Le gemme nascoste: le sale riunioni e il loro impatto sulle prestazioni aziendali

Nel mondo di oggi, la comunicazione online, la gestione dei dati digitali e le riunioni senza supporto cartaceo sono diventate la scelta preferita dai membri dei consigli di amministrazione e dai team aziendali in tutto il mondo. Questo perché la digitalizzazione offre innegabili comodità, convenienza e facile gestione delle attività da qualsiasi luogo.

Inoltre, la digitalizzazione non è solo un’opzione imposta; ogni quattro consiglieri di amministrazione su cinque a livello globale ritengono che i consigli di amministrazione aziendali dovrebbero guidare la trasformazione digitale.

Inoltre, con la crescente domanda di soluzioni di gestione del consiglio di amministrazione online, un numero enorme di fornitori di servizi si stanno intensificando. Tuttavia, solo poche soluzioni di gestione delle riunioni coprono in modo completo tutti gli aspetti della gestione del consiglio. Una di queste soluzioni è il software del portale del consiglio che vanta tutte le funzionalità standard e persino avanzate per la gestione efficace delle riunioni, dei documenti e delle comunicazioni del consiglio.

Ecco come i consigli di amministrazione virtuali possono avere un forte impatto sulla governance aziendale. Cominciamo con l'introduzione alla tecnologia del portale di bordo.

Cos'è il software per sale riunioni virtuali?

Il software del portale del consiglio, o software del consiglio virtuale, è un software sicuro per la gestione delle riunioni del consiglio online e una soluzione aziendale completa specifica per direttori del consiglio, amministratori delegati, dirigenti, segretari del consiglio, parti interessate, investitori, leader sindacali, comitati e altri decisori.

A differenza di molti altri strumenti di gestione delle riunioni, il software per riunioni è noto per la funzionalità all-in-one. Detto questo, con i portali di bordo sicuri, puoi:

• Pianifica, organizza, gestisci, registra o tieni traccia delle riunioni del forum
• Proteggi, condividi, archivia, modifica, visualizza, annota, scambia e distribuisci i documenti del consiglio
• Comunicare con altri membri del consiglio, consulenti, investitori o terze parti
• Semplifica le transazioni commerciali esterne o facilita gli accordi finanziari
• Prepara facilmente documenti lunghi e dispendiosi in termini di tempo con i modelli integrati nelle sale riunioni

La parte migliore è che le sale riunioni virtuali sono ugualmente efficaci per gli istituti commerciali, no-profit e governativi o pubblici.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più degni di nota derivanti dall'utilizzo del software del portale del consiglio di amministrazione.

1. Facile preparazione e comodo accesso ai documenti relativi al consiglio

“ Le sale riunioni virtuali sono semplicemente straordinarie; puoi letteralmente fare qualsiasi cosa con loro. Puoi tenere riunioni lunghe comodamente da casa tua, accedere a qualsiasi cosa quando necessario, preparare libri del consiglio, rapporti e statuti dei comitati con modelli integrati, mantenere i tuoi dati al sicuro o tenere traccia dei tuoi subordinati ", afferma Jesus Rivas, Marketing Strategist su board-room.org. Puoi anche imparare a scrivere uno statuto per un comitato.

Come ha affermato Rivas, le sale riunioni possono aiutarti a svolgere qualsiasi cosa relativa ai compiti del consiglio in un tempo minimo. Ciò può includere la preparazione di board pack o qualsiasi altro rapporto con il minimo sforzo.

Il software del consiglio virtuale consente ai direttori e ai membri del consiglio di accedere facilmente ai documenti del consiglio da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Tutto ciò di cui hai bisogno è un dispositivo elettronico riconosciuto come uno smartphone e una connessione internet.

I moderni fornitori di sale riunioni virtuali consentono l'accesso anche tramite applicazioni mobili, rendendo i documenti del consiglio a portata di clic. Inoltre, alcuni fornitori consentono l'accesso offline ai documenti archiviati.

2. Miglioramento del processo decisionale

Un processo decisionale informato dipende dalla disponibilità delle informazioni più aggiornate. La funzionalità di gestione dei dati del software Board consente l'aggiornamento dei documenti in tempo reale e il sistema di notifica istantanea avvisa immediatamente gli utenti interessati.

Inoltre, i verbali delle riunioni, gli ordini del giorno passati, i rendiconti finanziari, i manuali delle politiche e i report sono prontamente disponibili all'interno del software della sala riunioni. La disponibilità immediata dei dati del consiglio consente ai membri del consiglio di prendere decisioni più informate e tempestive.

3. Protezione dei dati più forte e certificata

Il software del portale Board offre un elevato livello di sicurezza, salvaguardando le informazioni riservate con l'aiuto di più livelli di protezione. I fornitori di software di bordo certificati aderiscono agli standard di gestione e sicurezza dei dati stabiliti da organizzazioni riconosciute come HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR, ecc.

Funzionalità come la verifica in due passaggi, la visualizzazione del recinto, i documenti autodistruttivi, l'eliminazione remota dei dispositivi, le filigrane digitali, il controllo dell'accesso ai documenti, la crittografia dei dati e le restrizioni sugli indirizzi IP forniscono una combinazione imbattibile di protezione informatica.

4. Gestione efficiente del consiglio di amministrazione

La gestione delle attività del consiglio di amministrazione con i portali del consiglio è più rapida ed efficiente rispetto ai metodi tradizionali. I preparativi per le riunioni pianificate o non pianificate possono essere eseguiti in pochi minuti. L'accesso, la condivisione o la distribuzione dei dati in modo sicuro e rapido consente di risparmiare tempo.

Inoltre, i membri del consiglio possono preparare in modo efficiente gli ordini del giorno delle riunioni, distribuirli istantaneamente, accedere ai materiali del consiglio, partecipare a riunioni video/audio, sollevare preoccupazioni, esprimere voti, condurre sondaggi, firmare documenti ed eseguire facilmente altre attività amministrative. In poche parole, le sale riunioni aiutano a svolgere più lavoro in meno tempo.

5. Trasparenza e attività controllata degli utenti

I portali dei consigli di amministrazione utilizzano strumenti di monitoraggio per tenere traccia di ogni attività all'interno della sala del consiglio, promuovendo la trasparenza e incoraggiando la massima partecipazione da parte dei membri del consiglio, creando al contempo la fiducia tra le parti interessate. Gli amministratori possono agire tempestivamente in caso di ambiguità o attività non autorizzate e individuare immediatamente i colpevoli.

6. Riduzione dei costi

Il software del portale del consiglio di amministrazione aggiunge un notevole valore finanziario a un'azienda salvaguardando i dati da fughe di notizie o violazioni, proteggendoli in definitiva da potenziali azioni legali e sanzioni.

Inoltre, riduce le spese associate alla carta, alla stampa, alla compilazione e alla distribuzione dei documenti del consiglio, riducendo così al minimo la necessità di riunioni del consiglio in loco.

Concludendo

Precisamente, una sala riunioni virtuale è un software multifunzione per la gestione del consiglio che offre soluzioni complete per la gestione dei documenti del consiglio, la comunicazione virtuale, la gestione dei progetti, la gestione delle riunioni e la gestione delle trattative.

Il software è altamente sicuro, conveniente e consente l'accesso remoto in qualsiasi momento. Alcuni portali di consigli di amministrazione degni di nota e altamente sicuri includono Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards e BoardPro. Controlla il software della sala riunioni per il tuo prossimo consiglio direttivo online!

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