ゲームを先取りするための 7 つのプロジェクト管理戦略 (ケース スタディ + ツール)

プロジェクト管理戦略とは、プロジェクトをどのように完了するかについて非常に明確な計画を立てることです。 現代のプロジェクト管理は、デジタル プラットフォームと方法論に大きく依存しています。 しかし、その重要性と主な目的は、何百年もの間、常に同じでした。 それは、最善の方法で、最小のコストで、可能な限り短い時間でプロジェクトを完了することです。

偉大なアリストテレスが何千年も前に言ったように：

まず、明確で明確な実用的な理想を持ちます。 目標、目的。 第二に、あなたの目的を達成するために必要な手段を持っています。 知恵、お金、材料、方法。 第三に、その目的のためにすべての手段を調整します。

時間が経つにつれて、組織化されたプロジェクト管理の重要性は増すばかりでした。 特定のニーズに合わせて、現在実践している多くのプロジェクト管理方法論があります。 これらの高度な方法論と適切な戦略により、最も効果的な方法でプロジェクトを完了することができます。

この記事では、必要以上の時間、労力、またはリソースを無駄にする必要がないことを保証する 7 つのプロジェクト管理戦略を紹介します。 しかしその前に、最新のプロジェクト管理の概要を明確に把握しましょう。

組織にとってプロジェクト管理が重要な理由

プロジェクト管理は、人員、リソース、時間、およびツールを最適な方法で活用することにより、特定のプロジェクトの目的を達成するための計画とプロセスを組み合わせたものです。

最新のプロジェクト管理は、予測可能で再現可能な結果を​​提供できる一連のプロジェクト管理方法論で構成されています。 最近私たちが従う方法論と戦略は、高度に分析的で決定的です。

しかし、調査によると、ウォーターフォールやアジャイルのようなプロジェクト管理システムを標準化している企業はわずか 23% です。

この時代、プロジェクトの戦略計画にまだ追いついていない人がプロジェクトで成功することはめったにありません。 では、なぜ私たちは効果的なプロジェクト管理のために戦略的計画を重視するのでしょうか? 知りましょう。

戦略的計画がプロジェクト管理に不可欠な理由

プロジェクト管理の適切な戦略は、プロジェクトを成功させるものです。 実際、PMI によると、プロジェクト管理を過小評価している組織では、50% 以上のプロジェクトが失敗しています。 また、プロジェクトに管理システムが整っていても、適切な戦略がないために失敗する可能性があります。 以下の調査をご覧ください。

すべての組織で、すべてのリソースの 11.4% が不十分なプロジェクト管理プロセスのために浪費されています。 調査によると、プロジェクト管理を戦略に適切に統合できなかった組織では、プロジェクトの完全な失敗率が 2/3 倍に増加します。

ただし、戦略的計画はプロジェクトを成功させるだけでなく、多くのお金とリソースを節約するのにも役立ちます. 実際、実績のある PM プラクティスを使用している組織は、PM プラクティスを実施していない組織よりも 28 分の 1 の費用を浪費しています。 (CIO、2019)

プロジェクトの 27% が予算を超過している世界では、プロジェクト管理の戦略的計画によって節約できる費用は、実に驚くべきものです。

プロジェクトを成功させるための 7 つのプロジェクト管理戦略

プロジェクトを成功させるために従うことができるプロジェクト管理戦略はたくさんあります。 それらのうち、プロジェクトの成功に最も影響を与える主要な戦略に焦点を当てます。

プロジェクトを成功させるために従わなければならない重要な戦略を見てみましょう。

1. プロジェクト開始前にプロジェクトの詳細を確定する

プロジェクトの作業を開始する前であっても、プロジェクトの詳細を確定する必要があります。 何を達成しようとしているのかについての明確な計画は、可能な限り最良の方法でプロジェクトを完了するのに役立ちます。

役割と責任:プロジェクトの詳細な計画には、プロジェクトに携わる担当者のさまざまな役割とその責任が含まれている必要があります。 これにより、作業プロセスが整理され、遅延を回避できます。

Work Breakdown Structure: Work Breakdown Structure は、大きなプロジェクトを小さく管理しやすいタスクに分割するのに役立ちます。 これは、従業員、依存関係、および仕事の流れのタスクの内訳にも役立ちます。

マイルストーン:計画には、プロジェクトが正しい軌道に乗るのに役立つマイルストーンも含める必要があります。 マイルストーンは、作業の進捗状況を追跡するのに最適です。 特に、Work Breakdown Structure を使用して分割する作品の小さなチャンクを追跡するには。

成果物と締め切りの設定:プロジェクトを開始する前に、成果物と締め切りを定義して、プロジェクトを設定された時間枠内に収める必要があります。

プロジェクトの詳細を最終決定しても、途中でプロジェクトを変更する必要がない、または変更する必要がないという意味ではありません。 実際、今日、プロジェクト管理はこれまで以上に反復的になっています。 そのため、アジャイルのような方法論が急速に普及しています。 プロジェクトを開始する前にプロジェクトの明確な計画を立てても、拘束されることはありません。 むしろ、あなたとあなたの従業員が突然の計画変更に順応できるようになります。 また、プロジェクトの安定性と締め切りをそのまま維持します。

2. 使用する方法を決定する

プロジェクト管理方法論という用語や、存在するさまざまな種類の方法論に慣れていない場合は、簡単な定義を次に示します。 プロジェクト管理方法論は、最適な結果を得るためにプロジェクト管理を編成するのに役立つ一連の原則と実践です。 他のプロジェクトと 100% 似ているプロジェクトは存在しないため、作業プロセスも 2 つのプロジェクトで同じではありません。

最も広く使用されているプロジェクト管理方法論がいくつかあります。 その中から、プロジェクトに最も適したものを選択する必要があります。

以下は、プロジェクト マネージャーがよく使用する最も一般的なプロジェクト管理方法の一部です。

ウォーターフォールの方法論:ウォーターフォールは、プロジェクト管理の伝統的な方法です。 ウォーターフォール手法という名前が導入されたのは、このモデルの線形かつ順次的なアプローチのためです。 プロジェクトの次のステップを開始する前に、前のステップを完了する必要があります。

ウォーターフォール手法は、明確な結果または目標を持つプロジェクトに最も適しています。 また、途中で計画を繰り返したり変更したりする余地もありません。 そのようなプロジェクトの良い例は、自動車製造会社が持つプロジェクトのタイプです。 これらのプロジェクトは通常、途中で変更される可能性はほとんどありません。

アジャイル方法論:アジャイルは、2001 年代に注目を集めたもう 1 つの一般的な方法論です。 その始まりは実は1990年代にさかのぼります。 これは、変化に適応できる新しいプロジェクト管理方法の必要性が高まっている結果です。 アジャイル方法論は、プロセス全体を通して継続的なテスト、評価、および適応を伴う短期間の作業に重点を置いています。 そのため、完成した最終製品は、計画されたものと完全に同じではないことがよくあります。

アジャイル手法は高速であることを重視しているため、最終製品を早期に展開できます。 ただし、その後、完全な問題やエラーのない製品になるように、さらなる評価と反復が行われます。 アジャイル方法論の人気と受け入れは、後に他の新しい方法論の成長を促進しました。 これらの方法論には、スクラム、カンバンなどが含まれます。 アジャイル自体は、最終結果が最初の計画から逸脱する余裕があるデジタル製品に最適です。

実際、CMO の 80% が、アジャイルによってチームの生産性が向上したことに気付いています。 アジャイルを採用した企業は、収益と利益が 60% 増加しました。

スクラム方法論:スクラムは、アジャイル方法論の適応のようなものです。 スクラム方法論は、プロジェクト期間全体を「スプリント」とも呼ばれる短い期間またはサイクルに分割します。 通常、スプリントは 1 ～ 2 週間続きます。

スクラムには通常、一度にプロジェクトの一部に取り組む小さなチームを率いるスクラム マスターがいます。 これは、ウォーターフォール方式の順次タスク完了とは異なります。 スクラム マスターの役割は、プロジェクト マネージャーとは異なることに注意してください。

かんばんの方法論:かんばんは、アジャイル プロジェクト管理のフレームワークでもあります。 日本の製造業が発祥です。 かんばん方法論は、すべてのタスクがかんばんボードの列として視覚的に表されるフレームワークです。 かんばんは、特定の時点でのプロジェクトの各タスクの全体的な概要を視覚的に示します。

このようにして、プロジェクトの一部で遅延が発生している理由を突き止めることができます。

ハイブリッド方法論:ウォーターフォールとアジャイル (そのフレームワークまたは変更されたバージョンを含む) の両方に欠点があります。 ウォーターフォール手法では、出力が表示されるまでに多くの時間が必要です。 競合他社がうまくマッチし、常に互いに競争しているペースの速い市場には向いていません。 一方、アジャイルは、スコープ クリープと絶え間ない反復の影響を受けやすくなっています。 これは、顧客が製品に慣れるのを難しくします。 これは実際にユーザーエクスペリエンスを悪化させます. このように、多くのプロジェクト マネージャーは現在、ウォーターフォールとアジャイルの両方の方法から良いメモを取っています。 最近では、アジャイルとウォーターフォールのハイブリッドのようなものを実装する PM がますます増えています。

ハイブリッド方法論マニフェストで見つけたものは次のとおりです。

ハイブリッド プロジェクト管理は、正式な方法とアジャイルな方法を組み合わせて、新しいプロジェクト管理方法を作成します。 ハイブリッドは、WBS (Work Breakdown Structure) の徹底性とアジャイルのスピードと無駄のない利点を組み合わせて、詳細かつ迅速な新しいプロジェクト管理方法を実現します。

これらの一般的な方法論とは別に、多くの人が使用する他のモデルもあります。 適切な方法論を完全に選択することは非常に重要です。これにより、プロジェクトをどれだけ迅速かつ効率的に完了できるかが決まるからです。

3. プロジェクトに適したチームを編成する

すべてのタスクを処理する適切な担当者がいなければ、プロジェクトは成功しません。 採用者はそれぞれ、引き受けてほしい責任に沿っている必要があります。 人は経験の世界を持っているかもしれませんが、その役割と責任にふさわしくなければ、プロジェクトに参加すべきではありません。

重複する資質を持つチームを構築しないことが重要です。プロジェクトを引きずり出して遅らせることしかできないからです。 そのため、チームも小さくする必要があります

さらに、あなたのチームは、あなたが雇った優れたチームを活用するために、各従業員に対して明確な階層と適切なタスク配分を持っている必要があります.

4. 部門と担当者間の明確なコミュニケーションを確立する

コミュニケーションは、ほとんどのプロジェクトにとって大きな問題です。 そのため、効果的なコミュニケーション計画は、プロジェクト管理戦略の非常に重要な部分である必要があります。

従業員の 80% が、週の半分の時間をコミュニケーション不足による「やり直し」に費やす

カプテラ

コミュニケーション プランとは何を意味するのか疑問に思っている方のために説明すると、これには、指定されたコミュニケーション チャネル、事前にスケジュールされた会議の時間などが含まれます。

コミュニケーション チャネルの設定:すべてのチームには、内部コミュニケーション チャネルが必要です。 プロジェクト間で接続するために、利用できるいくつかのチャネルがあります。 Slack と Microsoft Teams は、プロジェクトや職場で最も人気のあるコミュニケーション方法の 2 つです。

スケジュールされた会議:すべてのプロジェクトは、毎週または隔週で指定された会議時間をスケジュールする必要があります。 これは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトの進捗状況を把握するのに役立ちます。 これらのミーティングは、チーム メンバーが直面している可能性のある問題を解決するのにも役立ちます。 さらに、会議はプロジェクトの方向性を明確にし、反復が必要かどうかを決定するのにも役立ちます。

5. プロジェクト中に大きな変更 (Scope Creek) を行うことを避ける

最新のプロジェクト方法論は、プロジェクト計画の反復に重点を置いていますが、大きな変更を加えないようにすることをお勧めします。 できるだけ多くの変更を加えることは正しいことではありません。 そのようにすると、最終製品は意図したプロジェクトとはまったく異なるものになるからです.

プロジェクト管理用語では、何の制御手順もなしにプロジェクト スコープに無制限の変更が加えられる場合、それはスコープ クリークと呼ばれます。 スコープ クリークは、プロジェクトのスケジュール、予算、コスト、リソースの割り当てに影響を与えます。これは、リソースと時間が設定されているプロジェクト マネージャーにとっては朗報ではありません。 スコープ クリープは、プロジェクト マネージャーがよく遭遇する最も一般的なプロジェクト管理リスクの 1 つです。

プロジェクトの開始後に新しいプロジェクトの反復要求が追加されると、スコープ クリープが発生します。 ただし、変更はプロジェクト中に発生するため、適切にレビューされていないことがよくあります。 したがって、チームは計画よりも多くのタスクを完了し、同じ時間枠内で以前と同じリソースでより多くの成果物とマイルストーンを割り当てます。

6. 完成後のプロジェクトの評価

各プロジェクトには、プロジェクトを通じて達成する必要がある目標があります。 完了後にプロジェクトを評価することで、最初のプロジェクトの目標に対して問題や相違点があるかどうかを確認できます。 そして、評価の後でのみ、プロジェクトの準備ができたと言うことができます.

だからこそ、私たちはプロジェクトの評価を非常に重視しています。 最終評価では、次のことを注意深く監視する必要があります。

プロトタイプと比較する:プロジェクトが完成したときにどのように見えるかのプロトタイプ (デジタルまたは物理) を作成しますか? あなたがすべき。 プロジェクトが完成したら、プロトタイプと比較します。

Q/A テストの実行:製品がソフトウェアであるかハードウェアであるかにかかわらず、品質保証テストは必須です。 プロジェクトがクライアント/顧客/ユーザー側に引き渡されたときに問題が発生しないように、プロジェクトが終了したら Q/A テスト プロセスに従う必要があります。

UAT の実行:ユーザー受け入れテストまたは UAT により、プロジェクト マネージャーは、ユーザーが製品についてどう考えているかを知ることができます。 UAT テストにより、プロジェクト マネージャーは、製品をよりユーザー フレンドリーにするための改善の余地を簡単に見つけることができます。

全体として、プロジェクト評価は、プロジェクトで何がうまくいったか、どの部分が改善された可能性があるかを明確に示します。 持ち帰りは、現在のプロジェクトと将来のプロジェクトの両方を改善するのに役立ちます。

7. 最適な結果を得るために高品質のプロジェクト管理ツールを使用する

今日お話ししたい最後の戦略は、優れたプロジェクト管理ツールを使用することです。 専用プロジェクトを使用すると、プロジェクトを成功に向けて軌道に乗せることができ、プロジェクト マネージャーの生活が楽になります。

プロジェクト マネージャーは、計画とスケジューリングのタスクを非常に簡単にします。 また、従業員が必要な情報にアクセスできるようにし、必要のない情報を制限します。 プロジェクト管理ツールは、プロジェクト予算を削減しながら生産性を向上させることでも知られています。

適切なプロジェクト管理ツールを選択する際には、次の点に留意する必要があります。

• 必要な機能
• オフラインまたはオンラインのプロジェクト管理ツールが必要かどうか
• 定額またはユーザーごとに課金するツールが必要な場合
• ご予算

上記のすべての要因を考慮した後でのみ、プロジェクトに最適なツールを選択できます。 もちろん、高価なオールスター ツールを入手することもできます。 しかし、小規模から中規模のビジネスの場合、プロジェクトを成功させるために必要なすべての機能を備えた手頃な価格のプロジェクト管理ツールが必要です。

プロジェクトを成功させるには、中小企業に最適な手頃な価格のプロジェクト管理ツールである WP Project Manager の助けを借りてください。 記事の次の部分では、プラグインと、プラグインを使用することをお勧めする理由を見てみましょう.

WP Project Manager: プロジェクトの管理と提供を容易にする

WP Project Manager は、WordPress ベースの手頃な価格のオープンソース プロジェクト管理ツールです。 プロジェクト管理戦略を効率的に実施するのに役立ちます。 このツールは、プロジェクトを成功させるのに役立ついくつかのエキサイティングな機能と機会を提供します。 WP Project Manager を使用する主な利点は次のとおりです。

無制限のユーザーとプロジェクト:ほとんどのプロジェクト管理ツールはユーザーごとに課金され、作成できるプロジェクトとタスクの数が制限されています。 ただし、WP Project Manager では、空が唯一の制限です。 文字通り無制限のプロジェクト、タスクを作成し、無制限のチーム メンバーを追加できます。

ガント チャート:ガント チャートを使用すると、さまざまなタスクやサブタスク間の依存関係を割り当てることができるため、プロジェクト階層を整理できます。 これにより、タスクの遅延の背後にある理由をいつでも視覚的に表示できます。

カンバン ボード:カンバン ボードは、実際にカンバンの方法論に従っていない場合でも、プロジェクト管理にとって非常に重要です。 ボード スタイルのタスク管理では、タスクを作成し、異なるボード間でドラッグ アンド ドロップして、チーム メンバーがより効率的に作業できるようにします。

チームの能力とメンバーの役割を制御する: WP Project Manager を使用すると、権限をカスタマイズし、必要に応じてメンバーに特定の役割を割り当てることができます。 プロジェクトに外部メンバーを簡単に追加することもできます。

ファイル & ドキュメント マネージャー: WP プロジェクト マネージャーには、すべてのプロジェクト ファイルを保存するためのファイル & ドキュメント マネージャーもあります。 ファイル セクションから、リンクされたメッセージ、タスク リスト、またはタスクに移動することもできます。

すべてのユーザーの個人用ダッシュボード: WP プロジェクト マネージャーは、すべてのチーム メンバーに専用のダッシュボードを提供し、割り当てられたタスクと完了したタスク、およびその他のレポートを確認できます。

概要ダッシュボード:プロジェクトの全体的なレポートを取得するために、WP Project Manager には概要ダッシュボード機能があります。 そこから、進行中のすべてのプロジェクト、進捗状況、およびチームの鳥瞰図を取得できます。 ここから、プロジェクトの作成、チーム メンバーの追加、編集、ユーザー ロール、およびその他のタスクを行うこともできます。

すべてを検討した後、WP Project Manager がプロジェクトを管理するための優れたツールであることを理解するのにそれほど時間はかかりません。 絶対に手頃な価格のツールの価格を知った後、さらに確信することができます.

WP Project Manager の個人プランは 79 ドルから、プロフェッショナル プランとビジネス プランはそれぞれ 149 ドル、249 ドルからです。

プロジェクトを成功させるには、優れた戦略が必要です

適切なプロジェクト管理戦略は、プロジェクトの成功を大きく変える可能性があります。 明確な戦略がないために失敗した偉大なプロジェクトがあまりにも多く、あなたのプロジェクトが次のプロジェクトになるべきではありません。

この記事では、プロジェクトを成功させるための明確な段階的なプロジェクト管理戦略を共有しました。 戦略には、方法論から、成功を達成するための時間をどのように形成すべきかまで、すべてが含まれています。 最後に、プロジェクト管理を通じてサポートできる優れたツールも紹介しました。

共有したい質問や経験はありますか? 以下にコメントしてください。