社内Wikiに必要な8つの機能

公開: 2020-05-01

社内のウィキは単なる便利なものではありません。簡単に「制度化された知識」になる可能性のある情報を認定および定量化します。社内のウィキは、メモが些細なことではないという哲学を取り入れている必要があります。

内部Wikiは不可欠であり、簡潔で、簡単にアクセスでき、頻繁に更新される必要があります。 Wikiは、コミュニケーションと生産性を向上させるために会社が使用できる最高のリモートツールの1つです。

次の8つの機能により、社内のWikiを「忘れられたプロジェクト」から「日常のリソース」に変えることができ、従業員のトレーニング時間を短縮できるだけでなく、従業員が仕事中に行き詰まるのを防ぐことができます。

1.Wikiを作成するにはWikiソフトウェアが必要です

余暇がたくさんある大規模な開発チームとのビジネスの場合（おめでとうございます）、独自のwikiをコーディングすることをお勧めします。ただし、一般的には、従業員の時間はwikiコードベースよりもwikiコンテンツの編集と保守に費やす方が適切です。言い換えれば、あなたのチームはオーブンを作るのではなく、ピザを作ることに集中することができます。

ホストされたサードパーティのWikiソリューションを使用すると、チームはトラブルシューティング、パッチ、更新、および機能のクリープに時間を費やす必要がありません。ナレッジベースに役立つと思われる推奨されるウィキソフトウェアスイートを次に示します。

Tettra：Tettraは、優れた知識共有およびコラボレーションプラットフォームです。また、他の数十のサービスと統合されているため、すべての内部ドキュメントを最初から作成する必要はありません。 Googleドキュメントを埋め込んだり、DropboxやZapierから共有したり、GitHub、Slack、Prezi、Microsoft Teamsを統合したりすることもできます（ほんの数例）。エンジニアリングチームはTettraを使用してコードベースと製品仕様を追跡し、マーケティングチームはTettraを使用してプロジェクト管理と製品の発売を追跡します。
Bit.Ai：Bit.Aiは、社内のwikiに適したもう1つの選択肢です。 Wikiファイルは、コードブロック、数式、スマートテーブルなどのカスタムウィジェットを使用してカスタマイズできます。また、最も人気のあるプロフェッショナルなコミュニケーションおよびコラボレーションアプリと統合されます。
ConcourseConnect：ConcourseConnectはコミュニティ構築に関するものですが、企業向けのwikiおよびコラボレーションツールとして優れた機能を果たします。これは少しオールインワンのソリューションであり、現在の設定によっては、ビジネスに最適な場合もあれば、やり過ぎになる場合もあります。しかし、ConcourseConnectは、ブログ、従業員プロファイル、Wiki、Webサイト、およびコラボレーションとアクティビティの追跡をすべて1か所でセットアップおよび統合するのに役立ちます。

ウィキソフトウェアを見つけることはほんの始まりに過ぎません。次に、社内のwikiでファイルがどのように保存および共有されているかを自問する必要があります。

2.包括的なファイルストレージと共有アクセスが必要です

Wikiファイルはどこに保存され、従業員はこれらのファイルをどのように追加および編集しますか？どのような種類の権限を設定していますか？誰がどのWikiエントリを編集できますか？プログラマー以外の人がコードレビューやベストプラクティスに関するFAQやWikiページを編集したいですか？

必要なファイルストレージとアクセス機能は次のとおりです。

複数のソースからのファイル添付機能：人々は最近、Googleドキュメントとクラウドサービスを利用しています。 従業員は、EvernoteまたはiCloudから、電話、タブレット、またはラップトップからWikiにファイルをアップロード、添付、または統合できる必要があります。
アップロードの上限が大きいまたは無限：社内のWikiを適切に使用すると、時間の経過とともに非常に大きく包括的になる傾向があります。 データの上限にぶつかると、ウィキが機能しなくなります。長期的なウィキ戦略に取り組む前に、従業員がドラマなしで定期的にマルチメディアファイルを安全にアップロードできることを確認してください。
カスタマイズ可能なアクセス許可：理想的なウィキまたはコラボレーションソフトウェアには、すべての人が同じアクセス権を持たないように、ある種の階層化された許可システムが必要です。少なくとも、表示する権限、コメントする権限、編集する権限、および新しいWikiファイルを作成する権限がすべて別々の層にある必要があります。

ファイルを安全に保存して共有したら、従業員はそれらのファイルを共有して一緒に作業するためのツールを用意する必要があります。

3.社内のWikiには強力なコラボレーションツールが必要です

混乱した、または弱い協調機能を備えた社内のWikiは、水面下で死んでいます。Wikiの要点は、大規模なグループと知識を共有することです。リモートチームは特に効果的に協力する必要があります。

Wikiエントリを作成する場合でも、他のアプリから統合ファイルやコンテンツを作成する場合でも、選択したWikiソフトウェアで次のことができるようになります。

ドキュメントの共有：明らかに、編集者はwiki上のドキュメントを適切な権限を持つ人々と共有できる必要があります。
コメント：ドキュメントを表示する権限を持つすべての人がコメントを追加できる必要があります。
変更の提案：既存のテキストを変更する場合、テキストを提案として表示するオプションが必要です。 これにより、従業員は同僚の思考プロセスを確認し、最終的なテキストについて合意に達することができるため、より優れた協調編集が可能になります。
変更の追跡：選択したWikiソフトウェアは、特定のドキュメントだけでなく、Wiki全体の変更も追跡できる必要があります。 変更が加えられたとき、新しいファイルとページが追加されたとき、およびコンテンツが削除されたときを記録する必要があります。ウィキの保守を担当する人々は、この機能が非常に貴重であることに気付くでしょう。
コミュニケーションアプリとの統合： Slackやメールと統合できるウィキソフトウェアが理想的です。 Wikiの変更により、既存のチームチャットに通知を送信できる場合は、説明責任と透明性のある環境を作成します。また、間違いをより早く修正することも常にあなたです。

次のステップは、ウィキに何が入るのか（そしてもっと重要なことに、何が入らないのか）を理解することです。

4. Wikiに何が入るか（そして何が起こらないか）のガイドラインを作成する必要があります

ここでは、トレーニングと学習リソースへのアクセスが重要です。ウィキに含める価値のあるものについて明確なガイドラインを作成する必要があります。

社内のWikiは、不必要、矛盾、冗長、古い、または不適切な表現の情報のボロボロで紛らわしいダンプになるため、失敗することがよくあります。代わりに、ウィキに何を入れるべきか、何を入れるべきでないかを決定し、その情報をすべての従業員に広めます。ウィキのガイドラインをウィキ自体のホームページにするのは良い考えかもしれません。

もちろん、実際のルールはあなたとあなたがあなたのウィキをどのように使いたいか次第です。

あなたのウィキはすべて新人研修についてですか？ その場合、Wikiファイルとエントリは、HRドキュメント、トレーニング資料、およびベストプラクティスドキュメントに限定する必要があります。

あなたのウィキはプロジェクト管理用ですか？ その場合、従業員は、トピックに関係のないWikiエントリが削除されることを知っておく必要があります。職場に近い昼食場所のWikiエントリは適切ではありません。

標準とベストプラクティスを統一するためのウィキはありますか？ ウィキを有機的に成長させるのではなく、事前にテンプレートを使用してスキーマを作成するのが賢明かもしれません。たとえば、社内の全員がまったく同じ方法で車を製造するようにしたい場合は、「タイヤ」、「フレーム」、「モーター」、「トランスミッション」、「シャーシ」のセクションを作成して、メインを作成することができます。エンジニアが記入します。

会社が複数の製品やサービスを作成し、すべてが異なる部門の助けを借りている場合は、混乱を防ぐために別々のワークスペースを検討することをお勧めします。

5.Wikiにはチーム用に個別のワークスペースが必要です

すべての情報がすべてのチームメンバーにとって役立つわけではありません。特に、多様な企業や高度にセグメント化された企業では、そのため、Wikiに個別のワークスペースが必要です。

営業担当者がCRM情報にアクセスするために、無限のプログラミングWiki記事を通り抜けなければならない場合、Wikiの有用性は低下します（その後、使用頻度も低下します）。コンパイルの適切な手順を見つけるためだけに顧客管理の記事をスクロールしなければならない開発者のための同上。

個別のワークスペースは、この無駄な作業を軽減します。 特定の支店、部門、または専門分野の従業員がWikiにログオンするときは、ニーズに最も関連するWikiのセクションにそれらを駐車する必要があります。これらのデジタルワークスペースは、通知の疲労も防ぎます。従業員は、自分に関連する通知のみを受信します。

6.内部Wikiには、機能する検索機能が必要です

あなたの内部ウィキは最も細心の注意を払って構築された組織を持つことができますが、誰もが本当に望んでいるのは彼らの問題を「グーグル」することです。 43％の人が、他の解決策を試す前にすぐに検索バーにアクセスします。社内のウィキには、機能する検索バーが必要です。

知識労働者は、仕事をするために必要な情報を探すために19％の時間を費やしています。彼らはまた彼らの電話と彼らのブラウザを通して検索することに慣れています。機能している検索バーは、従業員への情報をより速く取得します。

Wikiのファイルスキーマを学習する必要はなく、追加のトレーニングも必要ありません。病気の日を過ごす方法を探している人は、記事が「人材」セクションにあるのか「オリエンテーション」セクションにあるのかを推測する代わりに、検索バーにそれを入力して途中にいることができます。

ウィキの検索エンジンはヒットまたはミスします—検索機能が優れているかどうかを前もって判断する簡単な方法はありません。 購入またはコミットする前に、ウィキプラットフォームを完全にテスト実行することをお勧めします。 ウィキが公開されている場合（たとえば、ウィキドット）、公開ウィキを選択して、関連業界の一般的な用語を検索します。検索結果はクエリに関連していますか？

Wikiが共同ソフトウェアである場合は、デモへのアクセスについて担当者に相談してください。その検索バーを地面に実行します—実験します。検索バーはタイプミスを処理できますか？入力した内容に近いものを見つけようとしますか、それともゼロの結果を返しますか？

Wiki記事にはキーワード機能がありますか？各ファイルに関連するトピックのタグを付けることができますか？これらの機能はすべてwiki検索エンジンを改善するので、それらに注意してください。

7.あなたのウィキは定期的なクリーンアップとそれを行うために割り当てられた人々を必要とします

Wikiはすぐに、壊れたリンク、古い情報、冗長なページの絡み合った巣になる可能性があります。効果的で長続きする社内のウィキは、ウィキをクリーンアップして最高の状態に保つことに専念する時間と人員の産物です。

このプロセスは「ウィキガーデニング」と呼ばれることが多く、古いページを整理し、壊れたリンクを切り取り、トレーニングデータを整理して機能するデータベースに育てるウィキガーデナーを割り当てる必要があります。

ウィキガーデニングのヒントをいくつか紹介します。

通常のwiki-gardenerとして少なくとも1人を割り当てます。大企業の場合、2〜3人で作業する必要があります。
定期的にwikiレビューを設定します。週に1回または月に2回、ウィキの庭師はウィキへのすべての編集を確認する必要があります。
編集内容をウィキのガイドラインと比較します。ウィキの庭師はこのガイドラインに精通している必要があり、標準に沿った編集を行うために変更を加えます。
Wiki-gardenersは従業員に知られている必要があります—従業員が壊れたリンク、古いページ、またはその他の明らかなエラーに遭遇した場合、従業員はそのエラーをwiki-gardenersの1つに送信して修復することを知っておく必要があります。
古いページまたは無関係なページを検索します。製品または慣行が変更または削除された場合は、すぐにwiki-gardenersに知らせてください。彼らはその製品または練習のクイック検索を実行してから、必要な変更を加えることができます。
あなたのウィキ庭師に余分な時間を与えてください。社内のウィキのサイズによっては、ウィキの庭師になること自体が仕事になる可能性があります。あなたの庭師がこの余分な活動を実行するための時間、補償、そして精神的なエネルギーを持っていることを確認してください。

きれいな家ができたら、ドアがロックされていることを確認する必要があります。セキュリティやバックアップのない社内のwikiは、災害が発生するのを待っている可能性があります。

8.Wikiにはセキュリティとバックアップが必要です

社内のウィキは、機密情報や専有情報ですぐにいっぱいになります。そうでなければ役に立たないでしょう。ただし、これは、優れた社内wikiが悪意のある侵入から保護されている必要があることを意味します。

優れたウィキは（a）価値があり、（b）巨大であるため、ウィキには安全なバックアップも必要です。 1回のクラッシュでは、作成と保守にかかったすべてのハードワークを元に戻すことはできません。

幸いなことに、企業Wikiを保護およびバックアップするためのソリューションはたくさんあります。 ほとんどのウィキプラットフォームにはいくつかのバリエーションがありますが、探す必要のあるセキュリティ機能は次のとおりです。

ユーザーログインと従業員情報は安全でなければなりません：
- IPフィルターは、すべてのログインがローカル/承認された場所からのものであることを保証できます。
- パスワードはハッシュ化してソルト化する必要があります。
- ログインは多要素認証で保護する必要があります。
プラットフォームのサーバーとの間で送受信されるデータは暗号化する必要があります。
ソフトウェアは定期的に更新する必要があります。 Wikiサービスまたはアプリにパッチが適用される頻度はどれくらいですか？

社内のwikiも定期的にバックアップする必要があります。これを自分で行う必要があるか、それを行うプラットフォームを見つける必要があります。以下については、潜在的なwikiソリューションを確認してください。 実際、これらの質問を担当者に直接尋ねることを検討してください。

バックアップは自動化されていますか？それらをカスタマイズできますか？
wikiはどのくらいの頻度でバックアップされますか？
どこにバックアップされますか？その場所は暗号化されて安全ですか？
転送中、データは暗号化されていますか？
バックアップにアクセスできるのは誰ですか？
バックアップデータは実際の複数の場所に保存されていますか？
バックアップは上書きされますか、それとも複数のバージョンが保存されますか？
1. これは、破損したバージョンやWikiへの悪意のある変更が永続的に書き込まれるのを防ぐために必要です。

ウィキが安全であり、必要なすべての機能を備えていることが確認できたら、最終的にコミットして内部ナレッジベースの構築を開始する時期かもしれません。

社内のWikiにより、全員が同じページにアクセスできます

社内のウィキの利点は誇張することはできません。そして、それは企業にさえ限定されていません。教育施設でさえ、オンラインWikiとコラボレーションの恩恵を受けることができます。重要な情報に簡単にアクセスでき、簡単にカスタマイズでき、簡単に追加できる場合、すべての従業員が恩恵を受けます。

内部Wikiは、データサイロが会社内に形成されるのを防ぎます。これにより、変化する市場で会社の俊敏性が向上します。結局のところ、古いことわざにあるように、知識は力です。それでは、常に組織化された最新の有用な知識で従業員と会社に力を与えてみませんか？