仮想データルームのセキュリティの役割

機密データは、ハッカーの潜在的な餌食であり、組織にとってのリスクです。 データ漏えいは隠蔽するのに費用がかかり、莫大な損失を引き起こします。 データ侵害とサイバー攻撃のアイデアは、データセキュリティの強化に役立つ仮想データルーム（VDR）の革新をもたらしました。

VDRは、ドキュメント管理、配布、ストレージなどのさまざまなビジネス取引を支援するために構築された、用途の広い仮想リポジトリです。 オンラインデータルームソフトウェアは安全であると考えられていますが、企業はデータ漏洩やサイバー攻撃がないことを確認して確認する必要があります。

したがって、仮想データルームプロバイダーを決定する前に、データルームのセキュリティをさまざまな要素で実証する必要があります。 それらをさらに詳しく見ていきましょう。

仮想データルームを安全にする要因

ほとんどの企業は、認証の種類によってVDRセキュリティを評価しています。 多くの人が「ISO」認証を最も重要だと考えているため、ISO規格を備えた仮想データルームプロバイダーに投資しています。 ただし、考慮すべきセキュリティ基準は他にもいくつかあります。

物理的セキュリティの詳細

• 物理的なデータ保護。 オンラインデータルームソフトウェアにはクラウドストレージが含まれているため、物理的な保護は必要ありません。 ただし、仮想データルームは、セキュリティを強化するために物理的なガイドラインに準拠する必要もあります。 組織は、すべての機器が安全で機能するように、データセンターを保護する必要があります。
• 優れたインフラストラクチャ。 組織は、より良いデータ処理のために高品質の作業システムとハードウェアを組み込む必要があります。
• データバックアップ。 仮想データルームのユーザーは、高品質のデータバックアップシステムに投資する必要があります。 バックアップシステムは、データが失われた場合に参照できるように、システム内の任意のドキュメントの追加コピーを作成できる必要があります。
• データ暗号化。 ユーザーは、データのセキュリティを確保するために、ファイル転送および保存中にハイエンド暗号化に依存する必要があります。
• 複数のサーバーの場所。 組織は、データの処理と保存を1台のサーバーに依存するべきではありません。 データの回復と災害管理に役立つサーバーがいくつかあるはずです。

アクセスセキュリティ対策

仮想データサービスの主な機能は、機密データを送信し、データの漏洩や侵害を回避するための最高のセキュリティを提供することです。

つまり、ハッキングや侵害を防ぐために、データルームソフトウェアへのアクセスを制限する必要があります。 制限付きアクセスには、脆弱なデータを安全に保つインサイダーサイバーセキュリティの脅威も含まれています。

• 指定された権限設定。 データルームの管理者は、特定のアクセス許可またはログイン設定を設定して、各ユーザーが特定のドキュメントにのみアクセスして表示できるようにすることができます。 このプロセスでは、ユーザーが必要とするいくつかの領域にのみアクセスできます。 これにより、データの中断と漏洩を減らすことができます。
• カスタムドキュメントアクセス。 システムを安全に保つために、データルームの管理者は、許可されたユーザーとユーザーが操作できる機能を提供できます。 誰かが許可されたサイトを超えようとすると、システムは管理者に警告します。
• シングルサインオンプロセス。 データルームの管理者または管理者は、複数のログイン資格情報を回避するために、許可されたすべてのユーザーに単一のログイン詳細を提供する必要があります。 これにより、現在サイトで作業しているユーザーとアクティビティの詳細が表示されます。
• 時間制限アクセスとIPアドレスの制限。 VDRユーザーは、IPアドレスを使用してログインするだけではいけません。 企業は、安全対策のために特定のシステムへのアクセスを制限できます。 セキュリティを強化するために、時間アクセス制限を設定することもお勧めします。

データルームのドキュメントセキュリティ

• ドキュメントのアクセス権。 すべてのユーザーは、許可された人だけが重要なドキュメントにアクセスできるように、特定のドキュメントで役割を定義する必要があります。
• ドキュメントのトレース。 優れた仮想データルームシステムでは、ユーザーのIPアドレス、アクセス時間、およびデータ共有の詳細に関するデータチェックを暗号化する必要があります。 システムは、不正なアクションを禁止し、通知を通じて管理者に警告する必要があります。
• リモートワイプ機能。 管理者は、盗難に備えてリモートワイプなどのバックアップ計画を必要としています。 これにより、すべてのプログラムが自動的に削除またはクラッシュし、会社を保護するためにマシンのシステムが空のままになります。
• リモートシュレッド。 ユーザーが特定のドキュメントをダウンロードしたとしても、管理者または組織はそのドキュメントを引き続き管理する必要があります。 これにより、ユーザーは監視下でのみドキュメントを使用できるため、誤ったドキュメントの使用やデータ漏洩を防ぐことができます。

安全な仮想データルームベンダーを選択する方法

仮想データルームプロバイダーを受け入れる前に、それらがさまざまな要素と機能を満たしていることを確認してください。

• データセキュリティと政府の要件。 VDRは、ユーザーのニーズに基づいてさまざまな機能を保持します。 ソフトウェアは、データセキュリティ対策および政府規制に準拠する必要があります。 たとえば、希望するVDRは、フィールドまたは組織に基づくHIPAA要件およびFDA規則に準拠している必要があります。
• グローバルセキュリティ標準と認証。 あなたの会社に基づいて、VDRはさまざまな認定を取得する必要があります。 認定が良好なVDRプロバイダーを選択してください。 認定には有効期限があります。 ご不便をおかけしないよう、日程をご確認ください。
• レビューとデータ侵害の履歴。 ほとんどの政府が特定の組織または分野でのデータ侵害を発表しているため、データ侵害を検索することは難しくありません。 これにより、ユーザーは仮想プロバイダーの履歴を確認できます。 また、特定のVDRベンダーに投資している他のユーザーを知るのにも役立ちます。

仮想データルームの使用

VDRは、誇大広告のセキュリティを支援し、安全なチャネルを介して重要な情報を転送するために、さまざまなケースで使用されます。

• 新規株式公開（IPO）。 会社のデータが公開される可能性があるため、新規株式公開のVDRは非常に重要です。 利害関係者は、データ漏洩を回避するために、すべてのデータが安全であり、適切なシステムで隠されていることを確認する必要があります。
• M＆A（合併および買収取引）。 買い手と売り手は、ほとんどの場合、デューデリジェンスプロセス中にVDRを使用します。 両当事者は、財務、資産、およびその他の重要な詳細を公開する必要があります。 ただし、セキュリティのために、データは閉じた円の中にとどまる必要があります。
• 監査および調査プロセス。 現代の企業は、監査と調査を行うために電子データルームを利用しています。 安全なプラットフォームで許可されたユーザーに情報が配布されるため、プロセスはより高速で安全です。 プロセスを開始するために物理的なドキュメントが必要ないため、データルームサービスは監査を容易にします。

結論

ユーザーは安全なシステムを介して操作できるため、仮想データルームはビジネスの成長に重要です。 このソフトウェアはデータ漏洩を防ぎ、企業がサイバー攻撃を恐れることなく仕事や取引を簡単に行えるようにします。