WordPressを使用してトレーニングマニュアルを公開する方法

公開: 2022-04-14

従業員のハンドブックやトレーニングマニュアルについて考えるとき、私はよく思います–ダストマグネット。

申し訳ありませんが、言わなければなりません。

それらの伝統的な概念は、私が読むことを刺激しません。

とは言うものの、無知（または知識の欠如）が確かに人のキャリアにおけるパフォーマンスと意思決定の低下につながることは間違いありません。

そして、1つ上手く行き、上向きを促進するために、会社のトレーニングマニュアルの内容（十分に伝達されている場合）は、従業員の成功を促進するのに役立ちます。

相互に有益なベストプラクティスのガイドブックの一種であり、企業文化を強化し、運用上のあいまいさの障害を取り除きます。

チームメンバー全員が同じページにいるので、彼らの統一された努力を打ち砕くことができるものはほとんどありません。今では、そうでなければ急な挑戦であったであろう山岳キャンペーンは、比較すると相対的なモグラの丘になります。

そして、すべてが完璧に実行された共同合唱のおかげで–単一の賛美歌シート（別名、企業トレーニングマニュアル）によって調整されました。

クラスはそれ自体で行動し、それを正しく行うための投資に（改善された従業員のパフォーマンスの検証によって）価値があります。

しかし、疑問は残ります…

…最近のSaaSの過負荷（および技術ソリューションの選択に甘んじている）において、従業員向けのトレーニングマニュアルを公開する最良の方法は何ですか？

可能性の長いリストは間違いありませんが、おそらくいくつかの良い一致だけです。

選択した方法が何であれ、トレーニングマニュアルプロジェクトでROIを取得するためのいくつかの重要な最先端の進歩に注意することは報われます。

オンラインでダウンロード可能
簡単に編集可能
デジタルインタラクティブ
デバイス互換
ユーザーフィードバック

上記の機能をデジタルトレーニングマニュアルの配信に統合すると、組織のパフォーマンスを向上させる効果を高めることができます。

しかし、これらの1つをどの程度正確に組み合わせるのでしょうか。

今日の経済における情報に基づく技術的答えは、コンテンツ管理システム（CMS）です。

なんで？

CMSは上のすべてのボックスにチェックマークを付けます…

…さらに、開発者とユーザー（この場合はリーダー）の両方が簡単に利用できます。

コードは必要ありません
ゼロ学習曲線
取り扱いに強い
直感的にナビゲート

…そして、市場をリードするCMSであるWordPressの例では、オープンソースであるため無料で使用することもできます。

ただし、WordPressをさらに進めると、ほんの少しのコードを知っていれば、カスタマイズと統合の可能性は無限に広がります。

つまり、全体として、これらすべての利点があります。WordPressCMSがトレーニングマニュアルプロジェクトの完璧なデジタルパートナーにならない理由を思い付くのは困難です。

そして今、さらに遅れることなく、WordPressを使用してトレーニングマニュアルを公開するためのHeroThemesガイドを紹介します。

オンライントレーニングマニュアルとは何ですか？

オンライントレーニングマニュアルは、既存のWebサイトの一部として、または専用のURLでインターネット上に公開されるデジタルトレーニングマニュアルです。

このドキュメントの目的は、会社の役割の中で従業員の成長と成長をサポートするための参照テキストとして機能することです。

オンライントレーニングマニュアルは、1人の作成者、または複数の作成者が同時に作成できます。

親組織が成長し変化するにつれて、戦略との整合性を維持するためのすべてのトレーニングおよび開発ドキュメントも変化する必要があります。

更新と更新は反復的で追跡可能であり、各貢献または編集に責任を持つ名前付きスタッフリソースを使用する必要があります。

オンライントレーニングマニュアルを公開する利点

オーサリングと公開は、労働集約的なプロセスです。

多くの「ジュース」は、トレーニングマニュアルのサイズのドキュメントを公開することになります。

それでも、一度作成されると、より面倒になるのは、最新の必要な改訂で書類を最新の状態に保つことです。

静的な古いハードコピーの経済が散在していて、それらのテキストを新しい改良されたリビジョンで置き換えたいというシナリオを考えてみてください。

流通しているすべての古いバージョンを見つけて終了し、「新しいお金」エディションに置き換えるにはどうすればよいですか？

その通り。私もそのような混乱を考えるのに耐えられませんでした。

このような状況では、動的なアプローチが必要です。

そのような問題を解決するのに最適ですか？

トレーニングマニュアルをオンラインで入手する。

会社のトレーニングマニュアルを公開するための、よりスマートでスリムで更新可能なアプローチ。

会社のトレーニングマニュアルをデジタル化する際に留意すべきその他の利点のリストを次に示します。

コンテンツ管理+浅い学習曲線：コンテンツ管理システムは、集中的なデジタルパブリッシングプロジェクトの負荷に適切に耐えるために発明されました。これらは、オンライントレーニングマニュアルのチケットにすぎません。

すべてのCMSプログラムの中で、主要なプラットフォームであるWordPressには、箱から出してすぐに使えるすべての機能に加えて、作成者がすぐにくつろげる直感的な編集インターフェイスがあります。

アクセス：トレーニング資料は、24時間年中無休の稼働時間のデジタルハブ環境でホストされます。作成者とユーザーは、トレーニング資料の最新バージョンに制限なくアクセスできます。

また、デジタルアクセシビリティ標準を遵守する標準に組み込まれているため、オンライントレーニングマニュアルは、フォントサイズなど、ハードコピーの問題によって以前に設定された障壁を打ち破ります。

ネイティブコラボレーション：コンテンツ管理システム（CMS）は、本質的にコラボレーションデジタル環境です。リモートライティングチームをホストできます（WordPress CMSの場合のように完全にスケーラブルです）。

プロジェクトで権限ベースのアクセスが必要な場合、WordPressのようなCMSは、高度に構成可能なユーザーアクセス管理と同等です。

マルチメディア出力：デジタルトレーニングマニュアルを使用すると、さまざまなメディア形式を自由に使用できます。オーディオ、ビデオ、画像、テキスト…

…さまざまなファイルタイプとコンテンツの埋め込みおよび表示方法により、ユーザーエクスペリエンスはAZユーザータイプをうまく活用できるようになりました。

インタラクティブ：トレーニングは対話です。フィードバックがなければ、それは死んでいます。これは、静的なハードコピーのトレーニングマニュアルを公開することの主な欠点の1つです。

ただし、デジタルでは、そのような制限はありません。デジタルテクノロジーは、実用的な作業オプションを充実させるために考案されました。また、トレーニングドキュメントを公開する場合、聴衆からの有用な回答を提供するためのテクニックは無数にあります。

分析：パブリッシャーにとって、ユーザーエクスペリエンスを「調べる」ことは、真に効果的な情報リソースを提供するという目標を達成するための真の利点をもたらします。

満たされていないニーズを特定することで、タイムリーで検証済みの改訂を行う機会がたくさんあります。

オンライントレーニングマニュアルソフトウェアの一般的な機能

だから、それは明らかです。デジタルトレーニングマニュアルには、同等のハードコピーに加えて、多くの明確な戦略的利点があります。

しかし、もっと実際的に考えます。

オンライントレーニングマニュアルソフトウェアに合理的に期待できる正確な機能は何ですか？

検討のための要約は次のとおりです。

テキストエディタとフォーマット：正式なトレーニングおよび開発ドキュメントとして、最新のテキストエディタ機能を最大限に活用したいと思うでしょう。

たとえば、スタイル付きの見出しのような適切に構造化されたフォーマットは、ユーザーフレンドリーなWYSIWYGエディターを介して簡単に実行できます。

オンラインビューアまたはPDF変換：従来の「イートイン」または「テイクアウト」オプションは、オンラインコンテンツの消費の基本です。特にトレーニングドキュメントのような社内の文献プロジェクトでは、デジタルファーストアプローチは、物理的な読み取りを好む人を捨ててはなりません。

PDF変換は、ほとんどのCMSプラットフォーム、最も確実にWordPressで簡単に行えます。個々のページをPDFまたはドキュメント全体に印刷するオプションを使用すると、CMSは仮想および物理の発行媒体にまたがる「簡単な作業」を実現します。

画像、ビデオ、オーディオの統合：埋め込まれたマルチメディアアセットは、トレーニングドキュメントを別のレベルに引き上げます。想像してみてください。参加者は、トレーニング教員から実践的な配信を受けるためにセミナーやワークショップを待つ必要がなくなりました。

バージョン管理：共同作業を行うことは素晴らしいことですが、それはあなたが複雑さも増すことを意味します。適切に処理されない場合、これはかなり逆効果の経験になる可能性があります。

WordPressのようなコラボレーティブCMSソリューションを使用すると、「誰が何をしたのか、最後に…」を正確に確認し、最新版と以前の版を混同しないようにすることが簡単にできます。

言語翻訳：分散した国際的な労働力がありますか？そうすれば、明らかにあなたはデジタルトレーニングマニュアル以外のものを夢見るでしょう。

しかし、これと相まって、他の言語へのマニュアルの複製を正確かつ簡単に処理できるプラットフォームが必要です。たとえば、WordPress CMSは、デジタル多言語外交の完璧な味方です。

評価とフィードバック： a コンテンツの有用性を示す、ユーザーによるページスコアの提供を容易にするための賛成票とメッセージングを備えたクローズドフィードバックループ。

これにより、マニュアルのコンテンツ改善計画を強化するためのユーザー中心の入力が提供されます。

モバイルとタブレットの応答性：モバイルファーストのアプローチ。これにより、ユーザーがマニュアルにアクセスする際の最適な利便性が保証されます。使用するデバイスにかかわらず、同じレベルのプレゼンテーションの卓越性が期待されます。

オンライントレーニングマニュアルのレイアウトの設計

デザインとレイアウトは、高品質のコンテンツに最適な箔です。

それらはユーザーの使いやすさを支援します。

最も効率的な方法でページのコンテンツを把握する。

最小限の労力で最大値を受け取る。

これは、適切にアーキテクチャ化された設計とレイアウトを実装することの見返りです。

しかし、オンライントレーニングマニュアルが持つことでどのような特定の機能が役立つでしょうか？

ここにいくつかの提案があります：

目次：目次の包括的な概要。ページ番号（各アイテムアンカーがリンクされている）を含むシーケンシャルリストにより、ドキュメントのインデックス作成が容易になり、検索と発見が容易になります。

フローティング、静的、拡張可能– ToCのプレゼンテーションがどのようなものであっても、最終目標を達成するための柔軟な手段があります。

コンテンツの階層的編成：ユーザーの認知的分類とトピックの順序を反映した、信頼できる連続で配置されたコンテンツ。

たとえば、WordPress CMSには、カテゴリ（親/子の関係）とタグ（兄弟）のネイティブコンテンツ順序付けシステムがあります。

摩擦のないナビゲーション：コンテンツとの相互作用の論理的な進行を通じて、主要なユーザーを示すリンク、手がかり、およびプロンプト。

ブレッドクラム、ナビゲーションバー、サイドバーリンクにより、ユーザーエクスペリエンスの問題が緩和されます。

テンプレート化されたページ：制作を合理化し、機能に応じて各ページタイプを最適に作成します。

オーサリングプロセスをさらに経済的にするための管理エンジニアリングを備えた既製のテンプレート。

プログレスメーター：プログレスメーターを提供することにより、マニュアルのすべてのステップを読んで完了を期待してユーザーを動機付けます。

ページ数または完了したページの割合に基づいて、進捗メーターがコンテンツのエンゲージメントを促進することが知られています。

オンライントレーニングマニュアルの例

これらのオンライントレーニングマニュアルの1つのライブ例を見る準備はできていますか？

今日は、MagAlignProソフトウェアユーザートレーニングガイドの事例を紹介します。

少し背景がありますが、MagAlignは、研究者がグラフィック表現でタンパク質分子のシーケンスペアを生成するために使用する医療ソフトウェアです。

簡単に言うと、これは、実際の状況でタンパク質が互いにどのように相互作用する可能性があるかを理論的に調査するためのシミュレーションです。

高度に技術的な製品。

しかし、そのすべての複雑さのために、それは私たちがそのトレーニングマニュアルを調べてあなたのプロジェクトのためにいくつかの移転可能な学習ポイントを奪うことを妨げることはありません。

それでは、MegAlign Proオンライントレーニングマニュアルを評価して、いくつかの注目すべきハイライトを選びましょう。

索引付け可能な目次

マニュアルには、左側のサイドバーに便利なフローティングToCテーブルがあり、簡単にアクセスできるジャンプリンクが表示され、ユーザーは目的のトピックにすぐにアクセスできます。

埋め込み可能なメディア

上記は、ページに埋め込まれたビデオの例です。この例では、リッチメディアは、「はじめに」チュートリアルとして使用され、ユーザーが最初のステップを、書かれたテキストに付随して案内します。

PDFをダウンロード

左側（上）のToCsテーブルの下部には、[PDFとしてダウンロード]ボタンがあります。これは、ユーザーがWeb表示セッションから価値を奪い、オンラインであるだけでなくエクスペリエンスを拡張するための迅速で簡単な方法を提供します。

印刷可能なページまたはドキュメント全体

一部のユーザーはまだハードコピーを好みます。そして実際には、研究目的のために、印刷されたメモは今でもそして常に最も効果的なツールであるかもしれません。

印刷版が望ましい場合は、この印刷ボタン（上の画像の右上）を使用すると、ユーザーのネットワークプリンターがトリガーされ、デジタルマニュアルが紙のコピーに変換されます。

次へ/前へボタン

ページは順番に相互にリンクされており、ユーザーはドキュメントの表紙から表紙に移動します。

これは、ユーザーがトレーニングの物語のストーリーの中で軌道に乗るのに役立ちます。

探す

検索バーは不可欠なタッチです。上記の例は、すべてのページのヘッダースペースの機能として検索機能の卓越性を示しています。

これは、ユーザーがクエリの指示に従って関連するリソースを見つけたり発見したりするのに役立ちます。

フィードバック

すべてのページの下部に、サポートチームに「連絡」するようユーザーに促す、シンプルで丁寧な行動の呼びかけがあります。

トレーニングマニュアルは、組織がトピックに関する実りある会話にユーザーを参加させる機会です。

この「DNASTARへの連絡」機能のようなフィードバックメカニズムは、トレーニング資料とユーザーのニーズの間の不整合のギャップを埋めるのに役立ちます。

WordPressを使用してオンライントレーニングマニュアルを作成する

では、それではどうでしょうか…独自のオンライントレーニングマニュアルを作成する準備はできていますか？

さて、これがあなたが上で見た例のようにそれを作り出すための内側の道です…そしてもっと。

そして、あなたが尋ねる前に–いいえ、あなたはウェブ開発者である必要も、それを雇う必要もありません。これは、もっぱらコードレスソリューションです。

しかし、ローテクを意味する必要のあるコードはありません。

実際、WordPressを使用すると、オンライン業界で最高のサイトビルダーと、すべてのCMSの中で最も多様なプラグインと拡張機能のサードパーティ開発者エコシステムを手に入れることができます。

すべてのウェブサイトの40％以上がWordPressのコンテンツ管理機能を信頼しているという事実は、十分に説得力があるはずです。

それはさておき、それがどのように行われるかを段階的に理解するのは素晴らしいことではないでしょうか？

ラインナップは次のとおりです。

ページとファイルの整理と分類
検索、投票、フィードバック、分析
よくある質問
チケットを介した問い合わせを処理するためのヘルプデスク
目次ページの索引
用語集ライブラリ
ドキュメント全体のブログを印刷するワンクリック印刷

ページとファイルの整理と分類：コンテンツを簡単に認識できるように、説明とアイコンを備えたトレーニングマニュアルの各章へのリンクを含む包括的なホームページハブプレゼンテーションをインストールします。人気のある記事が表示された右側のサイドバーウィジェットは、ユーザーが同僚の最新情報を確認するのに役立ちます。

Heroicナレッジベースプラグインを使用して、テーマに沿ったホームページメニューを即座に設定し、オンライントレーニングマニュアルを読み進めます。

検索、投票、フィードバック、分析：記事ページの投票フォームとフィードバックフォームを使用して、スタッフの新しいコホートごとに、ユーザーベースの新鮮な視点を取得します。また、レーザーシャープLIVE検索機能を使用して、ユーザーが初めて探していた答えに直接アクセスできます。最後に、ユーザー分析は改善のための深層学習の機会を提供します。

Heroicナレッジベースプラグインを使用して、フィードバックと調査の洞察を得るためのスマートエンゲージメントツールを強化します。

よくある質問：再利用可能なコンテンツ部分を含むFAQアコーディオンブロックを作成して、トレーニングマニュアルに初心者向けのポインタを簡単に提供します。

Heroic FAQプラグインを使用して、マニュアルのページ内でFAQコンテンツをシームレスに織り交ぜます。

チケットを介した問い合わせを処理するためのHeroicInbox：ユーザーからのフィールド問い合わせを行い、WordPress管理ダッシュボード内にサポートメールの受信トレイを埋め込むことで、記録的な回答率を維持します。このきちんとしたバックオフィスソリューションを使用すると、ブラウザのタブ間でピンポンする必要はありません。

Heroic Inboxプラグインを使用して、WordPress管理パネル内のすべての電子メールアカウントから操作します。