知らなかった仮想イベントのチェックリスト

公開: 2022-10-10

バーチャルイベントは多くの業界で画期的なものですが、実際にはストレスがかかる可能性があります。マーケティング、ブランディング、チケットの販売など、多くの要因があり、多くの場合、人々は仮想イベントから完全に遠ざかってしまいます. 仮想イベントを計画する際のストレスに対する解決策はありますか? はい: 仮想イベントのチェックリストを作成します。

仮想イベントのチェックリストを用意することは、仮想イベントを開発、設計、および主催する際に常に集中してバランスを保つための最良の方法です。

しかし、チェックリストに何を含めるべきかを知らずに、どうすればチェックリストに従うことができるでしょうか? ここでは、仮想イベントのチェックリストを作成する際に必要な手順を説明し、成功する仮想イベントの計画を継続できるようにします。

バーチャルイベントのチェックリスト: イベントの前に

イベントの目的を知る

イベントの目的は、イベントの対象者と、そのオーディエンスに対して何を達成したいかによって異なります。

これは必ずしも一意である必要はありません。多くの場合、企業は見込み客の獲得、視聴者の関心の維持、チームメンバーのパフォーマンス向上、製品の発売、自社ブランドの宣伝に努めています。

仮想イベントを作成するときは、最初に努力する目的を念頭に置いてください。そうすれば、その目的を達成する可能性がはるかに高くなります.

仮想イベントのコンセプトを開発する

すべてのイベントは最初のコンセプトから始まり、仮想イベントを計画するときも例外ではありません。

特にイベントプランナーになるのが初めての場合は、最初のコンセプトを持つことで、より良い決定を下すことができます。アイデアから始めて、その出発点からさらにアイデアを探しましょう。ここであなたの創造性が発揮され、イベントを目立たせることができます。

ターゲットオーディエンスを理解して定義する

効果的な仮想イベントを作成するには、視聴者と彼らが何を求めているかを理解する必要があります。

このためには、理想的な聴衆の出席者のペルソナ (またはプロファイル) を作成する必要があります。これらのペルソナを作成するときは、年齢、場所、業界、管理職などの有用な情報をすべて含めるようにしてください。

成功基準を定義する

仮想イベントで何をしたいですか? 多くの人に参加してもらいたいですか？スポンサーブースに来てもらいたいですか？バーチャルイベントの成功をどのように定義したとしても、その目標に向けて取り組むためには、自分の成功を念頭に置く必要があります。

チームと請負業者の役割を特定する

効果的なイベントを開催するには、それぞれの仕事に適した人材を見つける必要があります。これは、プロジェクトマネージャーが「リソースの特定」と呼んでいるものです。

イベントの計画を開始するときはいつでも、イベントの個々の側面を監督するチームメンバー (または潜在的な請負業者) のリストが必要です。仕事を正しく遂行できる夢のチームを見つけてください。

仮想イベントの予算を作成する

これは当然のことのように思えるかもしれませんが (もちろん、予算が必要です)、それほど単純ではありません。仮想イベントは、通常のイベント予算を大幅に変えることができる多くのオプションを提供します。場所にお金を使う必要がありますか? オンラインイベントではありません。装飾にお金をかける必要がありますか？

パソコンアプリの価格のみ。旅行代金にお金をかける必要がありますか？オンラインですぐにカナダからバンコクに旅行できます。ご覧のとおり、仮想イベントの予算を立てることは、対面式のイベントとは大きく異なります。

イベント形式を定義する

イベントの作成を開始するときは、どのイベント形式 (トレードショー、セミナー、ウェビナー、クラスなど) が自分に最も適しているかを判断する必要があります。その情報を使用すると、価格帯を決定したり、使用する請負業者を決定したりするのに役立ちます.

イベントのスタイルを検討するときは、出席者の関与を維持する方法があることを確認してください。あなたのイベントは分科会を提供しますか? 待合室？チャット機能？何をするにしても、イベント参加者がイベント中に参加していることを確認してください。

AV/制作およびテクノロジーのニーズを判断する

イベントの前に、すべての技術的な考慮事項を受け入れる準備をしてください。

これは、セッションの記録から、イベントのリプレイの配信方法、イベント参加者がセッションに参加できる方法にまで及びます。

仮想イベント当日のストレスを軽減するために、これらの決定はすべて事前によく考えておく必要があります。

日付を選んで長さを決める

対象者とイベントの目的に応じて、イベントの日時はビジネスごとに変更される場合があります。例として、非営利の募金活動は通常、勤務時間中に開催されることはなく、仮想イベントはおそらく同じようにビジネスをフォーマットするでしょう.

一方、企業イベントはほとんどの場合、平日に開催されます。水曜日に開催されることが多く、火曜日に開催されることもあります。

仮想イベントプラットフォームの選択

新しい仮想イベントプラットフォームを選択するときはいつでも、会社が使用する他のプログラムとどれだけうまく統合できるかを考えてください。また、仮想プラットフォームがイベント参加者の注意を引くかどうかについても考えてください。

セッションの記録を検討する

あなたの会社に世界中のユーザーがいる場合は、異なるタイムゾーンに対応することを検討してください。録画したセッションを一般に公開すると、聴衆のこの部分全体が後で参加できるようになります。これは常に素晴らしいことです。

これは、この仮想イベント計画チェックリストの最も重要な要素の 1 つです。多くのイベント参加者は、イベント後に録画を要求することが多く、これによりブランドの認知度がさらに高まります.

社交活動を計画する

イベントでソーシャルインタラクションとゲーミフィケーションのための具体的な計画を立てることは、バーチャルに移行する場合にさらに重要になります。

多くの場合、対面イベントでは参加者を簡単に接続できますが、仮想イベントではそうではありません. 仮想イベントでは、仮想参加者が互いに交流できるようにするためのアイデアを作成する必要があります。

スピーカーを探す

イベントの最も重要な部分の 1 つであるスピーカーは、聴衆と交流するための主要な手段です。

これは、あなたの価値観とスポンサーや参加者の価値観の両方を共有できる講演者を見つける必要があることを意味します. 関連するトピックについて独自の洞察とアイデアを持つ専門家のスピーカーを見つけるようにしてください。

スポンサーに連絡する

この時点で、潜在的なスポンサーの検索を開始し、スポンサーシップパッケージの作成を開始する必要があります。彼らの提案や要求に対して心を開いてください。

スポンサーは、イベントから収益を生み出す優れた方法になる可能性があることを忘れないでください。そのため、現在のブランドと一致する企業を見つけるようにしてください。

仕事に適したツールを使用して、より多くのイベントチケットを販売する

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仮想イベントを宣伝する

あなたのイベントについて世界に知らせ始めましょう。チームのソーシャルメディアプラットフォームや Web サイトで発表するなど、多くのマーケティング戦略があります。

また、スピーカーやスポンサーと話をして、ソーシャルメディアプラットフォームで発表してもらうこともできます。ハッシュタグの形でこれを行うことを検討してください。これは、イベントに一種のまとまりを与えるのに役立ちます.

イベント用の簡単なウェブサイトを作成することもできます。その中で、潜在的な参加者に価格とチケットの場所に関する情報を提供できます。

イベントスクリプトを作成する

すべてを書き留めます。イベントで何が起こるか、各部分がいつ起こるか、そして誰がそれを担当するかを書きます。これは、Google スプレッドシートや Microsoft Excel など、チームとの調整に使用できるものなら何でも簡単に実行できます。

参加者ガイドを作成する

参加者は、なじみのないイベントプラットフォームを最大限に活用するために、いくつかの支援を必要とすることがよくあります。多くの場合、イベントプラットフォームには既にオンラインガイドがありますが、ない場合は自分で作成してください。

イベントに応じて、さまざまなスタイルのガイドを作成できます。ゲームやテーマがある場合、ガイドはそのテーマに従うことができます。また、他のユーザーとオンラインで対話する方法を含めたり、将来予定されている複数のセッションをリストしたりすることもできます。

チームのコミュニケーションチャネルを設定する

理想的な状況では、特にイベント中に重要な詳細やメッセージを見逃さないように、チャンネルを 1 つに制限する必要があります。 Slack、Whatsapp、Microsoft チーム、Discord、またはイベントプラットフォームのプライベートスペースは、いくつかの適切なオプションです。あなたのために働くものは何でも。

ネットワーキングの機会を計画する

ネットワーキングはイベントの心臓部であり、バーチャルイベントの場合はなおさらです。仮想イベントの大部分は、ネットワーキングの機会を生み出すことです。これらは、ブレイクアウトセッション、チャットルーム、アイスブレーキングアクティビティの形で提供されます。ネットワーキングを向上させるものはすべて、仮想イベントを向上させます。

バーチャルイベントのチェックリスト: イベント中

イベントリマインダーを投稿する

イベントが近づくにつれて、イベントのリマインダーを頻繁に投稿することで、出席率を大幅に向上させることができます。週になると、毎日のリマインダーが適切かもしれません。

会話を始める

選択したイベントプラットフォームに応じて、楽しくオープンな環境を作成するのに役立つツールが多数用意されています。

Q&A ツールを使用したり、チャットで質問に答えたりして、視聴者の関与を促すことができます。オプションがある場合は、1 対 1 の予定を選択することもできます。

よりインタラクティブな体験のために、出席者をペアまたは小グループに編成します

参加者を少人数のグループにすることで、視聴者の参加を促すことができます。出席者が 5 ～ 7 分ごとに応答またはアクションを実行できる場合、それが最適です。

Harvard Business Review の調査によると、5 分間のルールは、オブザーバーではなく出席者の関与を維持するのに最も効果的であることが報告されています。

あらゆる混乱に備えて対応する

技術的な問題や人員の混乱に備えて、複数のバックアップ計画を用意してください。これは、コンテンツのモデレートから、テクニカルサポートスタッフをオンラインでいつでもサポートできるようにすることまで、さまざまです。

混乱を防ぐことができない場合は、混乱を止める準備をしてください。

出席者データのキャプチャ

オーディエンスデータを使用すると、将来の仮想イベントを改善し、クライアントをよりよく理解するのに役立ちます。

一般に、有用な情報は、クリックされたリンク、出席者数、出席時間、再生されたビデオなどから得られます。

発生したイベントをストリーミング

多くのイベントプラットフォームには、事前に作成されたストリーミングオプションがあります。追加のソーシャルメディアプラットフォームで仮想イベントをブロードキャストして、今後のイベントに役立つ情報を収集することを選択できます。

イベント中にスピーカーと情報を共有することもできるので、便利です。

バーチャルイベントチェックリスト: イベント後

出席者アンケートの送信

フィードバック調査を送信して、出席者が気に入った点と気に入らなかった点を確認します。次に、その情報を使用して、次の仮想イベントで視聴者とよりよくやり取りできます。

また、アンケートが短くて甘いものであることを確認してください。調査が長すぎると、多くの場合、人々は最後まで留まることはありません。

聴衆とのコミュニケーション_

聴衆の出席に感謝します。これは、電子メールを送信するか、ソーシャルメディアプラットフォームを使用して行うことができます。

イベントの直後、まだ記憶に新しいうちにメッセージを送信するようにしてください。また、フィードバック調査と、イベントの記録にアクセスできる場所に関する情報を含めることもできます。

あなたのデータを分析する

イベント中およびイベント後に収集したデータを確認します。このデータは、どの分野で成功し、どの分野で改善できるかをよりよく理解するのに役立ちます。次に、その情報を使用して、イベントをさらに成功させるための作業を開始できます。

予算のバランスを取る

全員に支払いを済ませたので、計画した予算とイベントの結果を比較します。

この時点で、ROI (投資収益率) を計算し、直接収益、帰属収益、コネクテッドセールスパイプライン、すべてのブランディングのメリット、知識交換、およびイベントに関するその他すべての重要な情報を考慮することができます。

イベントに関する情報を共有する

この仮想イベントチェックリストの最後のステップ: イベントのすべての写真、ビデオ、記事を使用します。

これらをソーシャルメディアに投稿して、聴衆を惹きつけ、将来の参加者により多くの露出を提供できます。これらの過去のイベントの一部を将来の仮想会議やイベントに使用することもできます.

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