Che cos'è un ambito di lavoro?

Pubblicato: 2022-07-07

Lavorare con i clienti non è facile. Uno dei motivi principali del deterioramento della relazione con il cliente è quando ci sono disaccordi sui servizi che il cliente dovrebbe ricevere. Hai bisogno di uno strumento che indichi chiaramente quali servizi eseguirai per loro. Questo strumento è chiamato ambito di lavoro.

Ti sei mai trovato a fare un lavoro extra non retribuito per un cliente o sei stato accusato di non avergli dato abbastanza lavoro per quello che aveva concordato?

Questo tende ad accadere, specialmente nelle professioni digitali come il web design e lo sviluppo.

I clienti potrebbero pensare che sia facile per te aggiungere lavoro extra e si aspettano che tu lo faccia con poco preavviso o senza compenso. Altre volte sono confusi su ciò che è stato incluso in un servizio specifico. Di tanto in tanto, otterrai un cliente che sta solo cercando di lavorarti per ottenere più lavoro gratuito possibile.

Per prevenire questi problemi con i client, è necessario un ambito di lavoro. In questo articolo, spiegheremo cos'è un ambito di lavoro, perché è necessario averne uno e come crearne uno.

Che cos'è un ambito di lavoro?

Un ambito di lavoro è un accordo sul lavoro che verrà svolto nell'ambito di un progetto. Descrive in dettaglio cosa sarà fatto, quando sarà fatto e come.

Lo scopo del lavoro definisce i confini e le limitazioni del servizio.

Ambito di lavoro vs Dichiarazione di lavoro

L'ambito del lavoro viene spesso confuso con la dichiarazione del lavoro, soprattutto perché entrambi hanno lo stesso acronimo: SoW. Ma questi termini non sono sinonimi.

Un ambito di lavoro delinea i servizi svolti, insieme ai singoli compiti che saranno completati per raggiungere l'obiettivo del progetto.

Una dichiarazione di lavoro è uno schema di progetto più ampio e completo e un documento di gestione del progetto. Contiene tutto ciò che riguarda il lavoro che verrà svolto. La dichiarazione di lavoro può includere cose come informazioni sul subappaltatore o requisiti di viaggio. Questi documenti sono generalmente condivisi con più parti interessate rispetto a un ambito di lavoro.

ambito di lavoro

Perché un ambito di lavoro è importante?

Un ambito di lavoro comunica in modo conciso ai clienti cosa riceveranno da te e come lavori. Queste due cose sono critiche.

L'ambito del lavoro può essere utilizzato per istruire i clienti sul processo interno. È il modo migliore per assicurarti di essere sulla stessa pagina. E può farti risparmiare un sacco di tempo e mal di testa.

Vuoi impedire ai clienti di chiederti costantemente quanto hai fatto e quando possono aspettarsi un risultato finale? Scrivi un ambito di lavoro dettagliato.

Previene inoltre l'oscillazione dell'ambito e i reclami post-servizio dimostrando che hanno concordato un insieme chiaramente definito di servizi e attività. Se lo desideri, puoi includere un modo per aggiungere servizi aggiuntivi.

Puoi creare una versione ridotta che dettaglia semplicemente alcuni servizi e attività. Oppure puoi crearne uno più ampio che condivida le scadenze di approvazione.

Ho bisogno di un ambito di lavoro?

Sì. Se stai fornendo servizi a un cliente, devi disporre di una documentazione che definisca esattamente quali servizi stai fornendo loro, l'estensione e i limiti di tali servizi e come li consegnerai. Queste informazioni non sono incluse nelle proposte o nei contratti.

Dovrebbe essere svolto un ambito di lavoro per ogni servizio, anche se si tratta di un servizio ripetuto per un cliente a lungo termine. Non è ragionevole aspettarsi che un cliente conosca o ricordi tutti i dettagli del tuo processo. Ciò manterrà le cose professionali e ti sosterrà se qualcosa dovesse andare storto.

Lavorare senza un ambito di lavoro significa prepararsi al fallimento.

Cosa dovrebbe includere un ambito di lavoro?

L'ambito del lavoro può essere personalizzato per adattarsi ai tuoi servizi, progetti e clienti. Deve almeno dettagliare quali servizi stai fornendo, quando li stai fornendo, come li stai fornendo e cosa riceverà il cliente.

Abbiamo compilato un elenco di venti elementi che possono entrare in un ambito di lavoro. Non tutti sono appropriati per ogni progetto. Puoi scegliere quali includere e cosa tralasciare.

Ricorda, si tratta di comunicare i dettagli del progetto che ti aiuteranno a rendere il tuo rapporto cliente-progettista più facile, più efficiente, più produttivo e meno rischioso.

I seguenti elementi possono essere considerati essenziali:

  • Panoramica
  • Obiettivo/Obiettivo
  • Ambito di lavoro
  • Cambia protocollo
  • Termini di approvazione
  • Descrizione del servizio
  • Prodotti finali
  • Pietre miliari
  • Rapporti sui progressi
  • Cronologia/Programma

In base alle tue esigenze possono essere inclusi:

  • Dichiarazione problema
  • Glossario
  • Elenco fuori campo
  • Elenco delle attività
  • Risorse
  • Luogo di lavoro
  • Amministrazione del progetto
  • Test
  • Termini di pagamento
  • Budget o allocazione delle risorse

1. Panoramica o sfondo del progetto

La panoramica del progetto riassume il progetto. Deve includere i dettagli di base del progetto: chi è il cliente, chi è il fornitore di servizi e quali servizi vengono resi.

La maggior parte delle panoramiche fornisce anche informazioni di base con il contesto del lavoro svolto. Ciò potrebbe includere i motivi per cui sei stato selezionato come fornitore di servizi e il modo in cui il cliente è arrivato a tale decisione. Può anche includere una sequenza temporale stimata.

2. Obiettivo del progetto

L'obiettivo del progetto descrive i risultati e i risultati che i tuoi servizi mirano a raggiungere.

Questa è una descrizione generale, generale, a livello di superficie. Non dovrebbe includere un elenco dettagliato dei risultati finali o ottenere informazioni tecniche.

Pensa a "pagina di destinazione con carrello degli acquisti" rispetto a "wireframing, SEO on-page, integrazione del carrello", ecc.

3. Dichiarazione del problema

L'istruzione del problema descrive il problema, il problema o la necessità che questo servizio sta affrontando. È una breve sezione che delinea il motivo del progetto.

Questa sezione può essere considerata facoltativa. Non funzionerà per tutti i progetti, ma dovrebbe essere incluso se ritieni che sia adatto.

Ad esempio, un web designer che lavora all'aggiornamento di un sito potrebbe voler includere una descrizione del problema che descrive l'elevata frequenza di rimbalzo del sito Web o l'inaccessibilità alle persone con disabilità.

4. Glossario

Dovresti considerare di includere un glossario quando lavori con persone che potrebbero non avere familiarità con il linguaggio usato per descrivere i tuoi servizi.

Elenca e definisci tutto ciò che un estraneo potrebbe non sapere.

Questo può includere acronimi, termini e gergo utilizzati all'interno della tua linea di lavoro e settore. Dovrebbe anche includere eventuali termini, condizioni e requisiti del servizio.

Se incluso, il glossario dovrebbe essere posizionato vicino all'inizio del documento. Dovrebbe almeno essere posto prima di tutti i termini che devono essere definiti.

5. Ambito di lavoro

La sezione dello scopo del lavoro elenca i servizi specifici che verranno forniti al cliente.

Questa sezione è simile ma diversa da un elenco di risultati o attività. Elenca i servizi distinti e i sottoservizi che stai fornendo loro.

Ad esempio, un web designer che fornisce servizi di progettazione grafica potrebbe includere wireframing, 3 loghi, immagini di sfondo e tipografia.

Se ci sono diversi livelli di servizio, questa sezione dovrebbe includere l'entità di tale lavoro.

6. Elenco fuori campo

Una sezione fuori ambito elenca il lavoro che non verrà eseguito durante questo servizio. È un ottimo modo per prevenire lo scope creep, che sia involontario o che un cliente cerchi di lavorarci sopra.

Questa sezione elenca i servizi aggiuntivi che è più probabile che i clienti richiedano durante il progetto o quelli che sono fondamentali per il successo del progetto, ma che non verranno completati da te.

Qualsiasi fornitore di servizi che lavora su un progetto che dipende in qualche modo da persone o fattori esterni deve includere una sezione di attività fuori campo. Ti protegge dall'essere ritenuto responsabile per cose che sono fuori dal tuo controllo. Questa sezione aiuta anche ad eliminare definitivamente le aspettative di lavoro gratuito o servizi bonus.

I clienti spesso chiedono ai web designer ulteriori funzionalità, aggiornamenti, modifiche o altri extra qua e là. A volte ciò accade perché non ci hanno pensato in anticipo, si sono dimenticati di includere le cose o avevano l'impressione che sarebbe stato incluso Pensa a qualcosa di complementare, strettamente correlato o più ampio di quello che stai fornendo.

Molti clienti scelgono di aggiungere più servizi all'accordo una volta che li vedono elencati in una sezione fuori ambito. Quindi, considera questo un ottimo modo per aumentare le vendite.

7. Cambia protocollo

I clienti vorranno dei cambiamenti. Devi essere preparato per questo con un protocollo impostato per la gestione delle modifiche con i clienti e un processo interno al progetto.

Pre-educare i clienti su come apportare modifiche può e deve aiutare a mantenere i progetti in esecuzione senza intoppi. Porta più struttura nel tuo processo di lavoro, dimostra professionalità e aggiunge un senso di formalità alla relazione con il tuo cliente.

Mostra ai clienti che prendi sul serio il tuo lavoro e hai chiare aspettative sul loro comportamento durante il progetto.

I clienti rispettano le persone che stabiliscono confini chiari. Dovrebbero capire che non operi in base al "tutto va bene".

Un protocollo di modifica o una sezione di processo delinea cosa accadrà se un client desidera apportare modifiche. Dovrebbe includere almeno le seguenti cose:

  • Quali modifiche sono incluse nell'ambito dell'accordo
  • Come dovrebbero fare i clienti per apportare tali modifiche
  • Cosa succede se non apportano modifiche entro i termini stabiliti
  • Come gestire le modifiche che esulano dai servizi concordati
  • Prezzi e termini di pagamento per modifiche extra

Includi tutto ciò che serve per semplificare la gestione delle modifiche. I fornitori di servizi di solito preferiscono limitare le modifiche solo a un numero prestabilito ed entro un periodo di tempo limitato.

Questa sezione previene richieste di modifica frivole, assicura che le modifiche non siano caotiche e limita lo scorrimento dell'ambito.

8. Descrizione dei Servizi

La sezione della descrizione del servizio descrive i servizi che eseguirai. Pensa a questo in termini di tipi e categorie, non di attività.

Ad esempio, i servizi Web per un sito Web di e-commerce potrebbero essere la ricerca SEO, lo sviluppo di siti Web WordPress, la personalizzazione dei temi, l'ottimizzazione per dispositivi mobili e l'integrazione di plug-in di marketing.

Puoi utilizzare la sezione della descrizione del servizio come un'opportunità per rafforzare il tuo valore.

9. Elenco attività e dettagli

Questa sezione include tutte le attività necessarie per completare ogni servizio, insieme alle relative scadenze. È l'elenco più dettagliato di ciò che stai facendo per il cliente.

Le sezioni delle attività possono iniziare a diventare piuttosto lunghe, soprattutto quando si forniscono servizi Web o altri lavori in cui un singolo servizio può includere un lungo elenco di attività. Quindi, mantieni questa sezione ordinata e organizzata in modo logico.

Se più persone sono coinvolte o dovranno farvi riferimento, questa sezione dovrebbe essere sufficientemente dettagliata da poter essere utilizzata come riferimento.

10. Risorse

Una sezione delle risorse dovrebbe essere inclusa se il cliente avrà bisogno di fornirti risorse, informazioni o qualsiasi altra cosa per completare i servizi.

Questo dovrebbe essere un elenco di ciò di cui hai bisogno per loro, le scadenze per fornire ciascuna risorsa e il tuo metodo preferito per riceverla.

11. Luogo di lavoro o luogo di adempimento

Questa sezione indica dove verrà eseguito il lavoro. Per molti fornitori di servizi, ciò significa un luogo di lavoro virtuale o remoto.

Tuttavia, può essere un ibrido se hai incontri di persona con il cliente.

12. Prodotti da consegnare

Questa sezione elenca ogni distinto prodotto finale che il cliente riceverà come parte dei servizi resi. Puoi scegliere di includere il tuo metodo per fornirli.

Ecco due esempi:

  • I risultati finali di un designer di loghi potrebbero essere 5 versioni di logo fornite nei formati SVG e JPG su Google Drive
  • I risultati di un progetto di web design potrebbero essere un'analisi della concorrenza, 2 versioni di siti Web per test A/B, risorse creative e linee guida di stile

Questa sezione è essenziale. I tuoi clienti devono sapere esattamente cosa riceveranno alla fine del progetto.

13. Amministrazione del progetto o del lavoro

Una sezione di amministrazione descrive in dettaglio la tua gestione del progetto in relazione alla partecipazione del cliente o di altre parti interessate.

Ciò dovrebbe includere cose come riunioni virtuali, conversazioni telefoniche, videoconferenze, discussioni con le parti interessate, ecc.

Ad esempio, se vuoi tenere una riunione settimanale per discutere i progressi, inseriscilo in questa sezione.

14. Pietre miliari

Una sezione delle pietre miliari è appropriata per quasi ogni ambito di lavoro. Questo elenca i punti significativi durante tutto il progetto.

Può essere correlato a diverse fasi di gestione del progetto e/o contrassegnare risultati conclusivi.

15. Programma o Cronologia del lavoro

Lo scopo del lavoro includerà sempre un programma. Dovrebbe elencare la data di inizio e di fine del progetto (o la data di fine stimata) insieme alle date di eventuali tappe fondamentali.

Puoi anche scegliere di fornire al cliente una sequenza temporale della fase del progetto. Questo è un ottimo modo per aiutarli a tenere traccia di dove sono le cose.

Il programma tipico avrà:

  • Data di inizio del progetto
  • Data di fine prevista del progetto
  • Data di conclusione finale del progetto
  • Data di inizio e fine lavori
  • Date fondamentali
  • Scadenze consegnabili
  • Date approssimative per le fasi chiave

Assicurati di distinguere tra date fisse e date stimate. La data di inizio del progetto è spesso l'unica che può essere definita in modo definitivo.

Quando si tratta di pietre miliari e fasi del progetto, potresti voler fornire un intervallo di date o una scadenza finale piuttosto che una singola data.

Assicurati che il cliente capisca quando gli dai una scadenza fissa rispetto a una tempistica stimata.

16. Rapporti sullo stato di avanzamento

Questa sezione dell'ambito del lavoro descrive come condividere i rapporti di stato e gli aggiornamenti con il cliente.

Dì loro che tipo di informazioni riceveranno, quando le riceveranno, in che formato saranno e come verranno consegnate.

È meglio fornire rapporti sullo stato di avanzamento in un modo che possa essere verificato in seguito.

17. Test e checkpoint

L'ambito del lavoro dovrebbe includere una sezione di test o checkpoint se questi sono una parte critica dei servizi che stai eseguendo.

Dovrebbe avere:

  • Quale lavoro sarà testato
  • Che tipo di test verranno eseguiti
  • La portata di questi test
  • Quando verranno effettuati i test

Ciò consente ai clienti di sapere quali sono i tuoi standard e impedisce loro di presentare reclami o accuse di servizio scadente, a posteriori.

Questi dovrebbero essere inclusi nel tuo programma o sequenza temporale.

18. Termini di accettazione e approvazione

Il tuo ambito di lavoro dovrebbe sempre includere le aspettative stabilite per l'approvazione e l'accettazione del tuo lavoro da parte del cliente.

Dovrebbe dire ai clienti cosa dovrà essere approvato, come dovrebbero fare tali approvazioni e quanto tempo hanno a disposizione per farlo. Il mancato rispetto di queste condizioni da parte del cliente sarà considerato come accettazione del lavoro.

I clienti dovrebbero approvare il lavoro lungo il percorso. Includere approvazioni graduali per ogni fase significativa, consegna, traguardo e chiusura finale del progetto.

19. Termini di pagamento

Un ambito di lavoro può includere termini di pagamento e date di scadenza. Questi termini dovrebbero essere trattati in altri documenti, come il contratto e la proposta.

Tuttavia, reiterandoli nell'ambito del lavoro ribadisce il fatto che il lavoro è subordinato al loro raggiungimento.

20. Budget del progetto o allocazione delle risorse

Un ambito di lavoro per progetti sostanziali può includere una sezione che dettaglia la dotazione di bilancio.

Avvolgendo

Un ambito di lavoro dovrebbe facilitare il vostro rapporto di lavoro offrendo protezione legale contro reclami e disaccordi.

Concentrati inizialmente sulle basi, quindi aggiungi tutto ciò che ti aiuterà a portare te e il tuo cliente sulla stessa pagina.

Ecco alcuni suggerimenti finali:

  • Scrivi in ​​modo chiaro e semplice
  • Sii dettagliato e granulare
  • Vai passo dopo passo, pensando a tutto ciò che è stato fatto, dalla preparazione alla chiusura
  • Suddividi il lavoro nei suoi servizi, sottoservizi, attività e sottoattività
  • Stabilisci parametri di riferimento chiari, criteri di successo e fasi
  • Fai esaminare lo scopo del lavoro da qualcun altro o lascialo riposare e ricontrollalo

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