Spiegazione delle 5 fasi della gestione del progetto

I project manager spesso affrontano problemi come ritardi del progetto, comunicazioni mancate, analisi errate dell'ambito di un progetto, ecc. Non è possibile ottenere una percentuale di successo completa, ma con ogni fallimento si impara e si mitigano i rischi.

Inoltre, se sei ben consapevole delle situazioni in corso di un progetto e di come funziona ogni fase di un progetto, è possibile aumentare la tua percentuale di successo.

Ci sono 5 fasi di gestione del progetto e, in qualità di project manager, il tuo compito è padroneggiarle tutte da zero fino all'esecuzione finale.

In questo articolo, analizzeremo queste fasi di gestione del progetto per te.

Quali sono le 5 fasi del Project Management

Ogni progetto ha un ciclo di vita. Consiste in quattro o cinque passaggi che di solito puoi chiamare fasi della gestione del progetto. Le fasi di gestione del progetto seguono uno schema simile indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di progetto. Eccoli -

1. Inizio progetto
2. Pianificazione del progetto
3. Esecuzione del progetto
4. Monitoraggio e controllo del progetto
5. Chiusura del progetto

1. Inizio o ideazione del progetto

La prima cosa di un progetto è la sua concettualizzazione e iniziazione. In qualità di project manager, devi creare un'immagine principale per un progetto specifico su come iniziare e su come passare ai passaggi successivi uno dopo l'altro.

Nella fase di avvio, è necessario raccogliere le idee e trasformarle in un piano aziendale, fissare obiettivi, definire l'ambito e le carte del progetto e definire le persone responsabili del successo o del fallimento di un progetto, ovvero le parti interessate.

La fase di avvio del progetto deve svolgere i seguenti compiti:

Definire gli obiettivi del progetto

La prima domanda che dovresti porti a te stesso e alle parti interessate è: "cosa vuoi ottenere con questo progetto?"

Ad esempio, stai lavorando per una società di sviluppo di plug-in di WordPress. In qualità di project manager, desideri avviare un progetto per una nuova pagina dei prezzi. In questo caso, devi scoprire perché la tua attuale pagina dei prezzi non funziona e che tipo di ritorno ti aspetti da una nuova pagina dei prezzi.

Imposta il tuo campo di applicazione

Vedendo i confini del tuo progetto molto prima di iniziare a lavorarci, si tratta solo di impostare il tuo ambito. In questa fase, crei le iniziali degli obiettivi del tuo progetto, dei risultati finali, delle scadenze, ecc. Per capire fino a che punto vuoi e puoi spingerti.

Inoltre, questa fase include il finanziamento e gli aspetti di bilancio e il tempo complessivo dei progetti.

Finalizzazione degli stakeholder e definizione dei loro ruoli

Gli stakeholder sono le persone che saranno strettamente collegate e responsabili dell'avanzamento e dei risultati del progetto. Alcuni degli stakeholder comuni del progetto sono: sponsor, project manager, membri del team di progetto, clienti, utenti finali, stakeholder interni, ecc.

In qualità di project manager, definirai i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder.

Possibili ostacoli

Nella fase di avvio del progetto, è possibile ipotizzare ed elencare tutti gli ostacoli/rischi che potresti incontrare nei prossimi giorni e creare backup e piano B.

La gestione del rischio è un grande compito che comporta ipotesi di rischio, brainstorming, raccolta di risorse per gestire i rischi, valutazione, definizione delle priorità, ecc.

Leggi anche: Come gestire il rischio nella gestione dei progetti: suggerimenti efficaci per il successo del progetto

2. Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è il passo immediato dopo la fase di avvio del progetto. Include le definizioni più ampie degli obiettivi del progetto, da "come controllare e monitorare il progetto" al completamento del progetto.

Esistono due approcci di pianificazione del progetto più popolari tra i project manager:

UN. Il metodo SMART. Significa che la tua pianificazione dovrebbe essere specifica, misurabile, raggiungibile, realistica e tempestiva.

B. Il metodo CHIARO. Suggerisce un processo di lavoro collaborativo, limitato, emotivo, apprezzabile e raffinabile.

Mentre ci lavori, dovresti combinare i due approcci per ottenere risultati migliori.

Nella fase di pianificazione, potresti scrivere e definire la roadmap completa del tuo progetto. Ecco come va -

• Creazione di un piano di gestione del progetto
• Sviluppo di una struttura di suddivisione del lavoro (WBS)
• Stima delle risorse e della durata del progetto
• Creazione di una strategia di gestione del rischio

Il risultato principale di questa fase è definire tutti i passaggi della fase di iniziazione ed elaborarli. Quindi il tuo compito sarebbe lo sviluppo di un piano approfondito per l'esecuzione del progetto, il monitoraggio e il controllo adeguato.

In questa fase, devi riunire tutti i membri del tuo team e assegnare loro compiti specifici. Ad esempio, per ciascuna delle tue attività, puoi uno o più membri del team e impostare una scadenza per completare l'attività.

Inoltre, puoi stabilire un adeguato canale di comunicazione tra i membri del team e le parti interessate. Strumenti di messaggistica come Slack sarebbero un'opzione intelligente in questi casi.

3. Esecuzione del progetto

Ora hai il tuo piano pronto. È ora di andare a lavorare. Quindi, questa fase include l'avvio del progetto e l'esecuzione delle attività poco a poco, producendo i risultati del progetto fino al completamento finale. In altre parole, questa fase consiste nel trasformare il tuo piano in azione.

Quindi, in qualità di project manager, stabilirai un flusso di lavoro solido che aiuterà i membri del tuo team a lavorare in modo impeccabile, comunicare con precisione e impegnarsi per raggiungere l'obiettivo del progetto. Ciò include quanto segue:

• Osserva attentamente il flusso di lavoro del team
• Gestisci correttamente il tuo budget
• Comunicare con i propri stakeholder

Mentre i membri del tuo team lavorano, è uno dei tuoi compiti chiave come project manager seguire le parti interessate del progetto in modo che possano essere consapevoli dei progressi e di come stanno andando le cose.

Ad esempio, l'utilizzo di uno strumento di collaborazione al progetto come Project Manager Pro sarebbe molto vantaggioso. Questo strumento WordPress può aiutarti a comunicare meglio con le parti interessate e i membri del team attraverso messaggi, commenti e chat integrati.

Inoltre, puoi monitorare i progressi e gli sconvolgimenti del team e apportare possibili soluzioni il prima possibile.

4. Monitoraggio e controllo del progetto

Aspettati il ​​meglio, pianifica il peggio e preparati a essere sorpreso.

Denis Waitley

Nella fase 3, il tuo progetto dovrebbe essere già in esecuzione. Quindi, il lavoro della fase 4 è semplice. Devi vedere come stanno andando le tue attività e i membri del team.

Si tratta di monitorare il flusso di lavoro, scoprire i punti di forza chiave e migliorarli. Se vedi problemi, risolvili con le giuste misure.

Pertanto, il tuo lavoro principale consiste nel risolvere i problemi in corso relativi al progetto, prendere la decisione giusta e risolverli. Puoi anche chiamarlo monitoraggio delle prestazioni del progetto.

Dai un'occhiata alla seguente cosa di cui devi occuparti per il monitoraggio delle prestazioni del progetto:

Indicatori chiave di prestazione (KPI)

Assicurati di impostare correttamente i KPI e di monitorare se le tue attività e attività secondarie vengono eseguite tempestivamente e soddisfano i KPI.

Raccolta dati

La raccolta dei dati è una cosa indispensabile nella gestione dei progetti. Durante tutto il progetto, è necessario raccogliere dati rilevanti e creare un database che includa le pianificazioni del progetto, lo stato di completamento delle attività, i rapporti finanziari, il QA, il feedback delle parti interessate, ecc. Il modo migliore per creare un potente database è utilizzare uno strumento di gestione del progetto .

Analisi dei dati

I dati raccolti sarebbero molto utili per una corretta analisi dei dati. Puoi confrontare lo stato di avanzamento del progetto con le spese, i budget complessivi e i risultati rispetto alla tabella di marcia del budget che hai creato nella fase di pianificazione.

Rapporti sulle prestazioni

Durante le varie fasi di un progetto, puoi creare rapporti sulle prestazioni basati sull'analisi dei dati e condividerli con le parti interessate per una maggiore trasparenza. Inoltre, i rapporti ti aiuteranno a capire dove stanno andando tutti i tuoi sforzi. Un rapporto sulle prestazioni di base è costituito da un riepilogo dei progressi, delle metriche chiave e dei dettagli di eventuali problemi o sfide, ecc.

Miglioramento continuo

Il monitoraggio è fondamentale per assicurarsi che tu stia andando bene. Inoltre, puoi generare un'immagine continua della progressione del tuo progetto con esso.

Quando disponi di un rapporto sulle prestazioni e di un'analisi dei dati ben fatti, sarà più facile comprendere lo stato attuale di un progetto e adottare le misure necessarie che possono aumentare le possibilità di successo.

5. Chiusura del progetto

Questa è la fase finale di un ciclo di gestione del progetto. In questa fase, finalmente completi il ​​progetto e fai una chiusura formale.

In qualità di project manager, nella fase di chiusura del progetto farai quanto segue:

• Consegnare i risultati del progetto agli sponsor del progetto
• Ottieni l'approvazione dagli sponsor del progetto
• Chiudi ufficialmente il progetto e sciogli la tua squadra
• Organizzare una riunione post-progetto per valutare i successi e gli insuccessi

L'incontro post progetto o post mortem è un luogo in cui fai sapere a tutti i membri del team come si sono comportati, dove mancano di potenziale e dove risiede la loro forza. Li guiderà a fare meglio in futuro.

Durante l'incontro, il rapporto finale viene presentato agli sponsor del progetto e alle parti interessate in modo che possa essere avviata una proficua discussione sul progetto.

Il tuo compito finale per la fase di chiusura del progetto è passare attraverso una revisione finale dei rapporti del progetto, analizzare i dati disponibili e archiviarli in un luogo sicuro che sia accessibile quando vuoi. Funzionerà come base di conoscenza per il tuo prossimo progetto.

FAQ sulle 5 fasi del Project Management

Considerazioni finali sul ciclo di vita della gestione dei progetti

Un ciclo di vita della gestione del progetto è composto da cinque fasi, alcuni professionisti vorrebbero trasformare queste cinque fasi in sei, sette o otto fasi. Tuttavia, tutte queste fasi sono semplicemente incluse nelle suddette 5 fasi della gestione del progetto.

In qualità di project manager intelligente, puoi ricevere aiuto dal software di gestione dei progetti e dall'intelligenza artificiale per migliorare la tua portata e possibilità al giorno d'oggi. Tutto quello che devi fare è capire quali tipi di strumenti sono utili per il tuo budget e compatibilità.