7 つのステップでペーパーレス化する方法

ペーパーレス化の方法をお探しですか?

あなたが中小企業の経営者であれば、さまざまな種類の書類に記入してもらうことで、顧客から情報を収集している可能性があります。

しかし、ハードコピーの事務処理は煩雑でまとまりがなく、収集された情報が不正確である可能性があり、プロセス全体に時間がかかる可能性があります. しかし、そうである必要はありません。

この投稿では、ペーパーレス化してビジネスを効率化するための重要なヒントをいくつか紹介します。

WPForms で今すぐペーパーレスに

私の中小企業はなぜペーパーレスに移行する必要があるのですか?

ペーパーレス化は、ビジネスにとって良いだけでなく、同僚や顧客が支持できる持続可能な慣行でもあります。

事務処理とファイリングをデジタルプロセスに移行することで、あなたとあなたの顧客の両方の時間、ストレス、お金を節約できます。 また、WPForms で作成されたようなデジタル フォームを使用すると、情報が正確に収集され、安全に保存されていることを確認できます。

さらに、WPForms には数百の既製のテンプレートが用意されており、紙のフォームを簡単に置き換えることができ、すべてのフォームが 1 か所に安全に保存されます。

WPForms を使用すると、中小企業のペーパーレス化がこれまで以上に簡単になります。

7 つのステップでペーパーレス化する方法

1.オンラインフォームとアンケートを使用する

ビジネスでフォームを使用することは、外部と内部の両方で情報を取得するための優れた方法です。 また、 WPForms を使用すると、フォームを電子的に作成して共有することが非常に簡単になります。

さらに、オンライン調査も実施できることをご存知ですか? オンラインで調査回答を収集するプロセスは特に便利で効率的であり、調査データを手動で操作する必要がありません。

ペーパーレス化するには、WPForms の使いやすいフォーム ビルダーを使用して、ビジネスで使用するフォームを作成することを検討してください。 空白のフォームを使用して独自のデジタル ペーパーワークをゼロから作成するオプションがあります。または、500 以上の既製のフォーム テンプレートの 1 つを使用して、仕事をさらに簡単にすることができます。

WPForms は、ほぼすべての中小企業のニーズに対応するカスタマイズ可能なフォームとテンプレートの選択肢を提供します。

ただし、最初にWPForms プラグインをインストールして有効にする必要があります。 WPForms でプラグインを入手するか、WordPress ダッシュボードからプラグインとして追加できます。

2. ビジネス文書やフォームのテンプレートを活用する

ビジネスでペーパーレス化を進めると、オンライン化によって多くの業務が合理化されます。 ビジネスをさらに効率化する 1 つの方法は、使用するフォーム用に事前に作成されたテンプレートを使用することです。

WPForms には豊富なフォーム テンプレート ライブラリがあり、必要なすべての情報フィールドが既に含まれている新しいフォームをすばやく簡単に作成できます。

これらのフォーム テンプレートを使用すると、フォーム作成プロセスが大幅に高速化され、手動のフォームや事務処理に不必要に費やされる貴重な時間を節約できます。

3. フォーム入力を電子的に保存する

デジタル フォームが提供する最も便利な機能の 1 つは、回答を収集し、フォーム エントリを電子的に保存できることです。

WPForms Pro を使用すると、フォーム エントリを直接 WordPress に保存できるため、書類の分類やファイリングについて心配する必要はありません。

物理的なフォームでは、エントリを表示して管理するのに非常に時間がかかる場合があります。 しかし、WPForms でペーパーレス化することで優れた柔軟性が得られ、サイトやイベントのフォームをスプレッドシートに保存できます。

4.注文確認と受領通知をオンラインで送信する

電子フォームを使用して、ビジネスとやり取りする人々からデータを収集しているため、情報が送信されたことをユーザーに電子的に通知する必要もあります。

WPForms は、フォームが送信されたことを確認するメッセージをユーザーの電子メール アドレスにすぐに送信する便利な通知機能を提供します。

この機能は、注文確認のユーザーへの通知、領収書の送信などに最適です。

メールの実際の内容も完全にカスタマイズできるため、顧客が必要とする正確な通知を確実に受け取ることができます。

5.署名をデジタルで収集する

スモール ビジネスをペーパーレス化する際に考慮すべきもう 1 つの要素は、デジタル フォームで個人の署名を収集する方法です。

WPForms では、便利な Signature Addon を使用してそれを行うことができます。

オンラインフォームにデジタル署名のオプションを追加することで、あなたとあなたの顧客の両方が署名を含めるための余分な事務処理に対処する必要がなくなりました. Signature Addon を使用すると、中小企業の経営者は契約、合意、支払いなどを簡単に収集できます。

完全なチュートリアルについては、フォームに電子署名を追加する方法を確認してください。

6.統合と高度なWPForms機能を使用する

中小企業をペーパーレスにするときは、WPForms で利用できる他の多くの便利なアドオンを検討してください。

WPForms アドオンを使用すると、Stripe、PayPal、Google Sheets などの追加の統合を使用してデジタル フォームをさらにカスタマイズし、フォームの放棄、保存と再開、およびユーザー ジャーニー トラッキング アドオンを使用して高度な機能を利用できます。

Stripe および PayPal アドオンは、サイトのフォームで支払い、寄付、オンライン注文を直接収集できるため、中小企業のペーパーレス化に最適です.

さらに、Form Abandonment Addon は、関心のあるリードを忠実な顧客に変えるのに役立つ便利なツールです。 また、ペーパーレスのニーズの多くに Google 製品を利用している中小企業にとって、Google シート アドオンは、カスタマイズされたフォームを追加するのに便利です。

7. すべてのドキュメントとコミュニケーションをオンラインで共有する

重要な文書はすべて電子的に作成および保存されているため、中小企業はこれらの文書と内部通信も電子的に共有する必要があります。 幸いなことに、最近では、オンラインでの共有やコミュニケーションが非常に簡単になりました。

ドキュメントは Google ドライブで同僚と便利に共有でき、多くの企業は他のコミュニケーションにも Google を使用しています。 従業員の会議では、紙のメモや印刷された会議議題を捨て、代わりに全社的な Google ドキュメントを共有することを検討してください。 Google スライドと PowerPoint も、会議をオンラインで開催するための非常に便利なプログラムです。

また、従業員がデジタル形式でメモを共有したり、オンライン会議やメッセージング アプリを利用したりすることを奨励することもできます。 Google Meet、Zoom、Microsoft Teams など、さまざまな会議プログラムから選択できます。 さらに、ますます多くの中小企業が、同僚間のダイレクト メッセージングに Slack のようなアプリを利用するようになっています。

次に、このフォーム テスト チェックリストを参照してください

WPForms が提供するものを含め、現在利用可能なすべてのデジタル製品により、ビジネスとフォームのペーパーレス化がこれまで以上に簡単になります。

また、WPForms のカスタマイズ可能なフォームと使いやすいフォーム ビルダーのシンプルさに誇りを持っていますが、オンライン フォームでのエラーやデータ損失を防ぐのに役立つプロのヒントのリストをまとめました。 フォームをテストするための完全なチェックリストをご覧ください。

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