Le 10 migliori piattaforme software di knowledge management nel 2023 (con pro e contro)

Se uno dei tuoi dipendenti chiave dovesse andarsene tra una settimana, quanto tempo pensi di riuscire a convincere qualcuno ad assumersi le proprie responsabilità?

Man mano che la tua azienda cresce, è più probabile che abbia ruoli lavorativi complessi, una gamma diversificata di prodotti e servizi e un numero elevato di richieste dei clienti.

Per far funzionare le cose senza intoppi, è essenziale che tutti siano in grado di condividere e organizzare le conoscenze. Ecco perché il concetto di gestione della conoscenza è emerso come una parte vitale della gestione di un'impresa.

Con questo in mente, questa guida esaminerà il miglior software di gestione della conoscenza e i fattori da considerare quando ne scegli uno per le tue esigenze. Cominciamo.

Che cos'è un software di gestione della conoscenza?

Il software di gestione della conoscenza si riferisce a strumenti e piattaforme digitali che possono essere utilizzati per salvare e archiviare informazioni utili. Utilizzando questi strumenti di gestione della conoscenza, gli amministratori possono pubblicare e strutturare le informazioni in modo tale che sia facile per gli utenti navigare e cercare.

In questo modo, gli utenti possono trovare le risposte alle loro domande e ottenere la guida di cui hanno bisogno per risolvere rapidamente i problemi.

La capacità di gestire e condividere le informazioni rende il software di gestione della conoscenza adatto a due scopi principali. Puoi usarlo per:

• Crea un hub interno privato a cui possono accedere solo i tuoi dipendenti
• Costruisci una risorsa pubblica esterna per i tuoi clienti e partner

Un sistema di gestione della conoscenza è solitamente ospitato sul web. Quindi il suo principale vantaggio è la comodità e la facilità di pubblicare e consumare informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Il miglior software di gestione della conoscenza

Ecco l'elenco dei migliori software di gestione della conoscenza che dovresti prendere in considerazione per la tua azienda, insieme alle migliori funzionalità, vantaggi e svantaggi che li distinguono.

WordPress + KB eroico

WordPress è un sistema di gestione dei contenuti gratuito che ha alimentato milioni di siti web. È facile da usare e include funzionalità molto simili a quelle che ti aspetteresti da qualsiasi software di gestione della conoscenza. Ciò significa che puoi creare, modificare e classificare i contenuti come preferisci.

Se scegli di utilizzare WordPress, dovrai ottenere il tuo hosting e il tuo nome di dominio, che ti costeranno rispettivamente circa $ 40/anno e $ 10/anno.

Ma anche con questa spesa, l'utilizzo di WordPress per la gestione della conoscenza è notevolmente più economico rispetto a soluzioni alternative. E mentre altre soluzioni di gestione della conoscenza non richiedono l'acquisto di hosting separatamente, le spese di hosting sono incluse nelle loro tariffe.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di WordPress è che avrai il pieno controllo per personalizzare l'aspetto del tuo portale di gestione della conoscenza. E ci sono migliaia di modelli già pronti tra cui scegliere.

Sebbene WordPress sia pensato principalmente per il lancio di siti Web, è possibile estenderne le funzionalità. Utilizzando il plug-in Heroic KB, puoi ottenere funzionalità che lo convertiranno in una vera e propria piattaforma di gestione della conoscenza. Questi includono ricerca istantanea, feedback degli utenti, analisi degli articoli e altro ancora.

Inoltre, Heroic KB è dotato di un'interfaccia intuitiva, una facile gestione delle categorie e un semplice strumento di personalizzazione per abbinare la tua base di conoscenza con l'identità del tuo marchio. E puoi utilizzare le sue capacità di analisi per scoprire in che misura la tua soluzione di gestione della conoscenza soddisfa le esigenze degli utenti.

Configurare una piattaforma di gestione della conoscenza con WordPress ed Heroic KB è semplicissimo. La maggior parte degli host web offre l'installazione di WordPress con un clic, poiché è il CMS più popolare.

Quindi, una volta ottenuto l'hosting e installato WordPress, tutto ciò di cui hai bisogno è installare Heroic KB e lasciare che la procedura guidata di installazione ti guidi attraverso i passaggi rimanenti.

Professionisti

• Eccellente esperienza front-end pronta all'uso
• Design moderni della base di conoscenza
• Notevolmente più economico delle soluzioni SaaS
• 30-giorni rimborso garantito

Contro

• Nessuna versione gratuita o prova
• Gestisci l'hosting e gli aggiornamenti software

Prezzi

Il costo del pacchetto Essential di Heroic KB è di $ 149 all'anno per un sito web. Puoi aggiungere altri due siti, con funzionalità avanzate come l'analisi della ricerca e il feedback sugli articoli, se ottieni il pacchetto Plus per $ 199 all'anno. Il piano Pro sblocca integrazioni di terze parti che includono Slack e Helpscout per $ 399 all'anno.

ProProfs

ProProfs è un toolkit completo per la creazione di un centro assistenza, che include la documentazione della knowledge base per scopi sia interni che esterni.

ProProfs si concentra fortemente sulla collaborazione in team e sull'integrazione con servizi come Freshdesk e Zendesk. Inoltre viene fornito con una raccolta di modelli predefiniti per iniziare rapidamente.

Puoi personalizzare facilmente lo stile, inclusi i colori, il carattere e gli aspetti in modo che corrispondano al tuo marchio. Altre caratteristiche includono il supporto per la localizzazione in 90 lingue e il reporting delle prestazioni.

Professionisti

• Facile da configurare e utilizzare
• Molti temi per determinare l'aspetto dell'hub della conoscenza
• Una serie di preziose integrazioni

Contro

• Può diventare costoso per basi di conoscenza più grandi
• Spesso soggetto a bug/crash
• Periodo di prova di soli 15 giorni

Prezzi

Il prezzo di ProProfs dipende dal fatto che tu voglia utilizzarlo per dipendenti o clienti.

Il costo di un centro assistenza pubblico per i clienti parte da $ 30/utente/mese. In questo piano, puoi avere fino a 3 utenti, creare 500 pagine e fornire visualizzazioni illimitate. Il prossimo piano premium disponibile costa $ 40/utente/mese, con un'indennità per un massimo di 10 utenti, 1000 pagine e visualizzazioni illimitate.

Se stai creando una knowledge base privata solo per i dipendenti, puoi iniziare con $ 2/utente/mese, con un massimo di 75 utenti e 500 pagine. Se desideri aggiungere più utenti e pagine, il piano premium costa $ 3/utente/mese.

Documento360

Document 360 è uno dei migliori software di gestione della conoscenza che consente alle aziende di creare portali self-service pubblici e privati. Con esso, puoi scrivere, pubblicare e organizzare la conoscenza.

I membri del team possono apportare modifiche in modo collaborativo e confrontare le modifiche apportate l'una dall'altra per essere sulla stessa pagina. Puoi anche accedere ai report di analisi per capire quali articoli hanno il maggior numero di visualizzazioni e coinvolgimento.

Document360 ha diverse estensioni che puoi utilizzare per integrarti con gli strumenti esistenti di helpdesk, chat, commenti e traduzione. Questi includono FreshDesk, Slack, Zapier e altri.

E ti consente anche di modellare la tua base di conoscenza per allinearla al tuo marchio. Puoi utilizzare un dominio personalizzato e personalizzare la navigazione con link, icone social e CTA.

Professionisti

• Supporto per markdown durante la modifica del contenuto
• Interfaccia utente intuitiva
• Facile da configurare

Contro

• Incline a bloccarsi spesso
• Possono esserci problemi di formattazione
• Più costoso delle alternative
• Breve periodo di prova

Prezzi

Document360 offre una prova gratuita di 14 giorni per vedere se è la soluzione giusta per la tua azienda. E c'è un piano gratuito che ti consente di avere 5 account team, 50 articoli e 1 GB di spazio di archiviazione. Il piano premium parte da $ 99 per progetto al mese e arriva fino a $ 499 per progetto al mese per le grandi imprese.

AiutoCrunch

HelpCrunch ti offre un'interfaccia pulita per la gestione della conoscenza. Ed è l'ideale per i nuovi arrivati ​​sia nelle piccole imprese che nelle grandi aziende. Inoltre, include la chat dal vivo e la funzionalità di ricerca per gli utenti.

Per ogni pezzo di conoscenza che crei, HelpCrunch ti mostra un pannello per aggiungere metadati SEO. Questo ti aiuta a ottimizzare gli articoli per la ricerca e renderli facili da trovare.

Inoltre, ottieni anche analisi della ricerca con metriche utili per migliorare la tua piattaforma di gestione della conoscenza. Ad esempio, puoi vedere quali ricerche non hanno prodotto alcun risultato per gli utenti e quindi creare articoli per colmare il divario.

Puoi anche mostrare un widget nel tuo centro assistenza per consentire ai clienti di cercare nell'hub di conoscenza prima di contattare gli agenti del servizio clienti.

Professionisti

• Darti più controllo per personalizzare l'aspetto
• Può essere integrato con la live chat per una migliore esperienza del cliente

Contro

• Potrebbe non essere l'ideale per la gestione della conoscenza interna
• Non supporta il controllo degli accessi in base al ruolo

Prezzi

HelpCrunch ha tre tipi di piani tariffari, ognuno dei quali include contatti illimitati e trasferimento gratuito da altre piattaforme. C'è anche una prova gratuita di 14 giorni.

Il piano di base costa $ 12 per membro del team al mese, con funzionalità limitate come l'hub di conoscenza monolingue. Inoltre, ci sarà una filigrana HelpCrunch sulla tua knowledge base e sui widget.

Puoi rimuovere questa filigrana con un piano Pro a $ 20 per membro del team al mese e ottenere funzionalità avanzate come una knowledge base multilingue e l'automazione di chatbot.

Happeo

Happeo è uno spazio di lavoro sociale e uno dei migliori software di gestione della conoscenza che integra lavoro di squadra, interazioni e hub di conoscenza in un'unica piattaforma.

Si combina facilmente con Google Workspace, Microsoft 365 e altri software che la tua azienda potrebbe avere attualmente in uso.

I file salvati su OneDrive o Google Drive possono essere comodamente collegati ai messaggi di canale, che potrebbero quindi essere pubblicati direttamente su Slack o Teams per informare tutti.

Un'altra caratteristica fondamentale è la ricerca universale, che consente di setacciare l'intero sistema. I dati che puoi cercare includono anche i file collegati a integrazioni come Microsoft 365 e Google Drive. Inoltre, puoi tenere sotto controllo importanti indicatori di performance con le sue capacità di analisi.

Professionisti

• Semplice da usare e intuitivo
• Consente conversazioni di gruppo coinvolgenti
• La compatibilità con Google Workspace è utile, in particolare la funzione di ricerca

Contro

• Non ha una versione gratuita
• Indisponibilità dell'assistenza clienti via telefono

Prezzi

Happeo offre tre tipi di pacchetti tariffari: Essential, Recommended e Custom. Il costo si basa sul numero di persone che utilizzano il sistema insieme a eventuali funzioni extra selezionate.

Fare clic su

ClickUp è un solido sistema di collaborazione per aziende di varie dimensioni che operano in diversi settori. Ti consente di organizzare i pensieri, lavorare meglio e consolidare i tuoi documenti in un'unica posizione.

Essendo uno dei migliori software di gestione della conoscenza, ClickUp Docs viene fornito con un editor di contenuti flessibile progettato per soddisfare ogni tua esigenza.

La funzione di modifica in tempo reale di ClickUp Docs ti consente di collaborare contemporaneamente con altri. Gli utenti possono anche lasciare commenti per dare il loro contributo sugli articoli che vengono creati e mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina.

Per organizzare e arricchire la conoscenza che condividi con ClickUp, supporta pagine nidificate e la possibilità di personalizzare intestazioni, elenchi, tabelle e altri aspetti per evidenziare dettagli cruciali.

Non solo, ClickUp è compatibile con più di 1.000 diversi software di produttività. Ciò ti consente inoltre di aggiungere facilmente informazioni ai tuoi documenti praticamente ovunque.

Professionisti

• Semplice da usare
• Aggiunge costantemente nuove funzionalità
• Costo ragionevole
• Viene fornito con un'app per smartphone

Contro

• La velocità potrebbe utilizzare qualche miglioramento
• Richiede uno sforzo per comprenderne le caratteristiche

Prezzi

ClickUp ha un piano gratuito per sempre che è ottimo per l'utilizzo individuale. Include 100 MB di spazio file e nessun limite per attività e utenti.

Per piccoli gruppi, ClickUp ha un piano illimitato che costa $ 5 per ogni utente al mese. Ha tutte le cose offerte nel piano gratuito e non ci sono limiti di spazio di archiviazione, integrazioni e dashboard.

Flusso

Flowlu è un CRM, un task manager e un software di comunicazione, nonché un sistema di gestione della conoscenza.

L'interfaccia utente è progettata con schede, simili a una lavagna Kanban, contrariamente allo stile enciclopedico di molte basi di conoscenza.

Puoi utilizzare il suo semplice editor per collaborare con i membri del team e dare uno stile in più ai tuoi post con tabelle, foto e video. Quindi tagga e collega le tue pagine per migliorare l'architettura delle informazioni.

Puoi anche allineare la base di conoscenza con il marchio della tua azienda. Questo viene fatto personalizzando il logo, i colori, il nome di dominio e così via.

Professionisti

• Interfaccia utente pulita e pratica
• Semplice da navigare
• Conveniente e viene fornito con una versione gratuita

Contro

• Le funzioni non offrono nulla di nuovo
• Potrebbero esserci ritardi nell'assistenza clienti

Prezzi

Flowlu offre una versione da $ 0 con solo due utenti e 1 GB di spazio. Include una base di conoscenza per il tuo team. L'aggiornamento al piano Team ti consente di aggiungere 8 utenti con 10 GB di spazio di archiviazione a $ 29 al mese.

Scrivania Zoho

Un'altra piattaforma che non può essere ignorata quando si discute del miglior software di gestione della conoscenza è Zoho, una piattaforma CRM a tutti gli effetti.

Il suo sistema di helpdesk, Zoho Desk, è un ibrido tra un software di ticketing di supporto e una piattaforma di gestione della conoscenza. È in grado di offrire risposte rapide ai consumatori, con un elevato livello di automazione.

Una delle sue funzionalità, Domain Mapping, ti consente di utilizzare il tuo nome di dominio mentre ti sincronizzi facilmente con il sistema di Zoho. E puoi modificarne l'aspetto grafico con HTML e CSS personalizzati.

Puoi anche aggiungere il logo del tuo marchio e personalizzare altri aspetti del design del tuo knowledge hub. Questi includono layout di pagina, campi modulo, schede e altro.

Un'altra caratteristica fondamentale è modificare chi ha il permesso di visualizzare il contenuto. Ad esempio, puoi scegliere se mostrare un post a tutti o solo a un gruppo selezionato, come i consumatori che hanno effettuato l'accesso o i membri dello staff.

Professionisti

• Forte connettività con altri strumenti Zoho
• Estremamente personalizzabile
• Costo ragionevole

Contro

• Alcune funzionalità essenziali solo in piani costosi
• Interfaccia utente leggermente obsoleta
• Un po' complicato da usare e modificare

Prezzi

Zoho Desk offre 4 pacchetti a partire da $ 0 a $ 40 per agente al mese. È disponibile anche una versione di prova gratuita di Zoho Desk che dà accesso a 3 agenti.

Se desideri supportare agenti illimitati, i piani a pagamento partono da $ 14 al mese per agente. Inoltre, ottieni funzionalità avanzate come la visualizzazione del tavolo, il monitoraggio dei biglietti e altro ancora.

Nuclino

Nuclino è una piattaforma di gestione della conoscenza collaborativa per promuovere la distribuzione della conoscenza e il lavoro di squadra all'interno di un'azienda.

Tutti i contenuti in Nuclino possono essere modificati in modo collaborativo in tempo reale, salvando automaticamente ogni modifica nella cronologia delle versioni e prevenendo i conflitti di versione.

Le integrazioni con oltre 25 app diverse consentono incorporamenti multimediali interattivi, inclusi video, mappe, diapositive, fogli di calcolo e altro ancora.

Inoltre, puoi combinarlo con una serie di esclusivi strumenti di terze parti per arricchire i tuoi contenuti con allegati multimediali come presentazioni, tabelle, mappe, registrazioni video e così via.

Un'altra grande caratteristica è strutturare i tuoi articoli con un simbolo @. Puoi usarlo per incorporare collegamenti in un pezzo di contenuto ad altri pezzi correlati. Ciò consente agli utenti di trovare rapidamente le risposte.

Professionisti

• Di facile utilizzo
• L'onboarding dei membri del team richiede meno tempo

Contro

• Non compatibile con diversi programmi di gestione dei progetti
• Controllo limitato sullo stile per abbinarsi al tuo marchio

Prezzi

Nuclino ha un piano base gratuito adatto a nuovi gruppi nelle fasi iniziali. Il piano gratuito include un massimo di 50 documenti e 2 GB di spazio complessivo.

Il piano premium parte da $ 5 al mese per un singolo utente che include un numero infinito di documenti, controlli di amministrazione, Single Sign-On (SSO), cronologia delle versioni, spazio assegnato di 10 GB per utente e molto altro. Puoi anche richiedere una prova gratuita di 14 giorni per vedere se è la soluzione giusta per la tua attività.

Tetra

Tettra è un'altra soluzione di gestione della conoscenza interna dedicata che non viene offerta come componente del software CRM.

Pertanto, è preconfigurato per recuperare i dati da GitHub, Dropbox e Google Docs, oltre a supportare la semplice condivisione dei dati.

Inoltre, ci sono una varietà di layout predefiniti, come quelli per i record dei dipendenti o per le procedure comuni che i tuoi dipendenti devono seguire.

Contiene un motore di ricerca intelligente in grado di rilevare frequenti errori di battitura. Consente inoltre al personale di fornire semplicemente consigli all'interno dell'hub di conoscenza piuttosto che visitare un altro canale per consigliare nuovi contenuti.

Infine, si collega a Slack, consentendo di rispondere alle richieste del personale con un collegamento istantaneo all'hub di conoscenza anziché scrivere ripetutamente le stesse risposte.

Professionisti

• Semplice da usare e facile da usare
• Assistenza clienti puntuale

Contro

• La strutturazione dei contenuti potrebbe essere migliorata
• Set di funzionalità limitato

Prezzi

Tettra offre un piano gratuito per i team compatti nelle fasi iniziali della condivisione delle conoscenze. Ottieni accesso limitato a 10 utenti, 1 GB di spazio, solo connettività Google e nessuna analisi.

Per le aziende in espansione che cercano di aumentare la conoscenza della forza lavoro, l'abbonamento premium parte da $ 8,33/utente/mese per un massimo di 250 utenti. Il piano a pagamento include la compatibilità con Slack, Zapier, MS Teams e spazio di archiviazione infinito. Puoi anche usufruire di una prova gratuita del piano a pagamento per 30 giorni.

Citofono

Intercom è un'applicazione di assistenza clienti e CRM che include una soluzione di gestione della conoscenza.

Intercom è noto per essere multilingue e, di conseguenza, dispone di un framework integrato per tradurre il tuo materiale in diverse lingue.

Puoi utilizzare il loro editor di contenuti per caricare senza problemi registrazioni video, foto, inviti all'azione e tutorial interattivi. Puoi anche limitare l'accesso a un gruppo specifico di utenti.

Puoi personalizzarlo come preferisci per assicurarti che il tuo hub di conoscenza sia coerente con la tua attività personalizzando il logo, le sfumature, il dominio, l'intestazione e così via.

Professionisti

• Configurare Intercom è facile
• Si sincronizza con il tuo sito web

Contro

• Ritardi nel servizio clienti
• Il prezzo è sul lato più alto

Prezzi

Intercom offre ai suoi utenti una prova gratuita di 14 giorni. Per le piccole startup, l'abbonamento premium parte da $ 74 al mese, da pagare annualmente. Puoi anche modificare il tuo pacchetto con pacchetti di estensione aggiuntivi con funzionalità come sondaggi, connettività WhatsApp e demo di prodotti.

Cosa dovresti cercare nel miglior software di gestione della conoscenza?

Ora che sei pronto per provare alcune delle opzioni che abbiamo trattato sopra, vediamo gli aspetti chiave che dovresti considerare quando valuti il ​​software di gestione della conoscenza.

Semplice da configurare e utilizzare

Più difficile è utilizzare il tuo portale di gestione della conoscenza, più i tuoi dipendenti e clienti saranno riluttanti a utilizzarlo per pubblicare e trovare informazioni. Il miglior software di gestione della conoscenza semplifica la creazione di un hub di conoscenza e l'aggiunta/modifica di contenuti. Sia gli amministratori che gli utenti dovrebbero essere in grado di usarlo con una formazione minima.

Gestione documenti

Niente infastidisce i membri del team più dei problemi nel caricare i tipi di file desiderati o nel doverli convertire in un altro formato. Il tuo software di gestione della conoscenza dovrebbe essere in grado di gestire tutti i formati di file e i media di uso comune, come PDF, video, file audio, fogli di calcolo e così via.

Navigazione e ricerca efficaci

A che serve creare tutta questa grande conoscenza se gli utenti non riescono a trovarla? Una delle funzionalità chiave del miglior software di gestione della conoscenza è consentire di organizzare e ottimizzare le informazioni per renderle più ricercabili. E anche per fornire una funzione di ricerca che consenta agli utenti di risolvere rapidamente i problemi.

Collaborazione di squadra

Quando molte persone aggiungono e modificano articoli in una knowledge base, diventa difficile tenere traccia e rivedere tutte le modifiche. Pertanto, una buona soluzione di gestione della conoscenza consente un processo collaborativo di modifica, revisione e approvazione.

Analisi dei contenuti e degli utenti

La gestione della conoscenza è un processo continuo. E avrai bisogno di dati approfonditi per apportare regolarmente miglioramenti al tuo hub di conoscenza. Ciò include dettagli come:

• Gli articoli più popolari
• Ricerche degli utenti
• Voti o valutazioni dell'articolo

Quindi assicurati di verificare se il tuo software di gestione della conoscenza ha funzionalità di reporting delle prestazioni e che tipo di dati puoi ottenere.

Integrazioni di terze parti

Se stai già utilizzando altri centri assistenza, live chat o strumenti di comunicazione, non dovrebbe essere necessario sostituirli o utilizzarli separatamente. Integrando il tuo sistema di gestione della conoscenza con i tuoi strumenti, puoi portare l'efficienza del tuo team a un livello completamente nuovo.

Domande frequenti

Cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza è la pratica di creare, salvare, distribuire e gestire la conoscenza in un'organizzazione. Il suo obiettivo è aiutare dipendenti e clienti a trovare risposte alle loro domande e risolvere i problemi in modo efficiente.

Perché è importante la gestione della conoscenza?

Una gestione efficace della conoscenza ti aiuta a potenziare la tua forza lavoro, migliorare la produttività, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e fidelizzare i clienti. Al contrario, una gestione inadeguata della conoscenza può essere dannosa per la felicità dei dipendenti, la soddisfazione dei clienti e le entrate complessive.

Quali sono i vantaggi del software di gestione della conoscenza?

Il miglior software di gestione della conoscenza aiuta a ridurre i costi di fornitura del servizio clienti, semplifica l'accesso alle informazioni richieste, consente ai membri del team di evitare attività ridondanti, velocizza l'assistenza clienti e promuove la crescita organizzativa.

Riassumendo: il miglior software di gestione della conoscenza

Con questa panoramica olistica del miglior software di gestione della conoscenza, ci auguriamo che ora tu sia completamente attrezzato per prendere la decisione giusta per la tua azienda. Inizia delineando le esigenze di gestione della conoscenza della tua azienda. Quindi prova le varie piattaforme di gestione della conoscenza descritte sopra per vedere quale soddisfa meglio tali esigenze.

Se fai parte di un'azienda di piccole o medie dimensioni, ti consigliamo vivamente di scegliere una combinazione di WordPress ed Heroic KB per la gestione della conoscenza. Questo approccio ti darà il pieno controllo sulla personalizzazione e ti costerà solo una frazione di quanto dovrai pagare per una soluzione SaaS.

In questo modo, la tua conoscenza può crescere insieme alla tua attività ed evolversi al variare delle tue esigenze. Buona fortuna!