ビジネス用メールを管理するためのベストプラクティス

電子メールはビジネスコミュニケーションの生命線として浮上しており、情報を保存および交換するための重要なツールを形成しています。 私たちの大多数は、電子メールがなければ、毎日、さらには1時間ごとの作業を実行することは不可能であることに同意するかもしれません。

むしろ、毎分約150,000通の電子メールが送信され、一般のサラリーマンは毎日121通の電子メールを受信します。 私たちは電子メールを必要とし、それに依存していますが、私たちのほとんどもそれに圧倒されています。

悪いメール慣行のために、人々は重要な会議や配達をスキップし、意図と期限に関するコミュニケーションの欠如のために仕事が遅れ、質問に答えられないままであり、生産性が失われることは非常に一般的です。

以下は、マネージャーがビジネスにおける電子メール管理のベストプラクティスを紹介し、すべての頂点にとどまるための方法です。

ベストプラクティス

1.メッセージングアプリを利用する

Slack、Chat Work、Mattermostなどのチームチャットアプリは、すばやく交換できる簡単で具体的な質問や返信に不可欠です。 これらのタイプのアプリは、迅速な応答と、電子メールでの情報の破壊や絡み合いからの情報の保存に役立ちます。

2.会社のフォーラムと掲示板を採用する

全社的な発表、詳細、およびディスカッションについては、cc：allの電子メールの代わりに、フォーラムまたはディスカッション掲示板を使用してください。 内部フォーラムまたは単なるウィキを採用することで、参照システムの設計と利用を個々のユーザーに依存するのではなく、全社的な情報に便利にアクセスでき、検索可能で、公開されます。

3.対面会議を採用する

電子メールと書面によるコミュニケーションは、時折口調と感情を混乱させることを忘れないでください。 時代遅れに見えるかもしれませんが、電子メールスレッドが絶え間ない説明とフォローアップクエリで脱線した場合は、電話、Skypeに切り替えるか、対面式の会議に電話してください。

時折、口頭でのコミュニケーションは、明確さとコンセンサスを迅速に構築し、次のステップとアクションアイテムを構築するための最良の方法です。

4.職場での電子メール管理のベストプラクティスを採用する

さまざまなコミュニケーションツールを採用することで、適切なチャネルに適切なメッセージが保持され、電子メールのトラフィックと受信トレイの乱雑さが減少します。 それにもかかわらず、電子メール自体には、コミュニケーションを簡潔に、より効率的に、より効果的にするのに役立つ優れた方法もあります。

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5.受信トレイを整理するためのベストプラクティス

受信トレイの管理は、受信トレイの組織とは異なります。 メールを整理できないと、効率的にメールを管理できません。 次のヒントは、ゾーン間での電子メールの差別化から、フォルダー内のメッセージのファイリングまたは削除まで、あらゆる範囲をガイドします。

• カテゴリフォルダ内の電子メールを構造化します。
• ラベルを含む受信トレイを整理します。
• 電子メールプログラムでグループとフィルターを利用します。
• 内部通信と外部通信に異なるメールボックスを使用します。
• メールのホワイトリストとブラックリストを設計します。
• メールフォルダの総数を減らします。
• 並べ替えて打ち消します。
• 混乱が蓄積するのを防ぐために、電子メールに対して迅速なアクションを実行します。

電子メールサービスのこれらの機能は、単にスパムであり、正直なビジネス意図を持っている電子メールのデフォルトリストをフィルタリングするように設計されていることを忘れないでください。 電子メールを管理するための優れた方法を身に付けた後、それから初めて、受信トレイを正常に処理し始めることができます。

6.メールを管理する

7.最高のメール管理のためのツール

受信トレイのワークロードの管理に対処している場合は、アプリや拡張機能をデスクトップまたはスマートフォンに含めて、メールをより効果的に処理できます。 技術的な問題を解決するために技術的な解決策を採用します。
あなたがより多くの改善であなたの電子メールを扱うのを助けるために存在するたくさんのツールがあります。 それらのいくつかを次に示します。

• Edison Mailを利用して、1か所から複数のアカウントにアクセスします。
• Google Inboxを利用して、複数のアカウントを1か所に結合します。
• Boomerangを使用してメール応答を計画します。
• SaneBoxを使用してフォルダを設計および整理します。
• FollowUpThenを利用して、電子メールの応答を計画および監視します。
• MailDropを使用して迷惑メールやスパムメールを防止します。
• Unrollを使用して情報ニュースレターを混ぜます。
• 並べ替えを使用してGmailアカウントを計画します。
• AlwaysFindを使用してメールを強調表示します。
• IFTTTの自動化を利用して、平日の生産性を向上させます。
• カレンダー、仕事、メッセージングのアプリをMailbirdと組み合わせてください。
• メールゲームを使ってメールを削除するのを楽しんでください。

いっぱいになったメールボックスを管理するという点で健全性を維持することは難しい作業です。 浮かんでいるのを助けるためにツールを利用することは、ゲームチェンジャーかもしれません。 誤って削除されても重要な情報が失われないという安心感を持っていることは、整理されたメールボックスと混乱の違いを示している可能性があります。

8.プロのメールアドレスを選択する

あなたがする必要がある最初のことはあなたの会社のための専門の電子メールアドレスを生成することです。 確かに、あなたは単にあなたのすべてのスタッフに彼らのアカウントで仕事の電子メールを管理するように頼むことができます。 しかし、それは本当にプロフェッショナルですか？ あなたは最初からあなたのビジネスの信頼性を刻印したいと思っています。 あなたがあなたのビジネスを始めるのと同じように、重要な仕事の電子メールが組み合わせで失われる可能性を危険にさらさないでください。

むしろ、会社の最も基本的なニーズに応えるビジネス用メールサービスを選択する必要があります。 これは、オンラインセキュリティ、連絡先管理、追加のストレージ、カレンダー管理、およびその他の便利な機能で構成されています。 たとえば、Yahoo Small Businessは、プロの電子メールアドレスを購読するときに無料のドメイン名を提供します。

9.返信との利用返信-すべての機能

電子メールで最も一般的なエラーの1つは、「返信」または「全員に返信」を不適切にクリックすることです。

休暇ポリシーの変更を検討している全社的な電子メールに追加されたとします。 上司に4月の4日間の週末を実施しても大丈夫かどうかを質問したいのですが、上司に個人的に反応するのではなく、うっかりして「全員に返信」を押してしまいます。 今では、オフィスにいる全員があなたとあなたのマネージャーの間のプライベートな会話に精通しています。 それは厄介であり、それが悪い電子メールのエチケットであるとは言わないでください。

原則として、あなたの反応がチェーン内のすべての人にふさわしい場合は、「全員に返信」をクリックする必要があります。 あなたの反応が一部の人々や「大丈夫、いいですね」のような簡単なものに関連している場合は、「返信」に固執してください。

10.署名を含める

メールに署名を追加することが不可欠です。 これにより、社外の顧客やパートナーに重要な連絡先情報が提供されます。 これにより、何かが発生した場合にネットワークが便利に到達できるようになります。 電子メールの署名には、名前、電話番号、役職、および会社の住所が含まれている必要があります。 自分の写真や会社のロゴを署名に追加したい人もいます。 これは優れていますが、署名に4行を超えるテキストが含まれないようにしてください。 膨らんだ署名は、人々があなたの電子メールの本当の内容を読むことからそらす可能性があります。

自分の立場とブランドに基づいて、署名にソーシャルメディア（TwitterやLinkedInなど）のリンクを追加すると便利な場合があります。

11.簡単な締めくくりをする

メールに署名する方法はたくさんあります。 最も一般的なサインオフのいくつかには、敬意を表して、誠実に、そして最高の願いが含まれます。 電子メールのムードに基づいてクロージングを試すことを楽しむ人はほとんどいないでしょうし、他の人はすべてのコミュニケーションに関して単一のクロージングに固執するかもしれません。

Moneyによると、単純な「ありがとう」で十分です。 「ありがとう」は固くはないようです。 これは、事実上すべてのタイプの交換に関連しています。これを利用して、部門、コマンド、または会社での役割のチェーンのレベルに関係なく、誰にでもメモを完成させることができます。」

まだ改善されていますが、「ありがとう」は、感謝のないクロージングの46％に対して62％の回答率を受け取りました。

ビジネス用メールの管理に関する結論

これらの提案とベストプラクティスを利用して、ビジネスEメールの管理プラクティスを管理することで、適切なチャネルを介して通信をルーティングし、より迅速かつ効果的に通信し、Eメールトラフィックを減らすことができます。 わかりやすい目的で、より速く読むことができる電子メールを送受信し、受信者が好ましい方法で反応する可能性を高めます。 メール、カレンダー、アクティビティをより効果的に管理し、適切なタスクを適切なタイミングで実行し、生産性を向上させ、忙しい受信トレイの隙間から何も滑り落ちないようにします。