2023 年にフォローすべき 6 つの興味深いプロジェクト管理のアイデア

公開: 2021-11-19

絶え間なく変化するデジタル技術は、プロジェクト管理に大きな影響を与えます。それは新しい構造で全体を変えました。人々は大規模で複雑なプロジェクトを処理するようになり、拡張されたチームメンバー間のコラボレーションが向上します。しかし、実際にはどのようにしてすべてをスムーズに管理しているのでしょうか?

何年にもわたって、リーダーが比較的大規模なプロジェクトを遂行するために使用する多くの高度な方法論が登場しています。これらの手法と計画ツールは、プロジェクトのすべての目標を最適な方法で達成するのに役立ちます。

専門家の手と便利なツールが利用可能であるにもかかわらず、企業は依然として多くの日常的なプロジェクト管理の課題や問題に直面しています。レポートによると、企業の 80% がプロジェクトのやり直しに少なくとも半分の時間を無駄にしています。ほとんどの場合、知識のギャップや最新のトレンドへの関与が少ないために発生します。

要点を言えば、今日は最新のプロジェクト管理のアイデアと今後のトレンドについて話し、将来的にリードできるようにします。一方、インスピレーションを得るのに最適なプロジェクト管理の本について、専門家の編集者が選んだものを確認できます。

優れた専門知識を使用してプロジェクト活動を整理するための最も一般的な 6 つの方法から始めましょう。

目標を達成するためのプロジェクト管理のトップ 6 アイデア

インターネット上には、プロジェクト管理のテクニック、ツール、その他のリソースがたくさんあります。しかし、それぞれがプロジェクトの構造に適合していません。正しいものを見つけるのは困難です。場合によっては、他の人にとって最も効果的な 1 つの手法が、最小の効果しか得られないこともあります。さらに、最新のプロジェクトには、複数の可動部分、優先度、多くの部門、作業パラメータなどが含まれます。

これらすべてを調整し、限られたタイムスケールと予算内で最終的な成果物を提供するのは、プロジェクトマネージャーの仕事です。

以下は、ビジネスの成長に適用できる最新のプロジェクト管理のアイデアとテクニックの詳細を示すポイントです。

01. WBS を適用してプロジェクトをより小さな管理しやすいタスクに分割する

Work Breakdown Structure (WBS) は、階層的で成果物指向のプロジェクトの分解です。タスクを細分化できなくなるまで、プロジェクトマネージャーが複雑なタスクを小さなサブタスクに分割するのに役立ちます。

このプロジェクト管理形式は、複雑な作業プロセスを簡素化し、仕事を遂行するための関係者を定義するために、最近人気があります。あちらこちらに行く代わりに、誰もが計画を持ち、何を、いつ、どのように行うかを知っています。さらに、優先度を設定することで、すべてのタスクを合理化し、ワークフローを維持しやすくなります。 WBS には次の 2 種類があります。

A. 成果物ベースの作業分解構造:製品、サービス、アウトプットなどのプロジェクトの成果物と、実行する作業などの利用可能なオプションとの関係を明確に示します。

B. フェーズベースの作業分解構造:この構造では、プロジェクト活動を明確に定義して、各フェーズでのエラーを最小限に抑える必要があります。フェーズ 1 でエラーが発生すると、次のフェーズの進行が妨げられる可能性があります。

責任に基づいた構造と呼ばれる別のタイプの WBS 構造があります。これは、責任に従って部門間でプロジェクト活動を分配することを扱います。ただし、最も一般的で推奨されるアプローチは、成果物ベースのアプローチです。

プロジェクト管理でワークブレークダウンストラクチャを使用する必要があるのはなぜですか?

WBS は、プロジェクトを成功させるために必要なすべての主要な成果物を細かく分析したものです。その見返りとして、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが達成する必要のあるすべての要素を複数のレベルに編成したグラフィカルなビューを取得します。

プロジェクト管理で作業分解図 (WBS) を活用する方法について完全なアイデアを得る

02. ガントチャートを使用してプロジェクトのワークフローと進捗を視覚化する

大規模なプロジェクト内では、マネージャーは多数のアクティビティを管理し、すべてのタスクがスケジュールに従っていることを確認する必要があります。それらすべてに目を光らせ、すべての目標を達成することは本当に難しいです。ギャップが生じると、プロジェクト全体に影響を与える可能性があります。各アクティビティをいつ完了する必要があるかを示すワークフローを視覚的に表現することで、この問題を簡単に克服できます。ガントチャートは、マネージャーがプロジェクトを計画およびスケジュールするのに役立ちます。

ガントチャートは、時間の経過とともにスケジュールされたプロジェクトタスクを示す棒グラフの一種です。割り当てられた期間とプロジェクトスケジュールの進捗状況を含む全体的なプロジェクトステータスを 1 つの単純な積み上げ棒グラフで示します。これは、あなたとあなたのチームメンバーがタスクの依存関係を簡単に特定し、時間枠を設定し、各タスクに適切な人員を割り当てることができることを意味します。最も重要なことは、いつでもプロジェクトの詳細ビューと進捗レポートにアクセスできることです。そして、それをあなたのより高い権威または投資家に転送してください。

ガントチャートの場合、縦軸には完了する必要のあるタスクが表示され、横軸にはプロジェクトのタイムラインが表示されます。ここには、タスク、開始日と終了日、関連するチームメンバー、およびプロジェクトのクリティカルパスを含めることができます。ガントチャートに組み込まれたプロジェクト管理ツールを使用している場合は、ガントチャートを自動的に更新するタスクを追加するだけで済みます。

プロジェクト管理にガントチャートを使用する理由

ガントチャートは、プロジェクトのすべてのタスクとその順序をタイムスケールに対して示します。したがって、プロジェクト全体、関連するタスク、およびそれらの期限をいつでも簡単に確認できます。適切なタイミングで違いを微調整することで、プロジェクトを予定どおりに適切に配信できます。

理解を深めるには、プロジェクト管理におけるガントチャートの利点に関するこの独占記事を確認してください。

03. より現実的な時間見積もりのために PERT 手法を評価する

Program Evaluation Review Technique は、プロジェクト管理計画ツールです。これを使用して、特定のタスクまたはアクティビティを完了するのにかかる時間を特定できます。プロジェクトのタイムラインをグラフィカルに表示します。このフレームワークを使用すると、プロジェクトの各タスクを完了するのにかかる時間を見積もることができます。

複雑なプロジェクトには、通常、いくつかの部分と、達成すべきいくつかの個別の目標があり、最終目的地に到達します。 PERT 計画ツールは、プロジェクトマネージャーが特定の種類のプロジェクトを計画する際に、所要時間と概算コストを計算するのに役立ちます。 PERT 図には、ノードと呼ばれる円と長方形があります。これらのノードは、プロジェクトのイベントまたはマイルストーンを表します。それらは、プロジェクト内のさまざまなイベントを表すベクトルまたは線によってリンクされています。

米国海軍の特別プロジェクトオフィスは、1957 年に最初に PERT 図を導入し、ポラリス原子力潜水艦プロジェクトの概要を説明しました。現在、プロジェクトマネージャーはこの手法を広く使用して、プロジェクト予算を作成し、プロジェクトを成功させるために必要なリソースを割り当てています。事前定義されたパラメーター内のプロジェクトの受け入れ基準に従って、すべての事実を考慮することができます。

PERT 分析は、さまざまな部門からのデータと情報を組み合わせます。関連する責任を組織全体に分散することで、チームのコラボレーションを改善します。最後に、プロジェクトマネージャーがタスクフローとマイルストーンを考慮して、最も効率的で有用なプロジェクトパスを選択するのに役立ちます。

プロジェクト管理で PERT を使用する必要があるのはなぜですか?

PERT チャートは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの管理に必要な時間とリソースを評価するのに役立ちます。これにより、可能なすべてのパスと戦略を分析できます。そのため、エラーを最小限に抑えて費用対効果の高い方法でプロジェクトを完了するための適切なツールを選択できます。

04. クリティカルパス法 (CPM) を使用してタスクの依存関係を決定する

クリティカルパス法は、一連のプロジェクト活動をスケジュールするためのプロジェクトモデリング方法論です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの完了に必要なタスクを識別するために使用します。このプロジェクト管理ツールには、合意された時間枠内でプロジェクト全体を提供するために時間どおりに完了する必要がある、最も長い一連のアクティビティが含まれています。重要なタスクが遅れると、プロジェクトの残りの部分が遅れます。

プロジェクトの CMP モデルを開発するには、すべてのタスクのリストを作成し、タスクの依存関係を特定し、各タスクの完了にかかる時間を見積もる必要があります。アイデアが得られたら、関連するリソースを考慮して、依存アクティビティが最も長く続くクリティカルパスを決定できます。

このアルゴリズムは、初期計画や代替プログラムの分析から、プロジェクトを構成するタスクのスケジューリングと監視まで、プロジェクト管理のさまざまな段階で効果的です。

CMP モデルは通常、複雑ではあるが実質的に予測可能なプロジェクトに使用されます。非効率なスケジューリングによる余分なコストの問題を解決するために、1950 年後半に初めて導入されました。それ以来、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの計画とタスクの優先順位付けに使用しています。この手法を使用すると、複雑なプロジェクトを個々のタスクに分割し、プロジェクトの柔軟性を測定してより良い意思決定を行うことができます。

プロジェクト管理で CMP を使用する必要があるのはなぜですか?

クリティカルパス法とは、スケジュールのクリティカルパスを指します。 CMP は、プロジェクトを計画し、リソースを割り当て、タスクをスケジュールする方法に関する実用的なデータを提供します。プロジェクトマネージャーは、さまざまな完了日のプロジェクトコストを考慮して、最適なスケジュールを選択できます。

05. アジャイルプロジェクト管理 (APM) で反復開発を保証する

アジャイルプロジェクト管理は、プロジェクト構造を複数のステージまたはスプリントに分割することで、プロジェクト構造を構築する柔軟な方法です。多くの企業がアジャイルを採用しており、その 98% が予定どおりにプロジェクトを完了して成功しています。これが、企業の 71% がプロジェクト内でさまざまなアジャイルアプローチを使い始めた理由です。

プロジェクト、特に複雑なプロジェクトを実行するには、より管理しやすいタスクに分割する必要があります。アジャイル手法は、いくつかの小さなサークルまたはスプリントで構成されています。ジャーニー全体を通して、製品またはサービスの開発における継続的な改善が含まれます。これにより、開発サイクルを短縮し、より頻繁に製品をリリースすることができます。これは、従来のウォーターフォールプロジェクト管理よりもはるかに高度です。また、チームメンバーは、クライアントのフィードバックに基づいて必要な変更をより効果的に行うための時間を得ることができます。

人気があり、最も使用されている 2 つのアジャイルフレームワークは、スクラムとカンバンです。しかし、各アジャイル手法には、スプリントの計画、製品の開発、テスト、イテレーションの提供、フィードバックの組み込みなどを含む同じ実行ステップがあります。

人々は主に、ソフトウェア開発プロジェクトを管理するために、この反復的なアプローチを利用しています。このようなタイプのプロジェクトでは、継続的なリリースが必要であり、反復ごとに顧客からのフィードバックを組み込む必要があります。 APM を適用することで、多くのソフトウェアチームは、開発速度と相互コラボレーションが大幅に向上することに気付きます。さらに、市場の動向に迅速に対応する能力が向上します。

プロジェクトを通じて顧客やその他の外部関係者と緊密に連携する他のチームは、さまざまなアジャイルフレームワークを活用して、不確実な環境で新製品を開発できます。マーケティング担当者、大学、軍隊、自動車産業など。

プロジェクト管理に APM を使用する理由は何ですか?

アジャイル方法論は、ビジネス内に迅速な変化と柔軟性をもたらすことを目的としています。 IT チームは、プロジェクト管理にアジャイルアプローチを使用して、エラーのない製品を提供します。他の業界の人々も、アジャイルプロジェクト管理の恩恵を受けて、継続的な反復を通じて利益を上げることができます。

06. 効果的なプロジェクト管理ツールで複雑なプロジェクト管理タスクを処理する

テクノロジーはすでに人間の多くの責任を負っています。プロジェクト管理タスクも簡素化されます。さまざまなプロジェクト管理手法に焦点を当てた便利なソフトウェアが多数あります。

プロジェクト管理ツールを使用すると、タスク、サブタスク、進捗レポート、スケジュール、ワークフローなどを使用して、一元化されたハブからプロジェクトアクティビティを管理および監視できます。また、タスクの割り当て、コメントの追加、電子メール通知、およびその他。

これらとは別に、プロジェクト内で実際に何が起こっているかを即座に把握できます。目の前にすべての更新がある場合は、必要に応じて迅速なアクションを実行できます。

物理的なオフィスからリモートワークへと働き方が劇的に変化しても、プロジェクト管理ツールはチームメンバーに多大なサポートを提供します。これは、すべてのリモート従業員を共通のプラットフォームで接続する効果的な方法です。そして最も重要なことは、彼らがリアルタイムで通信できるようにすることです。

ただし、すべての手法がビジネスに最適であるとは限らず、すべてのツールが目的に役立つわけではありません。プロジェクトのニーズを理解し、適切なツールを選択する能力が必要です。

プロジェクト管理に高度なツールを使用する必要があるのはなぜですか?

プロジェクト管理ツールは、チームメンバーがプロジェクト関連のすべてのデータを 1 か所に保存して共有するのに役立ちます。そのため、必要な情報に簡単にアクセスし、進捗状況を追跡し、必要に応じて共同作業を行うことができます。一方、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを成功に導くためにすべての活動を強力に把握しています。

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近い将来につながるプロジェクト管理のトレンド

2021年以降の最も重要なプロジェクト管理のトレンドは次のとおりです-

ハイブリッドワークモデルが新しい標準になる可能性が高い

世界的なパンデミックにより、作業手順が世界的に変化しました。パンデミック前は、アメリカ人は勤務時間の 5% を自宅で過ごしていましたが、現在、この数字は約 60% です。企業はまた、ハイブリッドワークモデルを採用することで、生産性が大幅に向上することにも気付きます。このシナリオでは、プロジェクトマネージャーの責任が増大します。今では、社内のチームメンバーとリモートの同僚の間で作業を管理および配布する必要があります。チーム全体でコラボレーションを維持することは、リーダーにとってより困難になります。

仕事を簡素化するには、共通のプラットフォームを利用して、最新のプロジェクト管理手法を採用しているすべてのチームメンバーを結び付けます。

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組織はアジャイルアプローチに移行しています

2018 年のレポートによると、アジャイル手法を使用したプロジェクトは 28% 成功率が高く、ほぼ 71% の企業がさまざまな頻度でアジャイルを使用しています。この傾向は今も続いています。ソフトウェア業界に加えて、他のセクターもアジャイルの実践に目を向けています。また、アジャイルツールは、よりユーザーフレンドリーなインターフェイスを導入して、主要な機能の複雑さを解消しています。カンバンダッシュボード、タスクバックログ、課題トラッカーなど。

Scaled Agile Framework (SAFe) とスクラムは、最も人気のあるアジャイルフレームワークです。これらは明らかに、組織のさまざまなレベルでチームの生産性のために機能しています。さらに、人工知能 (AI) と機械学習 (ML) をアジャイル手法に統合することで、断定的でタイムリーな意思決定を行うことができます。

アジャイルスクラムの重要な儀式は「スプリント計画会議」です。学ぶためにこのガイドをチェックしてください: -あなたのビジネスの成功を確実にするためにスプリント計画ミーティングを実施する方法

プロジェクト管理ツールと専門家に対する需要の増加

PMI の新しいレポートによると、組織内で特定の役割を実行するには、230 万人のプロジェクトマネージャーが必要です。プロジェクトマネジメント志向のスキルを持つ人材は、現在非常に需要があります。

プロジェクトマネージャーの役割は、課題に満ちています。すべてのプロジェクトタスクを管理し、チームメンバーと協力し、毎回監視し、ギャップを埋めて、プロジェクトが合意された時間と予算内に目的地に到達するようにする必要があります。また、プロジェクトマネージャーは強力なリーダーシップスキルを備えている必要があります。この特性により、チームが効果的にアイデアを共有し、新しい計画を立て、プロジェクトを成功させることができる柔軟なワークスペースを構築することができます。一方、プロジェクト管理ツールの使用も、技術の進歩に伴い急成長しています。

中小企業を経営している場合は、この最高の無料プロジェクト管理ソフトウェアのリストを確認できます。

ソフトスキルの重視

ソフトスキルは、プロジェクト管理ドメインにとって常に重要です。しかし今では、これまで以上に不可欠です。一般に、プロジェクトマネージャーの価値は、学業成績とさまざまなプロジェクト管理手法を適用するスキルに依存します。しかし、最新のテクノロジーと AI を活用したプログラムにより、プロジェクトやチームメンバーの管理に関連する多くの複雑なタスクが標準化されます。プロジェクトマネージャーは、他の責任に集中する時間を持つことができます。ここで、ソフトスキルが必要になります。

PMI によると、プロジェクトマネージャーにとって最も重要な 7 つのソフトスキルは次のとおりです。

コミュニケーション
紛争管理
意思決定
リーダーシップ
モチベーション
組織
信頼構築

プロジェクトマネージャーは、ソフトスキルの開発を重視する必要があります。そのため、彼らは組織により多くの価値を追加できます。

人工知能と自動化の影響

この現代では、徐々にすべてが AI 技術によって制御されます。リーダーがユーザーをよりよく理解し、より現実的な決定を下せるようになるからです。プロジェクトマネージャーは、AI を使用してプロジェクトを管理し、日々のタスクを整理し始めています。自動化によって人間の労力を最小限に抑え、データを分析するより優れた洞察を提供します。また、プロジェクトマネージャーは AI 自動化の助けを借りて、タスクの割り当てやデータの視覚化などの複雑なタスクを実行しています。

AI をプロジェクト管理に使用すると、プロジェクトの成功の可能性が高まります。管理者はこのテクノロジーを採用して、現実的な予測を行い、リソーススケジューリングを最適化し、データの視覚化を可能にし、リスク分析を行います。また、プロジェクトの期間、コスト、および進捗状況を正しく見積もるためにも役立ちます。

クラウドベースのテクノロジーに対する需要の高まり

クラウドベースのソリューションは現在、需要のピークに達しています。ますます多くの組織が、クラウドベースの管理ソフトウェアを使用してデータを保存および管理しています。レポートによると、60% 以上の企業が世界中でクラウドテクノロジを利用しています。クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアにより、プロジェクトマネージャーとチームは、すべてのプロジェクトデータ、ドキュメント、およびプログラムを一元化されたハブに保存できます。このハブは安全で、デバイス間で常に同期されます。

あなたとあなたのチームメンバーは、プロジェクトデータに簡単にアクセスし、作業状況をリアルタイムで確認できます。チームメンバーが世界のさまざまな場所に滞在しているかどうかは関係ありません。

ハイブリッドワーク構造はビジネス界の未来を支配するか?

ハイブリッドワークはかなり前から存在しています。しかし、Covid-19 の危機が始まると、世界中の企業がこの新しいアプローチに適応し始めました。その後、雇用主は、従業員がオフィスにいないときの方が生産性が高く、集中できることに気付きました。また、場所への依存が軽減され、従業員と雇用主の両方の費用が節約されます。これらの事実を考慮すると、専門家は、ハイブリッドモデルがコロナ後の世界の未来であると予測しています。

ハイブリッドワークモデルは、リモートワークとオフィスワークを組み合わせた組織構造を表します。これは、企業が一部の従業員がリモートで働き、他の従業員がオンプレミスで働くことを許可することを意味します。

最近の調査によると、米国の労働者の 55% が在宅勤務とオフィス勤務の混合を好むことが示されました。英国では、雇用主は、正規の在宅勤務者の割合が、パンデミック前の 18% からパンデミック後の 37% へと 2 倍になると予想しています。中国の雇用専門家である Alicia Tung 氏は、10 年後には、オンサイトとリモートの仕事が 60:40 に分かれるだろうと述べています。

ハイブリッドワーク構造では、社内のオフィス環境を好むか、どこからでもリモートで作業するかを柔軟に選択できます。リモートの従業員が毎週特定の曜日にオフィスの敷地内で仕事をする必要がある別のタイプのハイブリッドモデルがあります。これは主に、非常に複雑なプロジェクトを処理し、より多くのチームコラボレーションを必要とする企業で発生します。その場合、すべての従業員がローカルに配置されている必要があります。

ただし、効率的なハイブリッドワークプレースでは、全員が同じ時間、同じペースで働くことを期待すべきではありません。むしろ、プロジェクト管理とスケジューリングツールを使用して、地理的に離れた場所にいる従業員が順調に作業を進めることができるようにします。プロジェクトマネージャーは、システム全体を理解して、プロジェクトを成功させるための最適な作業環境を確立する必要があります。

トッププロジェクト管理のアイデアで一歩先を行く新しい方法

ここ数年、技術、社会、市場の進化により、プロジェクト管理の状況は劇的に変化しました。おそらく、プロジェクトのロードマップを作成すると、最終的な目標を達成するために何をする必要があるかを視覚化するのに役立ちます.

新しいプロジェクト管理のアイデアを適用する際に考慮すべき事項は次のとおりです。

適切なプロジェクト管理のアイデアへの投資
コストの天秤
チームメンバーからのフィードバックの収集
オープンなコミュニケーションの促進
役立つリソースとポリシーの紹介

現在の地位を先取りすることにより、新しいテクノロジーを使用して、既存の従業員から最高のものを引き出す必要があります。上記のプロジェクト管理のアイデアは、すべてのメンバーがつながりを感じ、適切な作業モデルに投資する作業環境を開発するのに役立ちます。

ただし、複数の方法論からプロセスとテンプレートを組み合わせて使用することはできます。または、チームの全体的なプロジェクトプロセスに組み込まれた WP Project Manager のような堅固なプロジェクト管理ツールを実装します。また、人事、CR、経理などの既存の主要なビジネス部門を管理している場合は、それを WP ERP と統合するだけで、日常業務をこれまで以上に合理化する完全なビジネス管理ソリューションになります。

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