Strumenti per la responsabilità, la comunicazione e la sicurezza del team remoto che le aziende WordPress dovrebbero utilizzare

La pandemia globale ha sconvolto il mondo del lavoro. Il pendolarismo verso il posto di lavoro non è più un'abitudine quotidiana fino al 40% ¹ della forza lavoro. Inoltre, è una tendenza destinata a rimanere in vigore molto tempo dopo che la comunità scientifica ha trovato un trattamento o un vaccino efficace per il virus.

Le aziende online e basate su siti Web WordPress sono particolarmente abili nel passare al lavoro a distanza utilizzando gli strumenti necessari per le aziende WordPress. Ma questo non arriva senza le sue sfide. La responsabilità dell'utente, la comunicazione dell'utente e le preoccupazioni relative alla sicurezza accompagnano il passaggio a questo nuovo modello di lavoro.

La soluzione a questi problemi si presenta sotto forma di sfruttamento della tecnologia. Si tratta di strumenti basati su cloud che aiutano a tenere traccia di ogni dipendente.

Strumenti di gestione remota del team per la comunicazione e la sicurezza del tuo sito WordPress

Gestire il tuo team da remoto non deve essere necessariamente più difficile solo perché ti manca l'interazione faccia a faccia. Oggi ci sono molti strumenti utili che possono aiutarti a rimanere al passo con i progetti, aumentare la sicurezza indipendentemente dalla posizione dei tuoi dipendenti e facilitare una migliore comunicazione.

Con questo in mente, diamo un'occhiata agli strumenti che dovresti utilizzare per gestire i tuoi dipendenti remoti dal punto di vista della comunicazione.

Strumenti di comunicazione per aiutarti a gestire la tua attività WordPress nel modo giusto

E-mail

Non una nuova tecnologia con uno sforzo di immaginazione, ma l'e-mail rimarrà un pilastro della tua strategia di comunicazione remota. È ancora un metodo rapido ed efficace per inviare messaggi importanti a singoli individui o a più membri del team contemporaneamente.

Tuttavia, può essere un po' disordinato avere diverse catene di posta aperte relative a diversi progetti. In tal caso, potrebbe essere saggio investire in una soluzione di comunicazione aziendale basata su browser come Slack.

Progettato per sostituire l'e-mail di lavoro, Slack ti consente di dedicare canali ordinati a un argomento o progetto specifico. Potrebbe essere molto più semplice durante la gestione della tua attività WordPress inviare messaggi ai tuoi dipendenti con un hub centralizzato, piuttosto che avere più catene di posta elettronica disordinate.

Servizi VoIP

I servizi Voice over Internet Protocol (VoIP) sono un'ottima soluzione per gli imprenditori che desiderano evitare di accumulare costosi minuti sulle linee telefoniche aziendali. I provider VoIP consentono di telefonare tramite una connessione Wi-Fi anziché tramite la linea telefonica tradizionale. Ciò consente agli imprenditori di prendere due piccioni con una fava: una migliore comunicazione a un costo ridotto.

La parte migliore è che le app e le soluzioni VoIP sono facili da scaricare e installare. Inoltre aggirano l'attuale tendenza dei dipendenti più giovani che non hanno una linea telefonica fissa collegata.

Software per videochiamate

In molti modi, il lavoro in condizioni di pandemia è stato dominato dall'emergere di tecnologie di videoconferenza come Zoom. Ancora una volta, questi strumenti di comunicazione sono eccellenti, almeno in parte replicando quell'importantissima interazione faccia a faccia.

Riunioni di gruppo, incontri individuali e incontri di squadra sono tutti un gioco da ragazzi con l'aiuto della tecnologia di videochiamata. Il loro ruolo nel facilitare l'interazione sociale è importante quanto la loro funzionalità di comunicazione. Questo è un metodo molto più personale di un'e-mail o di una telefonata.

Bonus: strumenti di team building

Come accennato in precedenza, forse l'aspetto più importante che manca nell'esperienza di lavoro a distanza è il cameratismo quotidiano del team. È quasi impossibile ricreare quell'atmosfera sociale di lavoro e idee che rimbalzano l'una sull'altra in un ambiente faccia a faccia.

Tuttavia, grazie a strumenti come Awesome Boss e WooBoard, puoi avvicinarti. Queste soluzioni basate su browser aiutano dipendenti e manager a premiare e riconoscere i dipendenti per il lavoro eccezionale.

Che si tratti di dipendenti che si uniscono per premiare un collega che ha recentemente eccelso in un progetto specifico, o un manager che cerca di congratularsi con un membro del personale che è andato al di là e al di là, queste soluzioni sono perfette per mantenere i dipendenti impegnati a distanza l'uno dall'altro.

Strumenti per aiutare con la gestione remota del team per la tua attività WordPress

App di lavoro collaborativo

Gli strumenti di lavoro collaborativo sono vitali nell'ambiente remoto. Aiutano a mantenere tutti sulla buona strada verso i loro obiettivi e responsabili sia a te che ai loro coetanei. Sono così tante tra cui scegliere, ma le scelte popolari includono browser e soluzioni basate su app come Trello, Asana e Monday.com.

Sebbene siano tutti diversi nel formato, offrono tutti funzionalità molto simili. Ti danno un'immagine di dove sta andando ogni progetto e mostrano a cosa stanno lavorando i membri del team. Aiuta ad eliminare inutili processi di microgestione e ti consente di concentrarti invece sul tuo carico di lavoro come gestore di un sito WordPress.

Software di monitoraggio del tempo

Ma come puoi dire che i tuoi dipendenti stanno impiegando le ore per raggiungere quegli obiettivi? Hai indovinato; ci sono strumenti online anche per questo.

Un software di monitoraggio del tempo come Toggl ti aiuta a capire dove viene speso il tempo nella tua attività. Questa soluzione non solo ti consente di tenere sotto controllo la produttività dei dipendenti, ma può aiutarti con una migliore allocazione delle risorse a progetti che richiedono molto tempo.

Soluzioni per la condivisione di file

Infine, la gestione dei progetti in un ambiente remoto non è fattibile senza la condivisione di file. In precedenza, ciò potrebbe aver avuto luogo su un server locale con sede in ufficio. Con questa opzione rimossa dall'equazione, farai affidamento sulla tecnologia cloud per facilitare il lavoro collaborativo.

Le due soluzioni più popolari per la condivisione di file sono Dropbox e Google Drive. Tuttavia, ci sono molte soluzioni là fuori che possono soddisfare le tue esigenze specifiche. Qualunque cosa tu scelga, la condivisione e l'aggiornamento senza interruzioni dei file accelereranno notevolmente la consegna di attività principali e minori.

Strumenti per la sicurezza e la responsabilità degli utenti

Una volta impostati tutti i sistemi di comunicazione e gestione dei progetti, arriva la questione della sicurezza. Il problema con il lavoro a distanza è che la minaccia alla sicurezza del tuo sito Web o del tuo business online aumenta. Password deboli sui dispositivi, reti Wi-Fi pubbliche non sicure nei bar locali e reti domestiche condivise rappresentano tutti un rischio per la tua attività.

Tuttavia, puoi proteggere la risorsa del sito Web WordPress della tua azienda con l'aiuto di eccellenti plug-in per il miglioramento della sicurezza.

Registri delle attività

Con la maggior parte, se non tutto, del tuo personale che lavora in remoto, è impossibile tenere traccia di chi sta apportando modifiche al tuo sito Web senza l'aiuto di un plug-in. Un registro delle attività di WordPress è un record di eventi e modifiche degli utenti che si verificano sul tuo sito web. Mantenendo un registro delle modifiche di utenti e siti, tieni il dito sul polso del tuo sito WordPress, negozio di e-commerce o rete multisito.

Questo ti aiuta a impedire agli hacker di manomettere aree sensibili del tuo sito web. Inoltre aiuta a rendere i dipendenti responsabili delle loro azioni quando non sono in tua presenza.

Puoi tenere d'occhio aspetti come i tempi di accesso e disconnessione, le azioni intraprese durante una sessione e ricevere avvisi istantanei se vengono apportate modifiche a dati mission-critical come il database di WordPress. Questa soluzione aiuta webmaster e manager a stare al passo con le azioni dei dipendenti senza spiare in modo da "Grande Fratello".

Inoltre, in molti casi, la condivisione delle credenziali tra individui dovrebbe essere evitata a tutti i costi. Sebbene tu possa essere in grado di supervisionare alcuni utenti, quando ci sono più membri del team designati per ciascun ruolo utente, è necessario un plug-in del registro attività per WordPress per tenere traccia delle modifiche apportate al tuo sito in modo accurato.

Politiche password efficaci per la tua attività WordPress

Nonostante gli sforzi per rafforzare le password in molte organizzazioni negli ultimi anni, l'80% delle violazioni degli hacker è ancora legato a scelte sbagliate delle password. Dato che le password deboli, rubate o riutilizzate forniscono il metodo di accesso per la stragrande maggioranza dei malintenzionati, è necessario intraprendere un'azione preventiva.

Il primo passo che puoi fare è implementare politiche di password complesse sugli account utente di WordPress. Lunghezza minima, uso obbligatorio di numeri e caratteri misti e inclusione di simboli speciali sono solo alcune delle funzionalità che puoi implementare con tale plugin.

Puoi difendere il tuo sito e limitare il rischio associato a una forza lavoro remota costringendo gli utenti a implementare password complesse, rimuovere la possibilità di riutilizzare quelle vecchie e dettare criteri per le password in base all'anzianità di un ruolo utente. Tutto ciò può essere facilmente implementato con WPassword. Con laptop e altri dispositivi simili spesso condivisi tra i membri della famiglia, questo è un passaggio cruciale.

Autenticazione a due fattori

Potresti avere la password più robusta del mondo. Tuttavia, ci vorrebbero solo pochi secondi per accedere a un sito Web se quella password cadesse nelle mani sbagliate. Ecco perché è anche essenziale implementare l'autenticazione a due o più fattori negli account utente più sensibili.

L'autenticazione a due fattori (2FA) impedisce ai malintenzionati di accedere al tuo sito richiedendo un'ulteriore informazione di identificazione come un codice pin o dati biometrici. L'implementazione riuscita blocca gli hacker con credenziali rubate nelle loro tracce.

La parte migliore è che i protocolli 2FA sono facili da applicare tramite un plug-in WordPress di autenticazione a due fattori (2FA). Dopo aver installato correttamente il plug-in, puoi impostare un livello di sicurezza aggiuntivo sul tuo sito Web in pochi secondi. È così semplice.

Gli strumenti di gestione remota del team rendono il lavoro da casa e la gestione della tua attività WordPress molto più efficace

Con il lavoro a distanza destinato a diventare un pilastro fondamentale della "nuova normalità", i webmaster e i titolari di attività online sono alla ricerca di nuovi modi per massimizzare la responsabilità, la produttività e la sicurezza.

Fortunatamente, ci sono molti strumenti là fuori per rendere la transizione il più semplice possibile. Dalla videoconferenza quotidiana all'applicazione dei requisiti di accesso con autenticazione a due fattori ai ruoli degli utenti senior, puoi utilizzare un'ampia varietà di strumenti online per continuare il tuo percorso verso i tuoi obiettivi aziendali per il 2020.

Quando si tratta di aumentare e migliorare la sicurezza di una delle tue risorse più vitali (il tuo sito Web WordPress), assicurati di utilizzare i plug-in WP Activity Log, WPassword e WP 2FA per migliorare la produttività, la responsabilità degli utenti e per aggiungere più livelli alla sicurezza del tuo sito Web WordPress.