La checklist degli eventi virtuali di cui non sapevi di aver bisogno

Gli eventi virtuali sono stati rivoluzionari in molti settori, ma la verità è che possono essere stressanti. Ci sono molti fattori in movimento, come marketing, branding e vendita di biglietti, che spesso possono allontanare completamente le persone dagli eventi virtuali. Esiste una soluzione allo stress della pianificazione di un evento virtuale? Sì: fare una checklist di eventi virtuali.

Avere una lista di controllo per eventi virtuali è il modo migliore per rimanere concentrati ed equilibrati ogni volta che sviluppi, progetti e ospiti il ​​tuo evento virtuale.

Ma come puoi seguire una lista di controllo senza sapere cosa dovrebbe includere la lista di controllo? Qui analizzeremo i passaggi necessari durante la creazione di una checklist di eventi virtuali in modo che tu possa continuare a pianificare un evento virtuale di successo .

Lista di controllo degli eventi virtuali: prima dell'evento

Conosci lo scopo del tuo evento

Lo scopo del tuo evento dipende da chi è il tuo evento e da cosa vuoi ottenere con quel pubblico.

Questo non deve necessariamente essere unico; spesso le aziende si sforzano di ottenere contatti, mantenere il proprio pubblico coinvolto, lavorare sulle prestazioni dei membri del team, lanciare prodotti o promuovere il proprio marchio aziendale.

Quando crei il tuo evento virtuale, devi prima avere uno scopo in mente per cui lottare e sarà molto più probabile che tu lo raggiunga.

Sviluppa un concetto di evento virtuale

Tutti gli eventi iniziano con un concetto iniziale e non è diverso quando si pianifica un evento virtuale.

Avere un'idea di partenza ti aiuterà a prendere decisioni migliori, soprattutto se sei nuovo nell'essere un organizzatore di eventi. Inizia con l'idea, quindi cerca di trovare altre idee da quel punto di partenza. È qui che la tua creatività può brillare e far risaltare il tuo evento.

Comprendi e definisci il tuo pubblico di destinazione

Per realizzare un evento virtuale efficace, dovrai capire il tuo pubblico e cosa vuole.

Per questo, dovrai sviluppare le persone (o profili) dei partecipanti del tuo pubblico ideale. Quando crei queste persone, assicurati di includere tutte le informazioni utilizzabili come età, posizione, settore e ruolo dirigenziale.

Definisci i tuoi criteri di successo

Cosa vuoi che accada nel tuo evento virtuale? Vuoi che molte persone partecipino? Vuoi che le persone visitino gli stand dei tuoi sponsor? Indipendentemente da come definisci un evento virtuale di successo, devi avere in mente il tuo successo per poter lavorare verso tale obiettivo.

Identificare i ruoli del team e dell'appaltatore

Per organizzare un evento efficace, devi trovare il talento giusto per ogni lavoro. Questo è ciò che i project manager chiamano "identificare le tue risorse".

Ogni volta che inizi a pianificare un evento, devi avere un elenco di membri del team (o potenziali appaltatori) che supervisioneranno i singoli aspetti dell'evento. Trova il team dei tuoi sogni in grado di portare a termine il lavoro nel modo giusto.

Crea il budget dell'evento virtuale

Può sembrare ovvio, ovviamente, è necessario un budget, ma non è così semplice. Gli eventi virtuali offrono molte opzioni che possono capovolgere un normale budget di eventi. Hai bisogno di spendere soldi per una posizione? Non su un evento online. Hai bisogno di spendere soldi per le decorazioni?

Solo il prezzo dell'applicazione per computer. Hai bisogno di spendere soldi per le spese di viaggio? Puoi viaggiare a Bangkok dal Canada in un secondo online. Come puoi vedere, creare un budget per un evento virtuale è molto diverso rispetto a un evento di persona.

Definisci il formato dell'evento

Quando inizi a creare il tuo evento, devi decidere quale formato dell'evento (ad esempio fiera, seminario, webinar, classe) ha più senso per te. L'utilizzo di tali informazioni ti aiuterà a decidere una fascia di prezzo, oltre a aiutarti a decidere quali appaltatori vorrai utilizzare.

Quando consideri lo stile dell'evento, assicurati di avere modi per mantenere il coinvolgimento dei partecipanti. Il tuo evento offrirà sessioni di breakout? Sale d'attesa? Funzioni di chat? Qualunque cosa tu faccia, assicurati che i partecipanti all'evento rimarranno coinvolti durante il tuo evento.

Determina le tue esigenze AV/produzione e tecnologia

Preparati a prendere in considerazione tutte le considerazioni tecniche prima dell'evento.

Questo può variare dalle sessioni di registrazione, al modo in cui verrà distribuito il replay dell'evento e al modo in cui i partecipanti all'evento potranno accedere alla sessione.

Tutte queste decisioni dovrebbero essere ben ponderate in anticipo per ridurre lo stress il giorno dell'evento virtuale.

Scegli una data e decidi la lunghezza

A seconda del pubblico e degli obiettivi dell'evento, la data e l'ora dell'evento possono cambiare da un'azienda all'altra. Ad esempio, una raccolta fondi senza scopo di lucro normalmente non si terrà durante l'orario di lavoro e un evento virtuale probabilmente formerebbe la loro attività allo stesso modo.

D'altra parte, gli eventi aziendali si svolgono più spesso infrasettimanali. Spesso si tengono il mercoledì e talvolta il martedì.

Scegli una piattaforma per eventi virtuali

Ogni volta che vuoi scegliere una nuova piattaforma per eventi virtuali, pensa a come si integra bene con altri programmi utilizzati dalla tua azienda. Inoltre, pensa se la piattaforma virtuale attirerà l' attenzione dei partecipanti all'evento .

Considera la registrazione delle sessioni

Se la tua azienda ha un pubblico mondiale, prendi in considerazione la possibilità di accettare fusi orari diversi. Se rendi aperte al pubblico le tue sessioni registrate, l'intera parte del tuo pubblico potrà partecipare in seguito, il che è sempre bello.

Questo è facilmente uno degli elementi più importanti di questa checklist per la pianificazione di eventi virtuali. Molti partecipanti all'evento spesso chiedono registrazioni dopo l'evento, il che aumenta ulteriormente il riconoscimento del tuo marchio.

Pianificare le attività di interazione sociale

Avere un piano specifico per l'interazione sociale e la ludicizzazione al tuo evento è ancora più importante quando vuoi diventare virtuale.

Spesso con gli eventi di persona, può essere facile connettere i partecipanti, ma non è il caso degli eventi virtuali. Con gli eventi virtuali, devi creare idee affinché i tuoi partecipanti virtuali possano interagire tra loro.

Trova altoparlanti

Essendo una delle parti più importanti di qualsiasi evento, i relatori sono il modo principale per interagire con il tuo pubblico.

Ciò significa che dovrai trovare relatori in grado di condividere sia i tuoi valori che i valori dei tuoi sponsor e partecipanti. Cerca di trovare relatori esperti con approfondimenti e idee uniche su argomenti associati.

Contatta gli sponsor

A questo punto, dovresti iniziare a cercare potenziali sponsor e iniziare a creare pacchetti di sponsorizzazione. Assicurati di mantenere una mente aperta verso i loro suggerimenti e richieste.

Ricorda, gli sponsor possono essere un ottimo modo per creare entrate dal tuo evento, quindi cerca di trovare aziende in linea con il tuo marchio attuale.

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Promuovi il tuo evento virtuale

Inizia a far conoscere al mondo il tuo evento. Esistono molte strategie di marketing come annunciarlo sulle piattaforme di social media del tuo team e sul tuo sito web.

Puoi anche parlare con i tuoi relatori e sponsor e convincerli ad annunciarlo sulle loro piattaforme di social media. Considera di farlo sotto forma di hashtag, che può aiutare a dare una sorta di coesione al tuo evento.

Puoi anche creare un semplice sito web per il tuo evento. In esso, puoi fornire ai potenziali partecipanti informazioni sui prezzi e su dove possono trovare i biglietti.

Crea il tuo script dell'evento

Scrivi tutto. Scrivi cosa accadrà nel tuo evento, quando accadrà ogni parte e chi ne sarà responsabile. Questo può essere fatto facilmente in Fogli Google o Microsoft Excel, o qualunque cosa tu possa usare per coordinarti con il tuo team.

Crea una guida per i partecipanti

I partecipanti avranno spesso bisogno di aiuto per essere in grado di ottenere il massimo da piattaforme di eventi sconosciute. Spesso le piattaforme di eventi hanno già guide online, ma in caso contrario creane una tua.

Puoi creare molti stili diversi di guide a seconda del tuo evento. Se hai giochi o un tema, la guida può seguire quel tema. Puoi anche includere modi per interagire online con gli altri o elencare più sessioni che arriveranno in futuro.

Imposta i canali di comunicazione per il tuo team

Nella situazione ideale, dovresti limitarti a un canale per assicurarti di non perdere dettagli o messaggi importanti, soprattutto durante l'evento. Un paio di buone opzioni sono Slack, Whatsapp, team Microsoft, Discord o uno spazio privato sulla piattaforma dell'evento. Qualunque cosa funzioni per te.

Pianificare le opportunità di rete

Il networking è il cuore di un evento, e ancor di più per un evento virtuale. Una parte enorme del tuo evento virtuale dovrebbe creare opportunità di networking. Questi possono presentarsi sotto forma di sessioni di lavoro, chat room e attività rompighiaccio. Tutto ciò che migliora la tua rete migliora il tuo evento virtuale.

Lista di controllo degli eventi virtuali: durante l'evento

Promemoria post evento

Pubblicare promemoria di eventi sempre più spesso man mano che ti avvicini all'evento può aiutare notevolmente a migliorare la partecipazione. Quando arrivi alla settimana di, i promemoria giornalieri potrebbero essere appropriati.

Avvia la conversazione

A seconda della piattaforma dell'evento che hai scelto, avrai molti strumenti che possono aiutarti a creare un ambiente divertente e aperto.

Puoi incoraggiare il coinvolgimento del pubblico utilizzando gli strumenti di domande e risposte o rispondendo alle domande in una chat. Se hai la possibilità, puoi anche optare per appuntamenti uno contro uno.

Organizza i partecipanti in coppie o piccoli gruppi per un'esperienza più interattiva

Avere partecipanti in gruppi più piccoli può aiutare a incoraggiare il coinvolgimento del pubblico. Se i partecipanti possono rispondere o agire ogni cinque o sette minuti, questo è il punto debole.

Gli studi dell'Harvard Business Review riportano che una regola di cinque minuti è la più efficace per coinvolgere i partecipanti anziché gli osservatori.

Prepararsi e reagire a qualsiasi interruzione

In caso di problemi tecnici o di disturbo alle persone, tieni pronti più piani di backup. Questo può variare dalla moderazione dei contenuti all'avere personale di supporto tecnico online e pronto ad aiutare.

Quando non puoi prevenire un'interruzione, preparati a fermarne una.

Acquisisci i dati dei partecipanti

L'utilizzo dei dati sul pubblico può aiutarti a migliorare gli eventi virtuali futuri e a comprendere meglio i tuoi clienti.

In generale, le informazioni utili proverranno dai link cliccati, dal numero di presenze, dal periodo di frequentazione e dai video riprodotti, solo per fare qualche esempio.

Trasmetti in streaming il tuo evento mentre accade

Molte piattaforme di eventi hanno opzioni di streaming predefinite. Puoi scegliere di trasmettere il tuo evento virtuale su piattaforme di social media extra per raccogliere informazioni più utilizzabili per eventi futuri.

Puoi persino condividere le informazioni con i relatori durante l'evento, il che può tornare utile.

Lista di controllo degli eventi virtuali: dopo l'evento

Invia sondaggi sui partecipanti

Invia un sondaggio di feedback per confermare cosa è piaciuto e cosa non è piaciuto ai partecipanti. Quindi puoi utilizzare queste informazioni per interagire meglio con il tuo pubblico nel tuo prossimo evento virtuale.

Inoltre, assicurati che i tuoi sondaggi siano brevi e dolci. Se un sondaggio è troppo lungo, spesso le persone non rimarranno fino alla fine.

Comunica con il tuo pubblico

Ringrazia il tuo pubblico per la loro presenza. Puoi farlo inviando un'e-mail o utilizzando le piattaforme dei social media.

Prova a inviare un messaggio subito dopo l'evento, mentre è ancora fresco nella loro mente. Puoi anche includere un sondaggio di feedback e informazioni su dove possono accedere alla registrazione dell'evento.

Analizza i tuoi dati

Rivedi i dati che hai raccolto durante e dopo il tuo evento. Questi dati possono aiutarti a capire meglio in quali aree hai avuto successo e in quali aree puoi migliorare. Quindi, con queste informazioni, puoi iniziare a lavorare per creare un evento ancora più riuscito.

Equilibrare il bilancio

Ora che hai pagato tutti, confronta il tuo budget pianificato con il risultato dell'evento.

A questo punto, puoi calcolare il ROI (ritorno sull'investimento) e considerare le entrate dirette, le entrate attribuite, la pipeline di vendita connessa, tutti i vantaggi del branding, lo scambio di conoscenze e tutte le altre informazioni importanti relative al tuo evento.

Condividi informazioni sul tuo evento

L'ultimo passaggio di questo elenco di controllo degli eventi virtuali: utilizza tutte le foto, i video e gli articoli dell'evento.

Puoi pubblicarli sui tuoi social media per coinvolgere il tuo pubblico e fornire maggiore visibilità ai futuri partecipanti . Puoi persino utilizzare questi pezzi di eventi passati per una futura conferenza o evento virtuale.

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