Ruolo di sicurezza per una data room virtuale

I dati sensibili sono potenziali prede per gli hacker e rischi per le organizzazioni. Una violazione dei dati è costosa da nascondere e provoca enormi perdite. L'idea della violazione dei dati e degli attacchi informatici ha introdotto l'innovazione delle virtual data room (VDR) per aiutare a migliorare la sicurezza dei dati.

Il VDR è un repository virtuale versatile creato per aiutare in diversi affari come la gestione, la distribuzione e l'archiviazione dei documenti. Sebbene il software per data room online sia considerato sicuro, le aziende devono verificare e assicurarsi che siano esenti da perdite di dati e attacchi informatici.

Pertanto, prima di accontentarsi di qualsiasi provider di data room virtuale, la sicurezza della data room dovrebbe essere dimostrata in vari fattori. Esploriamoli ulteriormente.

Fattori che rendono sicura una data room virtuale

La maggior parte delle aziende valuta la sicurezza VDR in base al tipo di certificazione. Molti considerano la certificazione 'ISO' la più importante, investendo così in fornitori di data room virtuali con standard ISO. Tuttavia, ci sono molti altri criteri di sicurezza da considerare.

Dettagli sulla sicurezza fisica

• Protezione dei dati fisici. Il software per data room online contiene spazio di archiviazione cloud, il che significa che non è richiesta alcuna protezione fisica. Tuttavia, le data room virtuali devono anche essere allineate alle linee guida fisiche per una maggiore sicurezza. Le organizzazioni devono proteggere il proprio data center per garantire che tutte le apparecchiature siano sicure e funzionali.
• Buona infrastruttura. Le organizzazioni devono incorporare sistemi di lavoro e hardware di qualità per una migliore elaborazione dei dati.
• Backup dei dati. Gli utenti delle virtual data room dovrebbero investire in sistemi di backup dei dati di qualità. Il sistema di backup dovrebbe essere in grado di creare una copia aggiuntiva di qualsiasi documento nel sistema come riferimento in caso di perdita di dati.
• Crittografia dei dati. Gli utenti devono fare affidamento sulla crittografia di fascia alta durante il trasferimento e l'archiviazione dei file per garantire la sicurezza dei dati.
• Posizioni server multiple. Le organizzazioni non dovrebbero dipendere da un server per elaborare e salvare i dati. Ci dovrebbero essere diversi server per aiutare nel ripristino dei dati e nella gestione dei disastri.

Accesso alle misure di sicurezza

La funzione principale dei servizi di dati virtuali è trasmettere dati sensibili e fornire sicurezza di prim'ordine per evitare perdite o violazioni dei dati.

Ciò significa che il software per data room dovrebbe avere un accesso limitato per prevenire hacking e violazioni. L'accesso limitato contiene anche minacce interne alla sicurezza informatica che mantengono al sicuro i dati vulnerabili.

• Impostazioni di autorizzazione specificate. L'amministratore della data room può impostare autorizzazioni specifiche o impostazioni di accesso per consentire a ciascun utente di accedere e visualizzare solo determinati documenti. Il processo consente di accedere solo ad alcune aree richieste dall'utente. Questo aiuta a ridurre l'interruzione e la perdita di dati.
• Accesso ai documenti personalizzati. Per mantenere il sistema sicuro, gli amministratori della data room possono alimentare gli utenti autorizzati e le funzioni che possono operare. Supponiamo che qualcuno tenti di andare oltre i siti consentiti, il sistema avviserà l'amministratore.
• Processo di accesso singolo. Il responsabile della sala dati o l'amministratore dovrebbe fornire i dettagli di accesso singoli a tutti gli utenti autorizzati per evitare credenziali di accesso multiple. Questo mostrerà i dettagli su chi sta attualmente lavorando sul sito e sulle attività.
• Limiti di accesso e di indirizzo IP. Gli utenti VDR non dovrebbero semplicemente accedere utilizzando qualsiasi indirizzo IP. Le aziende possono limitare l'accesso a particolari sistemi per misure di sicurezza. È inoltre consigliabile impostare limiti di accesso nel tempo per aumentare la sicurezza.

Sicurezza dei documenti nelle sale dati

• Diritti di accesso ai documenti. Ogni utente dovrebbe avere ruoli definiti in documenti particolari per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso a documenti cruciali.
• Tracciamento dei documenti. Un buon sistema di data room virtuale deve crittografare qualsiasi controllo dei dati sull'indirizzo IP dell'utente, il tempo di accesso e i dettagli sulla condivisione dei dati. Il sistema dovrebbe vietare qualsiasi azione non autorizzata e avvisare l'amministrazione tramite notifiche.
• Funzione di cancellazione remota. L'amministrazione ha bisogno di piani di backup come cancellazioni remote in caso di furto. Ciò eliminerà o arresterà automaticamente tutti i programmi lasciando vuoti i sistemi della macchina per proteggere l'azienda.
• Distruggi a distanza. Supponiamo che l'utente scarichi un particolare documento, l'amministratore o l'organizzazione dovrebbero comunque mantenere il controllo su quel documento. Ciò impedisce l'utilizzo errato del documento o la fuga di dati poiché l'utente può utilizzare il documento solo sotto supervisione.

Come selezionare i fornitori di data room virtuali sicuri

Prima di accontentarti di qualsiasi provider di data room virtuale, assicurati che soddisfi vari fattori e funzionalità.

• Sicurezza dei dati e requisiti governativi. I VDR hanno funzionalità diverse in base alle esigenze degli utenti. Il software deve essere conforme alle misure di sicurezza dei dati e alle normative governative. Ad esempio, il tuo VDR preferito dovrebbe essere in linea con i requisiti HIPAA e le regole FDA in base al campo o all'organizzazione.
• Standard e certificazioni di sicurezza globali. In base alla tua azienda, il VDR deve ottenere varie certificazioni. Seleziona un provider VDR con una buona certificazione. Le certificazioni delle note hanno una data di scadenza; controllare le date per evitare disagi.
• Recensioni e cronologia delle violazioni dei dati. Non è difficile cercare violazioni dei dati poiché la maggior parte dei governi annuncia qualsiasi violazione dei dati in una particolare organizzazione o campo. Ciò consente agli utenti di rivedere la cronologia del provider virtuale. Aiuta anche a conoscere altri utenti che investono con il fornitore VDR specifico.

Usi delle data room virtuali

I VDR vengono utilizzati in diversi casi per aumentare la sicurezza dei dati e trasferire informazioni cruciali attraverso canali sicuri.

• Offerte pubbliche iniziali (IPO). VDR per le offerte pubbliche iniziali è piuttosto importante poiché i dati dell'azienda potrebbero essere esposti. Le parti interessate devono garantire che tutti i dati siano protetti e nascosti con il sistema giusto per evitare fughe di dati.
• M&A (operazioni di fusione e acquisizione). Acquirenti e venditori utilizzano principalmente VDR durante il processo di due diligence. Le due parti devono esporre finanze, beni e altri dettagli significativi. Tuttavia, i dati devono rimanere all'interno del cerchio chiuso per sicurezza.
• Audit e processo di indagine. Le aziende moderne utilizzano una sala dati elettronica per condurre audit e indagini. Il processo è più rapido e sicuro poiché le informazioni vengono distribuite agli utenti autorizzati su piattaforme sicure. I servizi di data room facilitano il controllo poiché non è richiesta alcuna documentazione fisica per avviare il processo.

Conclusione

Le data room virtuali sono significative nella crescita del business in quanto gli utenti possono operare attraverso sistemi sicuri. Il software previene le fughe di dati offrendo alle aziende un momento facile per lavorare e effettuare transazioni senza timore di attacchi informatici.