2023 年にベスト 10 のナレッジ マネジメント ソフトウェア プラットフォーム (長所と短所あり)

主要な従業員の 1 人が 1 週間で退職した場合、どのくらいで誰かがその責任を引き継ぐことができると思いますか?

会社が成長するにつれて、複雑な職務、多様な製品とサービス、多数の顧客からの問い合わせが発生する可能性が高くなります。

物事を円滑に進めていくためには、全員が知識を共有して整理できることが不可欠です。 そのため、ナレッジ マネジメントの概念が、ビジネスを運営する上で不可欠な要素として浮上しています。

それを念頭に置いて、このガイドでは、最適なナレッジ マネジメント ソフトウェアと、ニーズに合わせて選択する際に考慮すべき要素について説明します。 さぁ、始めよう。

ナレッジ マネジメント ソフトウェアとは

知識管理ソフトウェアとは、有用な情報を保存および保存するために使用できるデジタル ツールおよびプラットフォームを指します。 管理者は、これらのナレッジ マネジメント ツールを使用して、ユーザーが簡単にナビゲートおよび検索できるように情報を公開および構造化できます。

このようにして、ユーザーは質問に対する回答を見つけ、問題を迅速に解決するために必要なガイダンスを得ることができます。

情報を管理および共有する機能により、ナレッジ マネジメント ソフトウェアは 2 つの主な目的に適しています。 次の目的で使用できます。

• 従業員のみがアクセスできるプライベートな内部ハブを作成します
• 顧客やパートナー向けの公開外部リソースを構築する

通常、ナレッジ マネジメント システムは Web 上でホストされます。 したがって、その主な利点は、いつでもどこからでも情報を公開および消費できる利便性と容易さです。

最高の知識管理ソフトウェア

ビジネスに最適なナレッジ マネジメント ソフトウェアのリストと、それらを際立たせる最高の機能、長所、短所を以下に示します。

WordPress + ヒロイック KB

WordPress は、何百万もの Web サイトを動かしている無料のコンテンツ管理システムです。 使い方は簡単で、知識管理ソフトウェアに期待されるものと非常によく似た機能を備えています。 つまり、好きなようにコンテンツを作成、編集、および分類できます。

WordPress を使用する場合は、独自のホスティングとドメイン名を取得する必要があり、それぞれ年間約 40 ドルと約 10 ドルの費用がかかります。

しかし、このような出費があっても、ナレッジ マネジメントに WordPress を使用することは、他のソリューションよりも大幅に安価です。 また、他のナレッジ マネジメント ソリューションではホスティングを別途購入する必要はありませんが、ホスティング料金は料金に含まれています。

WordPress を使用するもう 1 つの利点は、ナレッジ マネジメント ポータルのルック アンド フィールを完全にカスタマイズできることです。 また、何千もの既製のテンプレートから選択できます。

WordPress は主に Web サイトを立ち上げるためのものですが、その機能を拡張することも可能です。 Heroic KB プラグインを使用すると、それを本格的なナレッジ マネジメント プラットフォームに変換する機能を取得できます。 これらには、インスタント検索、ユーザー フィードバック、記事分析などが含まれます。

その上、Heroic KB には、直感的なインターフェイス、簡単なカテゴリ管理、およびナレッジ ベースとブランド アイデンティティを一致させるためのシンプルなカスタマイザが付属しています。 また、その分析機能を使用して、ナレッジ マネジメント ソリューションがユーザーのニーズをどの程度満たしているかを確認できます。

WordPress と Heroic KB を使用してナレッジ マネジメント プラットフォームをセットアップするのは非常に簡単です。 WordPress は最も人気のある CMS であるため、ほとんどの Web ホストは、WordPress のワンクリック インストールを提供しています。

したがって、ホスティングを取得して WordPress をインストールしたら、あとは Heroic KB をインストールし、セットアップ ウィザードに従って残りの手順を進めるだけです。

長所

• すぐに使用できる優れたフロントエンド エクスペリエンス
• 最新の知識ベースの設計
• SaaS ソリューションよりもかなり安価
• 30日間の返金保証

短所

• 無料版や試用版はありません
• ホスティングとソフトウェアの更新を管理します

価格

Heroic KB の Essential パッケージの費用は、1 つの Web サイトで年間 149 ドルです。 Plus パッケージを年間 199 ドルで購入すると、検索分析や記事のフィードバックなどの高度な機能を備えた 2 つのサイトを追加できます。 Pro プランでは、年間 399 ドルで、Slack と Helpscout を含むサードパーティの統合のロックが解除されます。

プロプロフ

ProProfs は、ヘルプ センターを作成するための完全なツールキットであり、内部および外部の両方の目的のナレッジ ベース ドキュメントが含まれています。

ProProfs は、チームのコラボレーションと、Freshdesk や Zendesk などのサービスとの統合に重点を置いています。 また、すぐに開始できるように、事前に作成されたテンプレートのコレクションも付属しています。

ブランドに合わせて、色、フォント、外観などのスタイルを簡単にカスタマイズできます。 その他の機能には、90 の言語でのローカリゼーションのサポートとパフォーマンス レポートが含まれます。

長所

• セットアップと使用が簡単
• ナレッジ ハブの外観を決定する多くのテーマ
• 数多くの価値ある統合

短所

• 大規模なナレッジ ベースには費用がかかる可能性があります
• 多くの場合、バグ/クラッシュが発生しやすい
• 試用期間はたったの15日間

価格

ProProfs の価格は、従業員または顧客のどちらに使用するかによって異なります。

顧客向けの公開ヘルプ センターの費用は、ユーザーあたり月額 30 ドルからです。 このプランでは、最大 3 ユーザーで、500 ページを作成し、無制限のビューを提供できます。 次に利用可能なプレミアム プランは、ユーザーあたり月額 40 ドルで、最大 10 ユーザー、1000 ページ、無制限のビューが許可されます。

従業員専用のプライベート ナレッジ ベースを作成する場合は、最大 75 ユーザーと 500 ページで、$2/ユーザー/月から始めることができます。 ユーザーとページをさらに追加したい場合、プレミアム プランは 3 ドル/ユーザー/月です。

Document360

Document 360 は、企業がプライベートおよびパブリックのセルフサービス ポータルを構築できる最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアの 1 つです。 それを使えば、知識を書いたり、公開したり、整理したりできます。

チーム メンバーは共同で編集を行い、互いに行った変更を比較して同じページに表示することができます。 また、分析レポートにアクセスして、どの記事が最も多くのビューとエンゲージメントを持っているかを理解できます.

Document360 には、既存のヘルプデスク、チャット、コメント、および翻訳ツールと統合するために使用できるいくつかの拡張機能があります。 これらには、FreshDesk、Slack、Zapier などが含まれます。

また、ブランドに合わせてナレッジ ベースのスタイルを設定することもできます。 カスタム ドメインを使用して、リンク、ソーシャル アイコン、CTA でナビゲーションをカスタマイズできます。

長所

• コンテンツ編集時のマークダウンのサポート
• 直感的なユーザーインターフェース
• セットアップが簡単

短所

• 頻繁にクラッシュしやすい
• フォーマットの問題が発生する可能性があります
• 代替手段よりも費用がかかる
• 試用期間が短い

価格

Document360 は、14 日間の無料試用版を提供しており、ビジネスに適しているかどうかを確認できます。 また、5 つのチーム アカウント、50 個の記事、1 GB のストレージを利用できる無料プランもあります。 プレミアム プランは、プロジェクトあたり月額 99 ドルから始まり、大企業の場合、プロジェクトあたり月額 499 ドルまで上がります。

ヘルプクランチ

HelpCrunch は、ナレッジ マネジメントのためのクリーンなインターフェイスを提供します。 また、中小企業から大企業まで、新規参入者に最適です。 さらに、ユーザー向けのライブチャットと検索機能が含まれています.

HelpCrunch は、作成した知識ごとに、SEO メタデータを追加するためのパネルを表示します。 これにより、検索用に記事を最適化し、見つけやすくなります。

さらに、ナレッジ マネジメント プラットフォームを改善するための有用な指標を含む検索分析も取得します。 たとえば、どの検索がユーザーに結果をもたらさなかったのかを確認し、記事を作成してギャップを埋めることができます。

顧客がカスタマー サービス エージェントに連絡する前にナレッジ ハブを検索できるように、ヘルプ センターにウィジェットを表示することもできます。

長所

• 外観をより詳細にカスタマイズできます
• より良い顧客体験のためにライブチャットと統合することができます

短所

• 内部ナレッジ管理には理想的ではない可能性があります
• 役割ベースのアクセス制御をサポートしていません

価格

HelpCrunch には 3 種類の料金プランがあり、いずれも無制限の連絡先と他のプラットフォームからの無料転送が含まれています。 14日間の無料トライアルもあります。

Basic プランの料金は、チーム メンバー 1 人あたり月額 12 ドルで、単一言語のナレッジ ハブなどの機能が制限されています。 さらに、ナレッジ ベースとウィジェットに HelpCrunch 透かしが表示されます。

この透かしは、チーム メンバーあたり月額 20 ドルの Pro プランで削除でき、多言語のナレッジ ベースやチャットボットの自動化などの高度な機能を利用できます。

八平尾

Happeo はソーシャル ワークスペースであり、チームワーク、インタラクション、ナレッジ ハブを単一のプラットフォームに統合する最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアの 1 つです。

Google Workspace、Microsoft 365、およびビジネスで現在導入されているその他のソフトウェアと簡単に組み合わせることができます。

OneDrive または Google ドライブに保存されたファイルは、チャネル メッセージに簡単にリンクできます。このメッセージは、Slack または Teams に直接投稿して、全員に知らせることができます。

もう 1 つの重要な機能は、システム全体を精査できるユニバーサル検索です。 検索できるデータには、Microsoft 365 や Google ドライブなどの統合に関連付けられたファイルも含まれます。 さらに、分析機能を使用して、重要なパフォーマンス指標を監視できます。

長所

• 操作が簡単で直感的
• 魅力的なチームの会話を可能にします
• Google Workspace との互換性、特に検索機能が便利

短所

• 無料版はありません
• 電話によるカスタマーケアの利用不可

価格

Happeo では、Essential、Recommended、Custom の 3 種類の料金パッケージを提供しています。 コストは、選択した追加機能とともにシステムを使用している人数に基づいています。

クリックアップ

ClickUp は、さまざまな分野で活動するさまざまな規模の企業向けの堅牢なコラボレーション システムです。 考えを整理し、作業を効率化し、ドキュメントを 1 か所にまとめることができます。

最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアの 1 つである ClickUp Docs には、あらゆる要件を満たすように設計された柔軟なコンテンツ エディターが付属しています。

ClickUp Docs のリアルタイム編集機能を使用すると、他のユーザーと同時に共同作業を行うことができます。 ユーザーはコメントを残して、作成中の記事について意見を述べ、すべてのチーム メンバーを同じページに留めておくこともできます。

ClickUp で共有する知識を整理して充実させるために、ネストされたページと、ヘッダー、リスト、テーブル、およびその他の側面をカスタマイズして重要な詳細を強調する機能をサポートしています。

それだけでなく、ClickUp は 1,000 を超えるさまざまな生産性向上ソフトウェアと互換性があります。 これにより、どこからでも簡単にドキュメントに情報を追加できます。

長所

• 操作が簡単
• 常に新しい機能を追加
• 合理的なコスト
• スマートフォンアプリが付属

短所

• 速度はいくらか改善される可能性があります
• その機能を理解するには、ある程度の努力が必要です

価格

ClickUp には、個人での使用に最適な永久無料プランがあります。 100MB のファイル容量が含まれ、タスクとユーザーに制限はありません。

少人数のグループの場合、ClickUp には無制限のプランがあり、ユーザーごとに月額 5 ドルかかります。 無料プランで提供されるすべてのものが含まれており、ストレージ容量、統合、およびダッシュボードに制限はありません.

フロール

Flowlu は、CRM、タスク マネージャー、およびコミュニケーション ソフトウェアであり、知識管理システムでもあります。

UI は、多くのナレッジ ベースの百科事典スタイルとは対照的に、かんばんボードに似たカードを含むように設計されています。

シンプルなエディターを使用してチーム メンバーと共同作業を行い、表、写真、ビデオを使用して投稿に特別なスタイルを加えることができます。 次に、ページにタグを付けて接続し、情報アーキテクチャを改善します。

ナレッジ ベースを会社のブランドに合わせることもできます。 これは、ロゴ、色、ドメイン名などをカスタマイズすることによって行われます。

長所

• クリーンで便利な UI
• ナビゲートが簡単
• 手頃な価格で、無料版が付属しています

短所

• 関数は新鮮なものを提供しません
• カスタマーサポートが遅れる可能性があります

価格

Flowlu は、2 人のユーザーと 1GB の容量のみの $0 バージョンを提供しています。 チームのナレッジベースが含まれています。 チームプランにアップグレードすると、月額29ドルで10GBのストレージを使用して8人のユーザーを追加できます.

ゾーホーデスク

最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアについて議論する際に無視できないもう 1 つのプラットフォームは、本格的な CRM プラットフォームである Zoho です。

そのヘルプデスク システムである Zoho Desk は、サポート チケット ソフトウェアとナレッジ マネジメント プラットフォームのハイブリッドです。 高度な自動化により、消費者に迅速に対応できます。

その機能の 1 つであるドメイン マッピングにより、Zoho のシステムと簡単に同期しながら、独自のドメイン名を利用できます。 また、カスタム HTML および CSS を使用して、そのルック アンド フィールを変更できます。

ブランド ロゴを追加して、ナレッジ ハブのデザインの他の側面をカスタマイズすることもできます。 これらには、ページ レイアウト、フォーム フィールド、タブなどが含まれます。

もう 1 つの重要な機能は、コンテンツを表示する権限を持つユーザーを変更することです。 たとえば、投稿を全員に表示するか、ログインしている消費者やスタッフ メンバーなどの特定のグループにのみ表示するかを選択できます。

長所

• 他の Zoho ツールとの強力な接続性
• 非常にカスタマイズ可能
• 合理的なコスト

短所

• 高価なプランのみの特定の必須機能
• 少し古めのUI
• 操作と変更が少し複雑

価格

Zoho Desk では、エージェントあたり月額 $0 から $40 までの 4 つのパッケージを提供しています。 Zoho Desk の無料トライアルも利用でき、3 人のエージェントにアクセスできます。

無制限のエージェントをサポートしたい場合、有料プランはエージェントあたり月額 $14 から始まります。 さらに、テーブル ビュー、チケット追跡などの高度な機能も利用できます。

ヌクリノ

Nuclino は、企業内での知識の配布とチームワークを促進するための共同知識管理プラットフォームです。

Nuclino のすべてのコンテンツはリアルタイムで共同編集でき、すべての変更がバージョン履歴に自動的に保存され、バージョンの競合が防止されます。

25 以上の異なるアプリとの統合により、ビデオ、マップ、スライド、スプレッドシートなどを含むインタラクティブなメディアの埋め込みが可能になります。

さらに、多数の独自のサードパーティ ツールと組み合わせて、プレゼンテーション、表、地図、ビデオ録画などのメディア添付ファイルでコンテンツを充実させることができます。

もう 1 つの優れた機能は、@ 記号を使用して記事を構成することです。 これを使用して、1 つのコンテンツに他の関連する部分へのリンクを埋め込むことができます。 これにより、ユーザーは答えをすばやく見つけることができます。

長所

• 使いやすい
• チームメンバーのオンボーディングにかかる​​時間が短縮される

短所

• いくつかのプロジェクト管理プログラムと互換性がない
• ブランドに合わせたスタイリングの限定的な制御

価格

Nuclinoには、初期段階の新しいグループに適した無料の基本プランがあります. 無料プランには、最大 50 個のドキュメントと 2 GB の全体容量が含まれます。

プレミアム プランは、1 人のユーザーに対して月額 5 ドルから始まります。これには、無制限の数のドキュメント、管理コントロール、シングル サインオン (SSO)、バージョン履歴、ユーザーあたり 10 GB の割り当てスペースなどが含まれます。 また、14 日間の無料試用版を請求して、ビジネスに適しているかどうかを確認することもできます。

テトラ

Tettra は、CRM ソフトウェアのコンポーネントとして提供されていない、もう 1 つの専用の内部ナレッジ マネジメント ソリューションです。

そのため、GitHub、Dropbox、Google Docs からデータをフェッチするように事前設定されており、簡単なデータ共有もサポートしています。

さらに、従業員の記録や、従業員が従わなければならない一般的な手順など、さまざまな既製のレイアウトがあります。

頻繁な入力エラーを検出できるインテリジェントな検索エンジンが含まれています。 また、スタッフは別のチャネルにアクセスして新しいコンテンツを推奨するのではなく、ナレッジ ハブ内で推奨事項を提供することもできます。

最後に、Slack とリンクしているため、同じ回答を繰り返し書くのではなく、ナレッジ ハブへの即時リンクでスタッフの問い合わせに対応できます。

長所

• 操作が簡単で使いやすい
• 迅速なカスタマーケア

短所

• コンテンツの構造化は改善される可能性があります
• 限られた機能セット

価格

Tettra は、知識共有の初期段階にある小規模なチーム向けに無料プランを提供しています。 10 ユーザー、1 GB のスペース、Google 接続のみ、分析なしに制限付きでアクセスできます。

従業員の知識を増やしたいビジネスを拡大する場合、プレミアム サブスクリプションは最大 250 ユーザーまで $8.33/ユーザー/月から始まります。 有料プランには、Slack、Zapier、MS Teams との互換性、および無限のストレージ容量が含まれます。 また、有料プランの 30 日間無料トライアルを利用することもできます。

インターホン

Intercom は、ナレッジ マネジメント ソリューションを含むカスタマー ケアおよび CRM アプリケーションです。

Intercom は多言語であることで知られており、その結果、資料をさまざまな言語に翻訳するための統合フレームワークを備えています。

コンテンツ エディターを利用して、ビデオ録画、写真、行動を促すフレーズ、インタラクティブなチュートリアルをシームレスにアップロードできます。 特定のユーザー グループへのアクセスを制限することもできます。

ロゴ、色合い、ドメイン、ヘッダーなどをパーソナライズすることで、ナレッジ ハブがビジネスと一致するように、好きなようにカスタマイズできます。

長所

• インターコムの設定は簡単
• ウェブサイトと同期

短所

• カスタマーサービスの遅れ
• 価格は高い側にあります

価格

Intercom は、ユーザーに 14 日間の無料トライアルを提供しています。 小規模なスタートアップの場合、プレミアム サブスクリプションは毎月 74 ドルから始まり、毎年支払われます。 投票、WhatsApp 接続、製品デモなどの機能を備えた追加の拡張パッケージでパッケージを変更することもできます。

最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアで何を探すべきですか?

上記で説明したオプションのいくつかを試す準備ができたので、ナレッジ マネジメント ソフトウェアを評価する際に考慮すべき重要な側面を見てみましょう。

セットアップと使用が簡単

ナレッジ マネジメント ポータルの使用が困難になればなるほど、従業員や顧客はポータルを使用して情報を公開および検索することに消極的になります。 最高のナレッジ管理ソフトウェアにより、ナレッジ ハブの作成とコンテンツの追加/編集が簡単になります。 管理者とユーザーの両方が、最小限のトレーニングで使用できる必要があります。

文書管理

目的のファイル タイプをアップロードしたり、ファイルを別の形式に変換したりする際の問題ほど、チーム メンバーを悩ませるものはありません。 ナレッジ マネジメント ソフトウェアには、PDF、ビデオ、オーディオ ファイル、スプレッドシートなど、一般的に使用されるすべてのファイル形式とメディアを処理する機能が必要です。

効果的なナビゲーションと検索

ユーザーがそれを見つけられない場合、このようなすべての優れた知識を作成しても何の役に立つでしょうか? 最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアの重要な機能の 1 つは、情報を整理して最適化し、検索しやすくすることです。 また、ユーザーが問題をすばやく解決できるようにする検索機能を提供すること。

チームコラボレーション

多くの人がナレッジ ベースに記事を追加および編集していると、すべての変更を追跡して確認するのが難しくなります。 したがって、優れたナレッジ マネジメント ソリューションでは、共同編集、レビュー、および承認プロセスが可能になります。

コンテンツとユーザー分析

ナレッジ マネジメントは継続的なプロセスです。 また、ナレッジ ハブを定期的に改善するには、洞察力に富んだデータが必要です。 これには、次のような詳細が含まれます。

• 最も人気のある記事
• ユーザー検索
• 記事の投票または評価

そのため、ナレッジ マネジメント ソフトウェアにパフォーマンス レポート機能があるかどうか、および取得できるデータの種類を必ず確認してください。

サードパーティの統合

他のヘルプ センター、ライブ チャット、またはコミュニケーション ツールを既に使用している場合は、それらを置き換えたり、単独で使用したりする必要はありません。 ナレッジ マネジメント システムをツールと統合することで、チームの効率をまったく新しいレベルに引き上げることができます。

よくある質問

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジ マネジメントとは、組織内でナレッジを作成、保存、配布、および管理する方法です。 その目標は、従業員と顧客が質問に対する答えを見つけ、効率的な方法で問題を解決できるようにすることです。

ナレッジ マネジメントが重要な理由

効果的なナレッジ マネジメントは、従業員に力を与え、生産性を高め、従業員の関与を高め、顧客を維持するのに役立ちます。 対照的に、不適切なナレッジ管理は、従業員の幸福度、顧客満足度、および全体的な収益に悪影響を与える可能性があります。

ナレッジ マネジメント ソフトウェアの利点は何ですか?

最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアは、カスタマー サービスの提供コストを削減し、必要な情報に簡単にアクセスできるようにし、チーム メンバーが冗長なタスクを回避し、カスタマー サポートをスピードアップし、組織の成長を促進するのに役立ちます。

まとめ: 最高のナレッジ マネジメント ソフトウェア

この最高のナレッジ マネジメント ソフトウェアの総合的な概要により、ビジネスにとって正しい決定を下す準​​備が整ったことを願っています。 まず、会社のナレッジ マネジメント ニーズの概要を説明します。 次に、上記で説明したさまざまなナレッジ マネジメント プラットフォームを試して、それらのニーズに最も適したプラットフォームを確認してください。

中小企業の場合は、知識管理のために WordPress と Heroic KB の組み合わせを選択することを強くお勧めします。 このアプローチにより、カスタマイズを完全に制御できるようになり、コストは SaaS ソリューションに支払う必要がある金額のほんの一部になります。

このようにして、知識はビジネスとともに成長し、ニーズの変化に合わせて進化することができます。 幸運を！