試してみるのに最適な7つのドキュメント管理ソフトウェアツール

ドキュメントは、すべてのビジネスの存続期間と日常業務において重要な役割を果たします。 それらを適切に保管および保護することは非常に重要です。 ここで、最高のドキュメント管理ソフトウェアを使用して、ビジネスのドキュメントワークフローを把握し、その過程で何も失われないようにすることができます。

ドキュメント管理ソフトウェア（DMS）とは何ですか？

ドキュメント管理ソフトウェアは、物理ファイルを保存する手間を省き、代わりにすべてのファイルをクラウドに移動します。 ドキュメントを探すのに何時間も費やして、後でドキュメントがまったく存在しないことに気付くのはイライラするかもしれません。 ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、デジタルドキュメントと紙の記録を簡単かつ便利に整理できます。

そのようなソフトウェアが機能していない場合、重要なドキュメントを取得するのに数時間または数日かかる可能性があり、これはチーム全体にとって大きな障害になる可能性があります。

最高のソフトウェアは、仕事を迅速かつスムーズにします。 市場にはいくつかのオプションがあり、最高のドキュメント管理ソフトウェアを探している場合は、このガイドがニーズに基づいて最良の決定を下すのに役立ちます。

あなたに最適なドキュメント管理ソフトウェアを選択する方法

ビジネスに適したドキュメント管理ソフトウェアを選択するのは難しいことです。 オプションを候補リストに載せるときは、常に次の機能に注意してください。

2022年に最高のドキュメント管理ソフトウェア

最高のドキュメント管理ソフトウェアに期待される機能が正確にわかったので、そこにある最高のオプションを見てみましょう。

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePointは、おそらく最もよく知られているそのようなソリューションの1つであり、現在利用可能な最も包括的なエンタープライズドキュメント管理システムの1つでもあります。 すべてのビジネスのニーズに合ったツールを提供します。 ドキュメント管理機能とは別に、SharePointを使用してビジネス独自の「インテリジェント」イントラネットとして機能させることができます。 すべてのデバイスで利用できるアプリと、シームレスなコラボレーションを提供する優れた共有機能があります。 OneDriveを使用すると、クラウドとローカルハードドライブ間でファイルを同期することもできます。

️機能：

• アクティビティ追跡
• カレンダー管理
• カスタマイズ可能なテンプレート
• 文書管理
• データ同期
• ファイル共有
• ドキュメントテンプレート

価格：

• プラン1： 1TBストレージでユーザーあたり月額5ドル
• プラン2：ユーザーあたり月額$ 10
• Office 365 E3：ユーザーあたり月額$ 20

2. Bitrix24

Bitrix24は、世界中で数百万人が使用しているドキュメント管理ソフトウェアです。 オンプレミスとクラウドで利用できます。 このソフトウェアは、ファイル同期、モバイルアクセス、ファイル共有、個人および会社のドライブ、マルチユーザー編集、オフライン編集などを可能にします。 30日間の無料トライアルが可能です。

️主な機能：

• アクセス制御
• アクティビティダッシュボードと追跡
• アラート/通知
• ドキュメントの生成と保存
• 文書管理

価格：

• Cloud Basic：月額39ドル
• 標準：月額79ドル
• プロフェッショナル：月額159ドル
• 30日間の無料トライアルをご利用いただけます

3.ルーベックス

Rubex by eFile Cabinetは、クラウドストレージと効率的なファイル共有ソリューションを提供するドキュメント管理ソフトウェアです。 それはあなたのビジネスがペーパーレスになり、ファイルを効率的に処理することを可能にします。 Rubexは中小企業にとって理想的であり、組織内でドキュメントを共有したり、ドキュメントの保持を設定したりすることができます。 優れた検索機能、テンプレート作成、自動化されたワークフロー、およびファイル共有を備えています。

️主な機能：

• eFileキャビネットDMシステム
• 安全なファイル共有
• 二要素認証（2FA）
• カスタマイズされたセキュリティ設定
• コンプライアンスツール
• MicrosoftOfficeの統合
• モバイルアクセス
• 監査証跡
• ワークフローの自動化

価格：

• 初心者： 25GBのストレージでユーザーあたり月額15ドル
• 利点： 1TBストレージで月額$30、ただし3ユーザーに制限
• ビジネス：ユーザーあたり月額55ドル、5TBのストレージ

4.Mファイル

M-Filesは、さまざまな業界の小規模および大規模企業に最適です。 クラウドベースのオンプレミスソフトウェアには、電子署名機能、権限管理、自動ワークフロー、オフラインアクセスなどの主要な機能が含まれています。 また、ドキュメントを簡単に検索できる検索エンジンも備えています。 ツールを使用してドキュメントテキストを検索することもできます。

️主な機能：

• アクセス制御/許可
• コンプライアンスの追跡
• 監査証跡
• コラボレーションツール
• カスタマイズ可能なテンプレート
• コンテンツ管理
• 文書分類
• デジタル資産管理
• ドキュメントの生成

価格：

• 価格についてはM-Filesに問い合わせる必要があり、無料トライアルも提供しています。

5. SignNow

SignNowは、デバイス上のドキュメントに署名、送信、および管理できる電子署名ソリューションを提供します。 高いセキュリティを提供し、使いやすいです。 複数のドキュメントを1つのパッケージにグループ化し、一度に1つのドキュメントを複数の人に送信できます。 SignNowには監査証跡も含まれており、クラウドベースです。

️主な機能：

• 監査証跡
• モバイル署名キャプチャ
• カスタマイズ可能なテンプレート
• リマインダー
• ドキュメント分析
• マルチパーティ署名
• タスクの進行状況の追跡

価格：

• ビジネス： $ 8 /ユーザー/月（年払い）
• ビジネスプレミアム： $ 15 /ユーザー/月（年払い）
• プロフェッショナル： $ 30 /ユーザー/月（年払い）

6. MasterControl

MasterControlは、ソリューションの一部としてドキュメント制御ソフトウェアも提供する品質管理システムです。 これにより、紙ベースのプロセスが終了する可能性があります。 MasterControlは高い柔軟性を提供し、ビジネスに役立つドキュメント管理システムを実装できるようにします。 モジュールのスイートが含まれています。

️主な機能：

• 自動ルーティング
• 電子署名
• コンプライアンス管理
• アクセス制御
• バージョン管理
• ドキュメントの保持
• ドキュメントの変換
• 電子署名
• ファイルタイプ変換
• 全文検索
• ドキュメントのアーカイブ
• バージョン管理
• アクセス制御/許可
• ドキュメントのチェックイン/チェックアウト
• 監査証跡

価格：

• 価格についてはMasterControlにお問い合わせください

7.DocuWare

DocuWareは非常に強力なソフトウェアであり、書類をルーティングして適切なワークフローに向けることができます。 保留中のタスクを追跡し、レコードを瞬時にプルアップできます。 あらゆる規模の企業に対応し、18の言語で利用できます。 DocuWareは、オンプレミス展開とクラウドをサポートします。 これには、アクセス制御、テキスト検索、ドキュメント管理、電子署名、電子フォーム、ファイル回復などの機能が含まれています。

️主な機能：

• アクセス制御/許可
• アーカイブと保持
• コラボレーションツール
• カスタマイズ可能なテンプレート
• ドキュメントの分類と管理
• 電子署名
• 電子フォーム
• 全文検索
• ファイルの回復

価格：

価格についてはDocuWareにお問い合わせください。 利用可能な無料トライアルがあります

最高のドキュメント管理ソフトウェアに関する結論

このリストのソリューションの中には、よりエンタープライズに焦点を当てたもの（M-Filesなど）もあれば、非常に親しみやすく、迅速かつ安価に開始できるもの（SignNowなど）もあります。 次に、しばらくの間市場でゴールドスタンダードとなっているMicrosoftSharePointがあります。

これらの最高のドキュメント管理ソフトウェアツールについてどう思うか、そしてどれを選ぶかを教えてください。