Vita e lavoro durante l'epidemia di Coronavirus - Parte 1

Nella prima parte della nostra serie "Vita e lavoro durante l'epidemia di coronavirus" daremo un'occhiata a come i team remoti possono comunicare e lavorare tra loro. Nello specifico, esamineremo alcuni degli strumenti che possono essere utilizzati per rimanere in contatto con il tuo team o anche con i tuoi clienti.

Non è passato molto tempo da quando la maggior parte delle comunicazioni tra i membri del team avveniva tramite e-mail. Ma l'e-mail è rapidamente sfuggita di mano! Quanti di voi hanno letto un articolo "Posta in arrivo a zero" e hanno desiderato che la posta in arrivo non fosse completamente piena? Sicuramente non sei solo!

L'e-mail è gestibile quando comunichi solo con un'altra persona, ma nel momento in cui devi inserire in CC qualcuno e quel thread di posta elettronica inizia a diventare complesso, diventa quasi impossibile mantenere una conversazione coerente. Metti alcuni attaccamenti e tutti perdono la voglia di farcela molto rapidamente!

Quindi, con molti di noi che lavorano da casa per il prossimo futuro, è una grande opportunità per modernizzare il modo in cui comunichi con i colleghi e il modo in cui tutti monitori le attività da svolgere. Ciò significa fare il passo avanti dalle e-mail e dai fogli di calcolo delle cose da fare condivisi su un server interno e abbracciare una nuova generazione di tecnologia di comunicazione. Diamo un'occhiata ad alcune opzioni.

Comunicazione di squadra

Abbiamo tre prodotti che potrebbero rivoluzionare totalmente il tuo modo di lavorare. Incontra Slack, Twist e Zoom.

lento

Slack è stato soprannominato un "killer della posta elettronica". È un servizio online che consente ai membri del team di comunicare tramite una combinazione di messaggi diretti e chat di gruppo. Pensalo quasi come Whatsapp per le aziende. Invece di disordinati thread di posta elettronica che si perdono in pochi giorni, Slack offre una casa per tutte le tue conversazioni di lavoro.

Per iniziare, registra un account per la tua attività e iscrivi tutti i membri del tuo team. Vedrai un elenco di membri del team all'interno del tuo account e avrai due scelte. Comunica direttamente tramite un "Messaggio diretto" o imposta un "Canale lento". I canali sono progettati per consentire ai membri del team di collaborare in tempo reale e in un modo che consente a tutti di rimanere aggiornati.

Puoi configurare più canali e unirti a quelli di cui hai bisogno. Quindi potresti avere un team di marketing. Imposta un canale di marketing e assegna semplicemente i membri del team a questo canale. Ora, invece di una massa di e-mail che scorre tra il team di marketing, tutti possono vedere i messaggi degli altri a colpo d'occhio. Ancora meglio puoi caricare file su Slack E tutte le conversazioni all'interno di entrambi i canali e i messaggi diretti vengono preservati. Ciò significa che puoi semplicemente tornare indietro per vedere cosa è stato detto in una data e ora precedenti. È una funzionalità fantastica (chi non ha passato ore a dare la caccia a un'e-mail sfuggente che contiene alcune informazioni critiche?!). Con Slack quei giorni sono finiti.

Hai bisogno di una conversazione privata con un membro del team? Quindi un messaggio diretto ti dà questa opzione.

Infine Slack consente di effettuare sia chiamate vocali che videochiamate dall'interno della piattaforma. Queste possono essere chat di gruppo con un massimo di 15 partecipanti. Quindi, quando non è possibile scrivere un messaggio, apri semplicemente una chiamata (audio o video) e il gioco è fatto. Non sono necessari abbonamenti o app aggiuntivi.

Il prezzo delle azioni Slack è salito alle stelle dallo scoppio del Coronavirus a causa della sua popolarità. Se hai voglia di provarlo per la tua squadra, vai su slack.com per provarlo.

Intrecciare

Twist è progettato per ottenere un risultato molto simile a Slack; vale a dire consentendo ai team di comunicare senza e-mail. E lo fa davvero bene.

Twist, tuttavia, si vende effettivamente come un'alternativa per coloro che trovano Slack troppo distratto.

Una delle lamentele comuni con Slack è che è "sempre attivo". Poiché i messaggi sono istantanei e, in alcune aziende puoi finire per appartenere a molti canali diversi, Slack a volte può sembrare opprimente.

Twist mira a farla finita con questo ponendo meno enfasi sull'immediatezza della comunicazione all'interno di Slack. Consente agli utenti di "prendersi il loro tempo" per rivedere i messaggi e la pratica funzione Posta in arrivo significa che puoi essere sicuro di non aver perso nulla.

È un ottimo prodotto. Progettato dalle stesse persone che sviluppano anche Todoist (un'app per l'elenco delle attività), puoi essere certo che sarà ben mantenuto e offrirà le solide funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Si integra anche molto bene con Todoist come bonus aggiuntivo, rendendolo la scelta perfetta se lo stai utilizzando attualmente.

Twist, tuttavia, non offre chiamate in-app o videoconferenze, il che significa che dovrai utilizzare un'app di terze parti come Zoom.

Nonostante i suoi apparenti limiti, Twist è semplice nella progettazione. Fa un lavoro, mantenendo chiare le linee di comunicazione tra i membri del team e lo fa davvero bene. Dai un'occhiata a twist.com

Ingrandisci

Infine nel nostro elenco di strumenti di comunicazione c'è un'altra app "calda" chiamata Zoom. Zoom, come Slack, ha registrato un enorme aumento di interesse grazie alla necessità che le persone comunichino da remoto. È uno strumento di videoconferenza che consente a qualsiasi cosa, da due a centinaia di partecipanti, di partecipare a una videochiamata remota tramite una delle loro numerose app (ad es. Desktop, app per iPhone ecc.).

Ci sono molti prodotti che offrono videoconferenze (come accennato, puoi impostare una videoconferenza per un massimo di 15 partecipanti dall'interno di Slack) ma per pura fluidità, Zoom è difficile da battere. Il fatto che possa gestire centinaia di partecipanti lo rende anche una scelta ideale per chi desidera tenere seminari o workshop.

Quindi, se devi tenere una videochiamata con un gruppo di colleghi, Zoom offre un modo semplice e conveniente per farlo. Scoprilo su zoom.us

Compiti di squadra

Comunicare con il tuo team è una cosa, tenere traccia di chi sta facendo cosa è un'altra! In qualche modo, quando puoi entrare nell'ufficio di un collega per una chiacchierata o passare l'ora del giorno a pranzo, può essere più facile rimanere aggiornato su ciò che sta succedendo, su ciò che devi fare e su ciò che è stato delegato altrove. Dallo splendido isolamento di un ufficio a casa però è molto più facile che i lavori sfuggano alle crepe.

Per evitare ciò è necessario utilizzare un task manager del team. In realtà abbiamo scritto un articolo dettagliato su tre dei migliori, Asana, Trello e Todoist qualche tempo fa. Quindi, piuttosto che entrare troppo nei dettagli qui, vai a questo articolo per dare un'occhiata.

Sebbene l'utilizzo di un Task manager possa inizialmente sembrare un po' scoraggiante, credeteci, fa la differenza. Inoltre lo è; super soddisfacente vedere i compiti che vengono spuntati e ti dà anche una sorprendente quantità di chiarezza mentale quando sai che non hai dimenticato (o non dimenticherai) di svolgere un compito vitale. Quando prendi l'abitudine di aggiungere attività a un task manager, diventa rapidamente una parte normale del tuo amministratore quotidiano e renderà te e il tuo team molto più efficienti.

Domani esamineremo modi per condividere le informazioni in remoto, incluso come comunicare idee sullo schermo quando non puoi farlo faccia a faccia.

Nel frattempo da noi tutti del Team Pressidium, state bene!