회계 정보 시스템 기능의 핵심 요소(예제 포함)

재무 관리는 비즈니스 운영과 관련된 가장 어려운 작업 중 하나입니다. 규모에 관계없이 모든 비즈니스는 여러 채널에서 재무 및 회계 정보의 정확한 흐름을 필요로 합니다. 그렇기 때문에 이해 관계자를 위한 보고서를 작성하기 위해 이러한 데이터를 수집, 저장 및 처리하는 체계적이고 자동화된 프로세스가 필요합니다. 이것은 오늘날 회계 정보 시스템 기능이 모든 비즈니스에서 중요한 역할을 하는 때입니다.

재무 보고 및 거래 기록 보관에서 최적의 정확성을 보장함으로써 기업에 도움이 되기 때문입니다. 이 정보는 필요할 때마다 해당 기관에서 쉽게 사용할 수 있습니다. 따라서 회계 정보 시스템은 회사의 의사 결정 프로세스를 용이하게 합니다.

이 기사에서는 회계 정보 시스템의 기능에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 그 전에 회계 정보 시스템의 정의와 그 핵심 요소가 무엇인지 빠르게 살펴보겠습니다.

회계 정보 시스템이란 무엇입니까?

AIS라고도 하는 회계 정보 시스템은 기업이 재무, 거래, 보고서 및 기타 회계 데이터를 추적하는 데 사용하는 도구를 말합니다. 이를 통해 의사 결정권자는 회사의 전반적인 상태를 이해하고 그에 따라 행동할 수 있습니다.

잘 구성된 AIS는 데이터를 수집, 저장 및 처리하여 이해하기 쉬운 재무 보고서를 생성합니다. 회계사, 관리자, 재무 담당자, 비즈니스 분석가, 세무 기관 및 기타 관련 당사자는 AIS에서 모든 회계 관련 활동을 추적할 수 있습니다. 유능한 AIS 소프트웨어는 정확하고 시기적절한 데이터를 제공하고 최적의 보안 관행을 사용하여 민감한 데이터의 순환을 제한합니다.

회계 정보 시스템의 주요 구성 요소

회계 정보 시스템은 크게 7가지 핵심 요소로 구성됩니다. 이러한 구성 요소는 아래 섹션에서 설명합니다.

1. AIS 사람들

AIS를 사용하는 사람들은 이 지점에 해당합니다. CFO와 같은 C-suite 임원부터 회계사 및 관리자에 이르기까지 이 시스템을 사용하는 사람은 누구나 AIS 직원으로 간주됩니다. 예를 들어, 고위 경영진은 직원의 판매 목표를 설정할 수 있습니다. 관련 부서는 이에 대한 알림을 받고 영업 사원은 AIS에 판매 주문을 입력할 수 있습니다. 이 정보는 회계 부서로 전달되고 그들은 송장을 생성합니다.

그런 다음 창고 직원이 이러한 주문을 처리하고 배송을 준비합니다. 고객 지원 팀은 배송을 추적하고 주문 상태에 대한 정보를 계속 받습니다. 이 전체 과정에서 AIS는 모든 절차를 관리하고 재고, 배송 및 생산 비용으로 구성된 판매 보고서를 작성합니다.

컨설턴트, 비즈니스 분석가 및 감사 부서는 이러한 데이터에 액세스하여 총 비용, 수익 및 이익을 분석할 수 있습니다. 이러한 방식으로 AIS는 운영에 광범위한 사람들을 포함합니다.

2. 절차 및 지침

AIS 시스템은 데이터를 수집하고 처리할 때 일련의 규칙을 따라야 합니다. 그렇지 않으면 불일치와 불일치가 발생합니다. 정확한 정보 흐름을 보장하기 위해서는 정확한 방법이 필요합니다. 수동 및 자동 방법은 모두 이러한 절차 및 지침의 필수적인 부분입니다.

회계 정보 시스템이 따르는 프로세스를 설명하는 적절한 문서를 작성해야 합니다. 직원이 절차를 따르도록 교육하십시오. 반복적인 훈련을 실시하여 지시사항을 세밀하게 따르도록 습관화하십시오. 그래야만 회계 정보 시스템이 일관되게 정확한 결과를 산출할 수 있습니다.

3. 소스 데이터

일반적으로 회계 정보 시스템은 SQL 구조의 쿼리 언어를 사용하여 데이터베이스를 관리합니다. 회사의 금전 문제에 영향을 미치는 모든 정보는 AIS 데이터베이스에 포함되어야 합니다. AIS 데이터베이스는 일반적으로 다음 유형의 데이터로 구성됩니다.

• 판매 주문
• 인벤토리 데이터
• 총계정 원장
• 구매 주문
• 거래 송장
• 분석 및 보고서
• 세금 정보
• 급여 데이터
• 시간 기록 등.

AIS 데이터베이스를 최대한 깔끔하게 유지하십시오. 회사의 재무 회계와 관련이 없는 데이터는 저장하지 마십시오. 필요한 데이터에 액세스할 때 정보가 너무 많으면 압도될 수 있습니다.

4. 하드웨어 및 장치

계정 정보 시스템을 원활하게 운영하려면 많은 입출력 장치가 필요합니다. 이러한 모든 장치와 IT 인프라는 사용할 AIS 소프트웨어와 호환되어야 합니다. 그렇지 않으면 비즈니스에 AIS를 사용하는 동안 원활한 경험을 얻을 수 없습니다.

인프라에는 전력 부족 및 정전, 하드웨어 장애, 인터넷 연결 및 AIS에 영향을 미치는 기타 모든 장치에 대한 백업이 포함되어야 합니다. 다음은 AIS 프로세스를 용이하게 하는 입력 및 출력 장치의 목록입니다.

1. 컴퓨터
2. 키보드
3. 모뎀/라우터
4. 바코드 스캐너
5. 모니터
6. 프린터
7. 프로젝터
8. 모바일 장치
9. 백업 전원 공급 장치

5. 정보 처리자(소프트웨어)

모든 하드웨어와 장치를 마음대로 사용할 수 있게 준비했다면 이제 소프트웨어를 시스템에 통합할 차례입니다. 이 소프트웨어는 모든 관련 데이터를 처리하고 원장, 보고서 및 저널에 게시하고 사용할 수 있도록 합니다. 의사 결정자는 출력을 분석하고 해당 정보를 기반으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

6. 정보 저장

정보 프로세서나 소프트웨어에는 데이터를 저장할 수 있는 물리적 저장소가 없습니다. 일반적으로 서버 또는 하드 드라이브와 같은 저장 장치에 따라 다릅니다. 권한이 있는 사람만 쉽게 액세스할 수 있는 안전한 저장 장치가 있는지 확인하십시오.

7. 보안

거의 모든 AIS 생성 데이터는 기밀 정보입니다. 이러한 민감한 데이터의 순환을 내부적으로 통제해야 합니다. 보안 측정 범위는 간단한 숫자 암호에서 지문, 음성, 얼굴 인식 및 망막 스캔과 같은 복잡한 생체 인식에 이르기까지 다양합니다.

최고 수준의 회계 정보 시스템은 데이터 유출을 방지하고 무단 컴퓨터로부터 데이터를 보호할 수 있습니다. AIS는 적절한 권한이 있는 개인이 데이터베이스에 액세스할 수 있도록 허용해야 합니다. 일반적으로 회사와 고객의 기밀 정보가 포함되어 있기 때문입니다. 민감한 데이터 중 일부는 다음과 같습니다.

• 급여 정보
• 개인 정보
• 사회 보장 번호
• 회사의 재무 데이터
• 고객 정보
• 신용카드 번호
• 기타 이해관계자의 재무정보

자연 재해, 예상치 못한 정전, 컴퓨터 바이러스 및 데이터 손실을 유발할 수 있는 기타 위협으로부터 데이터를 저장하기 위한 비상 계획이 있어야 합니다.

회계정보시스템 기능

유능한 AIS는 회사의 모든 재무 정보가 최고 수준의 정확성과 기밀로 시스템 내에 기록되도록 합니다. 또한 필요한 경우 해당 직원이 이러한 민감한 데이터에 액세스하고 검색할 수 있습니다. 아래 섹션에서는 회계 정보 시스템의 모든 기능을 분류했습니다.

1. 정보 수집 및 처리

이 단계에서 회계 정보 시스템은 현금 판매 및 현금 구매 데이터를 축적합니다. 미수금, 미지급금, 급여, 송장 등. 전산화된 시스템은 차변과 대변의 모든 데이터를 처리하고 의미 있는 정보로 변환합니다.

2. 관리용 보고서 생성

영업 관리자, 생산 관리자, 재무 분석가 및 기타 부서장과 같은 경영진의 사람들은 AIS에서 생성된 보고서를 기반으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 그들은 회사의 재무 성과와 현재 위치를 분석할 수 있습니다. 따라서 그들은 사용 가능한 자원에 맞춰 달성 가능한 비즈니스 목표를 설정할 수 있습니다.

3. 여러 부서 상호 연결

AIS는 상호 관련된 여러 부서에 대한 공통 대시보드를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 영업 부서는 재고 팀을 위해 판매 예산을 업로드할 수 있습니다. 그런 다음 제품을 비축하거나 자재를 구매하기 위한 조치를 취할 수 있습니다. 그런 다음 해당 부서에서 송장을 생성합니다. 이 정보는 이를 필요로 하는 모든 부서에서 사용할 수 있습니다.

4. 데이터 순환 제어

회계 정보 시스템은 고객, 공급업체, 공급업체 및 회사 자체의 민감한 정보를 다룹니다. 그것으로 데이터 순환 수준을 조절할 수 있습니다. AIS는 비즈니스 소유자가 회사의 재무 데이터에 대한 액세스 권한을 누가 얻을 수 있는지 정의하는 데 도움이 됩니다. AIS에서 사용 가능한 데이터에 대한 완전한 내부 제어를 얻을 수 있습니다.

5. 사기 행위 탐지

AIS는 회사의 모든 금융 거래를 추적하기 때문에 승인되지 않고 부자연스러운 자금 흐름을 쉽게 감지할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 너무 늦기 전에 불일치를 조사할 수 있습니다. 양질의 회계 정보 시스템에 투자하면 수백만 달러를 절약할 수 있습니다.

회계정보시스템의 장점

도움이 되도록 이 섹션에서 회계 정보 시스템을 사용하는 이점을 요약했습니다.

1. 자동화되고 간소화된 작업 프로세스
2. 금융정보의 효율적인 수집 및 보관
3. 의사 결정에 사용되는 이해 가능한 데이터
4. 모든 회계 정보에 대한 내부 통제
5. 상호 연결된 팀 간의 더 나은 커뮤니케이션
6. 향상된 고객 경험
7. 민감한 정보의 손실 방지

3 실용적인 회계정보시스템 사례

이제 회계 정보 시스템의 요소와 기능을 알았으므로 학습한 내용을 실제 상황과 연결하여 더 깊이 이해해 보겠습니다. AIS의 유용성에 대한 통찰력을 얻는 데 도움이 되는 세 가지 실용적인 예를 여기에서 편집했습니다.

• 유통업체의 경우: 유통업체는 일반적으로 고객을 대할 때 신용 조건에 크게 의존합니다. 그렇기 때문에 매출채권에 대한 정확한 정보가 필요합니다. 서로 다른 부서의 여러 직원이 미지급 보고서에 액세스하여 기한 및 연체된 지불을 추적할 수 있습니다.

• 건설 회사의 경우: 건설 회사는 여러 프로젝트를 동시에 실행합니다. 회계 정보 시스템은 프로젝트의 비용과 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다. 각 건물에 소요된 재료비, 인부들의 잔여 공수, 준공률에 대한 보고서를 생성합니다. 또한 신용 한도 및 대출 만기일도 추적합니다.

• 비영리 조직의 경우: 비영리 조직은 재정을 다른 방식으로 처리합니다. 그들은 그들에게 돈을 주는 기부자들을 추적합니다. 이러한 조직은 기금의 연간 명세서를 세금 신고서와 함께 기부자에게 전달해야 합니다. 이 데이터는 이사회, 정기 기부자 및 정부에도 제공됩니다.

회계 정보 시스템 기능을 최대한 활용하기 위해 신뢰할 수 있는 ERP 소프트웨어 선택

기업은 이제 모든 작업을 처리하기 위해 포괄적인 소프트웨어를 사용하고 있습니다. 이러한 도구를 ERP-Enterprise Resource Planning 솔루션이라고 합니다. ERP 소프트웨어는 회사의 모든 부서를 자동화하고 간소화합니다. 비즈니스의 모든 측면은 ERP 소프트웨어를 통해 관리됩니다.

HR 관리에서 판매 데이터 생성 또는 고객 관계에서 회계 관리에 이르기까지 ERP 도구에는 회사를 원활하게 운영할 수 있는 모든 것이 동시에 포함되어 있습니다. 회계 정보 시스템은 본격적인 ERP 시스템의 일부에 불과합니다. 따라서 모든 기본 목표를 달성하기 위해 비즈니스 요구 사항에 부합하는 고급 회계 모듈이 포함된 신뢰할 수 있는 비즈니스용 ERP 솔루션을 사용하는 경우.

이와 관련하여 WP ERP는 WordPress 사용자에게 이상적인 선택이 될 수 있습니다. ERP 소프트웨어 내에서 완전한 회계 정보 시스템을 통합할 수 있는 훌륭한 플러그인입니다. 성장하는 비즈니스의 요구를 충족시키기 위해 통합되었지만 별도의 HR, CR 및 회계 관리 모듈이 함께 제공됩니다.

또한 비즈니스 관리 프로세스를 상상할 수 있는 것보다 원활하게 만드는 20개 이상의 필수 확장 기능이 제공됩니다. 이제 그게 전부입니다. 무엇보다도 강력한 프로젝트 관리 도구와 통합하여 모든 프로젝트 진행 상황을 추적하여 조직적이고 질서 있는 방식으로 작업을 완료할 수 있습니다.

이 게시물은 콘텐츠 작성, 카피라이팅, 교정 및 편집 분야에서 4년 이상의 경력을 가진 콘텐츠 작가인 Md. Tanvir Faisal이 작성했습니다. 그는 소셜 미디어의 관심을 끌고 검색 엔진 가시성을 향상시키는 유익한 콘텐츠를 작성하는 데 중점을 둡니다. 현재까지 그는 모든 형식의 많은 웹사이트에 유용한 콘텐츠를 성공적으로 개발했습니다.