Che cos'è un wiki aziendale e come crearne uno

Pubblicato: 2022-09-10

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, ci sono così tante informazioni necessarie per mantenere le cose in funzione. Man mano che la tua organizzazione cresce, queste informazioni spesso si accumulano e vengono sparse tra dipartimenti, uffici o persino archivi. Ciò rende difficile l'accesso rapido e la condivisione interdipartimentale, sprecando ore uomo e ostacolando la produttività.

In effetti, i dipendenti trascorrono in media 9,3 ore settimanali alla ricerca di informazioni, pari al 20% del tempo totale del membro del team. La produttività monitorata mostrerà anche una tendenza al calo con l'aumentare della complessità delle informazioni.

E se avessi tutte queste informazioni in un luogo centralizzato, a cui ogni membro del team autorizzato potesse accedere con un semplice clic di un pulsante sul proprio computer o telefono? Ecco cos'è un wiki aziendale.

In poche parole, un wiki aziendale, noto anche come wiki aziendale, wiki aziendale o wiki aziendale, è un repository centralizzato di importanti informazioni aziendali rilevanti per i membri del team. È uno strumento di gestione della conoscenza che fornisce informazioni su processi aziendali, cultura organizzativa e altre informazioni pertinenti per dipendenti, manager, collaboratori e dirigenti aziendali. Un wiki aziendale è un luogo in cui acquisire informazioni, organizzare, apprendere, collaborare o aggiornare se necessario.

Continua a leggere per capire in dettaglio perché un wiki è importante per la tua attività e, soprattutto, come configurarne uno.

Perché è importante una Wiki aziendale?

Un wiki aziendale consente ai dipendenti di accedere rapidamente alle informazioni rilevanti sull'azienda. È un ottimo modo per informare i nuovi membri del team sulle politiche, le procedure e la cultura dell'azienda. Per i dipendenti affermati, è il repository centrale, le domande frequenti e persino il database per la risoluzione dei problemi per tutto ciò che contribuisce al successo operativo.

Un wiki è conveniente perché puoi tenere traccia di modifiche e aggiornamenti rapidamente assicurandoti che tutto sia aggiornato. Se hai informazioni rilevanti per l'intero team ma non necessariamente per i clienti, un wiki è un ottimo posto dove metterle in modo che tutti possano accedervi.

Per un'azienda di grandi dimensioni, è probabile che nessuno dei due team sappia come funziona l'altro o perché esegue determinati compiti. Un wiki consente a tutti i membri e ai dipartimenti di spiegare i propri ruoli e processi con parole proprie, in modo che tutti nell'azienda possano vederli e capirli. Inoltre, quando arriva il momento di collaborare, un wiki aziendale semplifica la collaborazione tra i team, aumentando la produttività dei membri.

Quando le informazioni aziendali sono centralizzate in un wiki aziendale e rese accessibili ai gruppi pertinenti, semplificano il lavoro per dipendenti, manager, team legali e dirigenti aziendali.

Cosa includere in una Wiki aziendale

Un wiki aziendale è un'enciclopedia interna per l'azienda. Ciò significa che puoi includere quasi tutto ciò che ritieni rilevante per i tuoi team, in particolare informazioni utili che forniscano loro una comprensione del marchio, dei processi e della cultura aziendale. È possibile includere quanto segue in un wiki aziendale:

storia dell'azienda
Conflitto di interessi
Informazioni sui contatti
Cultura aziendale
Manuale/guida dei membri del team
Eventi aziendali
Resoconti finanziari
Informazione legale
rapporti sulla strategia di marketing
Sviluppo del prodotto, cronologia, test, utilizzo, design e funzionalità
Gestione del rischio
Procedure operative standard
Strategia
Missione e visione

Ricorda che dovresti includere solo informazioni utili e pertinenti per il tuo team. Ecco perché è essenziale coinvolgere i dipendenti nella creazione del wiki. Puoi anche includere fotografie, video e collegamenti ipertestuali da altri siti Web pertinenti ai tuoi contenuti.

Chi può creare un Wiki aziendale?

Se decidi di creare il wiki della tua azienda, assumere professionisti IT da una rispettabile società di sviluppo software è la cosa migliore. I professionisti IT hanno le competenze per creare un sistema con spazio di archiviazione sufficiente, facile accesso e navigazione.

Tuttavia, quando si tratta di contenuti per il wiki, tutti nell'azienda svolgono un ruolo fondamentale nel popolare le pagine del wiki in modo che siano una risorsa completa e utile.

Come creare una wiki aziendale

Creare un wiki aziendale è molto semplice quando sai esattamente cosa vuoi. Segui i seguenti passaggi durante la creazione del wiki aziendale.

Identifica gli obiettivi del Wiki

Il ruolo centrale di un wiki è quello di risolvere i problemi frequenti all'interno dei processi organizzativi. I membri del team sono in grado di accedere alle informazioni che semplificano i loro compiti o migliorano la loro capacità di svolgere.

Per questo motivo, devi impostare i tuoi obiettivi per la creazione del wiki aziendale in modo che tutti gli utenti con accesso possano raggiungere gli obiettivi previsti. I tuoi obiettivi possono essere:

Reclutamento e inserimento di una nuova squadra
Avere una fonte centrale di informazioni
Preparazione della comunicazione con i clienti, come video e audio
Tenere un registro dei progetti completati per riferimento futuro
Comunicare gli aggiornamenti del processo con il team

Prima di decidere il miglior software, incorpora tutti gli altri obiettivi personali che desideri che il wiki raggiunga.

Scegli il software giusto

Quando selezioni il software ideale, devi concordare con il tuo team interno le funzionalità di cui avrai bisogno nel wiki interno. Prendi in considerazione quanto segue:

Autorizzazione all'accesso per decidere chi può vedere il contenuto
Collegamento delle pagine wiki in base alla pertinenza per migliorare la navigazione.
Unione con altri preziosi strumenti nei sistemi aziendali
Modificabile in tempo reale anche da utenti non tecnici
Una funzione di ricerca facile, affidabile e istantanea

Usa un modello Wiki

La maggior parte dei software wiki viene fornita con modelli di pagina. Tuttavia, puoi personalizzare il tuo modello in linea con il marchio della tua azienda. Una volta che il tuo wiki è pronto per la formattazione, personalizza i modelli eliminando il contenuto già compilato per aggiungere il tuo contenuto personalizzato. Puoi modificare il colore, lo sfondo e il carattere per adattarli alle tue specifiche e ai tuoi obiettivi.

Identifica i principali contributori

Utilizzare un editor online per aggiungere tutte le informazioni richieste. Puoi anche importare dati esistenti dai tuoi file interni. Un buon wiki interno supporta tutte le forme di media, da video, audio, immagini e script. Puoi anche assumere scrittori ed editori professionisti per aggiungere ulteriori informazioni alla tua wiki. Ricorda, il formato deve adattarsi ai processi aziendali in evoluzione, poiché la modifica sarà necessaria in fasi diverse per acquisire queste modifiche.

Invita il tuo team e configura i diritti di accesso

La collaborazione è uno dei principali pregi di un wiki, quindi non fare tutto da solo. Invece, pianifica un incontro con il tuo team per contribuire e fornire feedback. C'è sempre qualcosa che puoi modificare per renderlo migliore.

Le informazioni devono essere sicure; pertanto, impostare l'accesso dei permessi ad alcuni membri per pagine specifiche del wiki è la strada da percorrere. Prima di decidere a quali membri concedere l'accesso a quali pagine, considera quanto segue:

Chi ha bisogno di modificare i contenuti sulla wiki?
Chi si occupa di impostazione e fatturazione dell'account?
Vuoi che le informazioni siano condivisibili con tutti?

Inoltre, incontrare il tuo team è un ottimo modo per lanciare il wiki come nuovo software in azienda. La conferenza è fondamentale perché puoi:

Spiega la struttura e la logica alla base del tuo wiki
Mostra ai membri del team come funziona il wiki
Fornire qualsiasi chiarimento in merito al contenuto del wiki
Assicurati che tutti siano psicologicamente d'accordo con il nuovo software

Conclusione

Un wiki aziendale è necessario per qualsiasi azienda o attività commerciale. Puoi semplificare i processi di intervista e inserimento e aumentare la produttività, la conoscenza e gli sforzi di collaborazione dei membri del team. Tutto sommato, fa risparmiare tempo e risorse.