Elaborazione delle buste paga: che cos'è, come farlo correttamente e 5 dei migliori strumenti

In questo articolo, esamineremo le basi dell'elaborazione delle buste paga . Presenteremo anche cinque dei nostri strumenti di elaborazione delle buste paga preferiti per aiutarti a trovare la tua corrispondenza perfetta. Entriamo subito!

Che cos'è l'elaborazione delle buste paga?

Se gestisci un'impresa, probabilmente dedichi molto tempo a emettere ed elaborare buste paga. Dal sostenere le finanze personali dei tuoi dipendenti all'assicurarti di non pagare accidentalmente nessuno in eccesso, potresti avere difficoltà a coprire tutte le tue basi. È qui che entra in gioco l'elaborazione delle buste paga.

L'elaborazione delle buste paga è l'approccio sistemico alle tue finanze. Comprende diversi passaggi e controlli per aiutarti a calcolare l'importo esatto di contanti che devi pagare. Questo è importante se vuoi tenere conto di cose come le tasse o il risarcimento dell'assicurazione sanitaria.

Come funziona l'elaborazione delle buste paga?

Come per la maggior parte delle cose, l'elaborazione delle buste paga sarà probabilmente diversa da un'organizzazione all'altra. Tuttavia, ci sono quattro fasi generali che probabilmente dovrai affrontare quando ti prendi cura del tuo libro paga:

• Fase uno: informazioni sui dipendenti . Innanzitutto, dovrai raccogliere i dati necessari dai tuoi dipendenti. Questo normalmente include informazioni bancarie, moduli assicurativi e moduli fiscali pertinenti. Potrebbe anche essere necessario raccogliere informazioni sul loro orario di lavoro se ti allontani dal tipico periodo di paga di due settimane.
• Fase due: approvazioni pertinenti . La tua azienda potrebbe voler verificare che ogni dipendente abbia lavorato per le ore che ha segnalato. Questo potrebbe provenire da un sistema di monitoraggio elettronico o da fogli di lavoro prefabbricati.
• Fase tre: tasse e benefici . Dovrai quindi assicurarti che le detrazioni di ciascun dipendente siano contabilizzate. Ciò include le tasse federali e statali, i contributi per la pensione e qualsiasi altro fattore che influenzerà il loro stipendio finale.
• Fase quattro: registrazione del libro paga . Infine, i dipendenti riceveranno la loro busta paga. Dovrai conservare le registrazioni di queste informazioni nel caso in cui diventasse necessario in futuro. Puoi anche utilizzare qualsiasi dato per creare analisi dettagliate sul processo di gestione delle retribuzioni.

Come puoi immaginare, questo può essere un processo difficile da fare a mano, soprattutto se gestisci una grande azienda. Pertanto, uno strumento potente può essere il tuo migliore amico. La scelta del giusto programma di elaborazione delle buste paga può aiutarti a tenere registri accurati con facilità.

I migliori strumenti per l'elaborazione delle buste paga nel 2022

Ecco alcuni dei migliori strumenti di elaborazione delle buste paga disponibili nel 2022. Ti consigliamo di approfittare di eventuali prove gratuite, poiché questo può essere un modo semplice per determinare se la soluzione scelta è quella giusta per la tua azienda.

• OnPay
• Payroll4free
• Gusto
• Funzionante
• Increspatura

1. OnPay

OnPay è un'opzione di libro paga di facile utilizzo. Non c'è bisogno di preoccuparsi di calcoli manuali o cercare i vantaggi e le normative per la tua posizione specifica. Questo programma si occuperà automaticamente di tutto ciò per te.

Con OnPay, avrai anche accesso a un solido supporto per aiutarti a iniziare ed elaborare i tuoi pagamenti in modo efficiente. Oltre alla facilità d'uso e all'eccellente supporto, OnPay ha altre straordinarie funzionalità, tra cui:

️ Caratteristiche:

• Layout ottimizzati per dispositivi mobili per aiutarti a gestire la tua contabilità in movimento
• Una dashboard consolidata per fornire una chiara panoramica della tua attività
• Integrazione con i migliori software aziendali, come QuickBooks e Xero

Inoltre, OnPay si rivolge alle piccole imprese. Forniscono strumenti utili come promemoria della data e calcolatori delle buste paga specifici dello stato per semplificare la vita agli imprenditori impegnati. Pertanto, potresti voler esaminare questo programma se la tua piccola impresa potesse utilizzare un supporto su misura.

Prezzi: Infine, diamo un'occhiata alle opzioni di prezzo. I costi funzionano su una scala mobile con OnPay. Pagherai sempre una tariffa base di $ 36 al mese. Inoltre, pagherai un extra di $ 4 al mese per ogni dipendente.

Ad esempio, un'azienda di dieci persone può aspettarsi di pagare $ 76 al mese. Per un'azienda di 1.000 persone, paghereste $ 4.036 al mese. Se sei interessato a OnPay, ti suggeriamo di provare la loro offerta gratuita di un mese.

2. Payroll4Free

️ Caratteristiche:

• Monitoraggio delle ferie per aiutarti a tenere registri accurati dei permessi retribuiti
• Metodi di pagamento sia per i dipendenti a tempo pieno che per gli appaltatori, come gli sviluppatori di WordPress
• Un portale per i dipendenti che offre ai tuoi dipendenti un modo semplice per aiutarti a elaborare le loro buste paga

Come ci si potrebbe aspettare, questo servizio gratuito ha alcune limitazioni. Ad esempio, dovrai eseguirlo su un sistema operativo Windows. Potresti anche trovare gli annunci un po' invadenti. Tuttavia, ciò non influirà direttamente sulla funzionalità dell'elaborazione delle buste paga. Pertanto, potresti voler dare un'occhiata a questo programma se hai un budget limitato e hai solo bisogno delle basi.

Prezzi: Per la maggior parte, Payroll4Free è davvero gratuito. Tuttavia, ci sono alcune opzioni premium che potresti prendere in considerazione.

Se sei disposto a pagare $ 15 al mese, la società depositerà e archivierà le tue tasse sui salari per te. Se sei pronto a pagare altri $ 15 al mese, puoi anche fare in modo che Payroll4Free paghi direttamente i tuoi dipendenti dal loro conto bancario.

3. Gusto

Man mano che la tua piccola impresa cresce, probabilmente dovrai aggiornare i tuoi strumenti attuali. Questo può essere un mal di testa, quindi consigliamo sempre di scegliere servizi che offrono una facile scalabilità. Se hai in programma un libro paga più grande, vale sicuramente la pena considerare Gusto.

Tuttavia, la scalabilità non è l'unico forte di Gusto. Questo strumento ha molteplici funzionalità che lo rendono un vincitore a tutto tondo per aziende di qualsiasi dimensione.

️ Caratteristiche:

• Monitoraggio del tempo integrato per semplificare la raccolta dei dati dei dipendenti
• Personale di supporto delle risorse umane certificato per aiutarti ad abituarti al sistema
• Funzionalità estese di assunzione e onboarding per semplificare l'elaborazione delle buste paga

Gusto offre molti piani tariffari scalabili. Hai anche l'opzione per corse illimitate di buste paga. Pertanto, potresti voler scegliere Gusto se apprezzi la flessibilità dei loro piani.

Inoltre, Gusto può anche essere considerato una "soluzione premium". I prezzi possono essere un po' alti, ma promettono anche molte potenti funzionalità di cui potresti aver bisogno. Se l'elaborazione delle buste paga è complessa, potrebbe valerne la pena.

Prezzi: Gusto offre tre piani tariffari principali. Il piano Core è adatto per le organizzazioni più piccole e più semplici. Pagherai un prezzo base di $ 39 al mese, più una quota di $ 6 al mese per ogni persona.

Se desideri utilizzare funzionalità come avvisi di conformità e supporto prioritario, puoi scegliere il piano Concierge di livello superiore. Questo costa $ 149 al mese, più altri $ 12 al mese a persona.

4. Funzionale

Anche la facilità d'uso è un fattore importante nel piano di Workful. Pubblicizzano un semplice sistema di buste paga in tre fasi: aggiungi il dipendente, includi le sue informazioni personali e lascia che i loro calcoli facciano il resto.

️ Caratteristiche:

• La possibilità di creare report basati su nicchie come responsabilità fiscale o permessi presi
• Monitoraggio continuo della responsabilità fiscale per tenerti aggiornato se qualcosa cambia
• Registrazione dell'ora basata sulla posizione fisica del dipendente

Il lavoro potrebbe essere una scelta intelligente se non hai molto tempo a disposizione. Il design intuitivo del programma ti aiuta a portare a termine il lavoro senza problemi.

Prezzi: questa semplicità si estende al suo piano tariffario. L'unica opzione di pagamento è di pagare $ 25 al mese, più altri $ 5 per dipendente al mese.

Questa tariffa ti consentirà di accedere a tutti i tipi di funzionalità. Potrai integrare QuickBooks, tenere traccia dei permessi retribuiti e personalizzare le tue polizze. L'unica volta in cui il prezzo aumenterà è quando si aggiungono più dipendenti.

5. Increspatura

Rippling si impegna a rendere i tuoi pagamenti più facili. Vanta un processo di calcolo hands-off di 90 secondi.

️ Caratteristiche:

• Un calcolo automatico delle tasse che tiene conto anche dei lavoratori internazionali
• Strumenti di reporting altamente personalizzabili in modo da poter adattare i tuoi dati ai tuoi obiettivi
• Una comoda app mobile per facilitare l'invio delle informazioni da parte dei tuoi dipendenti

Se hai dipendenti internazionali, Rippling è probabilmente il miglior servizio di elaborazione delle buste paga per te. La contabilità può essere un argomento complicato, ma questo software aiuta a semplificare le complesse questioni relative ai dati fuori dal paese.

Tuttavia, Rippling è anche una potente soluzione completa per la gestione dei dipendenti. Se gestisci una grande azienda, questo strumento può aiutarti a rimanere al passo con le cose. Ad esempio, puoi anche usarlo per tenere d'occhio l'intero dipartimento delle risorse umane.

Prezzi: Infine, parliamo di piani tariffari. Dovrai acquistare il piano Employee Management Platform. Questo parte da $ 35 al mese, più altri $ 8 per dipendente al mese. Tuttavia, dovrai contattare direttamente Rippling per un prezzo su misura in base alle tue esigenze.

Conclusione

L'elaborazione delle buste paga è una parte essenziale di qualsiasi attività commerciale. Tuttavia, affrontare questo compito può sembrare una sfida scoraggiante. Fortunatamente, puoi utilizzare un numero qualsiasi di strumenti sofisticati per garantire che la tua contabilità funzioni senza intoppi.

In questo articolo, abbiamo trattato una varietà di programmi diversi da considerare. Anche se tutti hanno i loro punti di forza, ne abbiamo uno in particolare: Gusto. Questo strumento ha funzionalità sufficienti per adattarsi a una piccola impresa, ma è anche sufficientemente scalabile per crescere insieme alla tua azienda.

Hai domande sull'utilizzo di uno di questi strumenti di elaborazione delle buste paga? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!

Layout e presentazione di Chris Fitzgerald e Karol K.