Guida essenziale all'etichetta delle riunioni online

È fondamentale sapere cosa fare quando si partecipa a una riunione online al mese o a una dozzina ogni settimana. Inoltre, le riunioni online sono molto simili alle riunioni di persona. Questo è il motivo per cui alcune sfumature richiedono di ruotare e aumentare il tuo gioco di etichetta delle riunioni online. Per mantenere un senso di professionalità in futuro, è importante capirlo. Anche se non sai da dove cominciare, questo articolo ti guiderà attraverso "come e perché" dell'etichetta delle riunioni online.

Importanza del galateo delle riunioni online

Le riunioni online stanno diventando il modo principale di comunicazione tra manager, dipendenti e persino studenti e insegnanti della C-suite. È probabile che tu sia stato invitato a più di qualche riunione virtuale ultimamente. Forse uno di quegli incontri non è stato così produttivo come avrebbe potuto essere. Tuttavia, le riunioni sono una parte necessaria della giornata lavorativa, sia di persona che online. D'altra parte, riunioni inefficienti sottraggono alle aziende tempo prezioso per la produttività dei dipendenti.

Ha un effetto cumulativo all'aumentare del numero di riunioni e partecipanti. A causa della natura causale e della facilità di pianificazione, le riunioni online sono ancora più suscettibili. Conoscere e seguire le regole di base dell'etichetta delle riunioni online è un modo per aumentare l'efficienza e l'efficacia delle riunioni online. Aiuta a eliminare le insidie ​​comuni delle riunioni e a mantenere il tono professionale nelle riunioni online. Inoltre, aiuta a rendere quelle riunioni più efficienti, produttive e piacevoli per tutti.

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Regole del galateo delle riunioni online

Di solito, alcune linee guida sull'etichetta delle riunioni tradizionali si applicano universalmente. Molte di queste regole di etichetta di buon senso falliscono involontariamente nell'atmosfera più informale del lavoro da casa. Quando la sede della riunione è online, nasce un'etichetta unica. Ti guideremo attraverso tutto ciò che devi sapere per dare il meglio di te al tuo incontro online.

Cose che devi fare prima della riunione?

Di solito, le grandi riunioni iniziano molto prima dell'ora di inizio pianificata. Il tempo dedicato alla preparazione prima di fare clic sul pulsante di avvio contribuisce notevolmente al successo delle riunioni online.

1. Devi fare un ordine del giorno

Devi prenderti il ​​tuo tempo per mettere insieme un ordine del giorno che spieghi tutto da coprire durante la riunione. Quindi distribuiscilo con largo anticipo in modo che informi i partecipanti su cosa aspettarsi di discutere. D'altra parte, se sei un partecipante alla riunione che riceve un'agenda e la rivede in anticipo. Quindi questo ti aiuterà a prepararti adeguatamente in modo da poter aggiungere valore alla discussione della riunione. Inoltre, quando sei stato invitato a una riunione, ma non hai ricevuto un ordine del giorno, chiedine uno all'organizzatore della riunione.

2. Concordare di rispettare le regole di base

Questo aiuta una riunione in pista. Inoltre, la chiave è assicurarsi che tutti i partecipanti siano sulla stessa pagina e che le aspettative siano comprese prima dell'inizio delle riunioni. L'accettazione delle regole di base del rispetto aiuta le riunioni a svolgersi senza intoppi e riduce al minimo le interruzioni o i comportamenti indesiderati.

3. Entra nello spazio di testa giusto

Devi entrare nello spazio di testa corretto prima di fare clic su "partecipa" all'ora di inizio della riunione. Prima dell'inizio di una riunione online, prova a fare stretching o ad allontanarti dal computer per alcuni minuti. Troverai la testa lucida e pronta per l'impegno al tuo ritorno.

4. Prova la tua attrezzatura prima di iniziare

Di solito, non importa se stai usando un nuovo apparecchio o lo stesso vecchio computer. È necessario assicurarsi che funzioni prima dell'inizio della riunione. Perché potrebbe essere imbarazzante armeggiare all'inizio di una riunione cercando di far funzionare le cuffie mentre i tuoi colleghi guardano e aspettano.

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Cose che devi fare durante l'incontro?

Dopo aver preparato e testato la tua attrezzatura e iniziare la riunione. È tempo di sapere come ti comporti durante l'incontro.

1. Limita la tua distruzione

Devi disattivare tutte le notifiche, incluse e-mail, app di chat e qualsiasi altra cosa. Perché potrebbe essere un rompicapo durante l'incontro. Poiché condividerai lo schermo durante la chiamata, i pup-up inaspettati potrebbero distogliere l'attenzione. Chiudi tutte le schede del browser non necessarie e metti via il telefono se sei facilmente distratto.

2. Mantieni la riunione online breve e dolce

Segui attentamente la tua agenda quando guidi la riunione e ritaglia il tempo per le domande e risposte alla fine della riunione. Quindi il tuo incontro durerà il tempo necessario anche se termina prima del previsto.

3. Termina la tua riunione online in tempo

Con un'agenda chiara e una buona riunione, la gestione è il modo migliore per garantire che la riunione termini all'ora pianificata. Quindi, quando devi superare il tempo assegnato, assicurati di chiedere al partecipante se può rimanere. Anche se devono andare, rassicurali che va bene e prometti di aggiornarli più tardi.

Cose che devi fare dopo l'incontro?

Al termine della riunione, la buona etichetta della riunione online non finisce, soprattutto se sei l'organizzatore della riunione.

1. Riepilogare e condividere le note della riunione

Dopo quanto discusso e concordato nella riunione, dovrebbe risultare in note identificative. Devi essere sicuro di inviare queste informazioni a tutti i partecipanti.

2. Assegnare l'etichetta della riunione online all'attività

Durante la riunione, se vengono assegnati incarichi, accertarsi di identificare chi è il responsabile. Inoltre, puoi concludere questo nelle note della riunione. Inoltre, inseriscilo nel tuo sistema di gestione del progetto.

3. Se necessario, pianificare una riunione di follow-up

Se hai bisogno di seguire il tuo partecipante, assicurati di inserire quelle riunioni nel calendario. E invia nuovi inviti, in modo che tutti possano pianificarli subito.

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Considerazioni finali sull'etichetta delle riunioni online

La necessità di riunioni online arriva con la forza lavoro distribuita. Seguendo una buona etichetta per le riunioni online, è fondamentale padroneggiare questa comoda tecnologia e ottenere il massimo da ogni riunione programmata. Quando sei preparato prima della tua riunione online, aiuta a sfruttare al meglio il tuo tempo di riunione virtuale. Inoltre, si traduce in colleghi più soddisfatti e un atteggiamento più positivo nei confronti delle riunioni online.

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