プロジェクト管理の 5 つのフェーズの説明

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの遅延、コミュニケーションの欠如、プロジェクトの範囲の誤った分析などの問題に直面することがよくあります。完全な成功率を達成することはできませんが、失敗するたびに学び、リスクを軽減できます。

また、プロジェクトの進行状況や各フェーズの仕組みをよく理解していれば、成功率を高めることも可能です。

プロジェクト管理には 5 つのフェーズがあり、プロジェクト マネージャーの仕事は、ゼロから最終的な実行まですべてをマスターすることです。

この記事では、これらのプロジェクト管理フェーズを詳しく説明します。

プロジェクト管理の 5 つのフェーズとは何ですか

すべてのプロジェクトにはライフサイクルがあります。 これは、通常、プロジェクト管理のフェーズとして名前が付けられる 4 つまたは 5 つのステップで構成されます。 プロジェクト管理フェーズは、プロジェクトの規模や種類に関係なく、同様のパターンに従います。 こちらが彼らです –

1. プロジェクトの開始
2. プロジェクト計画
3. プロジェクトの実行
4. プロジェクトの監視と制御
5. プロジェクトの終了

1. プロジェクトの開始または構想

プロジェクトの最初のことは、概念化と開始です。 プロジェクト マネージャーは、特定のプロジェクトの開始方法と次のステップに次々に進む方法について、基本的な全体像を作成する必要があります。

開始段階では、アイデアを収集してビジネスプランに変換し、目標を設定し、範囲とプロジェクト憲章を定義し、プロジェクトの成功または失敗に責任を負う人々、つまり利害関係者を定義する必要があります。

プロジェクトの開始フェーズでは、次のタスクを実行する必要があります。

プロジェクトの目標を定義する

あなた自身と関係者が自問すべき最初の質問は、「このプロジェクトで何を達成したいですか?」ということです。

たとえば、あなたは WordPress プラグイン開発会社で働いているとします。 プロジェクト マネージャーとして、新しい価格設定ページのプロジェクトを開始したいと考えています。 この場合、現在の価格設定ページが機能しない理由と、新しく設計された価格設定ページからどのような効果が期待できるのかを調べる必要があります。

範囲を設定する

作業を開始するずっと前にプロジェクトの境界を確認することで、範囲を設定することができます。 この段階では、プロジェクトの目標、成果物、期限などの頭文字を作成し、どこまで達成したいのか、どこまで達成できるのかを理解します。

また、この段階には資金調達と予算の側面、およびプロジェクトの全体的な時間が含まれます。

関係者を最終決定し、その役割を定義する

利害関係者は、プロジェクトの進捗と結果に対して密接に関係し、責任を負う人々です。 プロジェクトの一般的な利害関係者には、スポンサー、プロジェクト マネージャー、プロジェクト チームのメンバー、クライアント、エンド ユーザー、内部利害関係者などがあります。

プロジェクト マネージャーは、各関係者の役割と責任を定義します。

考えられる障害物

プロジェクトの開始段階では、今後数日間に直面する可能性のあるすべての障害/リスクを想定してリスト化し、バックアップとプラン B を作成することができます。

リスク管理は、リスクの仮定、ブレーンストーミング、リスクに対処するためのリソースの収集、評価、優先順位付けなどを含む大きなタスクです。

こちらもお読みください: プロジェクト管理におけるリスクの管理方法: プロジェクトを成功させるための効果的なヒント

2. プロジェクトの計画

プロジェクト計画は、プロジェクト開始段階の直後のステップです。 これには、「プロジェクトを管理および監視する方法」からプロジェクトの完了まで、プロジェクト目標のより広範な定義が含まれます。

プロジェクト マネージャーの間で最も人気のあるプロジェクト計画アプローチは 2 つあります。

ａ． スマートな方法。 つまり、計画は具体的で、測定可能で、達成可能で、現実的で、タイムリーなものでなければなりません。

b. CLEARメソッド。 それは、協力的で、限定的で、感情的で、評価に値する、洗練された作業プロセスを示唆しています。

作業中は、より良い結果を得るために 2 つのアプローチを組み合わせる必要があります。

計画段階では、プロジェクトの完全なロードマップを書き留めて定義できます。 やり方は次のとおりです –

• プロジェクト管理計画の作成
• 作業分解構造 (WBS) の作成
• リソースとプロジェクト期間の見積もり
• リスク管理戦略の作成

この段階の主な成果は、開始フェーズのすべてのステップを特定し、詳しく説明することです。 したがって、あなたの仕事は、プロジェクトの実行、監視、適切な制御のための詳細な計画を作成することになります。

この段階では、チームメンバー全員を集めて特定のタスクを割り当てる必要があります。 たとえば、タスクごとに 1 人または複数のチーム メンバーを指定して、タスクを完了する期限を設定できます。

また、チームメンバーと関係者の間に適切なコミュニケーションチャネルを確立することもできます。 このような場合には、Slack などのメッセージング ツールが賢い選択肢となります。

3. プロジェクトの実行

これで、計画の準備が整いました。 仕事に行く時間です。 したがって、この段階には、プロジェクトを立ち上げてタスクを少しずつ実行し、最終的な成果が達成されるまでプロジェクトの成果物を作成することが含まれます。 言い換えれば、このフェーズでは計画を実行に移すことがすべてです。

したがって、プロジェクト マネージャーは、チーム メンバーが完璧に作業し、正確にコミュニケーションをとり、プロジェクトの目標を達成するために努力できるよう、堅牢なワークフローを確立する必要があります。 これには以下が含まれます –

• チームのワークフローを詳しく見る
• 予算を適切に管理する
• ステークホルダーとのコミュニケーション

チーム メンバーが作業している間、プロジェクトの関係者が進捗状況や物事の進み具合を把握できるようにフォローアップすることは、プロジェクト マネージャーとしての重要なタスクの 1 つです。

たとえば、Project Manager Pro のようなプロジェクト コラボレーション ツールを使用すると、非常に有益です。 この WordPress ツールは、組み込みのメッセージ、コメント、チャットを通じて関係者やチームメンバーとのコミュニケーションを改善するのに役立ちます。

また、チームの進捗状況や混乱を監視し、可能な限り早く解決策を講じることもできます。

4. プロジェクトの監視と制御

最善を期待し、最悪の事態に備えて、驚くことに備えてください。

デニス・ウェイトリー

フェーズ 3 では、プロジェクトはすでに実行されているはずです。 したがって、フェーズ 4 の作業は単純です。 自分のタスクとチームメンバーがどのように取り組んでいるかを確認する必要があります。

重要なのは、ワークフローを監視し、主要な長所を見つけて強化することです。 トラブルが発生した場合は、適切な処置を行って解決してください。

したがって、あなたの主な仕事は、プロジェクトに関する進行中の問題を整理し、正しい決定を下し、解決することです。 プロジェクトのパフォーマンス監視と呼ぶこともできます。

プロジェクトのパフォーマンスを監視するために注意しなければならない次の点を見てください。

重要業績評価指標 (KPI)

KPI を正しく設定し、タスクとサブタスクがタイムリーに完了し、KPI を満たしているかどうかを監視してください。

データ収集

プロジェクト管理においてデータ収集は欠かせないものです。 プロジェクト全体を通じて、関連データを収集し、プロジェクトのスケジュール、タスクの完了ステータス、財務レポート、QA、関係者のフィードバックなどを含むデータベースを作成する必要があります。強力なデータベースを作成する最良の方法は、プロジェクト管理ツールを使用することです。 。

データ分析

収集されたデータは、適切なデータ分析に非常に役立ちます。 プロジェクトの進捗状況と支出、全体の予算、および成果を、計画段階で作成した予算ロードマップと比較できます。

パフォーマンスレポート

プロジェクトのさまざまな段階を通じて、データ分析に基づいてパフォーマンス レポートを作成し、関係者と共有して透明性を高めることができます。 また、レポートは、すべての取り組みがどこに向かっているのかを理解するのにも役立ちます。 基本的なパフォーマンス レポートは、進捗状況の概要、主要な指標、問題や課題の詳細などで構成されます。

継続的な改善

モニタリングは、うまくやっているかどうかを確認するために非常に重要です。 また、それを使用してプロジェクトの進行状況の継続的な画像を生成することもできます。

適切に作成されたパフォーマンス レポートとデータ分析があれば、プロジェクトの現在の状態を理解し、成功の可能性を高めるために必要な措置を講じることが容易になります。

5. プロジェクトの終了

これはプロジェクト管理サイクルの最終段階です。 このステップでは、最終的にプロジェクトを完了し、正式に終了します。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクト終了フェーズで次のことを行うことになります。

• プロジェクト成果物をプロジェクトスポンサーに引き渡す
• プロジェクトのスポンサーから承認を得る
• プロジェクトを正式に終了し、チームを解散します
• プロジェクト後の会議を開催して、成功と失敗を評価する

プロジェクト後のミーティングまたは事後ミーティングは、チームメンバー全員に、自分たちがどのようにパフォーマンスしたか、どこに可能性が欠けているか、どこに強みがあるかを知らせる場所です。 それは彼らが将来的により良くなるように導くでしょう。

会議では、プロジェクトに関する有意義な議論ができるように、最終報告書がプロジェクトのスポンサーと関係者に提示されます。

プロジェクトの終了段階の最後のタスクは、プロジェクト レポートの最終レビューを行い、利用可能なデータを分析し、いつでもアクセスできる安全な場所に保存することです。 次のプロジェクトの知識ベースとして機能します。

プロジェクト管理の 5 つのフェーズに関する FAQ

プロジェクト管理ライフサイクルに関する最終的な考え

プロジェクト管理のライフサイクルは 5 つのフェーズで構成されており、専門家の中にはこれら 5 つのフェーズを 6、7、または 8 つのステージにしたいと考える人もいます。 ただし、これらの段階はすべて、前述のプロジェクト管理の 5 つの段階に含まれているだけです。

賢いプロジェクト マネージャーは、プロジェクト管理ソフトウェアと AI の助けを借りて、今日の自分の範囲と可能性を高めることができます。 必要なのは、予算と互換性にとってどのタイプのツールが役立つかを理解することだけです。