Tutto quello che devi sapere sul livellamento delle risorse nella gestione dei progetti

Se sei un project manager, sai con quanta efficienza puoi gestire le tue risorse per rispettare le scadenze e raggiungere il successo di un progetto. Inoltre, ci sono momenti in cui trovi difficile realizzare ciò che intendi fare.

L'apprendimento fondamentale: non è possibile ottenere sempre molte risorse. Potresti avere poco tempo, problemi come difficoltà di budget, membri del team che escono dal giro, stakeholder che cambiano priorità, ecc.

Il tuo segreto risiederebbe nella facilità con cui puoi allineare tutte le risorse che hai e mantenere attivo il flusso di lavoro. Ecco perché il livellamento delle risorse nella gestione dei progetti o l'ottimizzazione delle risorse è un modo da seguire per affrontare questo tipo di ostacolo.

Cos'è il livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse è una tecnica di ottimizzazione delle risorse in cui viene utilizzato il flottante libero e totale senza influire sul percorso critico di un progetto.

Una guida al corpo di conoscenze sul Project Management ( Guida PMBOK )

Il livellamento delle risorse è parte integrante della gestione delle risorse. È il processo in cui si assegnano le risorse disponibili e necessarie a diverse parti del ciclo di vita di un progetto.

L'obiettivo del livellamento delle risorse è semplice: ridurre i problemi e le difficoltà e ottimizzare le risorse disponibili per utilizzarle al meglio per il completamento del progetto entro la scadenza.

Il livellamento delle risorse nella gestione dei progetti riguarda la gestione di un progetto con risorse limitate ma mantenendo la scadenza alla pari e non limitando la forza lavoro. Potrebbe includere nuove persone per modificare la portata di un progetto o accelerare le cose senza ostacolare il percorso critico come le scadenze.

Poiché la pianificazione e la gestione del progetto sono attività dinamiche, il livellamento delle risorse è vitale per affrontare qualsiasi situazione impegnativa.

Cos'è il Float e il Slack of Time?

"Float" e "slack" definiscono specificamente la quantità di tempo in cui un compito o un'attività può essere ritardata senza influire sulla pianificazione complessiva del progetto.

È possibile utilizzare i termini Float e Slack in modo intercambiabile nella gestione dei progetti. Tuttavia, in alcuni casi hanno un significato leggermente diverso.

Esistono due tipi di galleggiante:

UN. Total Float (TF): il tempo totale in cui un'attività può essere ritardata senza ritardare la data di completamento del progetto.

B. Free Float (FF): il tempo totale durante il quale un'attività può essere ritardata senza ritardare l'inizio di nessuna delle sue attività dipendenti.

Pertanto, "Slack" è un termine più generale e puoi usarlo in modo intercambiabile con float. Puoi calcolare Slack con la stessa formula per calcolare il float.

Ad esempio, un project manager potrebbe dire: "Abbiamo qualche margine di flessibilità nella tempistica del progetto", il che indica che c'è spazio per alcuni ritardi senza influire sulla scadenza del progetto.

Vantaggi del livellamento delle risorse nella gestione dei progetti

Sarebbe utile se si optasse per il livellamento delle risorse nei momenti critici della durata di un progetto. È una delle strategie più efficaci per superare situazioni conflittuali. Inoltre, come project manager, sarebbe utile comprendere ogni aspetto di questa tecnica. Diamo un'occhiata ad alcuni dei principali vantaggi del livellamento delle risorse:

1. Ottimizza l'utilizzo delle risorse: il livellamento delle risorse garantisce che il tempo e le risorse disponibili vengano utilizzati al massimo.

2. Ridurre al minimo il sovraccarico delle risorse: è possibile identificare e affrontare i sovraccarichi di risorse nel processo di ottimizzazione. Ciò ti aiuta a ridurre il rischio di burnout, stress e diminuzione della produttività dei membri del team.

3. Efficienza potenziata: quando si ottimizza il progetto secondo la pianificazione e si allineano le risorse, l'efficienza del team e dei singoli aumenterà gradualmente.

4. Migliorare la flessibilità e l'adattabilità: il livellamento delle risorse apporta una qualità adattiva al processo di gestione del progetto. Ti permetterà di rispondere a qualsiasi chiamata e momento impegnativo con le giuste misure.

5. Soddisfazione del cliente: quando diventi capace di soddisfare le esigenze urgenti dei clienti e di rispettare le scadenze con un budget e risorse limitati, aumenterà la buona volontà del tuo team e la soddisfazione complessiva del cliente.

Quando implementare il livellamento delle risorse in un progetto

Pianificazione basata su dati in tempo reale e ipotesi intelligenti. Ma non puoi essere un indovino, giusto? A volte è inevitabile che si verifichino conflitti di risorse.

È come se individui o gruppi richiedessero requisiti contrastanti come personale, finanziamenti, tempo e attrezzature. I conflitti si verificano quando non si dispone di molte di queste risorse, ma le esigenze sono in costante aumento tra i diversi team.

Se si pratica il livellamento delle risorse nella gestione dei progetti, questo tipo di situazione conflittuale può essere gestita facilmente.

Ad esempio, stai lavorando a un progetto di sviluppo di un gioco con una scadenza tra 12 mesi. Dopo 6 mesi di lavoro, le parti interessate vogliono che tu completi il ​​progetto in 9 mesi. In qualche modo sono riusciti a convincere e a fornire una ragione migliore per terminare il progetto prima del tempo prestabilito.

In questo caso particolare, il problema è la scadenza e tutto ciò che devi fare è programmare i tempi per gestire il progetto e completarlo entro i prossimi 3 mesi.

Livellamento delle risorse e livellamento delle risorse: esistono differenze?

Il livellamento delle risorse è anche una tecnica simile di ottimizzazione delle risorse nella gestione dei progetti. Tuttavia, funzionano con due elementi diversi se vuoi sottolinearne la differenza.

Il livellamento delle risorse ti aiuta a gestire il tuo progetto con vincoli di tempo. Ciò significa che quando devi terminare il tuo progetto prima della scadenza stimata, il livellamento delle risorse è un modo per gestire il tempo e le altre risorse disponibili per completare il progetto.

D'altra parte, il livellamento delle risorse diventa cruciale quando disponi di risorse limitate e devi completare il tuo progetto ottimizzando gli elementi disponibili come manodopera, budget e attrezzature.

3 esempi di livellamento delle risorse nella gestione dei progetti

Per capirlo meglio, abbiamo raccolto alcuni dei migliori esempi di livellamento delle risorse in diversi tipi di gestione dei progetti. Guarda -

Esempio 1.

Supponiamo che tu abbia un team di sviluppatori. Molte attività dei tuoi progetti dipendono dal loro lavoro. Se la pianificazione iniziale prevede un gruppo di attività di programmazione che si verificano simultaneamente, il livellamento delle risorse potrebbe comportare la ridistribuzione di queste attività per evitare di sovraccaricare il team di sviluppo durante periodi specifici. Ciò garantisce una distribuzione più uniforme degli sforzi di programmazione nel tempo.

Esempio 2.

Considera che il tuo progetto di sviluppo software necessita del contributo di un esperto in materia (PMI) per un modulo specifico. In tal caso, il livellamento delle risorse può aiutarti se la PMI è disponibile solo in determinati orari. I compiti relativi alle competenze delle PMI potrebbero essere programmati per allinearsi alla loro disponibilità. Sarà utile prevenire colli di bottiglia e ritardi causati dalla loro indisponibilità.

Esempio 3.

Supponiamo che il tuo progetto coinvolga attività che richiedono competenze specifiche, il livellamento delle risorse può includere la pianificazione di sessioni di formazione o attività di sviluppo delle competenze durante i periodi di minore attività del progetto. Ciò garantisce che i membri del tuo team acquisiscano le competenze necessarie senza interferire con le tappe fondamentali del progetto.

In che modo WP Project Manager può aiutarti a ottimizzare le tue risorse

L'utilizzo di uno strumento intelligente semplifica sempre le risorse o la gestione delle risorse. Se sei un utente WordPress, WP Project Manager Pro può aiutarti a controllare il tuo progetto con i seguenti miglioramenti:

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