessibile da qualsiasi luogo, ma limitare l'accesso utilizzando una password e/o account utente per i dipendenti. Esistono molti plug-in che ti consentono di creare account utente o semplicemente di limitare l'intero sito con un'unica password che puoi condividere con i dipendenti.

A causa della popolarità del lavoro a distanza in questi giorni, probabilmente vorrai adottare il secondo approccio in modo che i dipendenti possano accedere alla documentazione interna anche quando non sono in ufficio.

2. Installa Heroic Knowledge Base

Dopo aver installato WordPress, puoi aggiungere il plug-in Heroic Knowledge Base per trasformarlo in un hub di documentazione interno.

Heroic Knowledge Base è un plugin per WordPress che aggiunge funzionalità di knowledge base complete a WordPress. Include una serie di funzionalità per rendere il tuo hub di documentazione interna un successo:

• Suggerimenti di ricerca istantanei per guidare i dipendenti verso contenuti pertinenti.
• Categorie illimitate per organizzare i contenuti per argomento, reparto, ecc.
• Strumento di feedback integrato in modo che i dipendenti possano fornire feedback sugli articoli.
• Facile gestione delle versioni e delle revisioni tramite il sistema di versioni integrato di WordPress. Questo è ottimo per vedere come gli articoli sono cambiati nel tempo (e ripristinare le modifiche se necessario).
• Analisi integrate per vedere quali contenuti sono più interessati ai dipendenti. Puoi utilizzare queste informazioni per perfezionare e ottimizzare la tua documentazione.
• Il widget dell'assistente di aiuto fornisce ai dipendenti un altro modo semplice per trovare la documentazione pertinente.

Una volta acquistato Heroic Knowledge Base, puoi installarlo come qualsiasi altro plugin di WordPress. Avrai quindi un'area delle impostazioni di facile utilizzo in cui puoi configurare tutto ciò che riguarda la knowledge base della documentazione interna:

In alternativa, puoi anche utilizzare il tema KnowAll, che gestisce la progettazione del tuo hub di documentazione integrando anche tutte le funzionalità del plug-in Heroic Knowledge Base.

3. Aggiungi i tuoi articoli di documentazione

Dopo aver installato il plug-in Heroic Knowledge Base, sei pronto per iniziare ad aggiungere i tuoi contenuti interni.

Con Heroic Knowledge Base, puoi farlo utilizzando l'editor di blocchi flessibile di WordPress.

Heroic Knowledge Base aggiunge anche alcuni blocchi dedicati per aiutarti a migliorare la tua documentazione. Ad esempio, puoi aggiungere facilmente callout o avvisi per evidenziare informazioni chiave o problemi da evitare:

Puoi anche aggiungere categorie illimitate per organizzare i tuoi contenuti.

Per modificare l'ordine dei tuoi articoli e/o categorie, otterrai speciali interfacce di trascinamento della selezione. Puoi accedervi andando su Heroic KB → Article Ordering o Heroic KB → Category Order :

Crea la tua base di conoscenza interna oggi

Sebbene la creazione di documentazione interna richieda l'impegno di investire tempo nella creazione di contenuti, tale investimento si ripagherà quando sarai in grado di preservare e condividere le conoscenze, migliorare la produttività e assumere in modo più efficiente i nuovi dipendenti.

Per configurare il tuo hub di documentazione interno nel modo più semplice, puoi utilizzare il software WordPress open source e il plug-in Heroic Knowledge Base.

Utilizzando WordPress e Heroic Knowledge Base, otterrai i seguenti vantaggi:

• Piena proprietà e controllo sui dati della tua azienda perché tutto rimane sui tuoi server.
• Costi inferiori perché paghi un costo fisso basso per un utilizzo illimitato.
• Semplicità perché Heroic Knowledge Base offre tutte le funzionalità di cui hai bisogno, eliminando la necessità di codificare da zero una soluzione personalizzata.

Configura oggi stesso il tuo hub di contenuti interno e ne trarrai vantaggio in pochissimo tempo.