Le 5 migliori app di gestione delle riunioni nel 2022 per migliorare la comunicazione del team

Nel mondo aziendale di oggi, le riunioni sono un must poiché consentono un flusso costante di comunicazione. Ogni settimana negli Stati Uniti si tengono circa 60 milioni di riunioni. Più di un quarto del tempo speso da un tipico impiegato americano che lavora in un'azienda è dedicato alle riunioni. Nella sezione seguente, discuteremo 5 delle migliori app per la gestione delle riunioni che vorrai utilizzare nel 2022 e che renderanno le tue giornate lavorative un po' più semplici.

In che modo il software di gestione delle riunioni differisce dai metodi tradizionali?

Le soluzioni di gestione delle riunioni aiutano a impostare le circostanze per la pianificazione e lo svolgimento di riunioni, l'organizzazione della comunicazione all'interno dei team, la gestione dei dati rilevanti e la condivisione delle informazioni.

Le 5 migliori app per la gestione delle riunioni

Utilizzando il software di gestione delle riunioni, i dipendenti possono esprimere apertamente i propri pensieri, avere una chiara comprensione reciproca e discutere argomenti di attualità.

1. BeeNote

Beenote è una soluzione di gestione delle riunioni per il tuo Consiglio e Comitati. Una modalità SaaS indica che la piattaforma Beenote gestisce le tue riunioni. Paghi per i servizi di cui hai bisogno con un SaaS. Beenote è un'ottima alternativa per preparare una riunione del consiglio o del comitato. Puoi gestire in modo rapido ed efficiente tutte le tue riunioni risparmiando tempo e denaro.

Cosa rende Beenote il compagno di riunione ideale? Combina le funzionalità chiave di diverse applicazioni in un unico programma intuitivo. Ti consente di registrare, documentare e distribuire i verbali delle riunioni a chiunque nella tua organizzazione. Puoi anche condividere queste osservazioni con altri, inclusi altri membri del team o aziende. I vantaggi di Beenote sono numerosi. Ti consente di organizzare riunioni più efficaci, aumentare la produttività del team e promuovere lo scambio di conoscenze.

Beenote semplifica la gestione delle riunioni. Le sue semplici funzionalità ti consentono di determinare cosa vuoi coprire e chi deve essere presente alla riunione. Puoi scegliere temi, partecipanti e obiettivi, nonché per quanto tempo vuoi parlarne. Interagisce con il tuo calendario aziendale, consentendoti di catturare i momenti critici delle riunioni. Ciò ti consentirà di condividere l'agenda e i verbali con gli altri, il che può aiutarti a chiudere più transazioni e soddisfare più clienti.

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2. Google Meet

Google Meet è uno strumento eccellente per organizzare riunioni virtuali. Quando chiami qualcuno, questi si unirà immediatamente alla riunione quando risponderà al telefono. Quando chiami le persone, vedranno i loro nomi e verranno alla riunione. È possibile modificare diversi parametri per renderlo più produttivo. Puoi anche mostrare l'oratore attuale, la presentazione e i partecipanti, a seconda dello scopo della riunione.

Google Meet ti consente anche di vedere lo schermo prima di iniziare una riunione, il che è utile se desideri modificare la videocamera o il microfono prima della riunione. Puoi anche controllare i partecipanti e modificare l'organizzazione del programma. Puoi anche disattivare l'audio, eliminare o bloccare le persone per concentrarti sulla riunione. E condividi anche il link della registrazione con altri partecipanti in modo che possano vederla in seguito. Non è solo ottimo per le riunioni, ma è anche conveniente per i dipendenti lontani.

Google Meet è uno strumento fantastico per ospitare riunioni se gestisci un'azienda. Puoi ospitare riunioni per un massimo di 30 persone. Il servizio è accessibile tramite computer e dispositivi mobili. È necessario inviare un collegamento ai partecipanti per partecipare a una riunione. Se desideri mantenere il dialogo privato, puoi utilizzare uno sfondo grigio per oscurare lo sfondo. Puoi cancellare la connessione al termine della riunione.

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3. HubSpot

Il software di gestione delle riunioni HubSpot è un'opzione eccellente se desideri gestire tutte le tue riunioni in un'unica posizione. È uno strumento fantastico per pianificare riunioni e inviare e-mail di follow-up. È semplice da usare e ha molte funzioni e può aiutarti a tenere traccia dei lead oltre alla pianificazione delle riunioni. Sono disponibili vari strumenti per assisterti nella configurazione del software di gestione delle riunioni, inclusa una connessione al calendario.

Per spostare le pagine di pianificazione da un utente all'altro, devi collegare i calendari di ciascuna persona. Se hai molti utenti, creane uno per ogni individuo che partecipa alle riunioni. Verifica che il responsabile dei calendari abbia un posto a pagamento nel Polo di vendita o nel Polo di servizio. Allo stesso modo, la rimozione di un utente comporterà la rimozione delle sue pagine di pianificazione. Di conseguenza, dovresti trasferire la proprietà prima di rimuovere un utente.

Lo strumento per riunioni HubSpot è semplice da usare. Devi disporre di una connessione al calendario per utilizzare questo strumento per riunioni. Quindi, decidi se desideri che le tue riunioni siano pianificate nella dashboard di pianificazione di HubSpot o nel tuo Google Calendar. Quindi puoi scegliere se consentire a ciascun utente di prenotare riunioni con vari membri. È anche possibile creare pagine di pianificazione delle riunioni individuali. Puoi garantire che ogni potenziale cliente abbia accesso al tuo software di gestione delle riunioni sincronizzando i tuoi calendari.

4. Microsoft Team

L'utilizzo del software di gestione delle riunioni di Microsoft Teams per semplificare le riunioni aziendali è un modo fantastico per risparmiare tempo. Il programma ha un'interfaccia facile da usare e consente agli utenti di creare e modificare gli elementi della riunione. Possono anche includere date di inizio e fine, commenti alla discussione e collegamenti ad attività cruciali. Gli utenti possono assegnare attività ai membri del team durante la pianificazione delle riunioni. Allo stesso tempo, possono delegare compiti ad altri membri del team e monitorare i loro progressi. Ciò semplifica la gestione del flusso di lavoro per i team.

Gli utenti possono tenere riunioni e conferenze video/audio utilizzando Microsoft Teams e possono persino utilizzare il programma per ospitare webinar. Il programma include anche funzionalità per prendere appunti, condivisione dello schermo e inoltro degli allegati. Il programma consente a tutti i partecipanti di partecipare al processo decisionale, sia in riunione che online. È gratuito con il piano Basic, ma dovrai eseguire l'aggiornamento a un abbonamento a Microsoft 365 se desideri funzionalità più sofisticate.

Con le sue numerose funzionalità, il software di gestione delle riunioni di Microsoft Teams può essere incredibilmente prezioso per la tua organizzazione. Oltre ad assisterti nell'organizzazione delle riunioni, questo programma ti aiuta anche a comunicare con il tuo team. Puoi inviare e-mail, condividere la condivisione dello schermo e creare sondaggi utilizzando l'interfaccia intuitiva. È anche possibile monitorare la partecipazione individuale ai sondaggi e includere caratteristiche uniche. Una delle migliori caratteristiche di questo strumento è che è semplice da incorporare in Microsoft Outlook.

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5. Zoom - App per la gestione delle riunioni

Il Calendario delle riunioni semplifica la pianificazione delle riunioni e invita i partecipanti. Ha anche funzionalità come la condivisione dello schermo e un'area commenti separata. Le sue funzionalità complete consentono ai membri del team di collaborare e comunicare e si connette con app di terze parti come Google Docs, Trello e Slack. Inoltre, puoi aggiungere proprietà specifiche alle tue riunioni, come l'oggetto della riunione o i partecipanti. Ciò contribuirà ad accelerare l'intera procedura.

Se hai un team che si riunisce frequentemente, puoi utilizzare il software di gestione delle riunioni Zoom per soddisfare le tue richieste. Si integra con il tuo calendario Google e ti consente di pianificare riunioni da qualsiasi parte del mondo. Cattura le riunioni e genera trascrizioni ricercabili per i tuoi record. Puoi anche utilizzare lo strumento per la co-annotazione e la condivisione dello schermo in tempo reale. Puoi anche creare gruppi privati ​​e pubblici e comunicare con il tuo team per garantire che vengano discusse solo le informazioni pertinenti.

Sebbene esistano diverse soluzioni software per la gestione delle riunioni, Zoom offre la migliore integrazione. Ad esempio: è facile avviare una riunione con Hive semplicemente digitando "/zoom" nella casella della chat. Può anche essere integrato con altri programmi, come Coda, per aiutarti a velocizzare le riunioni di lavoro. A parte questo, la combinazione di Zoom e Coda è conveniente e ti consente di visualizzare lo stesso schermo degli altri giocatori.

Conclusione

L'elenco dei software per la gestione delle riunioni è terminato. Con tutte queste informazioni in mano, siamo certi che potrai prendere una decisione informata su quale opzione è la migliore per te. Gli strumenti di gestione delle riunioni sopra elencati sono tutte scelte eccellenti. Siamo fiduciosi che sarai in grado di condurre e gestire la tua riunione in modo efficiente con l'aiuto di uno qualsiasi di questi strumenti.

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