11 modi migliori per aumentare l'efficienza della gestione dei progetti con un Task Manager automatizzato (consigli e strumenti degli esperti)

In qualità di project manager, la tua abilità ed efficienza possono andare oltre. Non c'è alcun limite. Quindi, è un passo intelligente adottare una serie di processi che possono migliorare costantemente l'efficienza della gestione dei progetti. Se li segui, pratichi regolarmente ed evolvi, sicuramente puoi migliorare molto con il tempo.

Nel business moderno, i project manager diventano più intelligenti e aumentano le loro capacità con l'automazione. Quindi, è anche parte integrante di quel processo di cui stiamo parlando. Risparmiare denaro, tempo e fatica è ciò che ti dà più spazio per l'innovazione e l'automazione te lo darebbe così facilmente.

Nel seguente blog, discuteremo l'intera faccenda e ti mostreremo come aumentare la tua efficienza come project manager con una gestione intelligente delle attività e un processo strategico. Continua a leggere.

Perché devi essere più efficiente nella gestione dei tuoi progetti

L'efficienza nella gestione dei progetti è una qualità che puoi raggiungere gradualmente. Qualcosa che ti rende un project manager dinamico che può utilizzare le risorse e i tempi disponibili con una stima esatta, risolvere problemi e rendere un progetto un successo. L'efficienza ti offre anche la capacità di adattamento, apertura e popolarità tra i tuoi stakeholder.

I concetti di efficienza ed efficacia sono comunemente usati quando si valutano diversi processi. Le organizzazioni basate su progetti sono spesso alle prese con l'equilibrio tra tempo, costi e qualità, sono interessate a farlo nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Erik Sundqvist, Science Direct

Dalla pianificazione, definizione del budget ed esecuzione: un project manager deve affrontare un processo lungo e noioso. E i rischi sono quasi una certezza. Gestire le tue persone, distribuire i compiti e quindi raggiungere gli obiettivi richiede un grande sforzo mentale e fisico. Quindi, quale potrebbe essere la tua grazia salvifica?

In effetti, è la tua efficienza. Se puoi utilizzare tutte le risorse disponibili con il giusto potenziale, puoi avere successo. Quindi, come farlo? È qui che il tuo lavoro richiede di passare attraverso una manciata di passaggi.

11 passaggi collaudati per migliorare l'efficienza della gestione dei progetti

L'elenco delle misure di efficienza è infinito. Puoi innovare in un modo nuovo, beh, forse ogni settimana. Ma la questione cruciale è quali sono i migliori e l'esperto ritiene che funzionino davvero.

Di seguito, abbiamo ordinato una manciata di best practice comprovate per migliorare le tue capacità di gestione dei progetti, comunque. Dai un'occhiata -

1. Concentrati sulla pianificazione
2. Crea una base di conoscenza
3. Stabilire un processo di comunicazione simultanea
4. Gestione e preventivazione del tempo del progetto
5. Strategia di gestione del rischio
6. Rendi accessibili tutti i dati del progetto
7. Monitoraggio del processo
8. Premia il membro del team che si esibisce
9. Ottieni gli strumenti giusti allineati
10. Aperto per commenti e suggerimenti
11. Mai accontentarsi e fare continui miglioramenti

Esploriamo in dettaglio e scopriamo come questi modi aiuteranno i project manager ad aumentare la loro efficienza nella gestione dei progetti -

1. Concentrati sulla pianificazione

La pianificazione è il pilastro di tutte le attività di project management. Se hai un piano accurato e uno di riserva, sei sicuro di giocare. Inoltre, è il primo passo per assicurarti di essere all'altezza di una faccenda seria.

In poche parole, devi fare questa cosa per creare un piano attuabile:

• Definire l'ambito dei tuoi progetti
• Crea una struttura per la suddivisione del lavoro
• Definire e mettere in sequenza le attività del progetto
• Fai una stima saggia del budget, della durata e di altre risorse
• Tieni pronto un piano di emergenza

Tutte le attività di cui sopra non farebbero che semplificare i tuoi progetti. Quando il tuo scheletro è forte, il corpo deve prendere una bella forma.

2. Creare una base di conoscenza

La creazione di una base di conoscenza è essenziale per i tuoi progetti. Ogni volta che hai bisogno di informazioni, una base di conoscenza può aiutarti. Quindi, uno scenario comune sarebbe questo: supponiamo che qualcuno abbia bisogno di conoscere il numero di vendite dell'ultimo trimestre. Glielo hai fatto sapere. Poi arriva un'altra persona a chiedere le stesse informazioni. Non ti dispiacerebbe rispondere di nuovo?

Una base di conoscenza è necessaria per la condivisione incrociata e per l'esecuzione di un flusso simultaneo di dati in tutta l'organizzazione. Questo aiuterà non solo la persona all'interno dei tuoi progetti, ma anche gli estranei e anche i clienti.

3. Stabilire un processo di comunicazione simultanea

A meno che tu non abbia una comunicazione stabile tra le parti interessate, il tuo progetto è a rischio. Tutti coloro che sono collegati al tuo progetto devono assicurarsi di essere sulla stessa pagina e lavorare per lo stesso obiettivo. Tuttavia, molti progetti falliscono a causa della sua mancanza. Evidentemente, la "interruzione della comunicazione" causa il 57% dei fallimenti del progetto.

Bene, come stabilire un processo di comunicazione che si attacchi? La prima cosa è scegliere un formato o una bacheca in cui tutte le informazioni dovrebbero essere conservate e aggiornate regolarmente.

La fase successiva consiste nell'impostare un obiettivo di comunicazione. Ciò significa fare un altro piano per ciò che vorresti ottenere attraverso il tuo processo di comunicazione con le parti interessate del progetto. Dopo aver definito il formato e l'obiettivo della comunicazione, è il momento di identificare i soggetti interessati e scegliere un metodo da seguire.

4. Gestione e preventivazione del tempo del progetto

Oltre al tempo e al denaro che hai speso, un ritardo nel progetto può costarti la cosa più preziosa: i tuoi clienti. Quindi, una corretta gestione del budget e del tempo è un grosso problema che devi risolvere. Quindi, quando inizi a gestire un progetto, devi segnare la seguente lista di controllo:

• Una buona stima delle risorse che stai investendo,
• Le persone che scegli come complici
• Dividi quel progetto in piccole frazioni, assegna le persone giuste al posto giusto
• Imposta un tempo stimato per completare ogni attività

Il budget è un carico pesante. Quindi, ciò che ti rende efficiente è selezionare il metodo più adatto in base alla tua attività.

5. Strategia di gestione del rischio

Come project manager, i rischi sono evidenti. Alla fine, dovresti diventare un buon gestore del rischio per far sì che il tuo progetto abbia successo. La strategia di gestione del rischio è un arsenale abbastanza intelligente per combattere qualsiasi situazione imminente. I professionisti del marketing moderni considerano sempre le strategie di gestione del rischio positive e negative mentre si trovano ad affrontare problemi.

Esistono tre tipi di esperti di strategie trovati per risolvere i problemi di gestione del rischio. Sono risposte al rischio positive, negative e contingenti.

Ad esempio, se scegli uno positivo, ci sono quattro passaggi nella gestione del rischio. Sfrutta, condividi, migliora e accetta. Sfruttamento significa rischi intenzionali per avviare possibilità. A volte, i project manager intelligenti cercano partner e condividono il rischio di concretizzare una possibilità.

La risposta contingente arriva per le occasioni speciali. A volte, la tua stima potrebbe non ottenere i risultati esatti e portarti sull'orlo del fallimento. Quindi, una risposta di gestione del rischio contingente ti aiuta a uscire dalle difficoltà.

6. Rendere accessibili tutti i dati del progetto

Abbiamo già menzionato l'importanza di una base di conoscenza. Tuttavia, un progetto in esecuzione con successo richiede il massimo livello di accessibilità tra le parti interessate del progetto.

Un progetto in esecuzione genera molti set di dati e documenti. Ogni volta che qualcuno ha bisogno di qualcosa, deve avere il modo di prenderlo senza problemi precedenti e con facilità. È anche parte integrante del quadro generale del processo di comunicazione. Oltre a ciò, ciò che stai facendo dovrebbe essere documentato. In un database accessibile, tutti i dati del tuo progetto devono essere salvati e rintracciabili.

7. Monitoraggio del processo

Il monitoraggio ti offre un quadro completo del progetto. Alcuni dei più cruciali sono:

• Quanto hai svolto un compito,
• Qual è il miglioramento,
• A quanti campionati devi andare
• Quali misure possono migliorare ulteriormente il tuo processo

In qualità di project manager intelligente, il tuo compito è trovare il modo migliore per tenere traccia delle attività di gestione del progetto in modo efficiente. In questo caso, un software di gestione dei progetti o un task manager automatizzato presenta grandi vantaggi.

8. Premiare il membro del team che si esibisce

Non che tutti i membri del tuo team siano uguali. Hanno ruoli, domini, senso di responsabilità e capacità diversi. A parte queste qualità predeterminate, le persone reagiscono in modo diverso mentre lavorano a un progetto. Non puoi aspettarti che si esibiscano tutti allo stesso modo per tutto il tempo. Pertanto, devi assemblarli per aumentare il tuo tasso di successo. In tali casi, quale potrebbe essere il modo migliore per aumentare il loro potere interiore per lavorare più da vicino ed efficacemente?

Il riconoscimento dei dipendenti è vitale per il 37% dei dipendenti. I team che ottengono punteggi nel 20% superiore dell'engagement sperimentano il 59% in meno di palle perse. Circa il 34% dei lavoratori statunitensi si sente coinvolto.

Uno dei suggerimenti comprovati è quello di premiare le persone che stanno ottenendo risultati migliori. È una tradizione secolare ispirare gli altri a esibirsi allo stesso tempo o aiutarli a provare a farlo in modo naturale e non con la forza.

9. Allineare gli strumenti giusti

Bene, questa è la parte difficile. L'automazione è qualcosa in cui la maggior parte dei project manager moderni vuole credere. Ma quanti di loro lo fanno davvero? Mckinsey ha riferito che il 31% delle aziende ha almeno una funzione completamente automatizzata.

Quindi, secondo Farc Research, “i professionisti impiegano in media 18 minuti per individuare manualmente un documento – dal 20% al 40% del loro tempo – e dedicano il 50% del loro tempo alla ricerca di informazioni”.

Ciò significa che l'adozione dell'automazione può farti risparmiare fatica e tempo e ti dà più tempo per concentrarti su altre questioni per aumentare l'efficienza della gestione dei progetti.

Di conseguenza, la necessità di uno strumento di automazione è inevitabile per far crescere il processo aziendale. Ma quale scegliere e in che modo lo strumento giusto può migliorare il tuo gioco? Ti mostreremo questo.

10. Aperto per feedback e suggerimenti

Un buon project manager è sempre aperto alle opinioni dei suoi allievi. Almeno, non c'è niente di male nell'ascoltare persone che la pensano allo stesso modo, condividere pensieri e suggerimenti, giusto?

Che brutta è la storia comune di un project manager che non è aperto a nuove idee e dice alla sua gente: "Ne so più di te, ecco perché sono il tuo manager".

Supponiamo che si chiami Mr. Brooks. Non ha mai pensato che i membri del team aggiungessero valore al progetto o problemi imminenti. Quindi, ogni volta che si verifica un problema, non hanno molto in mano per risolverlo. E mentre il suo piano stava fallendo, l'uomo era così testardo da accettare qualsiasi nuovo suggerimento, ma incolpare i membri del team.

Il progetto non andava da nessuna parte. E le cose hanno iniziato a cadere a pezzi. Nonostante fosse una persona capace con una buona conoscenza del dominio, il signor Brook non è riuscito a raggiungere il suo obiettivo.

Una lezione è chiara qui: come project manager, devi valorizzare ciascuno dei membri del tuo team. Tieniti aperto a nuove idee e discussioni. Perché tutti hanno qualcosa da mettere in un progetto mentre ci stanno lavorando.

Ti potrebbe piacere anche leggere: Una guida completa alla metodologia a cascata nella gestione dei progetti!

11. Non accontentarti mai e fai miglioramenti continui

La vita da project manager è un viaggio che promuove l'innovazione ogni giorno. Quindi, se ottieni successo seguendo una serie di best practice e regole, non pensare che anche la prossima volta o il prossimo progetto seguiranno l'esempio. È un mondo che cambia continuamente, dovresti farlo anche tu. Il tuo gioco è adattabile ed essere dinamico può portarti a posizioni di comando.

Utilizza un Task Manager automatizzato per potenziare le tue capacità di gestione dei progetti

L'automazione porta innovazione e velocità alla tua forza lavoro. Pertanto, tutte le misure di efficienza che abbiamo discusso in tutto il blog possono essere facilmente realizzabili se si dispone di un task manager automatizzato nella manica.

Dalla pianificazione al monitoraggio del processo, dalla distribuzione delle attività al budget temporale o al follow-up, ottieni tutto da tali strumenti. Ad esempio, se disponi di un task manager automatizzato come WP Project Manager, puoi semplicemente semplificare tutte le attività del tuo progetto e aumentare l'efficienza della gestione del progetto.

Alcune delle funzionalità principali su cui puoi fare affidamento sono:

• Risorse e assistenza alla pianificazione
• Monitoraggio intelligente dei tuoi progetti multipli
• Puoi impostare scadenze e un sistema di promemoria/notifica per rispettarle
• Opzione di monitoraggio del tempo efficiente
• Collaborazione in team tramite Kanban, elenchi di attività, diagramma di Gantt e opzione di archiviazione file accessibile
• Report e analisi

WP Project Manager è uno strumento di gestione open source completo in grado di automatizzare al massimo i tuoi team e progetti.

Parole finali sull'efficienza della gestione dei progetti

La gestione del progetto è un compito strategico. Non ha bisogno di fretta, piuttosto richiede misure graduali per raggiungere l'obiettivo. Se vuoi essere intelligente, la tua arma principale dovrebbe essere la tua efficienza come manager uomo e l'adattabilità alla tecnologia.

Inoltre, i passaggi precedenti che abbiamo menzionato, puoi sempre aggiungere modifiche e innovare le misure di efficienza più recenti. Quindi, quale parte della tua attuale gestione del progetto necessita di un rinnovamento? Raccontacelo nella sezione commenti.