プロジェクト管理でリスクを管理する方法: プロジェクトを成功させるための効果的なヒント

公開: 2022-04-18

私たちは、すべてのプロジェクトでリスクが避けられない世界に生きています。リスクを取れば取るほど、成功の可能性が高くなります。ただし、リスクが正しく管理されていないと、プロジェクトの失敗につながる可能性もあります。多くのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトに伴うリスクを認識しています。しかし、プロジェクト管理におけるリスクを最小化または管理するために、利用可能なすべてのリソースを使用していない可能性があります。

プロジェクト管理は複雑なプロセスであり、成功裏に完了するためには効果的な計画と実行が必要です。しかし、プロジェクトを効果的に管理するためには、関連するリスクを最小限に抑えることも不可欠です。この記事では、リスク管理とその重要性について説明します。また、プロジェクト管理におけるリスク管理の手順と、プロジェクトのリスクをうまく軽減する方法についても説明します。

それでは、飛び込んで、非常に基本的なものから始めましょう…

プロジェクト管理におけるリスク管理プロセスとは

現実の世界では、リスク管理は、プロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定して管理するのに役立つプロセスであることが知られています。つまり、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定して管理する重要なプロセスです。

また、日常的に行わなければならないことでもあります。プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトで発生するすべてのことに対して責任を負います。これは、特定されたリスクを管理する責任があることを意味します。

プロジェクト計画をまとめるときは、うまくいかない可能性があるすべてのものを検討する必要があります。次に、これらの問題のそれぞれに対処するために何をするかを検討する必要があります。提案されたアクションをプロジェクト計画に含めます。そのため、リスクを管理するためにあなたが何をしているかを誰もが見ることができます。また、各問題の潜在的な影響とそれが発生する可能性についても概説する必要があります。

プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスク

プロジェクトに影響を与える可能性のある多くのリスクがあり、中には深刻なものもあります。以下は、覚えておくべき最も一般的な7つのものです。

1. 時間の遅れ:プロジェクトの完了にかかる時間を過小評価すると、時間の制約に直面してスケジュールが乱れ、追加費用が発生する可能性があります。

2. 期待に応えられない:あなたのプロジェクトを手伝ってくれると期待されていた人々が現れなかったり、適切に仕事をしなかったりすると、製品やサービスが標準に達しない結果になる可能性があります。

3. 誤解:職場は難しい環境になる可能性があります。非常に多くの人々が一緒に働いているので、誤解が生じることは避けられません。しかし、職場で誤解が生じると、深刻な結果を招く可能性があります。

4. 予想外の出費:予想外の出費を適切に計画して予算を立てないと、プロジェクトが予算を超えて予定より遅れてしまう可能性があります。

5. コミュニケーション不足:チームメンバーとコミュニケーションをとらないと、誤解や意見の相違が生じ、遅延や金銭的な問題につながる可能性があります。

6. 誤解:部下やチームメンバーに求められることについて明確な期待を持っていない場合、誤解が生じ、プロジェクトが適切に完了しないリスクにつながる可能性があります。

7. 不適切な仕様:仕事の仕様が正しくない場合、製品やサービスが期待どおりに機能せず、プロジェクトのリスクにつながる可能性があります。

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プロジェクト管理でリスクを管理するための 6 つの効果的な手順

リスク管理は、プロジェクトリスクの特定、評価、および優先順位付けを必要とする積極的なプロセスであることは、今や誰もが知っています。どのプロジェクトでもリスクを効率的に管理するには、従わなければならないいくつかの重要な手順があります。

まず、明確で簡潔なプロジェクトスコープを作成する必要があります。これは、プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべての潜在的なリスクと危険、およびそれぞれが持つ可能性のある潜在的な影響を特定するのに役立ちます。第二に、潜在的な災害が発生する可能性を最小限に抑えるために、適切な緩和策を講じる必要があります。これらの手順に従うと、プロジェクト管理のリスクを効果的に管理できます。

プロジェクト管理でリスクを管理するための重要な手順の詳細を以下に示します。

ステップ 1: リスクを特定する

プロジェクトに影響を与える可能性のある多くのリスクがあります。技術的なリスク、プロジェクトのリスク、人のリスク、さらには考えられないリスクさえあります。これらのリスクを早期に特定することは、後でリスク管理計画を実行できるようにするために重要です。

ステップ 2: 特定されたリスクの所有権を割り当てる

特定された各リスクの所有権を、その特定のリスクの評価と軽減、またはその特定の機会の活用を担当するチームメンバーに割り当てます。場合によっては、プロジェクトマネージャーは、リスクが分析され、優先順位が付けられると、識別子を割り当てることを好む場合があります。しかし、他の例では、このステップを早期に実行することで、個人がリスクを軽減したり、より効果的に機会をつかんだりするための準備を整えることができます。

ステップ 3: 潜在的な影響とリスク要因を分析する

次のステップでは、各リスクを検討して、その原因、範囲、および潜在的な影響を判断します。プロジェクトの各ステップに関連する可能性のあるリスクを把握します。各リスクの影響を完全に理解するために、ハザードの強さと範囲に応じてハザードに優先順位を付けてください。

ステップ 4: 対処する必要があるリスクに優先順位を付ける

可能性のある緊急性とプロジェクトへの影響に応じて、プロジェクトの主要なリスクを判断します。

ステップ 5: リスクに応じて対応する

リスクイベントの排除を試みるか、リスクイベントが発生した場合の影響を軽減することにより、リスクの内容に応じて、リスク管理プロセスで特定された対応戦略に従います。この方法には、応答の構築とそれを実装するための手順が含まれている必要があります。

ステップ 6: 観察し、必要に応じて変更を加えます。

リスク管理戦略を監視および確認し、必要に応じて変更を加えます。つまり、リスク管理戦略を常に把握して、必要な変更を加えてください。

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プロジェクトの成功を確実にするためのリスク管理と最小化のヒント

リスク管理プロセスは、リスクが発生する前に対処するためのロードマップを提供します。企業は、特にバックアップ計画がない場合、大きなリスクを負います。リスクを最小限に抑える一般的な方法は 4 つあります。避ける、受け入れる、減らす、移すなどがありますが、自分の状況に最適なものを決めることができるのは自分だけです。彼らの意思決定を支援し、プロジェクトリスクの可能性を減らすために、プロジェクトの成功のために熟考すべき 5 つのリスク軽減策を以下に示します。

明確なリスク管理計画を立てる

プロジェクト管理の世界では、強力なプロジェクト計画の重要性を誇張することはできません。これらの計画は、リスク管理計画を含め、特定のプロジェクトの関係者が最初から最後まで実行する主要な方法論を定義します。

プロジェクトを促進する上でのリスク管理の役割に関する興味深い事実の 1 つは、不可能と定義されているリスクでさえ、いつでも現れる可能性があるということです。チームが目の前のリスクに対処する準備ができていないことを防ぐ最善の方法は、発生する可能性のある問題をトラブルシューティングして対処できるように、組織の周りに適切なインフラストラクチャまたは計画が設定されていることを確認することです。すべての関係者にとって問題が大きくなりすぎる前に適切に。

このような包括的な計画を作成するには、多大な時間と労力がかかる場合があります。しかし、投資は通常、ロードマップとして機能することで報われます。これにより、チームはプロジェクトのさまざまなフェーズすべてをガイドできます。

リスクを登録して最新の状態に保つ

人生では、物事が起こります。そして多くの場合、それらを予測することはできません! リスクレジスタをまとめてリスク管理計画を補完することで、リスクが発生したときにその状況を把握するための貴重なツールが手に入ります。ドキュメントを最新の状態に保つ必要があります。数か月後、簡単にチェックできるように-

何がいつ起こったのか
あなたのチームがどのように反応したか、そして
以前は検出されなかった、どのような新しいリスクが表面化したか。

リスクレジスタを使用して、発生したリスクとそれに対応してどのように展開したか (おそらくインシデントレポートに似たもの) と、新たに発生した問題を追跡します。さらに、このドキュメントを常に最新の状態に保つようにしてください。変更に注意し、他の計画の成果物と同期していることを確認してください。これにより、あなたとあなたのチームメンバーがプロジェクトのステータスを簡単に追跡できるようになります。

リスクイベントの理解と真相解明

リスク管理でよくある間違いは、実際のリスク自体に対するリスクの単なる影響を特定することです。たとえば、プロジェクトに関連する主なリスクとして、「締め切りに間に合わない」と考える人がいるかもしれません。これは技術的には真実ですが、締め切りに間に合わないのは、この特定のリスクを管理および軽減しなかった結果にすぎません。

この落とし穴を回避するために、特定の結果によってどのように悪影響を受けるかではなく、そのような結果につながる可能性のある関連する潜在的なイベントを通じて、それらが何を引き起こす可能性があるか (影響) の観点から、特定された各リスクについて検討することをお勧めします。

したがって、特定されたリスクイベントの真相を突き止めることは、そのリスクの中で実際に何が最も懸念されるのかを識別するのに役立ちます。そして、それに応じてそれらを予防的に管理する最善の方法。それによって、潜在的な災難が始まる前に未然に防ぐことができます。

プロジェクト管理のスキルをレベルアップ

どのプロジェクトにも関連する可能性のあるリスクを効果的に管理および克服するためには、プロジェクト管理スキルの強力な基盤が不可欠であることは否定できません。プロジェクト管理に関する正式なトレーニングを受けることで、結果として発生する可能性のあるリスクを最小限に抑えることができ、また、特定のタイプのプロジェクトに必要なニーズについて適切に教育されていなかった場合に見過ごされていた可能性のあるプロジェクトの問題をより適切に計画するのに役立ちます。仕事。

これらのスキルを開発して、プロジェクトをできる限りうまく処理できるようにする方法はたくさんあります。私のお気に入りの方法の 1 つは、頻繁に練習して、この分野の最新のトレンドについて常に情報を得ることです。また、まだ行っていない場合は、キャリアをさらに向上させるために、他の専門家との会議やワークショップに参加することを強くお勧めします.

反応的ではなく、より積極的になる

多くのプロジェクトマネージャーは、この種のイベントを計画して積極的に設計するよりも、危機が発生したときに対処することを好みます。ただし、そのような問題が重大な問題になるのを防ぐということになると、危機を完全に回避する方法を特定することに取り組むことが重要です。問題を処理する際に反応的になりすぎるのではなく、積極的に行動するよう求めています。

何か悪いことが起こるのを待ってから解決策を考え出すのではなく、プロジェクトの計画段階で余分な時間をかけてください。プロジェクトに関連するリスクを特定し、予防措置を講じることでリスクに遭遇する可能性を完全に減らします。

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プロジェクトのリスクを評価して、より適切に回避できるようにする

プロジェクト管理は困難で常に変化する職業です。説明責任が高まるにつれて、より多くのプロジェクトがより大きなリスクを負うようになりました。リスクはあらゆるプロジェクトの一部であることを理解する必要があります。しかし、リスクの高いプロジェクトでは特に困難な場合があります。マネージャーは、プロジェクトに伴うリスクと、それらを軽減する方法を評価して理解する必要があります。また、発生する可能性のある潜在的な問題に対処するための計画を作成する必要があります。

そのためには、まず、さまざまな種類のリスクと、それらがプロジェクトに与える影響を理解する必要があります。次に、プロジェクトに関連する潜在的なリスクを特定して評価する必要があります。最後に、リスクの潜在的な影響を軽減するために、リスク管理プロセスを実装する必要があります。これらの手順に従うことで、プロジェクトマネージャーは簡単にリスクを評価できます。また、プロジェクトが成功し、不必要なリスクを回避できることを確認してください。

リスクを回避または最小化するもう 1 つの効果的な方法は、WP Project Manager などの包括的なプロジェクト管理ツールを利用して、レポートをより適切に管理、分析し、プロジェクトを整理することです。これにより、プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、プロジェクト管理でよくある間違いを回避できます。プロジェクトリスクの可能性を減らし、プロジェクト管理が失敗する可能性を減らします。