Una breve guida alla risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti (consigli degli esperti)

Una delle abilità più importanti che ti rende un grande project manager è la risoluzione dei problemi. Quando gestisci i tuoi progetti, i problemi sono inevitabili. Poiché tutti dobbiamo affrontare lo stesso tipo di situazioni anche nella nostra vita quotidiana. Ciò che fa la differenza è la conoscenza e l'efficienza con cui la metti per risolvere un problema attuale o imminente.

La risoluzione dei problemi è il processo di osservazione di ciò che sta accadendo nel proprio ambiente; identificare le cose che potrebbero essere cambiate o migliorate.

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La risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti è un processo strategico. Quindi, non puoi raggiungere quell'abilità dall'oggi al domani. Ha bisogno di un apprendimento graduale, dell'adozione di un framework per farlo e, ovviamente, del mantenimento di alcune considerazioni cruciali.

Bene, in questa breve guida, ti mostreremo alcuni dei comprovati metodi di risoluzione dei problemi da seguire nella gestione dei progetti. Dopo aver finito di leggere, sarai in grado di capire quali sono le cose più essenziali che devi fare e avviare una tabella di marcia per diventare un efficiente risolutore di problemi.

Importanza della risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti

Ci sono molte ragioni per cui devi imparare l'abilità di risolvere i problemi nella gestione dei progetti. Prima di andare avanti con le migliori tecniche o le migliori pratiche, esaminiamo alcuni dei punti chiave che rendono la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti un'attività seria.

Riparare le cose rotte nel processo

La risoluzione dei problemi richiede una mentalità unica. Quando lo hai in mente, puoi facilmente occuparti dei tuoi progetti con maggiore intensità. Fare affari e gestire progetti è una cosa simultanea. Una struttura di risoluzione dei problemi ben sviluppata ti aiuta a evidenziare le cose che non funzionano, che necessitano di miglioramenti o di un aggiornamento.

Ordina i rischi

Identificare i rischi è fondamentale per i tuoi progetti. Il framework per la risoluzione dei problemi ti aiuta a comprendere lo stato attuale della tua attività. Con dati sufficienti, puoi facilmente risolvere i rischi che possono essere gestiti con risorse adeguate.

Miglioramento delle prestazioni

I tuoi progetti e i dipendenti sono parte integrante, si completano a vicenda per raggiungere un unico obiettivo: successo e sviluppo. Quindi, quando sei pronto a cercare una soluzione affidabile ai tuoi problemi, ha anche un buon impatto sui tuoi dipendenti. Alla fine, ciò porta a migliorare le prestazioni complessive.

Alla ricerca di opportunità

Più continui a risolvere i problemi, vedi i crack più recenti, le cose rotte e le cose che necessitano di un aggiornamento. Con lo stesso processo, puoi imparare a vedere il quadro generale, comprendere la natura del quadro generale e diventare capace di trasmetterlo come project manager. Quindi, puoi risolvere i rischi e le opportunità e allo stesso tempo.

Se vuoi gestire tutte le attività del tuo progetto direttamente dalla dashboard di WordPress, consulta questo articolo su La guida per principianti alla gestione dei progetti di WordPress.

5 passaggi per la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti da seguire

Come già sai, le capacità di risoluzione dei problemi richiedono un quadro. In qualità di project manager, devi semplificare i metodi più adatti seguendo la tua esperienza e le tue risorse. Di seguito, abbiamo selezionato una manciata delle tecniche più collaudate che possono renderti un professionista intelligente per la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti. Dai un'occhiata a uno per uno -

1. Definire il problema è la tua prima priorità

Il modo in cui guardi un problema, i tuoi dipendenti non lo faranno. Perché, quando vedono un problema, vogliono che tu lo risolva per loro, dato che sei il project manager. Quindi, è importante per te definire il problema in primo luogo. Ad esempio, il tuo team non rispetta continuamente le scadenze, quindi è un problema dalla loro fine. Per arrivare a una soluzione praticabile, devi capire perché la tua squadra sta commettendo gli stessi errori.

Comprendere la natura di un problema è possibile quando sai perché qualcosa sta accadendo al tuo progetto, perché le cose continuano a mettersi nei guai. Per capirlo, puoi seguire l'approccio 5W1H.

Significa porre queste sei domande per definire un problema nella gestione del progetto:

• Chi   il problema influisce?
• Quali sono i sintomi del problema?
• Dove/dove è avvenuto il progetto?
• Quando succede?
• Perché   il problema si pone?
• Come succede?

Quindi, porre questa domanda ti aiuterebbe sicuramente a definire il tuo problema quando vuoi risolverlo in modo intelligente e impeccabile.

Per saperne di più: Come migliorare la produttività del team utilizzando WP Project Manager.

2. Scopri i motivi alla base del problema

Dopo aver compreso la natura di un problema, il passo successivo necessario è scoprirne le ragioni e analizzarle fino in fondo. È simile a trovare le lacune nel flusso di lavoro e riempirle una dopo l'altra per raggiungere una soluzione adeguata. Pertanto, trovare ragioni non sarà difficile se segui un approccio strategico.

Ad esempio, puoi utilizzare un diagramma Fishbone. È un processo famoso e utile per scoprire le ragioni di un problema. Bene, cos'è un diagramma a lisca di pesce? Lo ha creato il teorico organizzativo giapponese Kaoru Ishikawa che viene utilizzato per classificare le ragioni principali di un problema in una forma visiva.

Guarda sopra l'immagine. Supponiamo che il problema sia che il tuo sito web non funziona. Un diagramma a lisca di pesce ti aiuterà a annotare i possibili motivi che possono causare la caduta del tuo sito web. Mantenendo una tale dimostrazione visiva, puoi migliorare ed essere efficace per quanto riguarda la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti.

Ecco alcune cose inevitabili: le ragioni che annoti dovrebbero essere reali. Da molte possibili ragioni, il tuo compito è capire le vere ragioni. È possibile se vai per un'analisi approfondita. Quindi, per fare ciò, sarebbe utile l'analisi delle cause alla radice (RCA).

3. Generazione di idee per soluzioni

Ora che sai quale problema devi risolvere e quali sono le cause, puoi iniziare a generare idee per le giuste soluzioni. È un passaggio graduale della risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti. Quindi, in questo passaggio, hai più libertà di diventare creativo. L'obiettivo di questo passaggio è scoprire una serie di soluzioni. Serve una riserva di soluzioni o soluzioni alternative evidentemente. Ti aiutano a ridurre i rischi. Se una soluzione fallisce, puoi optare per un approccio alternativo.

Quindi, devi fare molto lavoro mentale, ricercare e raccogliere modi per possibili soluzioni. I due modi migliori per generare idee sono: il brainstorming e la mappatura mentale.

Mindtools spiega che la risoluzione creativa dei problemi funziona in quattro passaggi. Sono: chiarire, ideare, sviluppare, implementare.

La fase di chiarimento ti fa esplorare nuovamente la tua visione del progetto e la natura dei problemi. Quindi guida alla raccolta dei dati necessari e alla formulazione delle domande. I seguenti passaggi riguardano l'espansione del framework con tutta la tua comprensione, i dati, le risorse e l'obiettivo per esplorare idee, formulare soluzioni e creare un piano per l'implementazione.

4. Selezionare la soluzione più adatta

Non è facile scegliere il colore giusto quando il tuo guardaroba è pieno di vestiti simili. Ma quando sei determinato, conosci l'etichetta e il codice di abbigliamento di quel particolare programma, il tuo senso della moda ti consente di scegliere il colore più adatto. La stessa cosa accade sempre mentre stai gestendo qualsiasi progetto e fino a risolvere qualcosa.

Dopo aver generato molte idee e formulato una serie di soluzioni diverse, l'esitazione è inevitabile. Quindi, in qualità di project manager, la tua capacità di risolvere i problemi richiede che tu scelga il modo più utile e semplice per risolvere i tuoi problemi.

Bene, il modo migliore per farlo è misurare tutte le soluzioni, confrontarle tra loro e considerare i seguenti fatti:

• Le tue aspettative e priorità
• Valuta tutte le soluzioni e misurale
• Considera le tue risorse
• Scegli il più semplice in primo luogo

Tuttavia, non dovresti mai smettere di fare domande. Chiediti, ispira i tuoi studenti che lavorano al progetto a fare domande. Più domande sorgono, la soluzione sarebbe più efficace e impeccabile.

5. Agire per risolvere i tuoi problemi

Quando sai qual è il tuo problema e quale soluzione devi implementare, ricomincia da capo. È ora di agire. L'implementazione di una soluzione è il passaggio finale. Ma devi superare tutti i passaggi precedenti per raggiungere quel livello. È un quadro consolidato per aumentare le tue capacità di risolutore di problemi.

Leggi di più: 6 interessanti idee per la gestione dei progetti da seguire nel 2022.

In che modo uno strumento di gestione dei progetti può aiutarti nella risoluzione dei problemi

In un'era di automazione, la gestione dei progetti diventa più semplice grazie agli strumenti che ti aiutano a creare un database online dei tuoi dipendenti, clienti, account e progetti complessivi, ecc. Un software di automazione PM ti consente di tenere traccia di ogni processo in tempo reale e di facilitare sforzo per prendere decisioni migliori.

Ad esempio, se disponi di uno strumento di automazione PM come WP Project Manager , la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti sarebbe più praticabile e semplice. Ecco come -

• Garantisce il miglior utilizzo delle risorse e della pianificazione
• Organizza e monitora in modo affidabile i tuoi progetti e le tue attività
• Strumento di gestione avanzato per rendere più efficiente il tuo tracciamento
• Lo strumento intensificherà il tuo sforzo collaborativo
• Genera report in modo da poter vedere come stanno andando i tuoi progetti e quali sono le tue carenze

Nel complesso, WP Project Manager ha tutte le funzionalità che possono semplificare il tuo flusso di lavoro. Quando vedi gli aggiornamenti in tempo reale e le attività della dashboard dei tuoi progetti (inclusi Kanban board, Gantt Chart, Task list, Calendar, ecc.), puoi facilmente seguire tutti i passaggi per la risoluzione dei problemi con maggiore efficienza. Il lavoro sarebbe comunque più facile.

Chiusura per la risoluzione dei problemi in Project Managemet

La maggior parte dei problemi sono piccoli all'inizio. In qualità di project manager intraprendente, il tuo compito è risolverli il prima possibile. Più rimandi, più grande cresce il problema. Una nave ha spesso molti piccoli difetti nel motore o crepe durante un lungo viaggio. Il capitano intelligente è sempre pronto a ripararli contemporaneamente. In qualità di project manager, il tuo lavoro non è altro che questo.

Un framework strategico per la risoluzione dei problemi ti aiuterà a far fronte a quel ciclo e un perfetto strumento di automazione della gestione dei progetti ti consente di risolvere i tuoi problemi più velocemente (non dimenticare di sommare flessibilità, convenienza, gestione del tempo e intelligenza).

Quindi, ecco le nostre ultime parole: continua a innovare i modi più recenti per risolvere i problemi nei tuoi progetti e non lasciare che il tuo problema diventi più grande di te.