ポリシーと手順のマニュアルを作成する方法: 完全ガイド

ポリシーと手順のマニュアルを作成する方法がわからない、またはビジネスでそもそも必要かどうかさえわかりませんか?

ポリシーと手順のマニュアルは、従業員がビジネスに関する重要な情報にアクセスできる集中ハブです。

ビジネスの拡大に伴い、これらのポリシーと手順を文書化することは、プロセスの最適化、従業員のケア、ビジネスの保護、政府規制へのコンプライアンスの確保などに不可欠です。

このガイドでは、次のようなポリシーと手順のマニュアルを作成する方法について知っておく必要があるすべてのことを学びます。

• ポリシーと手順のマニュアルとは何ですか?
• ポリシーと手順書の例
• ポリシーと手順のマニュアルを持つことが重要な理由
• ポリシーと手順書の作成方法

掘り下げてみましょう…

ポリシーと手順のマニュアルとは?

ポリシーと手順のマニュアルは、従業員が特定のタスクの実行方法 (「手順」) や規則と規制 (「ポリシー」) など、ビジネスのポリシーと手順に関する情報にアクセスできる集中型ナレッジ ハブです。

例としては、新しい従業員を採用する必要があるマネージャーの採用プロセス、病気休暇のポリシー、従業員の福利厚生などの詳細が挙げられます。 すぐに、ポリシーと手順のマニュアルの例をさらに紹介します。

このような一元化されたナレッジ ハブは、従業員が必要なときに重要な情報にアクセスするのに役立ち、ビジネスがより効果的に機能するのに役立ちます。

また、すべての従業員が同じページで作業しており、ビジネスの手順とポリシーを完全に理解していることも保証されます。

ポリシーと手順書の例

ポリシーと手順のマニュアルとは何か、またどのような種類のコンテンツを含める必要があるかを理解するのに役立つように、考慮すべきポリシーと手順のマニュアルの例をいくつか簡単に説明します。

• 職場行動規範
• 福利厚生情報
• 健康と安全に関する手順
• 緊急時の対応
• 休暇ポリシー
• 休暇に関する方針
• リモートワークポリシー
• 組織図
• 出張規定（日当など）
• 人事方針
• お支払い手続き
• 重要なタスクに関する従業員の手順 (例: 休暇申請の提出)
• 職務内容
• プロモーション情報 (異なるレベルなど、標準化されている場合)
• 法令順守ルール（従業員の株式投資ルールなど）
• ストックオプション情報と権利確定期間
• テクノロジー利用ポリシー
• 情報セキュリティポリシー
• 継続教育方針

実際の例として、ノートルダム大学の情報セキュリティ ポリシーを考えてみましょう。これは、「ノートルダム大学の情報リソースを偶発的または意図的な不正アクセスから保護する...」のに役立ちます。

あなたのビジネスには独自のポリシーと手順がある場合があるため、これはポリシーと手順のマニュアルに含める必要があるすべてのコンテンツの完全なリストではありません. ただし、どこから始めるべきかについての良いアイデアが得られるはずです。

ポリシーと手順のマニュアルを持つことが重要な理由

ポリシーと手順のマニュアルが何であるかがわかったので、ビジネス用にポリシーと手順のマニュアルを作成することの最大の利点のいくつかを見ていきましょう.

従業員のトレーニング時間を短縮

新しい従業員を雇うときはいつでも、彼らが働き始めてから実際にあなたのビジネスに貢献し始めるまでには常にタイムラグがあります.

彼らが重要な政策、彼らがどのように機能するのか、彼らが何に取り組んでいるのかなどを理解するのを助ける必要があります.

ポリシーと手順のマニュアルを使用すると、ビジネスのすべての一般的な手順タスクに関して、従業員のトレーニング時間を短縮できます。

こうすることで、新入社員は実際の作業タスクのトレーニングに集中できるため、価値をより早く付加できるようになります。

従業員が自分たちのメリットを理解できるようにする (そして定着率を高める)

ほとんどの企業は、定着率を高め、従業員の士気を向上させるために従業員福利厚生を提供しています。

ただし、従業員がこれらの福利厚生にアクセスする方法を知らない場合 (またはそれらの福利厚生が存在する場合) は、企業はそれらの福利厚生を提供するメリットを得ることができません。

ポリシーと手順のマニュアルがあれば、従業員の福利厚生をすべて明確に文書化できるため、次のことが可能になります。

1. 従業員は、どのようなメリットがあるかを知っています。
2. 従業員は、これらの福利厚生を利用する方法を知っています。

規則や規制へのコンプライアンスを向上させる

自社のビジネス ポリシーに加えて、インサイダー取引に関する規則など、政府の規則や規制も遵守する必要があります。

企業によっては、これらの規則に従わない場合、罰金やその他の罰則という形で重大な結果を招く可能性があります。

ポリシーと手順のマニュアルを使用して、従業員がこれらの規則の遵守を維持するために何をする必要があるかを指定できます。 この情報を明確にレイアウトする (そして従業員が簡単にアクセスできるようにする) ことで、意図しない事故を回避し、これらの政府規則へのコンプライアンスを向上させることができます。

この例として、Shake Shack のインサイダー取引コンプライアンス ポリシーを確認できます。

従業員の行動に対する適切な期待を設定する

従業員の行動に関する問題を回避したい場合は、後で行動を調整しようとするよりも、最初から期待を設定する方がはるかに簡単です。

ポリシーと手順のマニュアルがあれば、将来の問題を回避するために、最初から従業員の行動と文化について適切な期待値を設定できます。

ビジネスのプロセスを標準化し、問題から保護します

ポリシーと手順のマニュアルのもう 1 つの大きな利点は、名前が示すように、ビジネスのポリシーを標準化するのに役立つことです。

ポリシーを可能な限り標準化することで、効率を向上させ、ビジネスの管理作業を合理化できます。

また、情報セキュリティ ポリシーを使用して、データにアクセスする悪意のあるアクターからビジネスを保護するなど、問題から保護することもできます。

従業員に自力で手伝ってもらうことで人事の負担を軽減

あなたのビジネスには、ほぼ確実に、支払い、病気休暇、休暇、福利厚生、退職オプションなど、人事関連のタスクに関する非常に具体的なポリシーが多数あります。

従業員が質問があるたびに人事担当者に連絡する必要があると感じている場合、人事担当者は、より価値のあることに取り組む代わりに、これらの質問に答える必要があるために行き詰まります。

これらすべての重要なポリシーと手順をマニュアルに文書化することで、従業員が自分で答えを見つけるために必要なツールを提供できます。 つまり、従業員は必要なときにいつでも回答を得ることができ、人事担当者は他のことに集中できます。

これは、顧客対応のナレッジ ベースを作成することで、顧客が自分で解決できるツールを提供することで、人間によるサポート リクエストを削減する方法とほぼ同じ原則に基づいて機能します。 このトピックに興味がある場合は、ナレッジ ベースの 7 つの大きなメリットが記載された投稿をご覧ください。

ポリシーと手順書の作成方法

では、具体的な方針や手順書の作り方を最初から最後まで見ていきましょう。

1. ポリシーと手順書の計画を立てる

執筆と文書化を開始する前に、マニュアルの高レベルの計画と構造を用意することが重要です。

これにより、作成する必要があるコンテンツと、そのコンテンツをまとまりのあるマニュアルに構成する最適な方法がわかります。

どこから始めればよいかわからない場合は、上記のポリシーと手順のマニュアルの例を参考にしてください。

ビジネスには、マニュアルに文書化する必要がある独自のポリシーと手順がある場合もあります。

個々のポリシーと手順をリストするだけでなく、それらを論理的なカテゴリにグループ化する方法についても検討する必要があります。 たとえば、個々の従業員福利厚生ポリシーは、1 つの包括的な「従業員福利厚生」カテゴリにグループ化できます。

このタイプのグループ化により、従業員はマニュアルを参照してナビゲートしやすくなります。

適切なポリシーおよび手順マニュアル ソフトウェアがあれば、この種の分類を問題なく設定できます。

2. コンテンツを書くチームを作る

ポリシーと手順のマニュアルを策定したら、このコンテンツを作成できる専門家のチームを編成する必要があります。

ポリシーと手順はさまざまな部門にまたがる可能性が高いため、チームも同様にする必要があります。

あなたの主な目標は、文書化する必要があるすべての重要なポリシーと手順について、対象分野の専門家を獲得することです。

このステップは、戻って計画の中で何か見逃していないかどうかを確認するのにも適しています. 専門家チームは、マニュアルの構造に追加または変更する必要がある新しいポリシーについて独自のフィードバックを持っている場合があります。

3. ポリシーと手続きの内容を書く

これで、書き込みを開始する準備が整いました。 あなたのチームは何をする必要があるかを知っている必要があり、あなたの計画に基づいてそのコンテンツの作成を開始できます。

ドキュメントを作成する際に考慮すべき、いくつかのポリシーおよび手順マニュアルのベスト プラクティスを次に示します。

• 意味のある場所に画像や動画を含める- 画像や動画は、特に従業員が従わなければならない手順に関して、物事をより詳細に説明するのに役立ちます。
• フォーマットを使用して重要な領域に注意を引きます。コールアウトを使用して、重要な情報を強調したり、警告を強調したりします。 ほとんどのポリシーおよび手続きマニュアル ソフトウェアでは、これを行うことができます。
• 専門用語を避ける– 多くの記事は、さまざまな専門分野/知識レベルの従業員がアクセスできるようにする必要があります。つまり、トピック固有の専門用語は可能な限り避ける必要があります。
• 目次を含める – 目次を追加すると、従業員はコンテンツを簡単にナビゲートできます。 一部のポリシーおよび手続きマニュアル ソフトウェアは、これを自動的に行うのに役立ちます。
• 短い段落と箇条書きを使用します。これにより、従業員がコンテンツを理解しやすくなります。

4. ポリシーと手順の内容を確認して承認する

ポリシーと手順のコンテンツの最初のドラフトを作成したら、そのコンテンツを別の対象分野の専門家にレビューしてもらいたいと思うでしょう。

このレビュー プロセスは、コンテンツを公開する前にエラーや矛盾を見つけるのに役立ちます。

また、構造と文章の質に関しては、コンテンツに 2 番目の眼球を持つことは一般的に決して悪い考えではありません。

理想的には、レビュー担当者が各コンテンツをマニュアルに公開する前に承認できるように、システムを整備する必要があります。

といえば…

5. ポリシーと手順のマニュアルを公開する

マニュアルに簡単にアクセスできるようにするには、従業員がいつでもポリシーに簡単にアクセスできるポリシーおよび手順マニュアル ソフトウェアを使用する必要があります。

ほとんどの企業では、マニュアルへのアクセスを制限するのに役立つ機能が含まれている限り、通常のナレッジ ベース ソフトウェアまたはドキュメント ソフトウェアを使用できます。

どこから始めればよいかわからない場合は、Heroic Knowledge Base を使用すると、ポリシーと手順のマニュアルを作成するための柔軟で費用対効果の高い方法が提供されます。

Heroic Knowledge Base は、オープンソースの WordPress ソフトウェアに基づいているため、WordPress が提供するすべての柔軟性を利用することもできます。

この組み合わせにより、ポリシーと手順書へのアクセスを制限するいくつかの異なる方法が提供されます。

• ユーザーにアカウントを登録し、ユーザー名とパスワードを使用してログインすることを要求します。これにより、従業員はどこからでもマニュアルにアクセスできるようになりますが、それでも非常に安全に保たれます。
• 従業員と共有できる単一のパスワードを作成します。これは、パスワードを知っている人なら誰でもコンテンツにアクセスできるため安全ではありませんが、従業員は自分のアカウントを必要としないため、設定は非常に簡単です。
• IP アドレスに基づいてアクセスを許可する– これは、従業員がリモートで作業しているが会社提供の VPN を使用している場合に適したオプションです。
• イントラネット サイトを作成して、従業員がローカル ネットワークのコンテンツにのみアクセスできるようにします。イントラネット サイトは、従業員が勤務中にのみコンテンツにアクセスする必要がある場合に適しています。

Heroic Knowledge Base には、より効果的なポリシー マニュアルの作成に役立つ機能も満載です。

• カテゴリ– ポリシーと手順をカテゴリに簡単に整理し、従業員がそれらのカテゴリを参照できるようにします。
• ライブ検索候補– 従業員は入力を開始するとすぐに検索結果を確認できるため、適切なドキュメントをより迅速に見つけることができます。
• 組み込みの吹き出しスタイル– 定義済みの吹き出しを使用して、コンテンツに警告やハイライトを簡単に追加できます。
• 記事のフィードバック– 従業員は記事に関するフィードバックを提供して、問題の発見やマニュアルの改善に役立てることができます。
• 検索分析– 従業員が何を検索しているかを確認して、ポリシー ドキュメントの弱点/不足している領域を見つけることができます。
• ファイルのアップロード- PDF 版のポリシーやその他の種類のファイルを添付できます。

開始の手助けが必要な場合は、Heroic Knowledge Base のセットアップ方法に関するガイドを用意しています。

6. ポリシーと手順のマニュアルを従業員と共有する (そしてフィードバックを収集する)

ポリシーと手順のマニュアルを公開したら、それを従業員と共有する準備が整います。

すべてがうまくいけば、あなたの仕事は終わりです…今のところ。

ただし、マニュアルを立ち上げた後、従業員のフィードバックに耳を傾けることも重要です。

従業員は、あなたが考えもしなかったコメントや問題を抱えている可能性があります。 可能な限り最高のマニュアルを作成したい場合は、これらのコメントを改訂に含める必要があります。

リビジョンといえば…

7. 主な利害関係者に更新と改訂を任せる

ポリシーと手順のマニュアルの内容は、設定して忘れることができる静的な情報ではありません。

時間が経つにつれて、ポリシーと手順が変更される可能性があり、それらの変更をマニュアルに反映する必要があります。

または、何も変わらなくても、特定の記事が思ったほど明確ではないことに気付くかもしれません。 そのような場合は、記事を改善して、従業員にとってより役立つようにする必要があります。

これを実現するには、主要な利害関係者に記事を割り当てて、責任者が明確になるようにします。 多くの場合、記事を書いたのと同じ人物に記事を割り当てることができます。

Heroic Knowledge Base のようなツールを使用してマニュアルを作成する場合、従業員が記事にフラグを立ててフィードバックを提供できるようにすることで、潜在的な問題を警告するのにも役立ちます。

ポリシーと手順のマニュアルを今すぐ作成

これで、ポリシーと手順のマニュアルの作成について知っておく必要があるすべてのガイドを終了します.

ポリシーと手順のマニュアルを公開および管理するための最良の方法を探している場合は、オープンソースの Heroic Knowledge Base WordPress プラグインを使用できます。

Heroic Knowledge Base は、記事のフィードバック、リアルタイムの検索提案、検索分析、ファイルのアップロードなどの便利な機能にアクセスしながら、あらゆるビジネスに適応できる柔軟性を備えています。

さらに、Heroic Knowledge Base の WordPress 基盤の柔軟性のおかげで、イントラネットの使用、ユーザー アカウントの要求など、ポリシーおよび手順書へのアクセスを制御するための多数のオプションを利用できます。

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