7 strategie di gestione dei progetti per anticipare il gioco (casi di studio + strumento)

Le strategie di gestione del progetto si basano sull'avere un piano cristallino su come completerai il tuo progetto. La moderna gestione dei progetti si basa fortemente su piattaforme e metodologie digitali. Ma l'importanza e l'obiettivo principale è sempre stato lo stesso per centinaia di anni. Ovvero portare a termine un progetto nel migliore dei modi, al minor costo e nel minor tempo possibile.

Come disse il grande Aristotele migliaia di anni fa:

Primo, avere un ideale pratico definito e chiaro; uno scopo, un obiettivo. In secondo luogo, disporre dei mezzi necessari per raggiungere i propri fini; saggezza, denaro, materiali e metodi. Terzo, adatta tutti i tuoi mezzi a questo scopo.

Con il tempo, l'importanza di una gestione organizzata dei progetti è solo aumentata. Per esigenze specifiche, abbiamo molte metodologie di gestione dei progetti che pratichiamo al giorno d'oggi. Con queste metodologie avanzate e strategie adeguate, puoi completare un progetto nel modo più efficace.

In questo articolo, ti mostreremo 7 strategie di gestione del progetto che ti garantiranno di non dover sprecare più tempo, impegno o risorse del necessario. Ma prima, diamo una chiara panoramica della moderna gestione dei progetti.

Perché la gestione dei progetti è importante per la tua organizzazione

La gestione del progetto è il piano combinato e il processo per raggiungere obiettivi specifici del progetto utilizzando la forza lavoro, le risorse, il tempo e gli strumenti nel modo più ottimale.

La moderna gestione dei progetti consiste in un insieme di metodologie di gestione dei progetti in grado di fornire risultati prevedibili e ripetibili. Le metodologie e le strategie che seguiamo in questi giorni sono altamente analitiche e decisive.

Tuttavia, gli studi dimostrano che solo il 23% delle aziende dispone di sistemi di gestione dei progetti standardizzati come a cascata e agili in uso.

In questa era, coloro che non hanno ancora raggiunto la pianificazione strategica di un progetto raramente riescono in un progetto. Allora perché diamo così tanta importanza alla pianificazione strategica per un'efficace gestione dei progetti? Conosciamoci.

Perché la pianificazione strategica è fondamentale per la gestione dei progetti

Le strategie adeguate per la gestione del progetto sono ciò che rende un progetto di successo. Infatti, secondo PMI, le organizzazioni che sottovalutano la gestione dei progetti vedono fallire il 50% in più dei propri progetti. E anche quando un progetto ha un sistema di gestione in atto, può comunque fallire a causa di una strategia non appropriata. Basta dare un'occhiata al sondaggio qui sotto.

In tutte le organizzazioni, l'11,4% di tutte le risorse viene sprecato a causa di processi di gestione dei progetti inferiori. I sondaggi suggeriscono che le organizzazioni che non riescono a integrare correttamente la gestione dei progetti nelle proprie strategie vedranno aumentare di un fattore 2/3 il proprio tasso di fallimento totale dei progetti.

Tuttavia, non solo la pianificazione strategica rende il tuo progetto un successo, ma ti aiuta anche a risparmiare un sacco di soldi e risorse. Infatti, le organizzazioni che utilizzano pratiche di PM comprovate sprecano 28 volte meno denaro rispetto alle loro controparti che non hanno pratiche di PM in atto. (CIO, 2019)

In un mondo in cui il 27% dei progetti supera il budget, il denaro che puoi risparmiare con la pianificazione strategica sulla gestione dei tuoi progetti è davvero straordinario.

7 Strategie di Project Management per un progetto di successo

Esistono molte strategie di gestione del progetto che puoi seguire per un progetto di successo. Tra questi, ci concentreremo sulle strategie chiave che incidono maggiormente sul successo di un progetto.

Diamo un'occhiata alle strategie chiave che si devono seguire per completare con successo il progetto.

1. Finalizzare i dettagli del progetto prima dell'inizio del progetto

Anche prima di iniziare a lavorare sul tuo progetto, devi finalizzare i dettagli del progetto. Un piano chiaro su ciò che stai cercando di ottenere ti aiuta a completare un progetto nel miglior modo possibile.

Ruoli e responsabilità: il piano dettagliato del progetto dovrebbe includere i vari ruoli del personale che lavorerà al progetto, insieme alle relative responsabilità. Questo rende il processo di lavoro organizzato e aiuta a evitare eventuali ritardi.

Struttura di ripartizione del lavoro: la struttura di ripartizione del lavoro aiuta a dividere un grande progetto in attività piccole e gestibili. Ciò aiuterà anche la suddivisione delle attività per i dipendenti, la dipendenza e il flusso di lavoro.

Pietre miliari: il piano dovrebbe includere anche le pietre miliari che aiuteranno il progetto ad essere sulla strada giusta. Le pietre miliari sono ottime per tenere traccia dell'avanzamento del lavoro. Soprattutto per tenere traccia della piccola parte dei lavori che dividerai utilizzando la struttura di suddivisione del lavoro.

Impostazione di risultati finali e scadenze: dovrai anche definire i risultati finali, la scadenza, prima di iniziare il progetto per mantenere il progetto impacchettato entro il periodo di tempo stabilito.

Finalizzare i dettagli del progetto non significa che il progetto non richieda o non necessiti di alcuna modifica lungo il percorso. Infatti, oggi più che mai, la gestione dei progetti è più iterativa che mai. Ecco perché metodologie come Agile stanno rapidamente diventando popolari. Fare un piano chiaro del progetto prima di iniziarlo non ti vincolerà. Piuttosto renderà te e i tuoi dipendenti adattabili all'improvviso cambiamento di piani. Manterrà inoltre intatta la stabilità e la scadenza del progetto.

2. Decidi quale metodologia utilizzare

Se non hai familiarità con il termine metodologia di gestione del progetto o con i diversi tipi di metodologie esistenti, ecco una semplice definizione. Una metodologia di project management è un insieme di principi e pratiche che possono aiutarti a organizzare la tua gestione del progetto per ottenere risultati ottimali. Nessun progetto è mai simile al 100% a un altro, quindi anche il processo di lavoro non è lo stesso per due progetti.

Ci sono un paio di metodologie di gestione dei progetti che sono le più utilizzate. Tra questi, devi scegliere quello più adatto al tuo progetto.

Di seguito sono riportate alcune delle metodologie di gestione dei progetti più popolari utilizzate spesso dal project manager.

Metodologia Waterfall: Waterfall è il modo tradizionale di gestione del progetto. Il nome metodologia a cascata è stato introdotto a causa dell'approccio lineare e sequenziale di questo modello. Prima di iniziare la fase successiva del progetto, è necessario completare quella precedente.

La metodologia Waterfall è per lo più adatta per progetti che hanno un risultato o un obiettivo chiaro. Inoltre, non ha alcuna possibilità di iterazione o modifica del piano lungo il percorso. Un buon esempio di tali progetti può essere il tipo di progetti che hanno le case automobilistiche. Questi progetti di solito non hanno praticamente alcuna possibilità di cambiamento lungo il percorso.

Metodologia agile: Agile è un'altra metodologia popolare che ha guadagnato terreno negli anni 2001. La sua nascita in realtà risale agli anni '90. È il risultato della crescente necessità di un nuovo modo di gestire i progetti, più adattivo al cambiamento. La metodologia Agile si concentra sull'avere brevi periodi di lavoro con test, valutazione e adattamento continui durante tutto il processo. Pertanto, i prodotti finali che escono spesso non sono completamente uguali a quelli pianificati.

Poiché la metodologia agile si concentra sulla velocità, il prodotto finale può essere distribuito in anticipo. Tuttavia, viene sottoposto a ulteriori valutazioni e iterazioni per diventare un prodotto completo senza problemi/errori. La popolarità e l'accettazione delle metodologie agili hanno successivamente alimentato la crescita di altre metodologie più recenti. Queste metodologie includono Scrum, Kanban e altro ancora. Lo stesso Agile è ottimo per i prodotti digitali in cui i risultati finali possono permettersi di avere deviazioni dal piano iniziale.

Infatti, l'80% dei CMO ha notato un miglioramento della produttività del team con Agile. Le aziende che hanno adottato Agile hanno registrato anche il 60% di crescita dei ricavi e dei profitti.

Metodologia Scrum: Scrum è in qualche modo un adattamento della metodologia agile. La metodologia Scrum suddivide l'intera durata del progetto in brevi periodi o cicli, noti anche come "sprint". Gli sprint di solito durano una o due settimane.

Scrum di solito ha scrum master per guidare piccoli team che lavorano su parti dei progetti alla volta. Questo è diverso dal completamento sequenziale delle attività nella metodologia a cascata. Tieni presente che i ruoli di scrum master non sono simili ai project manager.

Metodologia Kanban: Kanban è anche un framework all'interno della gestione agile dei progetti. È originato dall'industria manifatturiera giapponese. La metodologia Kanban è un framework in cui tutte le attività sono rappresentate visivamente come colonne su una bacheca kanban. Kanban offre una panoramica visiva generale di ogni attività di un progetto in qualsiasi momento specifico.

In questo modo è possibile scoprire perché c'è un ritardo in una parte del progetto.

Metodologia ibrida: sia la cascata che l'agile (inclusi i suoi framework o versioni modificate) hanno i loro difetti. La metodologia Waterfall richiede molto tempo prima di poter vedere l'output. Non è eccezionale per un mercato frenetico in cui i concorrenti sono ben assortiti e competono costantemente tra loro. D'altra parte, l'agile è suscettibile allo scorrimento dell'ambito e all'iterazione costante. Questo rende difficile per i clienti abituarsi a un prodotto. Il che in realtà peggiora l'esperienza dell'utente. Così molti project manager stanno ora prendendo buoni appunti sia dai metodi a cascata che da quelli agili. Sempre più PM stanno oggi implementando qualcosa come un ibrido a cascata agile.

Ecco cosa abbiamo trovato sul manifesto della metodologia ibrida:

Hybrid Project Management combina i metodi formali e Agile per creare un nuovo metodo di gestione dei progetti. Hybrid impiega la completezza di Work Breakdown Structure (WBS) con la velocità e i vantaggi snelli di Agile per un nuovo metodo di gestione dei progetti che è sia dettagliato che veloce.

Oltre a queste metodologie popolari, ci sono anche altri modelli utilizzati da molti. È molto importante scegliere perfettamente una metodologia adatta, in quanto ciò determinerà la velocità e l'efficienza con cui è possibile completare il progetto.

3. Forma la squadra giusta per il progetto

Nessun progetto potrà mai avere successo senza il personale giusto per gestire ogni singola attività. Ciascuna delle tue assunzioni dovrebbe essere allineata con la responsabilità che vuoi che si assumano. Una persona può avere il mondo dell'esperienza, ma se non è adatta al ruolo e alla responsabilità, allora non dovrebbe prendere parte al progetto.

È importante non costruire la tua squadra con qualità sovrapposte, poiché possono solo ritardare il progetto. Ecco perché anche le squadre dovrebbero essere piccole

Inoltre, il tuo team dovrebbe avere una gerarchia chiara e un'adeguata distribuzione delle attività per ciascuno dei dipendenti per trarre vantaggio dall'ottimo team che assumi.

4. Stabilire una comunicazione chiara tra i dipartimenti e il personale

La comunicazione è un grosso problema per la maggior parte dei progetti. Ecco perché un piano di comunicazione efficace dovrebbe essere una parte molto importante delle tue strategie di project management.

L'80% dei dipendenti trascorre metà della settimana lavorativa in "rilavorazioni" causate da una scarsa comunicazione

Capterra

Se ti stai chiedendo cosa intendiamo per piano di comunicazione, include un canale di comunicazione designato, un orario prestabilito per le riunioni e così via.

Impostazione dei canali di comunicazione: ogni team deve disporre di un canale di comunicazione interno. Per connetterti tra i progetti ci sono diversi canali che puoi sfruttare. Slack, Microsoft Teams sono due dei metodi di comunicazione più popolari per un progetto o un posto di lavoro.

Riunione programmata: ogni progetto deve avere un orario di riunione programmato, settimanale o bisettimanale. Ciò aiuterà il project manager a tenere il passo con l'avanzamento del progetto. Questi incontri sono anche utili per risolvere eventuali problemi che i membri del team potrebbero dover affrontare. Inoltre, gli incontri chiariranno anche la direzione del progetto e aiuteranno a decidere se richiede o meno un'iterazione.

5. Evitare di apportare grandi cambiamenti (Scope Creek) durante il progetto

Sebbene le moderne metodologie di progetto pongano grande enfasi sull'iterazione del piano di progetto, si suggerisce di non apportare grandi modifiche. Non è giusto apportare il maggior numero possibile di modifiche. Perché, in questo modo, il prodotto finale non assomiglierà per niente al progetto previsto.

In termini di gestione del progetto, quando vengono apportate modifiche illimitate all'ambito del progetto senza alcun tipo di procedura di controllo, si parla di scope creek. Scope creek influisce sulla pianificazione del progetto, sul budget, sui costi, sull'allocazione delle risorse, il che non è una buona notizia per il project manager con risorse e tempo impostati. Lo scope creep è probabilmente uno dei rischi di gestione dei progetti più comuni che i project manager incontrano spesso.

Poiché lo scorrimento dell'ambito si verifica quando vengono aggiunte nuove richieste di iterazione del progetto dopo l'avvio del progetto. Tuttavia, poiché le modifiche vengono apportate durante il progetto, spesso non vengono riviste correttamente. Pertanto, fa in modo che il team completi più attività del previsto, assegni più risultati finali e traguardi con le stesse risorse di prima nello stesso lasso di tempo.

6. Valutare il progetto dopo il completamento

Ogni progetto ha un obiettivo che deve essere raggiunto attraverso il progetto. Valutando il tuo progetto dopo il completamento, puoi scoprire se ci sono problemi o differenze rispetto agli obiettivi iniziali del progetto. E solo dopo la valutazione, puoi dire che il progetto è pronto .

Questo è il motivo per cui apprezziamo così tanto la valutazione del progetto. Durante la valutazione finale, le seguenti cose dovrebbero essere attentamente monitorate:

Confrontalo con il prototipo: crei un prototipo (digitale o fisico) di come dovrebbe apparire il progetto quando lo finisci? Dovresti. E dopo aver completato il progetto, confrontalo con il prototipo.

Esegui test Q/A: i test di garanzia della qualità sono un must se il prodotto è software o hardware. Attraverso il processo di test Q/A dovrebbe essere seguito una volta che un progetto è finito, in modo che non si creino problemi quando il progetto viene consegnato al cliente/cliente/utente.

Esegui UAT: User Acceptance Testing o UAT consente al project manager di sapere cosa pensano gli utenti del prodotto. Il test UAT rende facile per il project manager scoprire i margini di miglioramento per rendere il prodotto più user-friendly.

Nel complesso, la valutazione del progetto dà un'idea chiara di cosa è andato bene nel progetto e quale parte avrebbe potuto essere migliore. I takeaway contribuiranno a migliorare sia il progetto in corso che i progetti futuri.

7. Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti di qualità per risultati ottimali

La strategia finale di cui vogliamo parlare oggi è l'utilizzo di un buon strumento di gestione del progetto. L'utilizzo di un progetto dedicato può semplificare la vita di un project manager aiutando a mantenere un progetto sulla buona strada per il successo.

I project manager rendono le attività di pianificazione e programmazione molto semplici. Consentono inoltre ai dipendenti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e limitano quelle di cui non hanno bisogno. Gli strumenti di gestione dei progetti sono noti anche per migliorare la produttività riducendo al contempo il budget del progetto.

Mentre scegli i giusti strumenti di gestione del progetto, devi tenere presente quanto segue:

• Le funzionalità di cui hai bisogno
• Sia che tu voglia uno strumento di gestione dei progetti offline o online
• Se hai bisogno di uno strumento che addebiti un importo fisso o per utente
• Il tuo budget

Solo dopo aver considerato tutti i fattori di cui sopra, puoi scegliere uno strumento che si adatta al meglio al tuo progetto. Certo, puoi ottenere il costoso strumento all-star. Ma se hai un'attività di piccole e medie dimensioni, ciò di cui hai bisogno è uno strumento di gestione dei progetti conveniente, che abbia tutte le funzionalità di cui hai bisogno per un progetto di successo.

Per rendere il tuo progetto un successo, chiedi aiuto a WP Project Manager, uno strumento di gestione dei progetti conveniente assolutamente perfetto per le PMI. Nella parte successiva dell'articolo, diamo un'occhiata al plug-in e al motivo per cui ti consigliamo di utilizzarlo.

WP Project Manager: semplificare la gestione e la consegna dei progetti

WP Project Manager è uno strumento di gestione dei progetti economico e open source basato su WordPress. Aiuta a implementare in modo efficiente le strategie di gestione del progetto. Lo strumento offre alcune interessanti funzionalità e opportunità che contribuiscono al successo di un progetto. I principali vantaggi dell'utilizzo di WP Project Manager sono i seguenti:

Utenti e progetti illimitati: la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti addebita per utente e limita il numero di progetti e attività che è possibile creare. Tuttavia, con WP Project Manager, il cielo è l'unico limite. Puoi creare progetti, attività letteralmente illimitati e aggiungere membri del team illimitati.

Diagramma di Gantt: il diagramma di Gantt consente di organizzare la gerarchia del progetto consentendo di assegnare dipendenze tra diverse attività e attività secondarie. Ciò ti consente di vedere il motivo dietro il ritardo di un'attività in una rappresentazione visiva, in qualsiasi momento.

Kanban Board: ai Kanban Board viene data grande importanza per la gestione dei progetti, anche se in realtà non segui la metodologia Kanban . Con la gestione delle attività in stile bacheca, puoi creare attività, trascinarle e rilasciarle tra diverse bacheche consentendo ai membri del tuo team di lavorare in modo più efficiente.

Controllo delle capacità del team e dei ruoli dei membri: con WP Project Manager, puoi personalizzare le autorizzazioni e assegnare ruoli specifici ai membri secondo necessità. Puoi anche aggiungere facilmente membri esterni al progetto.

Gestore di file e documenti: WP Project Manager dispone anche di un gestore di file e documenti per archiviare tutti i file di progetto. Puoi anche accedere ai messaggi collegati, agli elenchi di attività o alle attività dalla sezione dei file.

Dashboard personale per tutti gli utenti: WP Project Manager offre un dashboard dedicato per ogni membro del team, dove possono vedere le attività assegnate e completate e altri rapporti.

Dashboard panoramica: per ottenere un rapporto generale del progetto, il WP Project Manager dispone di una funzionalità dashboard panoramica. Da lì, puoi avere una visione d'insieme di tutti i progetti in corso, i progressi e i team. Puoi anche creare progetti, aggiungere, modificare membri del team, ruoli utente e altre attività da qui.

Dopo aver considerato tutto, basta poco per capire che WP Project Manager è un ottimo strumento per la gestione dei progetti. Puoi essere ancora più convinto dopo aver conosciuto il prezzo dello strumento, che è assolutamente conveniente.

Il piano personale di WP Project Manager parte da $ 79, mentre il piano professionale e aziendale parte rispettivamente da $ 149 e $ 249.

Un progetto di successo è solo una grande strategia di distanza

Adeguate strategie di gestione del progetto possono essere un punto di svolta per il successo del progetto. Troppi grandi progetti sono falliti a causa della mancanza di una strategia chiara e il tuo progetto non dovrebbe essere il prossimo.

In questo articolo, abbiamo condiviso chiare strategie di gestione del progetto passo dopo passo per consentirti di realizzare un progetto di successo. Le strategie includono tutto, dalla metodologia a come dovresti formare il tuo tempo per raggiungere il successo. Alla fine, abbiamo anche condiviso un ottimo strumento che può supportarti nella gestione del tuo progetto.

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