実装する必要がある仮想イベントのベスト プラクティス

デジタル革命は会議を永遠に変えました。 かつては 1 週間かかっていた計画プロジェクトが、今ではオンラインでその日のうちに実行できるようになりました。 昔を懐かしむ人もいるかもしれませんが、アクセシビリティの向上、ブランド認知度の向上、参加者の増加などの多くの利点により、仮想業界のイベントがなくなることはありません。

それらは高品質である必要がありますが、企業はどうすれば仮想イベントの開催を成功させることができるでしょうか? 改善するための最初のステップは、仮想イベントのベスト プラクティスを学び、それを実装する方法を見つけることです。

この記事では、ゲストの関心と関心を維持する仮想イベントを主催する方法について説明します。

仮想イベントのベスト プラクティス

主催する予定のイベントの種類を決定する

仮想イベントのベスト プラクティスを開始する前に、最も重要な選択は、ホストするイベントの種類です。 仮想キャリアフェアを計画していますか? 仮想貿易博覧会？ オンラインスポーツイベント？ より専門的な仮想会議を計画しますか? それとも、小規模なウェビナーを好むでしょうか?

ビジネスの種類に関係なく、さまざまなスタイルの仮想イベントを利用できます。 どちらを使用するかは、そのイベントから何を得たいかによって異なります。 適切なオンライン イベントを選択できるようにするには、明確な期待、目的、タイムラインを確立する必要があります。

リードジェネレーションを早期に実行する

オンラインイベントは、誰も参加しなければ意味がありません。 リードジェネレーションは、最初の仮想イベントについて人々に知らせるために必要なステップです. これには、プレス リリース、ブログ、メール マーケティング、懇親会など、複数の方法があります。 どちらを使用するかは、ターゲットとする顧客ベースと、最も成功する場所によって異なります。

バーチャル イベントに適したバーチャル イベント プラットフォームを選択する

場所を選ぶのと同じように、視聴者にリーチするのに最適な場所を選ぶ必要があります。 この場合、これは、最適な仮想イベント プラットフォームを選択することを意味します。 多くのプラットフォームがあり、あなたと参加者の両方にとって最適なものを選択する必要があります.

機能や価格オプションを調べて、最適なものを選択してください。 また、他のイベント主催者が何を使用しているかを知り、そのプラットフォームを使用する理由を尋ねることもできます。

売り込みではなく、価値をもたらす

これは不必要に思えるかもしれません。 おそらくあなたは「彼らが私の製品を購入すれば、彼らは価値を得るだろう」と考えているかもしれませんが、クライアントは同じように感じないかもしれません.

これは、イベント参加者に、イベントに縛りがないことを伝えた場合に特に重要です。

売り込みを行う代わりに、セッションをインタビュー、マスター クラス シリーズ、エキスパート スピーカー、およびその他のコンテンツで満たすことによって、価値を提供するようにしてください。 ピッチはマーケティング チームに任せることができます。

生産品質をケチらないでください

時間は、これ以上得ることができない唯一のリソースであるため、使用できる最も貴重なリソースです。 人々が平凡な経験のために時間を犠牲にすることを期待しないでください。 視聴者の参加とエンゲージメントのツールはどちらも役立ちますが、多くの場合、制作の品質が決定的な要因になります。

群衆の中で目立つためには、一流のスピーカーと興味深いトピックが必要です. オーガナイザーは聴衆と関わり、聴衆に耳を傾ける必要があります。 たくさんの投票やアンケートを使って聞くことができます。 私たちは皆学んでおり、全体的により良い仮想イベント体験を作りたいと思っています.

セッションを記録し、イベント後に利用できるようにする

仮想イベントでは、すべてを記録することができ、記録する必要があります。 仮想イベントを記録しないと、大きな収益を逃すことになります。 イベントに参加できなかった参加者のために、録画したセッションをオンラインで公開したり、需要創出戦略で公開したりできます。

これらの記録されたセッションをレバレッジとして使用できます。 最近人気のセッションはありましたか？ 仮想イベントの後にそのセッションをウェビナーとして使用して、まったく新しい一連の見込み顧客を見つけてください。 これらのイベントをインフォグラフィック、ブログ、または eBook に再利用して、まったく異なるレベルでクライアントとやり取りすることを検討することもできます。

仮想世界でヒューマン エクスペリエンスを作成する

あらゆるイベントの核心は「The Human Experience 」です。 話題が何であれ、聴衆に良い会話を見せましょう。 これにより、イベントの参加者が毎日目にするグローバルな環境に敏感でありながら、参加者の集中力が高まります。

仮想環境には、「現実を維持する」ことを改善するのに役立ついくつかの重要な機能も付属しています。

たとえば、オンライン イベントでは、グループ チャットを使用して参加者をつなぐことができます。 リアルタイムでコラボレーションすることもできるため、参加者をさらに引き付けることができます。

仮想会議のマーケティング

知らないイベントに人は来られない！ イベントを宣伝するために十分な時間を確保してください。

良い一般的なルールは、イベントの前に毎月通知を行い、3 か月のプロモーション時間を確保することです。 その後、ソーシャル メディアの視聴者向けに毎週または毎日の通知に切り替えることができます。 ソーシャル メディアは、イベントを宣伝するだけでなく、その結果どれだけの話題を生み出しているかを確認するための迅速な方法です。

出席者のためのグッズに投資する

企業ギフト、企業の記念品、およびその他の種類の提供物は、出席者を引き付ける優れた方法です。 誰もが無料のものを手に入れるのが好きなので、ターゲット市場に合う贈り物を手に入れるようにしてください. 例として、見込み客と話している場合は、盗品が最適な場合があります。 ミレニアル世代から Z 世代の視聴者がいる場合は、ポケモン カードを入手して、彼らの驚くような喜びを見てください。

イベントに参加した人への賞品として、これらのギフトを提供することもできます。 勝者の例としては、質問に答えたり、フィードバックを提供したり、チャット ルームに参加したりした人が挙げられます。

テクノロジーが仮想会議の成否を左右する

テクノロジーは未来の波であり、時にはそれに乗らなければならないか、流されなければなりません。 技術プラットフォーム、パートナー、またはソリューションを探すときは、1 つにとどまらないでください。 より多くのテクノロジーを使用して、参加者にとって最高の仮想イベント プラットフォームを作り、可能な限り最高の仮想イベント体験を提供してください。

適切なプラットフォームとテクノロジーを選択することは、料理を作ることに似ています。 冷蔵食品を店で買って会社に渡すだけでもいいのですが、最終的には満足してもらえないかもしれません。 逆に、複数の食材を購入して調理すると、ゲストは家に帰ったときにお腹がいっぱいになります。 同様に、仮想イベントを運営するための完璧なワンストップ ショップ技術もありません。

イベントにモデレーターを含める

物事が制御不能になることに備えてください。 多くの場合、人々はオフラインほどオンラインでは礼儀正しくありません。

万一の場合に備えて、仮想イベントの参加者をミュートまたは禁止できるように、多数のモデレーターを手元に用意しておいてください。

イベントの出席者を準備する

イベントのゲストについて過大評価しないでください。 誰もが技術に精通しているわけではありません。 参加者がイベントを最大限に活用できるように準備してください。

ベンダー、ルーム、バーチャル ブース、参加者の接続方法など、特定のツール機能に関するテクニカル サポートを提供します。

プロの司会者を雇う

バーチャル イベントで見逃されがちなことの 1 つは、セッション、基調講演、ネットワーキング イベントをバラバラに感じずにすべてつなげる機会です。 ソリューション？ プロの司会者。 アナウンスを行い、質疑応答セッションをリードし、セッションの開始と終了の両方を行う人を雇うと、会議に楽しみを吹き込むのに役立ちます。

司会者を探すときは、イベントに必要なトーンを考えることが重要です。 真面目かバカか？ あなたの司会者はイベントの顔になるので、あなたのイベントを最もよく代表する人を選んでください.

仮想機能を最大限に活用する

仮想イベントに付属する独自の機能を使用して、参加者を 10 倍引き付け始めることを計画します。 参加者のネットワーキング、ライブ Q&A、1 対 1 のビデオ通話、ブレイクアウト セッション、拍手や挙手などの反応ボタンを支援するツールなど、利用可能なオプションについて考えてみてください。

これらの仮想機能はすべて、参加者をイベントに参加させ続けるのに役立ち、エンゲージメントの向上につながります。 さらに、情報を追跡して、聴衆が興味を持っているものや、イベントで最も気に入っているものを確認することもできます.

参加者を引き付ける独自の方法を見つける

仮想イベントの参加者にインタラクティブで魅力的な体験を提供すれば、仮想イベントを成功させることができます。

ソーシャル メディア (特定のハッシュタグを使って質問するなど) や仮想イベントのメッセージを通じて人々の参加を支援する場合でも、人々の関心と興奮を維持するために迅速に対応する準備をしてください。

計画または議題を準備する

事前にしっかりした計画を立てずに仮想イベントを開催すると、失敗する可能性があります。 構造により、ゲストの関心を維持し、会議を時間通りに進めることができます。

イベントの計画中に出席者と議題を共有して、彼らが何を期待するかを知ることもできます. また、スピーカーが時間枠に合わせて準備を整えるのにも役立ち、会議をスムーズに保つことができます。

現実的なタイムラインを設定する

コミュニティのメンバーが参加できる時間または日付を選択します。 幸いなことに、対面イベントのように場所を気にする必要はありませんが、まったく別の問題があります。 出席者はどこからでも来ることができるため、タイム ゾーンも考慮する必要があります。

理想的な世界では、仮想イベントを主催する計画には約 8 ～ 10 週間かかりますが、だまされてはいけません。

問題が発生し、開発中に問題が発生して 1 週間を失うと、行き詰まる可能性があります。 代わりに、イベントをかなり前に予約して、マーケティング チームが仕事をする時間を確保し、イベントの主催者がイベントを完璧に作り上げられるようにします。

スポンサーを紹介する

対面式のイベントと同様に、スポンサーが自分自身を紹介するための専用エリアを用意してください。

これは、コンテンツ、ロゴ、またはブランド化された仮想待合室の表示など、いくつかの方法で実行できます. これは、対面式のイベントと同じ効果を生み出すのに役立ち、場合によってはさらに興味深いものになります。

エンゲージメントの追跡

オンラインイベントは、対面イベントとは全く違う効果を発揮して、効果を発揮することができます。 例として、対面イベントの場合、特に物理的なイベントの後、参加者がいつ興味を失ったかを判断するのが難しい場合があります。

利用可能な追跡機能 (使用している仮想イベント プラットフォームによって異なります) を使用して、出席者がいつ参加をやめたのか、いつ退席し始めたのかを正確に知ることができます。

また、ソーシャル メディアを使用して、バズがいつ収まるかを確認することもできます。 ツイートやメッセージの速度が低下し始めるのはいつですか? 仮想イベントのどの部分の視聴者数が最も多かったか、または少なかったか? 最も多く選択されたページまたはコンテンツは? この情報を使用して、オンラインで開催される将来のイベントの改善を開始できます。

イベントをゲーム化する

一部をゲーム化することで、仮想イベントの一部にインセンティブを与えることができます。 スカベンジャー ハントとリーダーボードはどちらも、視聴者が参加する時間を増やし、視聴者の心に残る印象を長くするのに役立ちます。 これは最終的に、モバイル イベント アプリやウェブサイトで得られるリードの数に役立つことが証明されます。

イベント後のフォローアップを送信する

簡単な「ありがとう」を送信するか、録音、追加コンテンツ、読書、他のネットワーキング イベントへの招待などを送信して、イベントをフォローアップできます。

参加者の経験について前向きな気持ちを残してもらいたいと考えています。

これらの仮想イベントのベスト プラクティスをビジネスに実装できますか?

多くの人が仮想イベントを開催するという考えを恐れていますが、仮想イベントを主催することは、多くの企業にとって命の恩人であることが証明されています.

仮想イベントのベスト プラクティスを使用すると、優れたイベントの構成要素が得られます。 常に出席者の立場になって考えてください。 彼らがあなたのイベントから何を得たいかを考えてから、スポンサー、出展者、および組織のニーズについて考えてください。

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