あなたのオフィススペースをホテリングするための究極のガイド

公開: 2022-09-10

私たちの多くは何年も自宅で仕事をしてきたか、ハイブリッドオフィスの配置 (出入り、滞在、立ち退き、座る、立つ…) にすでに慣れていますが、パンデミックの最中に、非伝統的なワークスペースの概念が実際に広まりました。多くの企業が通常の状態に戻った現在でも、つまり新しい通常の状態に戻っている今でも、学んだ教訓が引き継がれています。もちろん、欠点もあります。ホテリングオフィススペースに焦点を当てて、すべてを見ていきましょう。

ハイブリッドワークプレイスとは

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ハイブリッドオフィスとは、オフィス内の従業員とリモートの従業員が混在するオフィスです。オフィスで働く従業員とリモートで働く従業員も変化する可能性があります。つまり、オフィスで働く従業員は、自宅や外出先で働くことを選択する日もあれば、その逆もあるかもしれません。さらに、オフィス内の従業員が働く場所でさえ、机の空き状況や従業員が必要とするものに応じて日々変化する可能性があります (会議を開催するためのプライベートオフィスや、チームプロジェクトで作業するための重役室など)。これらの変化するニーズに対応するプロセスを分類して作成するために、ホットデスクとデスクホテリングという 2 つのスタイルのハイブリッドワークプレイスが登場しました。どちらも、毎日座っている割り当てられた机を持つことに代わるものです。

ハイブリッドワークプレイスの長所

不動産をより効率的に使用することで、ハイブリッドワークプレイスの費用対効果が高まります。
デスクはパーソナライズされていないため、すっきりとミニマルなままで、見栄えがよくなります。
在宅勤務の従業員は、数日のうちに来て、専用のワークスペースを使用することを選択できます。

ハイブリッドワークプレイスの短所

従業員は自分のスペースをパーソナライズすることはできません。また、デスクを常に好きなように配置することもできません。
多くの人が同じデスクを共有していると、細菌の交換につながる可能性があります。
従業員は、仕事上の目的で話をしなければならない同僚の近くに常に座れるとは限りません。

ホットデスキング

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ホットデスクワークプレイスでは、従業員は職場に到着し、デスクが利用できる場所ならどこにでも座ります。複数のワークステーションが利用可能な場合、予約されていない限り、従業員は使用するワークステーションを選択できます。通常、従業員はオフィスに到着するとソフトウェアを使用して、どのデスクが空いているかを確認し、1 つを請求します。その後、作業が完了したらチェックアウトできるので、他の作業者はワークスペースが再び使用可能になったことを確認できます。

ホットデスキングは、2 種類のオフィスでうまく機能します。従業員の数が限られている小規模なオフィスの場合、全員が入室時にデスクを選択する必要はありません。また、大部分の従業員がほとんどの日にオフィスにいない場合や、現場にいないまれな日にのみ出社する場合にも、これは妥当なシステムです。その場合、彼らはおそらく 1 つのデスクに慣れておらず、その日の管理を処理するための最小限のデスクしか必要としません。

ホットデスキングの長所と短所

長所

従業員は、普段接しない人の近くに座るようになります。これにより、専門的な関係が強化され、コラボレーションが促進されます。
管理者は、予期せず多くの従業員が飛び込んできた場合に、誰がどこに座るかを心配する必要はありません (全員に十分な数の机があると仮定します)。
従業員は、事前に計画する必要なく、毎日座る場所を自由に選択できることを高く評価しています。

短所

毎日どこに座っているのか、机が空いているのかさえわからない場合、不安を感じる労働者もいます。
利用可能なデスクがなく、従業員が待つか帰宅するかを決定しなければならない場合、生産性に影響します。
従業員は、自分が会社にとって重要な存在であるなら、少なくとも毎日仕事をするスペースがあればいいと思うかもしれません。

デスクホテリング

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デスクホテリングは、ハイブリッドオフィスに対してより整然としたアプローチを採用しています。従業員は、デスクやワークステーションを事前に予約します。このシステムは、ホテルの部屋をオンラインで予約するのと似ています。ただし、さらに高度です。デスクがどこにあるか、誰が予約しているか、どのような設備が整っているかなどを確認できます。

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予約システムにより、従業員はオフィスにいる予定の日時にどのデスクが空いているかを確認できます。選択に満足できない場合は、その日は自宅で仕事をし、優先デスクが空いている他の日に出勤することができます。ホットデスキングと同様に、従業員は出社時にワークスペースにチェックインし、退社時にチェックアウトします。

デスクホテリングは、スペースの利用に苦労しているオフィスに最適です。すべての従業員に対して十分な数のデスクがない場合、日常のワークフローを中断することなくスペースを管理する方法が必要です。また、経営陣は従業員がどこにいて、どのように彼らに連絡するかを常に把握しているため、リモートの従業員が変化するオフィスにも役立ちます。

デスクホテリングの長所と短所

長所

従業員は事前に勤務週を設計できるため、生産性が向上し、燃え尽き症候群が軽減されます。
1 日、半日、さらには 1 時間ごとのブロックを予約します。
このシステムは、デスクが 10 台の小さなオフィスでも、オフィスビルの複数フロアでも、さらには複数の建物でも、あらゆる規模で機能します。

短所

解決すべきスペースや座席の問題がない小規模なオフィスにとって、デスクホテリングの設定は非常に面倒な場合があります。
誰もが予約ソフトウェアを使用するように訓練され、一部の従業員には厳しい学習曲線が存在する可能性があります.
ソフトウェアに不具合があり、一定期間ダウンしていると、オフィスの配置が混乱します。

ホットデスク、デスクホテリング、従来のワークプレイスの関係

最も純粋な意味で、ホットデスキングもデスクホテリングも、従業員が椅子、机、またはワークスペースを自分のものとして永続的に主張することを許可していません。ただし、どちらのタイプのワークプレイスも予約ソフトウェアに依存しており、人々が開いているデスクを探している場合でも、オフィスを合理的な方法で運営し続けています。そのソフトウェアには、雇用主または従業員が特定のワークスペースを特定の労働者に割り当てたり、同じワークスペースを繰り返しまたは長期的に予約したりできる機能が含まれている場合があります。そのような場合、ホットデスキングとデスクホテリングの一部の要素は、他の要素よりも伝統的に感じられます。

また、これらのハイブリッドセットアップはいずれも、会議室の予約と同じではないことに注意してください。最も伝統的なオフィスでも、通常、会議室を予約するシステムがあります。ハイブリッドオフィスで予約ソフトウェアを使用することを選択した場合、その機能には会議室の予約 (およびオフィスの他のエリアの予約) が含まれる場合があります。

ホテリングオフィススペースの作り方

ホットデスキングは、デスクホテリングよりもはるかに制限されており、一部のホテリングオフィススペースのセットアップでは、必要に応じてホットデスキングを組み込むことができます。私たちの目的のために、ほとんどの雇用主が選択するオプションであるため、デスクホテリングのセットアップ方法に焦点を当てます. それを念頭に置いて、ビジネス用のホテリングオフィススペースを作成するための 9 つのヒントを以下に示します。

1.これがあなたのオフィスにとって正しい決定であることを確認してください

流行だからという理由だけで、ハイブリッドオフィスの流行に飛び乗らないでください。次の点を考慮してください。

ほとんどの従業員は毎日オフィスにいますか? そして、彼らはそれに満足していますか？ リモートで仕事をする従業員がほとんどいない場合、ホテリングオフィススペースを設置するよりも手間がかかります。
機密情報を扱う従業員は何人ですか? 彼らは常によりプライベートなデスク設定を必要としますか? もしそうなら、常設の座席を割り当てるか、いつでも予約できるようにすることができますか?
静かなエリアを指定するのに十分なスペースはありますか? 誰が誰の隣に座っているかを混同すると、特に一部の従業員が電話で多くの時間を費やさなければならない場合、騒音が問題になる可能性があります.
オフィス用品や備品を提供してもらえますか? ワークステーションが割り当てられていない場合、従業員が毎日オフィスに持ち込まなくても必要なものを手に入れることができるソリューションが必要です。

それが価値あるものであるためには、あなたのオフィスはデスクホテリングに適している必要があります.

2. 従業員にビジョンを説明するときは懐疑的であることを想定する

デスクホテリングに参加したことがない、または聞いたことさえない従業員は、あなたの計画に懐疑的です. 特に何年もそこで働いている場合は、最愛のデスクを手放すことに不安を感じるかもしれません。清潔さ、プライバシー、または仕事の社会的側面がどのように影響を受けるかについて心配する人もいます. 疑いがやってくることを知っているだけで、答えと解決策を用意できます。

賢明なアプローチは、単に物事が変化し、それを受け入れなければならないと従業員に伝えるのではなく、あなたのビジョンを従業員に説明することです。会社の目標を達成し、従業員のエクスペリエンスを向上させる方法として変更を組み立てると、従業員が参加する可能性が高くなります。従業員を評価し、関与させることで、忠誠心が高まります。

3. 作業しているスペースを評価する

これの多くは不動産に帰着します。次の点を考慮してください。

すべての従業員が同じ日に入ってきた場合、全員に十分なスペースがありますか?
必要な不動産の量を制限するために、一部の従業員に在宅勤務を奨励しようとしていますか?
デスク間にソーシャルディスタンスルームが必要ですか?
コラボレーションの目的で、一部のデスクを非常に近づける必要がありますか?

一般に、十分なスペースがあり、そのスペースで何をしたいかを自問してください。

4. さまざまな種類の作業用のゾーンを作成する

ホテリングオフィススペースをすべての人にとって有益なものにするためには、さまざまなタイプの仕事のためのゾーンを作成することが重要です。コラボレーションの際に多くのことを話さなければならないチームや、1 日のほとんどを電話で過ごす営業担当者など、一部のエリアは、より騒々しい作業用に指定できます。次に、集中するために沈黙が必要な従業員のための静かなゾーンを設けることができます。また、特定のスペースにアクセスできる人を制限することもできます。たとえば、インターンは、戦略を非公開にするために、高レベルのクリエイティブチームやマーケティングチームの近くに座ることを許可されない場合があります。

5.魅力的なデスクのセットアップに力を入れる

従業員が自分のお気に入りのアイテムを周りに置くことができなくなった今、自由なデスクスペースを魅力的なものにする必要があります。アートワーク、植物、ミニ禅ガーデンなどのインタラクティブな要素を追加することで、圧倒されたり、気が散ったりすることなく歓迎されます. また、その日の外出時には完全に片付けなければならないことを全員が理解していることを確認してください。

最も重要なことは、机をきれいに保つことです。ユーザー間でデスクを消毒する清掃員を雇えない場合は、従業員に清掃用品を提供し、シフトが終わったときに従うべきチェックリストを作成します。

6. プロセスを標準化するソフトウェアを選択する

出典：オフィススペース

オフィススペースのホテリングプロセスを合理化するために、ワークプレイス管理ソフトウェアを使用すると組織を整理できます。最高のホテリングオフィススペースソフトウェアを探し回るときは、単純な方法で基本をカバーしていることを確認してください。

ワーカーは特定の曜日と時間帯の空き状況を確認し、デスクを予約します。
予約の詳細が電子メールでワーカーに送信され、予約が確認されます。
システムは新しい情報を反映するように即座に更新されるため、他のユーザーが誤って二重予約することはありません。
訪問前にリマインダーが電子メールでワーカーに送信されます。
従業員が予定の時間にオフィスに到着すると、チェックインして予約済みのデスクを見つけます。
シフトの終わりに、従業員はチェックアウトします。

これらの基本に加えて、使用するソフトウェアは他のニーズに対応できます。これにより、次のポイントに進みます…

7. 必要な特定の機能について考える

すべてのオフィスには、独自の一連の独自のニーズがあります。あなたのものを検討してから、一致するソフトウェアを見つけてください。例えば：

スタンディングデスク、ラウンジエリア、チーム用の大きなテーブルなど、追加のワークステーションの予約。
駐車場、サービス用エレベーター、設備など、ワークステーション以外の予約。
Google や Outlook などのサービスとのカレンダーの統合。
逃した予約の猶予期間と自動キャンセル。
スペースが使用されているかどうかに基づいて温度を調整するための HVAC システムの統合。
特定のワークスペースにアクセスできるユーザーを管理するルール。
使用中/利用可能なステータスでソフトウェアをリアルタイムで更新するデスク上のセンサー。
訪問者は、オフィスにいる人を監視するためにチェックインします。

選択したソフトウェアにすぐに必要な機能が備わっていない場合でも、カスタマイズできるかどうか尋ねてください。

8. 担当者を 1 人指名する

担当者を 1 人指名することをお勧めします。この新しい役職に就くために誰かを雇うこともできます。従業員は疑問を抱くに違いありません。また、オフィス内の出入りにも注意を払う必要があります。この立場の人は、あなたがデスクホテリングを選択した理由を理解している必要があり、また、ソフトウェアについて専門家レベルの知識を持っている必要があります。さらに、必要なときに従業員をデスクに誘導したり、従業員を見つけたりできるように、オフィスのレイアウトを記憶しておく必要があります。

9. プロセスから学ぶ

ホテリングオフィススペースがスムーズに機能するようになるまでには、試行錯誤が必要です。デスクホテリングは従業員に大きな影響を与えるため、従業員の意見を受け入れることが重要です。変更が彼らにどのようにプラスとマイナスの影響を与えているかを聞くことで、システムを微調整する必要がある場所を見つけることができます。

また、ソフトウェアが収集するデータを掘り下げます。使用傾向を確認して、デスクホテリングがどのように機能しているか、どのように使用されているかを判断できます。また、将来のニーズを予測し、オフィスが通常より空いていたり忙しくなったりする時期に備えることもできます。

まとめ

デスクホテリングは、オフィスを運営する興味深い方法です。企業文化、従業員のニーズ、および作業スペースの広さによっては、会社にとって最適な選択肢となる場合があります。または、治すよりも多くの頭痛を引き起こす可能性があります。デスクホテリングが自分に適していると思われる場合は、ゆっくりと展開し、実験のためにオフィスの一部を区切って、途中で従業員にフィードバックを求めることを検討してください.

デスクホテリングの詳細については、デスクホテリングがオフィスを改善する方法に関する記事をご覧ください。

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