Best practice per gli eventi virtuali che devi implementare

La rivoluzione digitale ha cambiato per sempre le conferenze. Quello che una volta era un progetto di pianificazione di una settimana ora può essere fatto lo stesso giorno online. Mentre ad alcune persone potrebbero mancare i vecchi tempi, molti vantaggi come una maggiore accessibilità , consapevolezza del marchio e una maggiore partecipazione rendono chiaro che gli eventi del settore virtuale non stanno andando da nessuna parte.

Dovrebbero essere di alta qualità, ma come possono le aziende migliorare nell'ospitare eventi virtuali di successo? Il primo passo per migliorare è apprendere le migliori pratiche per gli eventi virtuali e quindi trovare il modo per implementarle.

In questo articolo, esploreremo come ospitare un evento virtuale che mantiene gli ospiti coinvolti e interessati.

Best practice per eventi virtuali

Decidi il tipo di evento che intendi ospitare

La scelta più importante che devi fare è che tipo di evento ospitare prima ancora di iniziare con le migliori pratiche dell'evento virtuale. Stai pianificando una fiera del lavoro virtuale? Una fiera virtuale? Un evento sportivo online? Vuoi pianificare una conferenza virtuale più professionale? O forse preferiresti un webinar su scala ridotta?

Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, sono disponibili molti stili diversi di eventi virtuali. Decidere quale utilizzare dipende da cosa si vuole ottenere da quell'evento. Devi stabilire aspettative, obiettivi e scadenze chiare per poter scegliere l'evento online giusto per te.

Esegui la generazione di lead in anticipo

Un evento online è inutile se nessuno partecipa. La generazione di lead è un passaggio necessario per far conoscere alle persone il tuo primo evento virtuale. Esistono diverse strade per questo, come comunicati stampa, blog, e-mail marketing e incontri sociali. Quale usi dipende dalla tua base di clienti target e da dove avrai il maggior successo.

Scegli le giuste piattaforme per eventi virtuali per il tuo evento virtuale

Proprio come scegliere una posizione, devi scegliere il posto migliore per raggiungere il tuo pubblico. In questo caso, questo significa scegliere per te la migliore piattaforma di eventi virtuali. Ci sono molte piattaforme e devi scegliere quale funziona meglio sia per te che per i tuoi partecipanti.

Prova a cercare funzionalità o opzioni di prezzo per aiutarti a scegliere quale è la migliore. Puoi anche scoprire cosa usano gli altri organizzatori di eventi e chiedere perché usano quella piattaforma.

Porta valore, non proposte

Questo può sembrare superfluo; forse stai pensando: "Beh, se acquistano il mio prodotto, otterranno valore", ma i tuoi clienti potrebbero non sentirsi allo stesso modo.

Questo può essere particolarmente importante se hai detto ai partecipanti all'evento che non ci sarebbero stati vincoli per il tuo evento.

Invece di presentare proposte, cerca di fornire valore riempiendo le tue sessioni con interviste, serie di master class, relatori esperti e altri contenuti. Puoi lasciare le tue presentazioni al team di marketing.

Non lesinare sulla qualità della produzione

Il tempo è la risorsa più preziosa che possiamo utilizzare, poiché è l'unica risorsa di cui non possiamo ottenere di più. Non aspettarti che le persone scambino il loro tempo con un'esperienza mediocre. La partecipazione del pubblico e gli strumenti di coinvolgimento possono entrambi aiutare, ma la qualità della produzione è spesso il fattore determinante.

Hai bisogno di relatori di prim'ordine e argomenti interessanti per essere in grado di distinguerti dalla massa. I tuoi organizzatori devono coinvolgere e ascoltare il pubblico. Puoi ascoltare utilizzando molti sondaggi o sondaggi. Stiamo tutti imparando e tutti vogliamo creare un'esperienza di evento virtuale complessivamente migliore.

Registra le sessioni e rendile disponibili dopo l'evento

In un evento virtuale, tutto può e deve essere registrato. Se non registri i tuoi eventi virtuali, ti stai perdendo un'ottima forma di guadagno. Puoi inserire le tue sessioni registrate online per i partecipanti che hanno perso l'evento, oppure puoi pubblicarle sulle tue strategie di generazione della domanda.

Puoi utilizzare queste sessioni registrate come leva. Di recente hai avuto una sessione popolare? Usa quella sessione come un webinar dopo l'evento virtuale per trovare una nuova serie di potenziali clienti . Puoi anche pensare di riproporre questi eventi per infografiche, blog o eBook in grado di interagire con i clienti a un livello completamente diverso.

Crea un'esperienza umana in un mondo virtuale

Il fulcro di ogni evento è "The Human Experience", che significa semplicemente mantenerlo reale . Fai vedere al pubblico una buona conversazione, indipendentemente dall'argomento. Ciò aumenta l'attenzione dei partecipanti rimanendo sensibili all'ambiente globale che i partecipanti all'evento vedono ogni giorno.

L'ambiente virtuale può anche essere dotato di alcune funzionalità chiave per aiutare a migliorare "mantenerlo reale".

Ad esempio, gli eventi online possono connettere i partecipanti tramite chat di gruppo. Possono persino collaborare in tempo reale, il che può coinvolgere ulteriormente i partecipanti.

Promuovi la tua conferenza virtuale

Le persone non possono venire a un evento che non conoscono! Assicurati di concederti molto tempo per promuovere il tuo evento.

Una buona regola generale è concedersi tre mesi di tempo promozionale, dando avvisi mensili prima dell'evento. Quindi, man mano che si avvicina, puoi passare agli avvisi settimanali o giornalieri per il tuo pubblico sui social media. I social media possono essere un modo rapido per promuovere il tuo evento e vedere quanto buzz stai creando di conseguenza.

Investi in Swag per i partecipanti

Regali aziendali, gadget aziendali e altri tipi di offerte possono essere un ottimo modo per coinvolgere i partecipanti. A tutti piace ricevere cose gratis, quindi cerca di ottenere regali che andranno lontano con il tuo mercato di riferimento. Ad esempio, se stai parlando con potenziali clienti, allora l'attrezzatura swag potrebbe essere la strada da percorrere. Se hai un pubblico da Millennial a Gen Z, ottieni le carte Pokemon e guarda la loro gioia sorpresa .

Puoi anche offrire questi regali come premi per coloro che partecipano all'evento. Un paio di vincitori di esempio potrebbero essere quelli che rispondono alle domande, forniscono feedback, si uniscono alle chat room, ecc.

La tecnologia può creare o distruggere la tua conferenza virtuale

La tecnologia è l'onda del futuro e a volte devi cavalcarla o lasciarti travolgere. Quando cerchi una piattaforma tecnologica, un partner o una soluzione, non fermarti a uno. Usa più tecnologia per creare la migliore piattaforma di eventi virtuali per i tuoi partecipanti e offri loro la migliore esperienza di eventi virtuali possibile.

Scegliere la piattaforma e la tecnologia giuste può essere come cucinare un pasto. Puoi semplicemente acquistare un pasto refrigerato dal negozio e darlo all'azienda, ma alla fine potrebbero non essere soddisfatti. Se, invece, acquisti più ingredienti per cucinare il pasto, i tuoi ospiti avranno lo stomaco pieno quando torneranno a casa . Allo stesso modo, non esiste una tecnologia one-stop-shop perfetta per gestire un evento virtuale.

Includi moderatori al tuo evento

Sii pronto perché le cose sfuggano al controllo; le persone spesso non sono così educate online come offline.

Per essere pronto, assicurati di avere molti moderatori a portata di mano per disattivare o escludere i partecipanti all'evento virtuale in caso di peggio.

Preparare i partecipanti per l'evento

Non dare troppo per scontato sugli ospiti del tuo evento; non tutti sono esperti di tecnologia. Assicurati di preparare i partecipanti per aiutarli a ottenere il massimo dal tuo evento.

Offri supporto tecnico per alcune funzionalità degli strumenti, come fornitori, sale, cabine virtuali e come connettere i partecipanti.

Assumi un presentatore professionista

Una delle cose che spesso gli eventi virtuali perdono è l'opportunità di collegare sessioni, keynote ed eventi di networking tutti insieme senza sentirsi sconnessi. La soluzione? Un presentatore professionista . Quando assumi qualcuno per fare annunci, condurre sessioni di domande e risposte e sia l'inizio che la fine delle sessioni, contribuirà a infondere divertimento nella conferenza.

Quando cerchi un presentatore, può essere importante pensare al tono che desideri per il tuo evento. Vuoi serio o sciocco? Il tuo presentatore sarà il volto dell'evento, quindi scegli qualcuno che rappresenti al meglio il tuo evento.

Usa le funzionalità virtuali al massimo delle loro potenzialità

Utilizzando le funzionalità uniche fornite con gli eventi virtuali, pianifica di iniziare a coinvolgere i partecipanti dieci volte. Pensa alle opzioni che hai a disposizione: strumenti per aiutare i partecipanti in rete, domande e risposte dal vivo, videochiamate individuali, sessioni interattive e pulsanti di reazione come battere le mani o alzare la mano.

Tutte queste funzionalità virtuali possono aiutare a mantenere i partecipanti coinvolti nell'evento, il che porta a un migliore coinvolgimento. Inoltre, puoi persino tenere traccia delle informazioni per vedere cosa interessa al tuo pubblico e cosa gli piace di più nei tuoi eventi.

Trova modi unici per coinvolgere i partecipanti

Offri ai partecipanti al tuo evento virtuale un'esperienza interattiva e coinvolgente e sarà un evento virtuale di successo.

Sia che aiuti le persone a interagire attraverso i social media (ad esempio ponendo domande con hashtag specifici) o tramite messaggi sul tuo evento virtuale, preparati a rispondere rapidamente per mantenere le persone coinvolte ed entusiaste.

Prepara un piano o un'agenda

Realizzare un evento virtuale senza un solido piano in anticipo può essere una configurazione per il fallimento. La struttura aiuta a coinvolgere i tuoi ospiti e mantiene la riunione puntuale.

Puoi persino condividere l'agenda con i partecipanti durante la pianificazione dell'evento in modo che sappiano cosa aspettarsi. Aiuta anche a mantenere i relatori preparati per la loro fascia oraria, mantenendo così la riunione senza intoppi.

Imposta una linea temporale realistica

Scegli un'ora o una data in cui le persone della tua comunità possono partecipare. Fortunatamente, non devi preoccuparti della posizione mentre fai eventi di persona, ma hai un problema completamente diverso. Poiché i tuoi partecipanti possono provenire da qualsiasi luogo, dovrai considerare anche i fusi orari .

In un mondo ideale, la pianificazione di ospitare un evento virtuale richiede circa otto-dieci settimane, ma non lasciarti ingannare.

I problemi si verificano e se perdi una settimana a causa di un problema durante lo sviluppo, potresti rimanere bloccato. Invece, prova a prenotare il tuo evento con largo anticipo per lasciare che il tuo team di marketing abbia il tempo di lavorare, così come i tuoi organizzatori di eventi per costruirlo alla perfezione.

Metti in mostra i tuoi sponsor

Assicurati che i tuoi sponsor abbiano un'area dedicata per mostrarsi, proprio come un evento di persona.

Questo può essere fatto in diversi modi, come la visualizzazione di contenuti, loghi o persino una sala d'attesa virtuale con il marchio. Questo può aiutare a sviluppare lo stesso impatto di un evento di persona e, a volte, sarà ancora più interessante .

Tieni traccia del coinvolgimento

Puoi sfruttare i vantaggi degli eventi online dopo l'effetto in modi completamente diversi rispetto agli eventi di persona. Ad esempio, per gli eventi di persona, spesso può essere difficile dire quando i partecipanti stanno perdendo interesse, soprattutto dopo l'evento fisico.

Utilizzando tutte le funzionalità di monitoraggio che hai a disposizione (a seconda della piattaforma per eventi virtuali che stai utilizzando), puoi sapere esattamente quando i partecipanti hanno smesso di partecipare o quando hanno iniziato ad andarsene.

Puoi anche usare i social media per vedere quando il brusio inizia a placarsi. Quando i Tweet o i messaggi iniziano a rallentare? Quali parti dell'evento virtuale hanno avuto il pubblico più alto o più basso? Quali pagine o contenuti sono stati selezionati di più? Utilizzando queste informazioni, puoi iniziare a migliorare per gli eventi futuri che si terranno online.

Gamify il tuo evento

Puoi contribuire a incentivare alcune parti del tuo evento virtuale ludicizzandone alcune. Sia le cacce al tesoro che le classifiche aiutano ad aumentare il tempo di partecipazione del tuo pubblico e ad aumentare l'impressione duratura che farai nelle loro menti. Questo alla fine può rivelarsi utile per il numero di contatti che ottieni sulle app di eventi mobili o sul tuo sito web.

Invia un follow-up post-evento

Puoi seguire gli eventi inviando un semplice "Grazie" o inviare registrazioni, contenuti aggiuntivi, letture, inviti ad altri eventi di networking, ecc.

Vuoi lasciare ai tuoi partecipanti una sensazione positiva riguardo alla loro esperienza .

Puoi implementare queste best practice per eventi virtuali nella tua attività?

Molte persone temono l'idea di organizzare eventi virtuali, ma ospitare eventi virtuali può rivelarsi un vero toccasana per molte aziende.

Utilizzando le migliori pratiche degli eventi virtuali, hai gli elementi costitutivi di un grande evento. Ricorda solo di metterti sempre nei panni del tuo partecipante. Pensa a cosa vogliono ottenere dal tuo evento, quindi pensa alle esigenze dei tuoi sponsor, espositori e organizzazione.

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