Gli 11 migliori sistemi di gestione dei documenti open source nel 2023

Vuoi mettere ordine nel tuo mondo digitale e semplificare la gestione dei documenti con il miglior sistema di gestione dei documenti (DMS) open source?

Che tu sia un piccolo imprenditore, una vivace organizzazione no-profit o qualcuno che desidera portare più ordine nella tua vita, sei nel posto giusto.

In questo articolo esploreremo alcune delle migliori opzioni DMS open source disponibili.

Le soluzioni DMS open source offrono un modo potente ed economico per assumere il controllo dei tuoi dati digitali pur essendo personalizzabili per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Preparati a scoprire strumenti che ti daranno maggiore efficienza e controllo sulle tue preziose informazioni.

Iniziamo!

Questo post copre:

• Il miglior sistema di gestione dei documenti open source
  • OpenDocMan
  • LogicoDOC
  • OpenKM
  • SemeDMS
  • Seafile
  • EDMS Maya
  • Papermerge
  • Teedy
  • FormKiQ
  • Kristal DMS
  • Ermete
• Qual è il miglior sistema di gestione dei documenti open source
  • Come iniziare con OpenDocMan
• Domande frequenti (FAQ)

Il miglior sistema di gestione dei documenti open source

Cerca un sistema con un'organizzazione intuitiva: pensa a tag, cartelle e funzioni di ricerca facili da usare.

Anche la sicurezza è un grosso problema; vuoi che i tuoi dati siano al sicuro come un diario segreto. E non dimentichiamoci dell'accessibilità: poter accedere ai tuoi file ovunque e in qualsiasi momento è come avere un portale magico sul tuo spazio di lavoro.

Oh, e strumenti di collaborazione? Sono la ciliegina sulla torta, consentendo a te e al tuo team di lavorare insieme senza problemi, indipendentemente da dove ti trovi.

La scelta del DMS adatto rende il tuo percorso di gestione dei dati più semplice, sicuro e divertente.

1. ApriDocMan

Parliamo del motivo per cui OpenDocMan è la crema del raccolto nei sistemi di gestione dei documenti open source.

Cosa lo distingue? È PHP integrato, che lo rende estremamente versatile e adattabile a qualsiasi server Web popolare in circolazione, sia esso Apache2, IIS o altri. Inoltre, è compatibile con un'ampia gamma di sistemi operativi.

OpenDocMan è incredibilmente leggero e semplicissimo da installare. Il suo programma di installazione e aggiornamento automatico ti consente di dedicare meno tempo alla configurazione e più tempo a fare ciò che conta. Inoltre, tutti i tuoi file vengono archiviati localmente sul server web, semplificando i backup.

Ora parliamo dell'esperienza dell'utente. La sua interfaccia basata al 100% sul web elimina la necessità di FTP: carica i file direttamente dal tuo browser. OpenDocMan supporta tipi di file illimitati, dispone di campi di metadati per ogni file e ti consente di assegnare categorie o dipartimenti per mantenere le cose organizzate.

Preoccupato per la sicurezza dei documenti e il flusso di lavoro? OpenDocMan dispone di processi automatizzati di revisione dei documenti, meccanismi di scadenza dei file e notifiche e-mail per le revisioni. Le sue potenti funzionalità di ricerca ti consentono di trovare rapidamente file per autore, dipartimento, categoria o persino metadati.

OpenDocMan è un potente strumento per semplificare e proteggere la gestione dei documenti, una soluzione perfetta per aziende di tutte le dimensioni.

Caratteristiche principali di OpenDocMan:

• Un'interfaccia basata al 100% sul Web per caricare, gestire e accedere ai documenti direttamente dal tuo browser Web senza FTP.
• Funziona su vari server Web (come Apache2 e IIS) ed è compatibile con più sistemi operativi, inclusi Linux, Unix, Mac OS X e diverse versioni di Windows.
• Un processo di revisione automatizzata dei documenti, inclusa la scadenza automatizzata dei file e opzioni di notifica via e-mail per le revisioni dei documenti.
• Gli utenti possono eseguire ricerche rapide per autore, dipartimento o categoria e ricerche complete utilizzando metadati, autore, dipartimento, nome file e commenti senza bisogno di indicizzazione esterna.
• OpenDocMan supporta più lingue, tra cui inglese, francese, tedesco, spagnolo, cinese, croato, ecc.

Ideale per:

OpenDocMan è rivolto alle piccole e medie imprese e alle organizzazioni che cercano una soluzione di gestione dei documenti economicamente vantaggiosa, personalizzabile e facile da usare con solide funzionalità di sicurezza.

Prezzi: OpenDocMan è gratuito e open source. Ma offre anche soluzioni cloud e aziendali, a partire da $ 99 al mese.

Ottieni OpenDocMan

2. DOC logico

L'interfaccia basata sul web di LogicalDOC semplifica la condivisione dei file, imposta i ruoli di sicurezza e controlla facilmente documenti e registri aziendali.

Ciò che mi piace di LogicalDOC è il modo in cui promuove la collaborazione. Non si tratta solo di archiviare documenti, ma di creare un ambiente dinamico in cui le informazioni vengono condivise e utilizzate in modo mirato.

I documenti in LogicalDOC scorrono senza intoppi attraverso il ciclo aziendale, dalla creazione alla collaborazione, approvazione, revisioni e revisioni. E se inizi con documenti cartacei, non preoccuparti! LogicalDOC li digitalizza, organizzandoli in modo efficiente in schedari digitali.

I metadati consentono un facile accesso ai documenti tramite parole chiave, cronologia, argomenti e altro ancora. Questa precisione nella gestione dei documenti fa risparmiare tempo e migliora la produttività.

Inoltre, LogicalDOC è un gestore di record a tutti gli effetti, che gestisce tutti i tuoi documenti e le tue informazioni in modo sicuro.

Sia che lo utilizzi come server autonomo, condiviso o nel LogicalDOC Cloud, questo sistema si adatta alle tue esigenze organizzative, rendendo la gestione dei documenti una parte integrante del tuo processo aziendale.

Caratteristiche principali di LogicalDOC:

• Un'interfaccia intuitiva basata sul Web che facilita la condivisione di file, la gestione dei ruoli di sicurezza e un facile controllo di record e documenti aziendali.
• Collaborazione perfetta tra gli utenti per una facile condivisione e un lavoro collettivo sui documenti.
• LogicalDOC traccia e gestisce l'intero ciclo di vita di un documento, dalla creazione, condivisione e collaborazione attraverso l'approvazione, le revisioni, le revisioni e l'archiviazione digitale.
• Il sistema funge sia da gestore dei contenuti che da gestore dei record, in grado di gestire in modo sicuro tutti i documenti e l'intelligence organizzativi in ​​un archivio centralizzato.

Ideale per:

LogicalDOC è rivolto alle organizzazioni di medie e grandi dimensioni che cercano una soluzione di gestione dei documenti solida, collaborativa e versatile con funzionalità avanzate di gestione dei contenuti e dei record.

Prezzi: LogicalDOC è gratuito e open source. (Ma dispone anche di soluzioni aziendali e cloud con numerose funzionalità extra.)

Ottieni LogicalDOC

3. ApriKM

OpenKM è gratuito al 100%, perfetto per piccoli team e repository e ricco di funzionalità piuttosto interessanti.

Oltre a gestire i tuoi documenti, OpenKM funziona perfettamente con il tuo scanner TWAIN ed è accessibile tramite dispositivi mobili.

OpenKM acquisisce informazioni da qualsiasi fonte digitale e le porta in uno spazio di lavoro unificato. Che si tratti di arricchire, modificare o sfogliare i dati, OpenKM rende tutto più semplice.

E grazie alla sua API, puoi integrare praticamente qualsiasi applicazione con OpenKM.

Inoltre, i team possono arricchire i documenti condivisi con discussioni testuali, modificare qualsiasi tipo di file e allegare tutti i materiali necessari per creare report finali completi. Inoltre, la sua funzionalità Web Client ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo senza alcun software client.

Crea e monitora i flussi di lavoro per la revisione, l'approvazione e la convalida dalla tua dashboard e rimani aggiornato con notifiche e-mail configurabili.

OpenKM vanta un'interfaccia utente intuitiva e rapida basata su Ajax, funzionalità di trascinamento della selezione dal desktop e persino scansioni antivirus di tutti i documenti caricati per una maggiore sicurezza.

Se sei una piccola impresa alla ricerca di un DMS facile da usare, adattabile e ricco di funzionalità, OpenKM è la soluzione perfetta.

Caratteristiche principali di OpenKM:

• Tutte le funzionalità essenziali come flussi di lavoro per la gestione dei documenti, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per la digitalizzazione dei documenti e controllo della versione per tenere traccia delle revisioni dei documenti.
• OpenKM può essere installato su più sistemi operativi, offrendo versatilità e facilità d'uso in diversi ambienti IT. Inoltre, l'API consente una facile integrazione con altre applicazioni.
• Il DMS offre un client Web intuitivo per l'accesso remoto, un'interfaccia utente basata su Ajax per interazioni rapide, funzionalità drag-and-drop, scansione antivirus per i documenti caricati, funzionalità di caricamento in blocco e gestione completa del flusso di lavoro con assegnazione di attività e monitoraggio del progetto.

Ideale per:

OpenKM è rivolto alle piccole e medie imprese che cercano una soluzione di gestione dei documenti economicamente vantaggiosa, flessibile e ricca di funzionalità che supporti la collaborazione e la facile integrazione.

Prezzi: OpenKM è gratuito e open source. Ma puoi sbloccare moltissimi gadget con la versione Cloud o Professional.

Ottieni OpenKM

4. Seme DMS

Che tu abbia bisogno di un'archiviazione di documenti privati ​​o di una solida soluzione aziendale con una sofisticata gestione del flusso di lavoro, SeedDMS è la soluzione perfetta.

È perfetto per vari usi, dall'archiviazione di fatture e documentazione a materiali didattici ed e-mail.

Alcune delle caratteristiche stellari di SeedDMS includono un'interfaccia utente completamente basata sul web, la conservazione delle versioni dei documenti, la gestione completa di utenti e gruppi e l'autenticazione esterna.

Amerai le sue notifiche dettagliate per le modifiche, la revisione dei documenti e la gestione del flusso di lavoro di approvazione e gli elenchi di controllo degli accessi per una maggiore sicurezza.

La ricerca full-text e l'accesso WebDAV fanno risparmiare tempo reale, mentre il supporto multilingue e RestAPI aggiungono flessibilità. Le attività automatiche e una varietà di estensioni ne migliorano ulteriormente le capacità.

Parlando di estensioni, SeedDMS può essere notevolmente migliorato, sebbene la maggior parte delle estensioni non sia gratuita.

Includono l'integrazione con Collabora Office e Tesseract per OCR, conversione tra diversi formati, scansione antivirus e opzioni di anteprima avanzate, solo per citarne alcuni. Inoltre, si comporta anche come un server Paperless-ng per l'accesso alle app mobili.

SeedDMS è un sistema completo e adattabile, perfetto per coloro che desiderano un mix di semplicità e funzionalità avanzate.

Caratteristiche principali di SeedDMS:

• Mantiene una cronologia delle versioni dei documenti, consentendo agli utenti di accedere e ripristinare le versioni precedenti secondo necessità.
• SeedDMS consente la gestione dettagliata di utenti e gruppi, inclusi permessi e controlli di accesso.
• Il sistema supporta metodi di autenticazione esterni per l'integrazione con i sistemi di gestione degli utenti esistenti.
• Le notifiche sulle modifiche ai documenti assicurano che gli utenti rimangano informati sugli aggiornamenti e sulle modifiche.
• Un sistema di flusso di lavoro per la revisione, l'approvazione e la revisione dei documenti, che semplifica il processo di gestione dei documenti all'interno di un'organizzazione.

Ideale per:

SeedDMS è rivolto ad aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni che cercano una soluzione di gestione dei documenti versatile, facile da usare e ricca di funzionalità con flussi di lavoro personalizzabili e funzionalità di estensione.

Prezzi: SeedDMS è gratuito e open source.

Ottieni SeedDMS

5. File marino

Seafile combina velocità, flessibilità e sicurezza per la gestione dei documenti.

Si distingue per la sincronizzazione dei file multipiattaforma. Puoi sincronizzare intere librerie o cartelle selezionate su Windows, Mac o Linux ed è straordinariamente veloce, anche per un numero elevato di file.

Supporta Android e iOS, offrendo agli utenti mobili accesso offline e backup delle foto.

Il client Seafile Drive è un gioiello. Trasforma l'archiviazione del tuo server Seafile in un'unità virtuale, consentendo l'accesso immediato ai file senza sincronizzazione, anche offline. Inoltre, è uno strumento eccellente per la gestione della conoscenza, che ti consente di creare e modificare documenti Wiki in Markdown insieme ad altri tipi di file.

Eccelle anche in termini di sicurezza, con crittografia lato client, autenticazione a due fattori e scansione antivirus. La condivisione è sicura e flessibile, con autorizzazioni dettagliate e collegamenti di condivisione esterni.

Seafile include anche la ricerca del testo completo, il controllo delle versioni dei file, il blocco dei file e supporta la modifica online e la creazione condivisa di file Office.

Con una gestione completa degli utenti, opzioni di backup e ampie funzionalità di integrazione, Seafile non è solo un DMS ma una soluzione completa di gestione dei documenti.

Caratteristiche principali di Seafile:

• Le librerie e le cartelle possono essere condivise con autorizzazioni specifiche e i file possono essere condivisi esternamente con collegamenti sicuri, protezione tramite password e date di scadenza.
• Gli utenti possono sincronizzare le librerie su varie piattaforme desktop, tra cui Windows, Mac e Linux.
• Seafile supporta l'accesso mobile tramite i suoi client sia per Android che per iOS.
• Il client dell'unità estende lo spazio su disco locale mappando l'archiviazione sul server Seafile come unità virtuale per accedere ai file senza sincronizzarli e utilizzarli offline.

Ideale per:

Seafile è rivolto ad aziende e organizzazioni di qualsiasi dimensione che cercano una soluzione di gestione dei documenti sicura, flessibile ed efficiente con potenti funzionalità di collaborazione e sincronizzazione.

Prezzi: Seafile è gratuito e open source, con licenze Pro a partire da $ 100 all'anno.

Ottieni Seafile

6. EDMS Maya

Mayan EDMS è una soluzione altamente avanzata per tutte le esigenze di gestione dei documenti.

Innanzitutto, Mayan EDMS è un maestro nel trovare esattamente ciò di cui hai bisogno. Le sue funzionalità di ricerca avanzate e l'tagging e la categorizzazione di prim'ordine fanno sì che la navigazione tra i tuoi documenti sembri una passeggiata nel parco.

Mayan EDMS porta le cose a un livello superiore automatizzando i processi aziendali con flussi di lavoro intuitivi. Ciò significa meno lavoro manuale e più prestazioni nelle operazioni quotidiane.

Inoltre, il controllo degli accessi basato sui ruoli garantisce che i documenti sensibili vengano visti solo dagli occhi giusti, garantendoti la massima tranquillità riguardo alla sicurezza dei tuoi dati.

Inoltre, è basato sul Web e multipiattaforma, quindi puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. E poiché è gratuito e open source, non sono necessari ingenti investimenti. Si integra perfettamente con l'hardware esistente, offrendo un costo totale di proprietà basso.

Caratteristiche principali dell'EDMS Maya:

• Funzionalità di ricerca sofisticate che semplificano l'individuazione rapida dei documenti utilizzando tag e categorizzazioni.
• Il sistema consente l'automazione dei processi aziendali attraverso flussi di lavoro personalizzabili, migliorando efficienza e produttività.
• Mayan EDMS garantisce la sicurezza dei documenti, fornendo autorizzazioni di accesso personalizzate in base ai ruoli utente.
• Può integrarsi perfettamente con l'hardware esistente, riducendo il costo totale di proprietà e facilitando una facile adozione.

Ideale per:

Mayan EDMS è rivolto alle aziende di tutte le dimensioni che cercano una soluzione di gestione dei documenti avanzata, sicura ed economica con funzionalità di ricerca flessibili e automazione del flusso di lavoro.

Prezzi: Mayan EDMS è gratuito e open source. (L'accesso alla knowledge base costa $ 9,99 al mese.)

Ottieni l'EDMS Maya

7. Fusione di documenti

Papermerge è il sistema di gestione dei documenti open source che trasforma il modo in cui gestiamo i documenti.

Fondamentalmente, Papermerge è open source e trasparente e invita alla collaborazione della comunità per un miglioramento continuo. Brilla con il supporto multiutente, consentendo accesso e autorizzazioni personalizzati per diversi utenti.

La caratteristica principale? La sua tecnologia OCR. Papermerge trasforma i tuoi documenti scansionati in risorse ricercabili, semplificando l'individuazione dei file in base al loro contenuto.

Aggiungi l'API REST per un'integrazione perfetta, funzionalità di ricerca full-text e un robusto controllo delle versioni dei documenti e avrai una solida base per la gestione dei documenti. Papermerge è perfetto per l'archiviazione a lungo termine di documenti importanti, offrendo un'archiviazione non distruttiva, facilmente recuperabile e con versione.

Inoltre, la sua interfaccia moderna e intuitiva semplifica la gestione dei documenti, migliorando la produttività. E per quei fastidiosi errori di scansione? Le funzionalità di gestione delle pagine di Papermerge ti consentono di risolvere rapidamente i problemi senza ripetere la scansione.

Papermerge è la soluzione ideale per chiunque desideri gestire, digitalizzare e proteggere i propri documenti in modo efficiente, il tutto in un ambiente intuitivo.

Caratteristiche principali di Papermerge:

• Supporta più utenti e consente di assegnare autorizzazioni diverse, consentendo accesso e controllo su misura.
• La tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) estrae il testo da documenti scansionati, PDF e file di immagini, trasformandoli in documenti ricercabili.
• Papermerge conserva le versioni di tutte le modifiche apportate ai documenti, garantendo che le versioni originali siano sempre accessibili e che le informazioni non vadano mai perse.
• È particolarmente adatto per l'archiviazione a lungo termine di archivi digitali, come ricevute, fatture, fatture e contratti.

Ideale per:

Papermerge è rivolto a privati ​​e aziende che cercano una soluzione di gestione dei documenti impeccabile, scalabile e versatile con OCR avanzato e potente controllo delle versioni per la digitalizzazione e l'organizzazione dei documenti.

Prezzi: Papermerge è gratuito e open source.

Ottieni Papermerge

8. Teedy

Teedy è un fantastico sistema di gestione dei documenti open source perché è leggero, ricco di funzionalità e facile da usare.

Adoro il modo in cui Teedy semplifica la gestione dei documenti. La sua interfaccia moderna mantiene tutto organizzato, rendendo il caricamento e la ricerca di documenti un gioco da ragazzi. E per quanto riguarda la sicurezza, Teedy è una fortezza con crittografia avanzata e data center sicuri in Francia.

L'interfaccia utente è un sogno: pulita, semplice e perfetta sia per desktop che per dispositivi mobili. Inoltre, il suo potente motore di ricerca ti consente di trovare documenti in un lampo, anche cercando testo nelle immagini, grazie alla tecnologia OCR.

Teedy non è solo una questione di spazio di archiviazione; è ottimo per la collaborazione, con flussi di lavoro semplici e un chiaro controllo degli accessi per utenti e gruppi. Aggiungere metadati, tenere traccia delle modifiche ai documenti e condividere documenti? Tutto poco impegnativo.

Per gli appassionati di tecnologia, l'API REST di Teedy apre infinite possibilità di personalizzazione. Ed essendo open source, è in continua evoluzione con il contributo della community.

Caratteristiche principali di Teedy:

• Interfaccia pulita e intuitiva, facile da navigare su desktop e dispositivi mobili, che migliora l'esperienza dell'utente e la produttività.
• Un potente motore di ricerca full-text in grado di effettuare ricerche all'interno delle immagini tramite OCR incorporato.
• Teedy consente agli utenti di verificare o convalidare i documenti all'interno della propria organizzazione, ottimizzando i flussi di lavoro collaborativi e i processi decisionali.
• Teedy fornisce funzionalità per una facile condivisione di documenti tramite collegamenti e consente agli utenti di aggiungere commenti o note ai documenti.

Ideale per:

Teedy è rivolto alle piccole e medie imprese e ai singoli utenti che cercano una soluzione di gestione dei documenti sicura, intuitiva e ricca di funzionalità con funzionalità avanzate di ricerca e flusso di lavoro.

Prezzi: Teedy è gratuito e open source. Oltre a ciò, ha anche piani a pagamento, a partire da $ 20 al mese.

Diventa teso

9. FormKiQ

FormKiQ è costruito con una solida API che consente di aggiungere, trasformare e recuperare documenti con facilità.

Immagina di avere l'OCR, la classificazione dei documenti basata su OpenAI e/o Cohere e la ricerca full-text tutto a portata di mano. È coerente, affidabile e scalabile: perfetto per le aziende in crescita.

Inoltre, la console web personalizzabile di FormKiQ è intuitiva, completa e semplice da navigare. Pertanto, la gestione di documenti e metadati diventa roba da bambini. (Nota: utilizzando OpenAI e/o Cohere, risparmi tempo, migliori la coerenza e riduci l'errore umano.)

Basta un'installazione con un clic per iniziare a lavorare con FormKiQ e sarai subito operativo in pochi minuti. È prevedibile e ben testato e offre installazioni in più regioni AWS e opzioni di esecuzione locale per facilitare lo sviluppo.

FormKiQ è una soluzione di livello superiore per coloro che apprezzano la flessibilità, l'efficienza e la potenza dell'automazione nella gestione dei propri documenti.

Caratteristiche principali di FormKiQ:

• La robusta API consente di aggiungere, trasformare e recuperare documenti, integrando funzionalità avanzate come OCR e ricerca full-text.
• Il sistema incorpora la tecnologia OCR, consentendo l'estrazione e la digitalizzazione di testo da immagini e documenti scansionati.
• La ricerca full-text garantisce ricerche rapide in base al contenuto, velocizzando la scoperta dei documenti.
• La piattaforma può essere installata con un solo clic, supporta più regioni AWS, incluso AWS GovCloud (Stati Uniti) occidentali, e può anche essere eseguita localmente per lo sviluppo.

Ideale per:

FormKiQ è rivolto a organizzazioni e sviluppatori che cercano una soluzione di gestione dei documenti avanzata, scalabile e potenziata dall'intelligenza artificiale con una potente API e funzionalità di automazione efficienti.

Prezzi: FormKiQ è gratuito e open source. Al contrario, offre anche fantastici piani a pagamento, a partire da $ 499 al mese.

Ottieni FormKiQ

10. Kristal DMS

Krystal DMS trasforma il modo in cui archivi i tuoi documenti, apportando un'ondata di organizzazione ed efficienza che ti fa risparmiare tempo e grattacapi.

Indicizzare i documenti? È veloce con Krystal DMS. Bastano pochi clic e i tuoi documenti verranno contrassegnati con metadati utili, aprendo la strada a un recupero rapido e agevole.

La sua funzionalità di condivisione continua ti consente di distribuire i documenti senza sforzo, eliminando costi o passaggi aggiuntivi.

Hai bisogno di visualizzare un documento? Il visualizzatore di documenti Krystal si integra in modo ottimale nel tuo browser web, consentendoti di aprire vari formati di file senza software aggiuntivo.

Krystal DMS abbraccia anche la diversità linguistica. Con il supporto di lingue come inglese, francese, tedesco, spagnolo, italiano e diverse lingue indiane, è la soluzione perfetta per i team globali.

Hai mai cancellato un documento per errore? Non aver paura! La pratica funzionalità del cestino ti consente di recuperarlo con un semplice clic.

Krystal DMS è il tuo alleato per rendere la gestione dei documenti fluida e ben organizzata.

Caratteristiche principali di Krystal DMS:

• Ricerca e recupero istantanei di documenti utilizzando una sofisticata tecnologia di ricerca per una rapida individuazione dei documenti.
• Il sistema semplifica l'archiviazione dei documenti, passando dalle tradizionali cartelle di file a un metodo di organizzazione digitale più efficace.
• L'indicizzazione/contrassegno rapido dei documenti con metadati garantisce un recupero più rapido dei documenti.
• Visualizzatore di documenti per visualizzare vari formati di file standard del settore direttamente nel browser web.

Ideale per:

Krystal DMS è rivolto ad aziende e organizzazioni che cercano una soluzione di gestione dei documenti strutturata, supportata da più lingue e di facile utilizzo con solide funzionalità di ricerca, indicizzazione e controllo della versione.

Prezzi: Krystal DMS è gratuito e open source. Tuttavia, sono disponibili soluzioni a pagamento per le piccole e grandi imprese, a partire da 3,14 dollari al mese per utente.

Ottieni Krystal DMS

11. Hermes

Ciò che adoro di Hermes è il modo in cui cattura l'essenza di un'elegante gestione dei documenti. È progettato per aiutare a creare, rivedere, approvare e individuare facilmente i documenti.

Una delle cose più interessanti di Hermes è la sua integrazione con Google Workspace. Avviare un documento è semplice come accedere a Hermes e utilizzare Google Docs per creare una bozza. La collaborazione prevede una facile condivisione del feedback e un rapido processo di approvazione che mantiene tutti aggiornati tramite e-mail.

Hermes si distingue per la sua capacità di ricerca full-text, rendendo la ricerca dei documenti pubblicati un gioco da ragazzi. E la sua tecnologia? Di prim'ordine, con Golang ed Ember.js sotto il cofano, insieme a PostgreSQL per l'archiviazione e Algolia per potenti funzioni di ricerca.

La sua interfaccia utente, basata su Helios, il sistema di progettazione dei prodotti open source di HashiCorp, si integra perfettamente, offrendo un'esperienza familiare e intuitiva.

Hermes è un gateway per una maggiore produttività e collaborazione, rendendolo una scelta fantastica per le organizzazioni che apprezzano una cultura della scrittura e una gestione efficiente dei documenti.

Caratteristiche principali di Hermes:

• Hermes si integra perfettamente con Google Workspace per creare bozze di documenti utilizzando Google Docs direttamente all'interno del sistema.
• Gli utenti possono condividere facilmente le bozze dei documenti con i collaboratori e inviarle ad altri membri del team per l'approvazione.
• Una funzionalità di ricerca full-text consente la ricerca ottimizzata e l'individuazione dei documenti pubblicati.
• Il backend è realizzato utilizzando Golang, mentre il front-end utilizza Ember.js. Utilizza un database PostgreSQL per l'archiviazione e Algolia per potenziare le sue capacità di ricerca.

Ideale per:

Hermes è rivolto alle organizzazioni e ai team che apprezzano una forte cultura della scrittura e della collaborazione e richiedono un sistema per creare, approvare e gestire documenti, in particolare quelli integrati con Google Workspace.

Prezzi: Hermes è gratuito e open source.

Prendi Hermes

Qual è il miglior sistema di gestione dei documenti open source

Esploriamo le tre migliori soluzioni di sistema di gestione dei documenti open source, ciascuna delle quali offre funzionalità uniche per soddisfare le varie esigenze organizzative:

• OpenDocMan si distingue per il suo approccio intuitivo e le robuste funzionalità di conformità. È ideale per le aziende che cercano una soluzione di gestione dei documenti semplice e conforme alle normative. L'attenzione alla facilità d'uso e alla solida organizzazione dei file promuove una gestione efficiente dei documenti per organizzazioni di tutte le dimensioni.
• LogicalDOC brilla grazie alle sue capacità di integrazione perfetta e agli strumenti avanzati di collaborazione dei documenti. È perfetto per i team che cercano un ambiente di gestione dei documenti altamente collaborativo e interoperabile. Le potenti funzionalità di ricerca e l'accesso mobile lo rendono la scelta migliore per le aziende che mirano a una maggiore produttività e accessibilità remota.
• OpenKM è rinomato per le sue funzionalità complete di gestione dei documenti, tra cui una solida gestione del flusso di lavoro e ampie capacità di ricerca. Ciò lo rende un'ottima soluzione per le organizzazioni che richiedono il monitoraggio e il controllo dettagliati dei documenti. La sua flessibilità in termini di personalizzazione e scalabilità lo rende una soluzione ideale per le aziende che desiderano adattare il proprio sistema di gestione dei documenti a esigenze operative specifiche.

CMS	Prezzo di partenza	Piano gratuito
OpenDocMan	$99/mese	SÌ	VISITA
LogicoDOC	Costume	SÌ	VISITA
OpenKM	Costume	SÌ	VISITA
SemeDMS	Gratuito	SÌ	VISITA
Seafile	$ 100/anno	SÌ	VISITA
EDMS Maya	Base di conoscenza a pagamento	SÌ	VISITA
Papermerge	Gratuito	SÌ	VISITA
Teedy	$ 20 al mese	SÌ	VISITA
FormKiQ	$499/mese	SÌ	VISITA
Kristal DMS	$ 3,14 al mese	SÌ	VISITA
Ermete	Gratuito	SÌ	VISITA

Come iniziare con OpenDocMan

• Scarica OpenDocMan : visita il sito Web OpenDocMan e scarica la versione più recente.
• Installa OpenDocMan : decomprimi il file e caricalo sul tuo server web. Assicurati che il tuo server soddisfi i requisiti di OpenDocMan (PHP, MySQL).
• Configura un database : utilizza uno strumento come phpMyAdmin per creare un nuovo database per OpenDocMan. Prendere nota del nome del database, del nome utente e della password.
• Esegui script di installazione : vai all'URL di OpenDocMan in un browser web. Segui le istruzioni visualizzate sullo schermo, inserendo i dettagli del database quando richiesto.
• Configura le impostazioni : accedi a OpenDocMan. Modifica le impostazioni per ruoli utente, tipi di file e autorizzazioni.
• Aggiungi utenti e documenti : crea account utente e assegna ruoli. Inizia a caricare e organizzare i documenti.
• Esplora e mantieni : acquisisci familiarità con le funzionalità di OpenDocMan come il controllo della versione e il flusso di lavoro. Aggiorna regolarmente ed esegui il backup della tua installazione di OpenDocMan.
• Utilizzare il supporto della comunità : per assistenza, fare riferimento ai forum della comunità OpenDocMan.
• Personalizza secondo necessità : estendi le funzionalità con plug-in o sviluppo personalizzato per esigenze specifiche.

Domande frequenti (FAQ)

Cos'è un sistema di gestione dei documenti Open Source?

Un DMS Open Source è un sistema software che aiuta a gestire, archiviare e tenere traccia dei documenti elettronici. Si basa su codice open source, il che significa che è spesso gratuito e personalizzabile.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un DMS open source?

I vantaggi includono risparmi sui costi, flessibilità nella personalizzazione, una comunità di supporto per la risoluzione dei problemi e nessun vincolo con il fornitore.

Un DMS open source può adattarsi alle grandi aziende?

Sì, molti DMS open source sono ben scalabili, ma potrebbero richiedere ulteriore personalizzazione o supporto dell'infrastruttura.

Il DMS open source è sicuro?

I DMS open source possono essere molto sicuri ma dipendono da aggiornamenti regolari, configurazione corretta e buone pratiche di sicurezza.

In che modo un DMS open source gestisce diversi tipi di file?

La maggior parte dei DMS open source supporta vari tipi di file, inclusi PDF, documenti Word, immagini e altro, ma le funzionalità variano in base al sistema.

Posso integrare un DMS open source con altri strumenti?

Sì, molti DMS open source offrono funzionalità di integrazione con altri strumenti aziendali, ma ciò potrebbe richiedere competenze tecniche.

Esistono applicazioni mobili per DMS open source?

Alcuni DMS open source offrono applicazioni mobili, ma la disponibilità e la funzionalità variano.

Come faccio a scegliere il DMS open source giusto per la mia organizzazione?

Valuta le tue esigenze in termini di scalabilità, sicurezza, facilità d'uso e funzionalità specifiche. Ricerca e confronta varie opzioni.

Che tipo di supporto posso aspettarmi con un DMS open source?

Il supporto di solito proviene dalla comunità, dai forum o dalla documentazione. A seconda del prodotto, potrebbe essere disponibile supporto professionale a pagamento.

È possibile personalizzare un DMS open source?

Sì, uno dei principali vantaggi dei DMS open source è la loro possibilità di personalizzazione per soddisfare esigenze organizzative specifiche. Ciò potrebbe richiedere alcune competenze tecniche.