Vita e lavoro durante l'epidemia di Coronavirus - Parte 2

Nella parte 2 della nostra serie "Vita e lavoro durante l'epidemia di coronavirus" daremo un'occhiata a come i team remoti possono condividere file e collaborare meglio ai progetti. Esamineremo gli strumenti disponibili che possono aiutare a rendere questo processo più semplice, più chiaro e meno stressante!

Servizi di condivisione file

Per un po' di tempo, molte aziende hanno fatto affidamento su un server interno per condividere file tra i membri del team. Negli ultimi anni, gli strumenti di cloud storage e collaborazione hanno fatto un balzo in avanti rendendo i server interni un ricordo del passato.

Oggi, servizi come Dropbox, Box e Google Drive consentono tutti una condivisione delle risorse rapida e semplice, da documenti Word a PDF, foto e altro ancora. Questi servizi agiscono in modo molto simile a un file server interno, ma offrono una moltitudine di vantaggi aggiuntivi, con la caratteristica "must have" numero uno di consentire ai dipendenti di accedere ai file praticamente da qualsiasi dispositivo in qualsiasi parte del mondo.

Questo è un enorme miglioramento rispetto ai sistemi di archiviazione e condivisione di file più vecchio stile. Non solo rende l'accesso ai file estremamente semplice, ma questi sistemi basati su cloud offrono anche un ulteriore livello di sicurezza per i file aziendali sotto forma di backup fuori sede.

La facilità d'uso è un altro dei motivi principali per cui così tante aziende stanno ora adottando servizi di condivisione di file di terze parti come Dropbox. La curva di apprendimento è bassa mentre il controllo e il livello delle funzionalità disponibili sono alti. Ad esempio, bastano un paio di clic per modificare le autorizzazioni di accesso per intere cartelle per consentire (o negare) l'accesso ai dipendenti designati.

Le revisioni dei file sono un'altra grande caratteristica di cui ti chiederai come hai fatto a fare a meno... quando hai un team che collabora su file condivisi, a volte puoi finire con la sfortunata situazione in cui vengono apportate modifiche che in seguito decidi non sono desiderate o forse non sono corrette. Tradizionalmente sarebbe stato difficile ripristinare una copia precedente di un documento. Con artisti del calibro di Dropbox o Box, è possibile vedere il numero di versioni di file create nel corso della vita del documento e ripristinare una di quelle con un clic di un pulsante. Un vero toccasana a volte!

Diamo una rapida occhiata a 3 dei principali attori di questo settore:

Dropbox

Dropbox ha subito una sorta di ristrutturazione negli ultimi due anni. Non molto tempo fa veniva vista principalmente come un'app di archiviazione e condivisione di file "domestica". Come sono cambiati i tempi. Ora è un attore serio nel settore Enterprise e si fidano di nomi familiari come Lonely Planet ed Expedia.

Dropbox funziona al meglio quando scarichi la loro app desktop. Questo crea una cartella Dropbox dedicata sul tuo computer in cui puoi trascinare tutti i file che desideri archiviare su Dropbox. E, a seconda del piano, questo può essere un numero illimitato senza alcuna restrizione di archiviazione. Questi file possono rimanere in vita sul tuo desktop, il che ti offre un facile accesso se non disponi di una connessione Internet, ma vengono anche copiati senza problemi nel cloud Dropbox in background. Ciò consente quindi di concedere l'accesso a questi file o cartelle ad altri membri del team. Le revisioni dei file vengono conservate e possono essere ripristinate con un clic di un pulsante, mentre il fatto che questi file siano archiviati in modo sicuro da Dropbox ti dà la massima tranquillità se il tuo computer o laptop dovesse guastarsi o essere rubato. In questa nota, Dropbox offre anche la possibilità di cancellare in remoto il tuo computer in caso di furto.

Dropbox merita sicuramente una prova. Il processo di sincronizzazione e ripristino dei file è incredibilmente veloce e affidabile e il sistema generale è estremamente ben progettato. Dai un'occhiata su dropbox.com

Il principale punto di forza: sincronizzazione dei file senza sforzo tra il desktop e il cloud Dropbox quasi indipendentemente dal numero di file che desideri archiviare.

Microsoft One Drive

One Drive si propone come un concorrente di Dropbox ed è il principale sistema di condivisione e archiviazione di file per i clienti di Microsoft 365. Se hai un abbonamento a Office 365 che include la posta elettronica e l'accesso a cose come Word ed Excel, quasi sicuramente avrai accesso a circa 1 TB di spazio di archiviazione su One Drive.

L'idea alla base del sistema è molto simile a Dropbox... consente di archiviare i file in Microsoft Cloud, offrendoti la possibilità di condividere e collaborare con il tuo team, oltre al vantaggio aggiuntivo di avere il backup dei file in una posizione remota.

Poiché costituisce una parte fondamentale dell'offerta di prodotti Office 365, è molto ben integrato in quasi tutti i prodotti Microsoft (come Word) e consente di salvare rapidamente e facilmente nel cloud dall'interno di queste app.

Microsoft ha anche un'app desktop che, come Dropbox, trasforma una cartella in una connessione "live" con il cloud One Drive. I file inseriti in questo verranno sincronizzati con One Drive e i file già salvati verranno scaricati sul tuo computer consentendo un facile accesso offline.

Sebbene offra un buon rapporto qualità-prezzo grazie all'essere incluso in un abbonamento a Office 365, sono stati segnalati problemi durante il tentativo di sincronizzare un numero elevato di file. Detto questo, per i team più piccoli che non hanno decine di migliaia di documenti offre un modo praticabile per condividere e collaborare con i colleghi. Dai un'occhiata a office.com

Punto importante : incluso gratuitamente con gli abbonamenti a Office 365, il che significa che hai una fattura in meno da pagare.

Scatola

Box è un importante concorrente di Dropbox (e non solo perché hanno nomi simili!). Box era il servizio di condivisione file Enterprise originale e continua ancora oggi a concentrare i suoi sforzi sulla fornitura di un ottimo strumento di condivisione file per le aziende di tutto il mondo.

Se la sicurezza e la conformità sono importanti nella tua attività, Box dovrebbe averti coperto. Offrono una gamma piuttosto ampia di strumenti di sicurezza e contano banche e altri fornitori di servizi finanziari che richiedono l'adesione a standard di settore come FINRA e GDPR tra i loro clienti.

Come Dropbox e One Drive, Box ti consente di accedere ai file tramite il tuo browser web e anche di sincronizzare i file tramite un'app Box sul desktop. Forse non sorprende che tutti i servizi di condivisione file menzionati in questo articolo siano dotati anche di buone app iOS e Android, il che significa che non devi rimanere incollato al tuo laptop tutto il giorno. Maggiori informazioni su box.com

Punto principale importante : funzionalità di sicurezza eccellenti e conformità normativa che garantiscono l'idoneità per le aziende in cui la sicurezza è una priorità assoluta.

File Collaborazione

Quindi, abbiamo coperto tre dei grandi nomi della condivisione e dell'archiviazione di file. Qualunque cosa tu scelga, penso che rimarrai piacevolmente sorpreso di quanto sia bello poter accedere facilmente ai file da remoto... sono finiti i giorni in cui devi ricordarti di inviarti via email un documento su cui vuoi lavorare a casa! Anche l'aspetto del backup e della revisione dei file è un bonus aggiuntivo davvero interessante per l'utilizzo di servizi come questi.

Quindi, ci sono altri vantaggi? Certamente ci sono e la cosa più importante è la collaborazione senza sforzo.

Abbiamo già toccato l'aspetto della revisione dei file fornito da questi servizi. Tutti e tre i sistemi consentono di ripristinare le copie precedenti di un documento come richiesto. Ma cosa succede quando ci sono alcuni di voi che lavorano tutti sullo stesso documento?

Fortunatamente, Dropbox, One Drive e Box hanno tutti una serie di funzionalità che aiutano a renderlo un gioco da ragazzi. Dalle notifiche che qualcun altro sta modificando un documento fino alla possibilità di "bloccare" un file per impedire a chiunque di apportare modifiche, scoprirai che collaborare diventa divertente. Tutti questi sistemi consentono di commentare facilmente i documenti in tempo reale e varie funzionalità di monitoraggio consentono di vedere come si evolve il lavoro nel tempo. In assenza di tutti seduti attorno a un tavolo, queste caratteristiche rendono il lavoro insieme un vero gioco da ragazzi.

Strumenti di acquisizione e condivisione

L'ultimo set di strumenti che esamineremo oggi sono quelli che ti consentono di catturare lo schermo, sia come screenshot che come video. Lo sapevi che è 6 volte più veloce comunicare con le parole pronunciate rispetto alla scrittura (secondo Loom, una delle nostre app in primo piano, comunque!).

Quando lavori in remoto, può essere frustrante cercare di spiegare piccoli dettagli via e-mail (o Slack se leggi il nostro ultimo articolo!) ogni due minuti. Allo stesso modo, a volte vuoi solo un modo per indicare rapidamente qualcosa sullo schermo. Normalmente questo potrebbe comportare una noiosa e-mail o telefonata ma ora, grazie a queste tre app, è più veloce che mai ottenere il tuo punto di vista.

CloudApp

CloudApp 'porta la registrazione dello schermo, gli screenshot e la creazione di GIF nel cloud, in un'app di livello aziendale facile da usare.'. Forse uno dei servizi "originali" di registrazione dello schermo/condivisione di file, CloudApp offre un'esperienza di condivisione piuttosto fluida che ti consente di comunicare rapidamente tramite screenshot o video registrati su schermo.

Per iniziare, scarica la loro app desktop e installala. Una volta che sei attivo e funzionante, premendo semplicemente CTRL / ALT e 6 sulla tastiera verrà immediatamente visualizzata una finestra di registrazione. Premi 'start' e poi procedi per dimostrare o mostrare tutto ciò di cui hai bisogno. CloudApp registrerà il tuo schermo e la tua voce in background. Non appena hai finito, esci dal registratore e pochi istanti dopo il tuo video verrà caricato automaticamente sui server di CloudApp. Verrà generato un URL univoco che puoi quindi incollare rapidamente in un'e-mail, in slack o in un altro strumento da inviare ai tuoi colleghi.

Non c'è bisogno di un video? CloudApp ti consente di fare uno screenshot veloce e quindi annotarlo con frecce, testo, caselle e altro. Come per i video, otterrai un URL condivisibile che potrà essere poi inviato ai tuoi colleghi.

Ci vuole un po' per abituarsi all'utilizzo di un sistema come questo, ma una volta integrato nel tuo flusso di lavoro ti chiederai come hai fatto a farne a meno! Tutti i dettagli su getcloudapp.com

Droplr e telaio

E se ti piace l'idea di utilizzare uno strumento come questo, ci sono altre opzioni che potresti voler controllare come Droplr, un rivale di CloudApp. Sebbene il loro sistema funzioni su Windows, originariamente era più a suo agio sui Mac... quindi, se sei un utente Mac, questo potrebbe essere il sistema che fa per te.

Infine, Loom è il "nuovo ragazzo sul blocco". Un generoso piano gratuito è disponibile durante l'epidemia di COVID. La funzionalità con la registrazione video è simile a CloudApp e Droplr, ma se vuoi acquisire screenshot, Loom non è l'app che fa per te poiché si concentra interamente sul video.

Domani esamineremo il tuo ambiente di lavoro. Lavorare da casa presenta alcune sfide uniche e assicurarsi di essere preparati in modo ottimale può fare la differenza in termini di produttività e anche di salute.

Da noi tutti di Pressidium, stai bene!