使用すべき最高の予約メール テンプレート

スケジュール、確認、再スケジュール、キャンセル、または単に次の予定について誰かに思い出させたいときはいつでも、適切な会議メールを送信する必要があります. すべてのメールには書式設定のルールと推奨事項があるため、状況に応じて使用できるように、すぐにアクセスできる予約メール テンプレートを用意しておくことをお勧めします。

この記事では、完璧な予約メールを作成するための最良のヒントと、便利なテンプレートをいくつか紹介します。

予約スケジュールの電子メール形式

会議の出席依頼や予約のリマインダー メールでは、シンプルさとシンプルな形式が重要です。

メールの受信者が内容をすぐに理解できるように、必ず目的のある件名から始めてください。

次に、率直で丁寧な口調でメッセージを伝えます。 メールを完成させるには、行動を促すフレーズを追加し、連絡先の詳細と、温かみのあるプロフェッショナルな挨拶を含めます。

件名

件名は過小評価されがちですが、メールの最も重要な要素の 1 つです。 そうは言っても、それらは常に簡潔で有益なものでなければなりません。

会議出席依頼メールを作成するときは、「会議出席依頼」や「予約依頼」などの簡単な件名を使用します。

ノーショーを減らすには、リマインダー メールが不可欠です。 この場合、「 (日付/時間) の予約リマインダー」または「 (日付/時間) 予約確認メール」と書くことができます。

完璧な確認メールには、目的のある件名が必要です。 1 つのオプションは、「 (日付/時間) の (サービス) 予約の確認」です。 「 （日時）予約確認メッセージ」もご利用いただけます。

体

通常の会話で使用するように、常に丁寧な挨拶で予約メールを開始してください。 潜在的な顧客、新しいクライアント、または別のビジネスに手紙を書く場合でも、礼儀正しくすることが最も重要です。

「 Dear 」の後に受信者の名前を続けるなど、フォーマルな挨拶を使用します。 カジュアルな会議出席依頼メールが必要な場合は、「 Hello 」または「 Hi 」で始めます。

会議出席依頼メールを送信する場合は、簡単な自己紹介と連絡の理由を説明する必要があります。 ミーティングの日付、時間、場所に関する詳細を含めます。

スケジュールが合わない可能性があるため、ユーザーが都合のよいときに選択できるように、いくつかのオプションを追加します。 これには、表または箇条書きを使用できます。

もう 1 つの戦略は、スケジュールに合った日付と場所を提案する機会を受信者に提供することです。

確認メールを作成している場合は、最も重要な予定の詳細も含める必要があります。これにより、顧客/クライアント/ビジネス パートナーがいつでもこの情報をすぐに利用できるようになります。

リマインダー メールの場合は、すべての会議の詳細を含め、受信者が予定を変更/キャンセルできる方法と時期を強調します。

メールの結び

書いているメールの種類に関係なく、目標は肯定的なフィードバックを受け取ることです。 したがって、メール受信者があなたに連絡するための実行可能なオプションを含める必要があります。 少なくとも、勤務先の電話番号と勤務先の電子メールを含めてください。

また、返信やアポイントメントの確認をお願いします。 そうすることで、成功の可能性が高まります。

次に、心のこもった挨拶とサインオフでメッセージを締めくくることができます。

使用できる予約メール テンプレート

• 予約スケジュール メール テンプレート
• 予約リマインダー メール テンプレート
• 予約メール テンプレートのキャンセルまたは再スケジュール
• マーケティングおよびビジネス オファーのメール テンプレート
• 予約確認メール テンプレート
• フォローアップ メール テンプレート

予約スケジュール メール テンプレート

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （受取人の氏名）、

可能性のあるビジネスの見通しを探るためのミーティングを設定するために、あなたに連絡しています。

（日付/時間）に（場所を提案）に会いたいです。

この時間と場所はあなたに合っていますか?

別の時間と場所が望ましい場合は、お知らせください。

お会いできるのを楽しみにしています。

ありがとう、

（あなたの名前）

サンプル 2:

こんにちは（受信者の名前）、

（その人の職業活動）についてあなたと約束をしたいのですが。

アプローチする絶好の機会になると思います（訪問中に話し合う内容）。

詳細については、このメールに添付されているので、会う前に読んでおいてください。

現在、次の曜日と時間帯に空きがあります。

(日付と時刻を含めます。)

これらのうち、あなたにとって便利なものはありますか？

よろしくお願いします、

（あなたの名前）

サンプル 3:

こんにちは（受信者の名前）、

私の名前は（あなたの名前）です。 （件名）について話し合うためにあなたとの会議をスケジュールするために手紙を書いています。

ディスカッションは、（会議に何を期待するかを詳述する）機会を提供します。

現在、下記の日時で面談可能です。

(日付と時刻を含めます。)

喜んであなたの場所に行きます（または可能な代替案をお勧めします）。

このメールの受信をご確認のうえ、ご都合のよい日程をお知らせください。予約いたします。

代わりに、別の日または時間が心に残っている場合は、（連絡先の詳細）までメールでご連絡ください。

ご連絡をお待ちしております。

（あなたの名前）

予約リマインダー メール テンプレート

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （顧客名）、

このメールは、(プロバイダ名) から (日時) の予約のリマインダーとして送信されています。

再スケジュールの場合は、このメールに返信するか、次の電話番号を使用してください: (会社の電話番号)。

24 時間未満の通知で予約を逃した場合、最大で (価値のある) 手数料が発生する可能性があります。

よろしくお願いします、

（お名前と会社での役職）

（商号）

（職場の住所）

サンプル 2:

こんにちは（お客様名）

この電子メールは、(従業員の名前または役職名) が (住所) に (訪問の目標の簡潔な説明) に予定されていることを簡単に思い出させるものです。

（従業員の名前または役職）が到着する前に、（サービスを実行するために必要なアクション）を確認してください。

お問い合わせ・変更等は下記連絡先（営業所電話番号・メールアドレス）までお願い致します。

ありがとうございます。またお会いしましょう！

（お名前と会社での役職）

（商号）

（職場の住所）

サンプル 3:

こんにちは（顧客名）、

このメールは、(日付/時間) の会議の予定を確認するためのわかりやすいリマインダーです。

予約を確定するには、この確認メールに返信してください。 または、(会社名) オフィスの電話:(会社の電話番号) に電話することもできます。

お会いできるのを楽しみにしています！

（商号）

（職場の住所）

（コンタクト）

さらにインスピレーションを得るには、会議のリマインダーのテンプレートと書き方のヒントがさらに明らかになったこの記事をチェックしてください。

予約メール テンプレートのキャンセルまたは再スケジュール

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （受取人の氏名）、

予期せぬ事情により、（ミーティングの日時）のビジネスミーティングをキャンセルしなければなりません。 予定の予定に非常に近づいてしまい、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

私たち二人に都合のよい別の時間にスケジュールを変更したいと思っています。

敬具、

（あなたの名前）

サンプル 2:

こんにちは（受信者の名前）、

残念ながら、会議のスケジュールを変更する必要があります。 次のリンクを使用して、都合のよい別の日時を選択してください。

(再スケジュール オプションを含む Web サイトへのリンクを含めます)。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。

心から、

（あなたの名前）

マーケティングおよびビジネス オファーのメール テンプレート

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （顧客名）、

製品のウォークスルーについてお問い合わせいただきありがとうございます。 あなたのすべての質問について話し合うための予約を手配することができます。

日付/時刻をスケジュールするには、このリンクをクリックしてください:

(スケジュール リンクを含めます)。

敬具、

（あなたの名前）

（商号）

サンプル 2:

こんにちは（お客様名）

あなたがあなたの製品に満足してくれることを心から願っています！

(事業名) では、クライアントの成功を支援する新しい方法を常に模索しています。

お客様の現在のプランのアップグレードを提供しています。現在ご利用中のプランよりもお客様のニーズを満たすものと思われます。 詳細については、喜んでメールでお知らせします。

このオファーについて直接話し合うミーティングをスケジュールしたい場合は、次のリンクをクリックしてください。

すぐにお話ししたいと思います！

（あなたの名前）

（コンタクト）

サンプル 3:

こんにちは（顧客名）、

ご連絡いただきありがとうございます。 私たちはあなたと話すことに興奮しています!

次のリンクをクリックして、デモの予約を設定できます。

（ウェブサイトへのリンクを含めます）。

ご連絡をお待ちしております。

素敵な一日を！

（あなたの名前）

（会社名）

予約確認メール テンプレート

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （顧客名）、

(日付/時間) に (スタッフ メンバー名) に予定されているこの確認メールを送信します。

お問い合わせや変更はお気軽にどうぞ。

敬具、

（あなたの名前）

(あなたの連絡先)

（商号）

サンプル 2:

こんにちは（お客様名）

このメッセージは、(日付/時間) に (場所) で (プロバイダー名) との (サービス) 予約を行うための親しみやすいリマインダーです。

このメールへの返信により、予定された時間が確定されます。

ご質問、変更等は下記連絡先（営業所電話番号）またはメール（メールアドレス）にて承っております。

よろしくお願いします、

（あなたの名前）

（商号）

詳細を知りたい場合は、素晴らしい予約確認メールの書き方に関するこのステップバイステップのガイドをご覧ください。

フォローアップ メール テンプレート

サンプル 1:

親愛なるMr./Ms. （受取人の氏名）、

私は（あなたの名前と役職）（会社名）にいます。 私があなたに連絡している理由は、私たちの約束をフォローアップし、あなたが持っている可能性のある質問に答えるためです（議論された主題）.

お客様の計画について話し合い、(企業名) がお客様をどのようにサポートできるかを検討するための簡単なミーティングを設定することができます。

敬具、

（あなたの名前）

（商号）

サンプル 2:

こんにちは（受信者の名前）、

今日の会話は楽しかったので、次回のアポイントメントで（ビジネス名）の目標について話し合うことを提案したいと思います.

以下のリンクで私の利用可能な時間にアクセスし、都合のよい日時を予約できます。

(ウェブサイトのリンクを含めます)。

ご不明な点がございましたら、事前にこのメール アドレスに送信してください。

敬具、

（あなたの名前）

では、あなたに最適な予約メール テンプレートは何ですか?

この記事では、特別なリクエストやフォローアップ メールなど、予約関連のすべてのニーズに使用できる簡単なメール テンプレートの 15 の例を紹介しました。

予約スケジュールの電子メールは、最初は気が遠くなる可能性があることを認めます。 しかし、それらのベスト プラクティスを理解すれば、なぜそれらがビジネスにとって価値があるのか​​がわかります。

さらに重要なのは、予約メールの送信プロセスを自動化することです。

Amelia は、顧客と従業員の両方に送信する通知を完全に自動化できる WordPress 予約プラグインです。 そのため、メールの種類に関係なく、Amelia が処理します。

メール通知の設定がいかに簡単かを確認し、自分で試してみてください。