Giornata di co-working a distanza: il segreto per una collaborazione a distanza efficace

Di recente sono stati pubblicati molti contenuti su "come lavorare da casa" e alcuni buoni consigli per le persone che stanno affrontando la prima o due settimane di lavoro a distanza. Ellipsis è stata completamente remota da quando abbiamo iniziato, quindi mentre la maggior parte del nostro team è ora "bloccato", siamo in grado di andare avanti praticamente come al solito.

Il lavoro a distanza è difficile e nel corso degli anni abbiamo creato una serie di sistemi che ci aiutano a lavorare in modo efficace. Penso che il lavoro a distanza sia migliore se fatto bene , ma questo è un avvertimento importante. Devi adattarti dal lavoro in ufficio e, a meno che tu non metta in atto sistemi che ti aiutino a farlo, potresti avere una brutta esperienza nelle prossime due settimane e poi respingerla.

Sarebbe un peccato, poiché lavorare in remoto ha enormi vantaggi: maggiore flessibilità, membri del team più felici e la capacità di assumere e trattenere le persone migliori sono alcuni buoni esempi.

Questo post parla di un'idea, che puoi copiare abbastanza facilmente: la giornata di co-working a distanza . Inizieremo osservando il problema che stiamo risolvendo e poi come lo facciamo. Tutto questo è super-azionabile e l'ho scritto in modo che tu possa facilmente copiare e implementare te stesso.

Problema: la collaborazione è più difficile con il lavoro a distanza

Uno dei grandi vantaggi dell'essere di persona rispetto a quello remoto è che la collaborazione è molto più semplice. Uffici come il multimiliardario Apple Park di Apple sono progettati per massimizzare le possibilità di incontri casuali con i colleghi, con la speranza che quegli incontri casuali portino alla collaborazione.

C'è qualche ricerca a sostegno di questo. Uno studio del MIT ha rilevato:

"La vicinanza fisica aumenta l'attività collaborativa tra gli studiosi accademici... lo studio rileva che la collaborazione interdisciplinare e interdipartimentale è alimentata dall'interazione di base faccia a faccia all'interno di spazi condivisi".

Questo ha senso e questo alimenta la collaborazione essendo un'area in cui il lavoro a distanza è più debole. La soluzione è replicare questi vantaggi in un ambiente di lavoro remoto .

L'avvertenza è che alcuni uffici completamente aperti come quelli di Apple possono danneggiare la produzione complessiva, come copre Cal Newport:

Uno sviluppatore di Facebook afferma che l'ufficio [open space] raramente è pieno per più di un terzo poiché le persone hanno imparato a rimanere a casa se vogliono produrre qualcosa di profondo... offrire uffici privati ​​e tempo ininterrotto per concentrarsi è forse uno dei vantaggi più preziosi che puoi offrire sviluppatori nella nostra era connessa.

Il punto generale è, tuttavia, e Cal continua a sostenere che gli uffici con le porte sono migliori, piuttosto che lavorare semplicemente in remoto. Trovarsi nello stesso posto semplifica la collaborazione e quando si lavora in remoto è necessario uscire e creare lo spazio per quella collaborazione.

È così che è nata la nostra giornata di co-working a distanza.

Come funziona una giornata di co-working a distanza?

La premessa è semplice: pianifichi una giornata specifica per il co-working con il tuo team. Lo trovi nel calendario di tutti e loro bloccano il tempo. Troviamo che una volta al mese sia una buona cadenza, ma potresti fare una versione quindicinale o settimanale.

Allora collabori! Dividiamo la giornata in un paio di parti:

• Un aggiornamento generale del team e una sessione di risposta alle domande, che presento. Questo ci dà il via.
• Collaborazione a tutto il team . In genere avremo un paio di elementi che l'intero team deve affrontare. Anche se non hai bisogno di tutti lì, questo è metà del punto: introduci l'opportunità per la collaborazione e le idee più casuali che ottieni in un ufficio.
• Collaborazione in piccoli gruppi . Occasionalmente ha senso dividersi in piccoli gruppi o uno contro uno. La giornata di co-working è un'opportunità specificatamente programmata per farlo.
• Club del libro ! Concludiamo la giornata con il nostro club del libro mensile! A turno selezioniamo un libro (realisticamente un capitolo o due), un podcast o un articolo, tutti lo leggiamo/ascoltiamo in anticipo e poi discutiamo le idee per circa un'ora.

Quella struttura funziona abbastanza bene. Pianifichiamo un'ora di inizio e di fine, ma non quanto tempo dovrebbe richiedere ogni articolo; a volte c'è altro da discutere e stai cercando di incoraggiare la discussione! Ci assicuriamo anche di fare molte pause. Dato che siamo in fusi orari diversi, qualcuno avrà bisogno del pranzo mentre qualcun altro vuole uno spuntino.

Ti consigliamo di regolare la struttura in base a ciò che fai e ai problemi che devi risolvere. Siamo un'agenzia di marketing e quel formato probabilmente funziona per configurazioni simili, ma i team di prodotto o gli sviluppatori vorranno utilizzare il proprio formato. Ci è voluto un po' di tempo per trovare una struttura che funzionasse in modo affidabile, quindi sperimenta.

La maggior parte delle nostre riunioni interne sono solo audio, ma questa è quella in cui facciamo sempre videochiamate. In genere trovo le videochiamate un'esperienza scadente e di scarso vantaggio quando hai già parlato con qualcuno con un video una volta, ma con un gruppo funziona. Abbiamo provato praticamente tutte le piattaforme video, Zoom, Skype, ecc., ma utilizziamo Hangouts Meet. Le connessioni sono sempre solide, non c'è niente da installare e funziona e basta.

C'è una bella innovazione in questo spazio, incluso RemoteHQ che fa trascrizioni live delle tue riunioni e ti consente di aggiungere un browser condiviso e note, ma purtroppo non era abbastanza affidabile. Trova lo strumento che desideri utilizzare, quindi utilizzalo ogni volta. Non c'è niente di peggio che iniziare ogni incontro cercando di trovare il collegamento, o con cinque minuti di "mi senti?".

Altre idee di lavoro a distanza da provare

La giornata di co-working a distanza è uno dei modi per replicare ciò che è bello essere di persona. Ecco altre tre idee a fuoco rapido per provare che facciamo:

1. Integriamo il co-working a distanza con i ritiri del team di persona tre volte l'anno. Queste sono straordinarie opportunità di collaborazione e facciamo molto nei nostri ritiri. Non puoi fare tutto online e di tanto in tanto è necessario faccia a faccia.
2. Una “mezz'ora felice” mensile. Questa è una grande idea che ho rubato da questo post. Hai meno opportunità per una chat generale da remoto (usiamo Basecamp anziché Slack, quindi siamo generalmente asincroni piuttosto che sempre attivi con la chat). Risolviamo il problema con mezz'ora per la chat generale, una volta al mese! Abbiamo provato settimanalmente e quindicinalmente, ma poiché siamo tutti su fusi orari diversi, quelli non hanno funzionato per noi.
3. "Cosa sta succedendo fuori dal lavoro?" I nostri check-in settimanali vengono condivisi con l'intero team all'inizio della settimana e una delle domande a cui viene chiesto di rispondere è "cosa sta succedendo fuori dal lavoro?" Tendiamo a pubblicare solo una o due frasi, ma è un bel modo per vedere cosa stanno facendo le persone.

La giornata di co-working a distanza è facile da provare

Una giornata di co-working a distanza è molto facile da provare e lo trovo di grande aiuto. Aiuta tutti a rimanere in contatto, ci fornisce una data predefinita per svolgere attività collaborative complesse che altrimenti verrebbero perse e ci consente di collaborare in modo efficace.

È incredibilmente facile da fare e ti consiglio vivamente di provarlo nelle prossime due settimane. Non c'è mai stato un momento così importante per continuare a collaborare e innovare! E funziona indipendentemente dal fatto che tu sia comunque remoto come noi o lavori da remoto su base temporanea.

Buona fortuna! Per favore, condividi i tuoi pensieri o domande nei commenti qui sotto.